Orçamento do evento e checklist

Planeie as suas despesas com antecedência para evitar desagradáveis furos no orçamento após a realização do evento

O orçamento é um documento que reflete as despesas previstas para a realização de um determinado projeto. Contém uma lista detalhada de todas as despesas e receitas planeadas, ajudando a controlar os recursos financeiros e a garantir a sua utilização eficaz.

O orçamento do evento inclui todas as despesas possíveis relacionadas com a preparação e a realização do evento, tais como o aluguer do espaço, o apoio técnico, a alimentação, a publicidade, entre outras. A elaboração do orçamento do evento permite aos organizadores compreender claramente os recursos financeiros necessários, distribuir o orçamento de forma eficaz e definir o preço dos bilhetes para os participantes, de modo a cobrir todas as despesas e garantir o sucesso do evento.

Porque é importante planear o evento com antecedência

Planear o evento com antecedência é a chave para o seu sucesso. Isto permite:

Garantir a estabilidade financeira

O planeamento antecipado ajuda a evitar despesas inesperadas e permite distribuir melhor o orçamento logo desde o início.
Garantir a qualidade

Terá tempo suficiente para procurar os melhores fornecedores e acertar todos os detalhes.
Evitar stress

Preparar tudo em cima da hora e procurar fundos para "tapar buracos" pode gerar stress e erros, o que pode afetar negativamente a realização do evento.
Aumentar a eficiência

Poderá organizar melhor a equipa e distribuir as tarefas, o que garante a eficiência do trabalho.

Como elaborar corretamente o orçamento

Defina as categorias de despesas - elabore uma lista de todas as despesas possíveis que podem surgir durante a organização do evento; para maior comodidade, pode dividi-las em categorias (grupos). Local e tudo o que nele é necessário, catering, programa noturno, materiais gráficos, etc.

Avalie os custos de cada categoria - faça uma análise de mercado do custo aproximado de tudo o que incluiu nas secções de despesas. Se já tiver experiência com eventos anteriores, ótimo; caso contrário, contacte 3-4 fornecedores e confirme o preço atual.

Adicione despesas imprevistas - reserve sempre no orçamento mais 10-15% do valor total, pois o preço de produtos e serviços muda constantemente e, além disso, nem sempre se sabe logo no início o número exato de participantes - pode haver tanta procura que seja preciso encomendar mais rapidamente.

Analise e ajuste - reveja constantemente o orçamento, atualize-o de imediato com as alterações necessárias e os preços atuais, para que não seja surpreendido ao fim de 3-4 meses de preparação a descobrir que tudo ficou mais caro, ou que a sala já está ocupada e precisa de outra.

O que inclui o orçamento

O orçamento do evento deve incluir várias categorias principais de despesas:

Local de realização:

Aluguer do espaço, zonas adicionais do local ou do terreno
Manutenção do local (limpeza, segurança)
Entradas antecipadas/saídas tardias, etc.

Equipamento e apoio técnico:

Equipamento de áudio e vídeo
Iluminação
Palco, decoração

Alimentação e bebidas:

Coffee-breaks
Almoços
Bebidas

Pessoal:

Apresentadores
Pessoal técnico, segurança
Honorários dos oradores
Voluntários, hospedeiras

Marketing e publicidade:

Publicidade na internet e nos media
Materiais publicitários (cartazes)
Materiais distribuídos e brindes

Despesas administrativas:

Salários dos colaboradores
Impostos
Seguros, etc.

Despesas adicionais:

Transporte
Serviços de estafetas

Como calcular o preço dos bilhetes para os participantes

Todo organizador, para realizar um evento com sucesso, deve vender bilhetes para cobrir as despesas de preparação e realização, ou atrair patrocinadores.

Para isso, deve somar as despesas totais e dividi-las pelo número previsto de participantes; assim obterá o preço médio do bilhete, abaixo do qual simplesmente não pode vendê-los. Caso contrário, não só não ganhará nada, como ainda ficará com dívidas.

A partir do preço médio, pode tornar parte dos bilhetes mais baratos - para um segmento mais económico - e outra parte, pelo contrário, mais caros, para os convidados VIP. Não se esqueça também de acrescentar ao preço do bilhete a comissão de venda (se existir), bem como uma reserva para o caso de o número de participantes ser inferior ao esperado. Não se esqueça de que uma parte dos bilhetes será distribuída gratuitamente a oradores, representantes da imprensa, patrocinadores, sorteios, etc.

Orçamento do evento e checklist de evento empresarial

Para que seja mais fácil compreender o que é o orçamento de um evento e como o elaborar, pode utilizar o nosso exemplo, editando-o de acordo com as suas necessidades.

Também pode aceder ao checklist interativo de eventos empresariais e assinalar, passo a passo, o que já foi feito e o que ainda é preciso fazer na fase de preparação, durante o próprio evento ou depois dele, para não se esquecer de nada.

Descarregar orçamento Ir para o checklist

Planear o evento com antecedência e elaborar um orçamento detalhado ajudam a organizar um evento de sucesso e a garantir a estabilidade financeira.