Formulário Google para registo em eventos ➤ RegToEvent ➤ serviço de venda de bilhetes

O que faz o Google Forms e com o que pode ser comparado

Um formulário Google para registo num evento é frequentemente usado pelos organizadores de eventos. Se comparado com outros métodos mais "antiquados", sim - é bastante mais prático. Afinal, alguns organizadores ainda continuam a fazer isso apontando os dados dos participantes ao telefone, e outros tentam encontrar, entre uma enorme quantidade de e-mails, aqueles em que as pessoas pedem para se registar. E isso é muito demorado e pouco prático.

O registo num evento via Google permite ao organizador criar um questionário com o conjunto de campos necessário. Além disso, ele próprio escolhe o número desses campos de registo e quais serão obrigatórios ou não. A ligação para o formulário Google é depois colocada no site e nos anúncios. Como o endereço da ligação para o formulário Google de registo de participantes fica muito longo, costuma ser encurtado para não sobrecarregar os textos dos anúncios do evento. Os dados que o participante preencheu no formulário ficam guardados numa folha de cálculo, o que é muito mais prático do que decifrar os rabiscos de uma secretária escritos de ouvido ao telefone. Até porque, por telefone ou por e-mail, não se consegue perguntar muitos dados de uma vez, enquanto aqui o participante é obrigado a preencher os campos do formulário Google de registo no evento, caso contrário simplesmente não fica registado. Por isso, ele próprio preenche corretamente o seu nome, e-mail, telefone e outros dados.

Então, o que é que o organizador realmente ganha ao usar o Google Forms como método de captação de leads para os seus eventos:

Configuração flexível dos campos e publicação simples da ligação;
Todas as respostas ficam reunidas numa folha de cálculo - prático para um registo inicial;
Em comparação com o registo por telefone ou a recolha de pedidos por e-mail ou por mensagens, o Google Forms é sem dúvida um passo em frente;

Mas este é apenas o nível mais básico de digitalização, sem automatização dos processos. E é aqui que, no fundo, terminam as possibilidades do Google Forms…

Onde o Google Forms "falha": o processamento manual dos pagamentos

O registo num evento pelo Google só é prático para a recolha de informação, em comparação com outros métodos manuais. Depois de todos os dados do participante estarem na folha de cálculo, é preciso trabalhá-los manualmente! E para isso vai precisar de uma pessoa dedicada, que acompanhe a adição de informação na folha e processe todos os potenciais registos no evento. Se o evento for gratuito, aqui é mais simples - todos os que se registaram deixaram os seus dados e você fica à espera deles. Embora, como a experiência mostra, se a pessoa não pagou um único cêntimo pelo bilhete, o valor que atribui a assistir ao evento é baixo, e é provável que não compareça. No caso de um evento pago, o formulário Google regista os participantes do evento, mas não interage de forma alguma com eles. Você tem de ligar ou escrever individualmente a cada participante, confirmar a receção dos seus dados e enviar-lhe os dados para pagamento. E depois exigir a confirmação do pagamento por parte do próprio participante. Normalmente pede-se para enviar uma captura de ecrã que comprove o pagamento, ou escrever um e-mail com a hora e o valor do pagamento, ou voltar a ligar. Ou então o organizador pode tentar, por si próprio, acompanhar quem pagou o quê e quanto - e, o mais interessante, em nome de que participante. Porque nem sempre quem paga é o mesmo que participa.

Por que razão a ideia de tornar o registo prático usando formulários Google acaba em beco sem saída:

Todas as operações depois da recolha de dados são manuais;
Em eventos pagos, começa uma longa cadeia de e-mails e chamadas com dados de pagamento e confirmações;
Elevado esforço de trabalho e risco de perda de inscrições ou pagamentos.

Por que é necessária a automatização e a "cadeia de faturação"

Se conhece de antemão os pontos fracos, percebe que um formulário Google para registo num evento não lhe vai permitir simplificar totalmente o processo de registo. Afinal, ele não envia ao participante os dados de pagamento, não o redireciona automaticamente para uma página de pagamento, não recebe o dinheiro dele e, muito menos, não lhe envia o bilhete para o evento. Se quiser minimizar o seu papel neste processo, para que o registo online de participantes não lhe consuma todo o tempo - já que o processo de organizar eventos exige total dedicação do organizador e ocupa não só todo o tempo de trabalho, mas às vezes até o tempo pessoal - o melhor é recorrer aos serviços de uma plataforma que permita automatizar o registo de participantes. Assim, não só poupa tempo precioso, como também reduz os custos com o número de colaboradores que antes processavam todas as inscrições manualmente: ordenavam registos, enviavam dados de pagamento, acompanhavam pagamentos, etc.

Lembre-se:

A automatização liberta o tempo do organizador e reduz os custos com pessoal.
Para isso, precisa de uma cadeia contínua:
registo → pagamento → bilhete → comunicações adicionais

O que oferece um operador de bilhética em comparação com o Google Forms

Ao recorrer aos serviços de um operador de bilhética, obtém o registo automático dos participantes, a receção do pagamento dos bilhetes e a sua geração, além de um conjunto adicional de funcionalidades úteis, enquanto o registo num evento pelo Google não tem nada disso. Tudo isto elimina a presença do fator humano. Não precisa de se preocupar com quem e quando se registou, nem de garantir que essa pessoa paga e depois verificar o pagamento. Se alguém viu o anúncio do evento e quis participar, entrou no site, registou-se e comprou logo o bilhete. Se essa possibilidade não existir, então, até você ligar ou enviar o e-mail com os dados de pagamento, a pessoa já pode ter desistido ou já ter outros planos para esse dia. Além disso, muitas vezes os organizadores não pensam que os dados na folha de cálculo têm de ser guardados nalgum lugar e que é preciso controlar o acesso de terceiros a eles. E, como o serviço é público e gratuito, não convém confiar demasiado na sua proteção e segurança. Se for preciso dar acesso ao ficheiro a vários colaboradores, também aí surge a questão da segurança dos dados.

O RegToEVENT é melhor do que o registo num evento pelo Google, e se os organizadores avaliassem realmente os custos de processar formulários Google preenchidos, incluindo o salário de um colaborador dedicado, o custo do seu posto de trabalho e os impostos, perceberiam que esses valores são perfeitamente comparáveis, e muitas vezes até superiores à comissão de um serviço de registo em eventos.

Então, no que é que isto se traduz - um Google Forms "gratuito" exige trabalho manual pago.

Enquanto um serviço com comissão é muitas vezes mais barato do que a soma dos custos operacionais e, ao mesmo tempo:

O registo, o pagamento e os bilhetes acontecem automaticamente.
Reduz-se o impacto do fator humano e o risco de fuga de dados.
A conversão é mais alta quando o percurso "viu - comprou" não é interrompido.

Criar o seu evento

Monetização flexível e ferramentas promocionais no RegToEVENT

Além do conjunto principal de funcionalidades de registo, o serviço RegToEVENT permite enviar comunicações adicionais aos participantes, configurar de forma flexível os preços dos bilhetes, com aumento de valor consoante a data ou a quantidade já vendida. É possível aplicar de imediato todo o tipo de descontos por códigos promocionais, ou descontos complexos consoante o número de bilhetes numa mesma encomenda.

E agora pense: será que um formulário Google para registo em eventos consegue oferecer isto? A resposta é óbvia - não. Nem sequer consegue fazer uma encomenda para vários participantes de uma vez, e se alguém quiser comprar bilhetes de uma só vez para si e para os colegas, claramente não vai preencher o formulário - vai antes ligar ou escrever-lhe diretamente, ocupando o seu colaborador e tentando resolver a questão à margem do formulário. E isso consome tempo e atenção seus ou dos seus colegas, que poderiam ser aproveitados de forma mais produtiva.

Controlo de pagamentos e regime de acesso à entrada - risco de erros

O registo num evento pelo Google não coloca automaticamente na sua folha de cálculo uma marca de pagamento do registo do participante; você tem de fazer isso manualmente ou transferir os dados para outra folha. Desta forma, acaba por ter de gerir já 2 folhas de cálculo, transferindo registos de um lado para o outro, confiando apenas na sua própria atenção para não perder ninguém.

Uma folha Google para registo de participantes num evento não gera nem envia o bilhete, e através do e-mail que enviou manualmente, com o texto padrão "Obrigado, apareça…", torna-se muito difícil controlar quem efetivamente compareceu, se o participante pagou ou não, e se apareceu sozinho ou se, sob o mesmo nome, entraram 5 pessoas. E verificar tudo através de listas é muito demorado, correndo o risco de se formar uma fila enorme à entrada.

Como o RegToEVENT resolve o controlo de acesso

O registo de participantes em eventos através do RegToEVENT evita este tipo de problemas. O serviço gera logo o bilhete do participante após o registo ou o pagamento (no caso de um evento pago), e cada bilhete tem elementos de segurança que permitem digitalizá-lo à entrada e impedem a sua reutilização.

Eventos gratuitos: quando "gratuito" significa mais funcionalidades

Além disso, o serviço é gratuito para eventos gratuitos, mas, em comparação com o formulário Google, oferece muito mais funcionalidades e tem muito mais vantagens.

Vamos fazer o balanço: será que o Google Forms serve para o registo de participantes em eventos:

O Google Forms serve para a recolha básica de dados, mas não para o registo completo e a venda de bilhetes.
A mesma pessoa pode preencher o formulário várias vezes, enquanto com um serviço de bilhética isso se resolve facilmente bloqueando contactos duplicados.
Na página existe o acordo padrão de tratamento de dados do próprio Google, mas o organizador não tem possibilidade de adicionar os seus próprios contratos públicos, regras e políticas.
Não há verificação da validade dos campos; grosso modo, a pessoa pode escrever, em vez de um número de telefone, uma sequência de caracteres qualquer, e o formulário aceita na mesma.
Em eventos pagos, sem automatização, os custos aumentam, a conversão cai e as filas à entrada crescem.
Depois de guardar os dados da pessoa na folha de cálculo, o organizador tem de contactá-la individualmente e enviar-lhe os dados para pagamento do bilhete.
Depois de pagar, a pessoa tem de enviar algum comprovativo (captura de ecrã, extrato, etc.) - o que nem sempre é prático.
Se o comprovativo de pagamento não for enviado, o organizador tem de descobrir sozinho de quem é cada pagamento e associá-lo aos registos.
Se houver vários registos e vários pagamentos sob o mesmo nome, como perceber por quem se estava a pagar e quem, no final, vai comparecer ao evento.
Depois de confirmar o pagamento, é preciso enviar à pessoa a confirmação de que o pagamento foi recebido e que pode comparecer. Isto é mais um gasto de tempo a enviar um e-mail, ou pior ainda - a criar manualmente o bilhete.
O participante chega ao evento sem bilhete, e a equipa de receção tem à sua frente a mesma lista enorme do formulário Google, onde procura manualmente e a olho quem é a pessoa à sua frente, para marcar que chegou ou sequer perceber se essa pessoa tem direito de entrada no espaço.
Se ao participante foi criado e enviado algum bilhete, dificilmente esse bilhete terá elementos distintivos que permitam digitalizá-lo rapidamente e confirmar a sua autenticidade.