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Alguém pode dizer: «Para que é que isso serve?» — e teria razão. De facto, ao chegar a um evento, o participante quer relaxar e aproveitar ao máximo, e não está nada interessado em ser vigiado.
Mas há eventos específicos em que isto é uma necessidade, e é difícil imaginar como o organizador faria isso manualmente.
Porque não se trata de vigiar quantas vezes alguém foi à casa de banho ou fumar um cigarro, nem propomos que se coloque um voluntário a acompanhar cada participante. Trata-se de saber que zonas o participante visita, recolher estatísticas para o próximo evento, o que despertou interesse e o que não tanto, a entrega de materiais informativos, certificados e outros.
Regra geral, isto aplica-se a eventos em que o participante compra um bilhete principal para a zona geral do evento, podendo pagar adicionalmente pela participação em workshops, discussões fechadas sobre temas específicos, entrevistas com oradores, entrada na zona VIP, entre outros.
Por exemplo, os festivais em família preparam atividades para crianças de diferentes idades e há limites reais para as atividades em que as crianças podem participar. Ou secções separadas de apresentações para matemáticos e outra para biólogos — tudo depende do tipo do seu evento e da sua criatividade.
Não é segredo que toda a gente gosta de brindes, e quanto mais melhor. Por isso, os participantes tentam ser espertos e passar várias vezes para levar mais merchandising)). Imagine que produziu bons casacos com capuz de qualidade, calculados exatamente para o número de participantes, e não para 3 unidades por pessoa.
É frequente os organizadores queixarem-se de participantes que se colocam na fila para levar lunch-boxes 2 a 3 vezes, e por vezes até levam comida para consumir mais tarde! Assim, nunca se consegue prever a quantidade certa a encomendar. E se tiver uma festa planeada depois da parte oficial, os "penetras" não vão faltar.
Após o evento, os participantes recebem certificados a comprovar que estiveram presentes, concluíram o curso, etc. Manter o registo de quem recebeu o certificado é possível, mas complicado. Se os certificados foram preparados antecipadamente em exemplar único, nem sempre é fácil saber se realmente não o entregou ou se o participante o perdeu e está a pedir outro.
Os patrocinadores e parceiros exigem a lista de convidados com os respetivos contactos, mas terá prometido às pessoas que os seus contactos não seriam partilhados com terceiros? É uma situação muito comum, e exige do organizador um mecanismo de partilha voluntária de contactos com o patrocinador diretamente pelo participante.
Configure as zonas de acesso dos participantes, consoante o tipo de bilhete ou as opções extra pagas em separado. Assim, o participante não poderá entrar numa palestra "fechada", na zona VIP ou num workshop, se o seu tipo de bilhete não o previr.
Faça check-in dos participantes à entrada das zonas que definir e, assim, reúna estatísticas sobre quais os blocos de apresentações, oradores específicos ou zonas do local que despertam mais interesse, para dar-lhes destaque da próxima vez.
Coloque códigos QR especiais junto aos stands de parceiros e patrocinadores; ao digitalizá-los, o parceiro fica com o contacto da pessoa que se aproximou. Assim, tem a garantia de que os recebe e as suas promessas ao participante não são violadas.
O participante digitaliza o código QR no balcão de check-in ao receber os materiais de marca, e o registo de que os recebeu efetivamente fica na base de dados. Assim, pode ter a certeza de que os materiais chegam para todos os participantes.
Os rececionistas digitalizam os crachás dos participantes à entrada da zona de refeições, e o registo da visita fica gravado na base de dados. Tentativas repetidas de ir almoçar com o mesmo crachá são sinalizadas pelo sistema. O mesmo se pode fazer na entrada dos participantes nas zonas da Afterparty, cerimónias de entrega de prémios, entre outros.
Digitalize os crachás dos participantes ao entregar-lhes comandos de votação, auscultadores de tradução simultânea, certificados e outros. Assim, regista de imediato quem recebeu o quê e o que precisa de recuperar mais tarde ))) Desta forma, os fornecedores saberão de imediato quem não devolveu o equipamento, sem precisar de anotar nada à mão em folhas soltas.
A opção de rastreamento das movimentações dos participantes pelo local só pode ser contratada em conjunto com o serviço de Check-in de participantes!
O custo é discutido consoante o briefing técnico do cliente