Crachás com código QR

O crachá QR é um identificador único do participante do evento, que concede privilégios diferentes, permite o acesso a zonas específicas do local, etc.

Como fazer os crachás dos convidados

Normalmente, um crachá é um cartão de cartolina ou plástico onde consta informação sobre o evento - nome, data, local, e o nome do participante. Idealmente, deve incluir também a empresa que o convidado representa e o seu cargo. Pode acrescentar informação sobre patrocinadores e parceiros, o programa do evento e muito mais.

Não vamos analisar em detalhe as opções super caras, nem crachás especiais com NFC e outras funcionalidades tecnológicas; preferimos apresentar exemplos das opções mais utilizadas e acessíveis a qualquer orçamento:

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Crachá - bilhete transformável

O bilhete do participante gerado pelo serviço RegToEVENT pode ser utilizado como crachá QR, se for dobrado em 4 partes.

Um dos fragmentos desse bilhete terá toda a informação necessária: nome e logótipo do evento, dados do participante e o seu código QR pessoal, onde estão codificados os seus contactos. Ao digitalizarem os códigos uns dos outros, os participantes podem trocar contactos entre si.

E ao organizador basta colocar esse bilhete num bolso de silicone, sem precisar de fazer crachás plastificados à parte para os convidados.

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Crachá clássico de cartolina

Esta é a opção padrão e mais utilizada de crachá. Cartolina resistente, impressa de 1 ou de 2 lados. Se quiser que o crachá seja resistente, não se rasgue, não se amarrote nem se dobre com a roupa dos participantes, é melhor plastificá-lo. Isto dá mais firmeza e resistência à base de cartolina. A plastificação pode ser brilhante ou fosca.

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Crachás em formato de brochura

Crachá + programa + informação sobre parceiros e patrocinadores. Não é preciso imprimir o programa e o crachá em separado. Devido à espessura, torna-se bastante resistente, mesmo sendo apenas papel comum e não cartolina.

O programa fica sempre à mão do participante, podendo acrescentar-se páginas com informação sobre patrocinadores e até algumas páginas para notas. Mas é preciso acompanhar os tempos: quando os programas em papel foram substituídos por programas interativos via código QR, pode abdicar-se da impressão da brochura. Primeiro, há poupança; segundo, não se preocupa com alterações de última hora no programa.

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Crachá-bloco de notas

Também é uma opção 2 em 1 bastante interessante. Crachá e utilidade ao mesmo tempo. Se o participante ouvir algo importante durante uma palestra e quiser registá-lo, já tem o bloco e a caneta à mão.

Tal como na brochura, no bloco de notas também é possível incluir o programa e informação sobre o patrocinador.

Mas há nuances! É preciso fazer bem o layout, para o programa não ficar ao contrário. Este tipo de crachá tem obrigatoriamente de ter um cordão com dois mosquetões, e não convém fazê-lo muito grande. Os participantes não vão gostar de andar com um bloco de notas pesado ao pescoço o dia inteiro )))

Crachás personalizados para o evento

É claro que o crachá do participante do evento deve ser personalizado, caso contrário, ter simplesmente um cartão bonito e igual ao pescoço de todos não faz qualquer sentido. E é aqui que cada organizador usa a sua criatividade e inventa as suas próprias formas de personalizá-los, imprimir, escrever à mão ou que outras opções utilizar.

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Impressos com antecedência na gráfica

Bonitos e iguais, mas se tiver 200-300 ou até 3000 convidados, organizá-los por ordem alfabética é um caminho sem saída! Todo o seu trabalho de ordenação alfabética, no qual passou várias horas na véspera, será anulado pelos participantes à procura dos seus crachás em cerca de 15-20 minutos. Esta opção é ideal apenas para eventos pequenos, ou para fazer alguns crachás específicos para organizadores e oradores.

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Crachás escritos à mão

A opção menos indicada. Cartões de crachá impressos com antecedência, todos bonitos e iguais, mas só até ao momento em que as suas hostesses começam a escrever os nomes dos convidados neles. Letra ilegível, marcador borratado, ou pior ainda - caneta esborratada. Nome mal ouvido, tamanho mal calculado que não cabe. Uma única "vantagem" - a poupança, que não compensa.

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Crachás com autocolantes impressos

O autocolante com os dados do participante é impresso no momento em que o seu bilhete é digitalizado. Todos os autocolantes têm o mesmo tamanho, o mesmo tipo de letra, e são colados em bases de cartolina já preparadas. Sem filas, sem caos, sem crachás perdidos que ontem foram tão cuidadosamente organizados por ordem alfabética. O registo de um participante demora cerca de 7 segundos, e o aspeto apresentável do crachá é um prazer para a vista.

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Crachás impressos no local

O crachá é impresso diretamente no local, no momento do registo dos participantes. Caro, sofisticado, mas também bastante dispendioso em termos de custos, além de aumentar muito o tempo de registo de cada participante, uma vez que a impressão demora bastante mais tempo. E o próprio balcão de registo aumenta muito de tamanho fisicamente, devido às características do equipamento. Ou seja, esta opção não é muito adequada se tiver espaço muito limitado para o registo ou um evento bastante grande.

Que dados imprimir nos crachás

  • Nome

    indicado para um público mais jovem, onde todos se tratam por "tu", e se o evento for pequeno e o objetivo for apenas apresentá-los uns aos outros

  • Nome e apelido

    indicado para um contacto mais produtivo, especialmente se o número de participantes for superior a 50 pessoas. Assim, as pessoas sentir-se-ão mais confortáveis com a sua identidade única, em vez de encontrarem 5-10 crachás com o mesmo nome

  • Nome, apelido e empresa

    esta opção já é ideal para contactos profissionais e networking produtivo, pois em eventos de negócios é importante não só saber que se tem à frente o João, mas também que empresa ele representa no evento

  • Nome, apelido, empresa e cargo

    este já é o conjunto completo para contactos de negócios. É muito mais fácil para os convidados perceber que empresa a pessoa representa e que cargo ocupa, o que os ajuda a decidir se vale a pena resolver o assunto com ela ou não. Se sim, podem aproximar-se e apresentar-se.

  • Nome, apelido, empresa, cargo e código QR

    O código QR adicionado ao crachá pode servir de cartão de visita do participante para troca de contactos, pode levar diretamente aos chats pessoais no Telegram ou na APP, se estas forem utilizadas, ou pode servir para uma verificação de identidade adicional pela segurança. Com ele, o crachá deixa de ser apenas um cartão com nome e passa a ser uma ferramenta multifuncional de networking e segurança

Crachás dos convidados com código QR

Os códigos QR nos crachás podem servir como ferramenta de troca de contactos, ou como ferramenta de controlo e verificação de convidados. Conseguem resolver qualquer tarefa de que precise

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Código QR cartão de visita

Neste código QR está escondido o cartão completo de dados de registo do participante, que ele deixou ao preencher o seu formulário. Além disso, cada participante pode aceder à sua área pessoal e preencher aí os restantes campos: links para as suas redes sociais, chats, informação: o que procura no evento e como pode ser útil aos outros ao conhecê-los.

Os convidados podem digitalizar os códigos QR no crachá e é aberto um cartão especial com esses dados, que podem guardar para si. Isto resolve a questão da troca de cartões de visita, já que quase ninguém os imprime

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Código QR App

Se utilizar uma aplicação móvel de networking no seu evento, ao conhecerem-se, os participantes podem digitalizar o código QR no crachá e os participantes cujos crachás digitalizaram ficam guardados no seu livro de contactos. Depois, podem passar para os chats pessoais, marcar um encontro e continuar a comunicar mesmo depois do evento. Ou utilizar outras ferramentas de networking na APP.

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Código QR chat

Se tiver a certeza de que o seu público utiliza ativamente o Telegram, pode criar um campo separado para o nome de utilizador no formulário de registo. Isto porque muitos utilizadores escondem o número de telefone e só podem ser encontrados pelo nome de utilizador.

Se nos crachás for utilizado um código QR que leva ao Telegram, ao digitalizar esse código, é aberta de imediato uma janela com o chat da pessoa cujo código acabou de ser digitalizado. Assim, os participantes podem trocar contactos de imediato e começar a conversar

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Código QR de monitorização

Este tipo de código QR no crachá pode ser utilizado se o seu local tiver diferentes zonas com acesso restrito. Talvez os participantes tenham pago em separado pelo acesso à zona de workshops ou entrada na after party, ou pretenda contabilizar o número de entradas do convidado na mesma zona, ou calcular a lotação das salas durante as palestras.

À entrada de cada uma dessas zonas, é possível ler o código QR, ficando assim registada a marcação de entrada/saída. Se a entrada nessa zona for limitada por número (por exemplo, na zona de refeições apenas 2 vezes por dia) ou proibida por completo, o sistema emite um aviso de "sem acesso" ou "número de entradas já esgotado".

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Código QR de segurança

Se no seu evento existir a necessidade de um controlo de acesso rigoroso, verificação do registo dos participantes, documentos, revista de pertences pessoais, etc., um código QR separado no crachá pode ser lido pela segurança para verificar a autenticidade do registo. A segurança verá o cartão completo de dados de registo do participante e poderá confrontar todos os dados com os documentos físicos, e só depois disso proceder à revista, pórticos, detetores de metais, etc., e permitir a entrada da pessoa no local.

Mesmo que a equipa de segurança dentro do local suspeite que uma pessoa entregou o crachá a outra pessoa, pode abordá-la, digitalizá-lo, verificar a autenticidade e voltar a confrontar com os documentos.

Tamanhos do crachá e do autocolante

Não é possível ir a uma gráfica e dizer: "Façam-me um crachá padrão". Cada um tem os seus próprios "padrões" e vão fazer exatamente aquele cujo layout enviar.

Tamanhos de crachás para eventos

Na maioria das vezes, o crachá é um cartão de cartolina em orientação vertical, com cerca de 10x15 cm. Mas cada organizador tem o seu próprio tamanho.

Pode ser 9x14 cm, 9x13 cm, pode até ser mais pequeno, 8x12 cm, ou pelo contrário maior, 12x17 cm. Tudo depende da quantidade de dados que quer incluir nesse cartão.

Se for uma apresentação do seu produto ou empresa, e além do logótipo e do nome do evento não houver mais nada - pode ser mais pequeno. Se tiver um evento de grande escala, com muitos patrocinadores e parceiros, e quiser divulgá-los todos no crachá, então, claro, o tamanho deve ser maior, uma vez que é preciso incluir todos os seus logótipos.

crachá
crachá

Se quiser colocar o programa em formato de texto no verso do crachá, é preciso utilizar um crachá maior, para que o texto seja legível. Mas se o seu programa for muito extenso, basta um código QR que leve a uma página separada com o programa, e nesse caso não é necessário que o crachá seja grande.

Se nos crachás forem impressos apenas nomes e apelidos, pode ser mais pequeno. Mas se souber de antemão que os nomes das organizações e os cargos dos seus convidados são muito longos, é melhor deixar mais espaço para o autocolante impresso e, consequentemente, o próprio crachá deve ser maior.

crachá
crachá

Por vezes utilizam-se crachás em orientação horizontal ou até se fazem formatos não padronizados. Tudo depende da sua ideia, do objetivo e do orçamento. O melhor é consultar a gráfica, que lhe vai indicar em que tamanho o custo do crachá será mínimo. Isto porque são impressos vários numa mesma folha, e depois cortados em cartões individuais. E quanto menos desperdício ficar na gráfica, mais barato será o seu crachá.

Autocolantes personalizados nos crachás

O tamanho do autocolante vai depender do tamanho do próprio crachá e da quantidade de dados que pretende imprimir nele. Isto porque num autocolante de 8x4 cabem perfeitamente o nome, o apelido, a empresa e até o cargo dos convidados, desde que não tenham 150-200 carateres. Também é possível adicionar a esse autocolante o código QR que precisar, mas aqui é preciso, mais uma vez, ter em conta o comprimento do texto (nomes, apelidos, empresas) que tem na sua base de participantes.

Por exemplo, num autocolante de 8x4 cm cabe tudo. Já num autocolante de 10x4 cm - também cabe tudo, mas a letra e o tamanho do próprio código QR podem ser um pouco maiores, para se verem melhor à distância.

crachá
crachá

Se souber de antemão que os nomes das organizações ou os cargos dos seus convidados vão ser longos, deixe mais espaço em branco no crachá, para poder usar, por exemplo, um autocolante de 10x6.

Mas, ao mesmo tempo, apenas o nome e o apelido nesse autocolante não vai ficar muito elegante, e vai ocupar bastante espaço no crachá, que poderia preencher com algo útil. Talvez, nesse caso, faça sentido abandonar a ideia de imprimir o cargo.

crachá
crachá

Escolha um autocolante cuja largura seja ligeiramente menor do que a largura do próprio crachá. Por exemplo, se o crachá tiver 10 cm de largura, um autocolante de 8 cm fica harmonioso nele, porque nas laterais fica visível o fundo do crachá.

Mas se quiser um autocolante de 10 cm de largura, então a largura do crachá deve ser de 11-12 cm. Se escolher um tamanho 1:1, podem surgir dificuldades ao colá-lo no local. As hostesses vão estar com pressa e vão notar-se desalinhamentos, ou então terá de ser dobrado para o outro lado numa das margens.

O autocolante pode ser encomendado em qualquer tamanho, cor e até forma. É uma questão de preço e prazos de produção. Por isso, se levar a sério a questão do registo e nos contactar com antecedência, poderemos encontrar uma solução universal que o satisfaça. Mas se nos últimos dias se lembrar de que a questão do registo ainda não está resolvida, é melhor optar pelas opções padrão.

Exemplos de autocolantes para crachá

Design do crachá do participante do evento

Não existe um padrão estabelecido para o aspeto do crachá do participante de um evento. No fundo, é a sua liberdade criativa. Mas ainda assim, existem algumas regras geralmente aceites que todos seguem.

  • Nome do evento

    O nome do evento deve estar indicado em letras grandes na parte superior, como cabeçalho do crachá. Se o seu evento já tiver um logótipo aprovado, pode utilizá-lo em vez do nome em texto.

  • Data e local

    Pode acrescentar a data de realização do evento e o nome do local. Mas se realizar o mesmo evento em série, digamos todos os meses, e o design e o estilo não mudarem, podemos sugerir-lhe um pequeno truque! Imprima os crachás com antecedência, em grande quantidade (fica mais barato) e não indique neles a data e o local. Assim, poderá usá-los em todos esses eventos ;)

  • Logótipos

    Se o seu evento for aberto e envolver a participação de parceiros e patrocinadores, acrescente ao crachá pequenos logótipos das empresas que apoiaram o seu evento. Pode, aliás, incluir isso como uma opção separada no pacote de patrocínio - "colocação do logótipo no crachá".

  • Espaço para o autocolante

    Aproximadamente no meio do crachá deve ficar o autocolante com os dados do seu convidado. Deixe aí espaço suficiente, sem texto importante nem logótipos, para depois não ter de os tapar.

  • Programa

    No verso do crachá, pode colocar um código QR com o programa, ou o próprio programa, se este for composto apenas por alguns pontos. Isto vai permitir-lhe poupar na impressão de folhetos separados e, no caso de usar um código QR para a página com o programa, evitar situações com alterações no tempo das sessões, oradores, etc.

  • Outros códigos QR

    Por vezes, os organizadores acrescentam códigos QR para um chatbot, para aplicações móveis, para o seu site ou outras coisas que consideram úteis. Independentemente de ter apenas um código QR para o programa ou vários, para fontes diferentes, indique sempre o que é esse código. Assim, será mais fácil para as pessoas perceberem que podem e devem digitalizá-lo.

Cordões para crachás

Naturalmente, o crachá é um cartão que o participante precisa de fixar em si de alguma forma, para que seja visível para os outros convidados, para os representantes do organizador e para a segurança. E, juntamente com ele, é sempre entregue um cordão. Que, por sua vez, pode servir como ferramenta adicional de publicidade, se imprimir nele os logótipos do patrocinador ou parceiro

  • Com 2 mosquetões

    Para que o crachá não se vire e fique sempre com a frente virada para os outros convidados, o ideal é usar um cordão com dois mosquetões.

  • Com 1 mosquetão

    Se o seu cordão tiver apenas um mosquetão, esteja preparado para o crachá se virar constantemente e não se conseguirem ver os dados do convidado, dono do crachá. Pode colar-se um autocolante personalizado nos 2 lados.

  • Cordão com clipe

    O cordão com clipe roda menos, mas ainda assim esse risco existe. E o furo no crachá será, nesse caso, de outra forma.

  • Clipe

    É possível fazer o crachá sem cordão nenhum, apenas com clipe, mas essa opção não vai ser confortável para todos os convidados. Fica bem num casaco ou bolso, mas numa camisola, blusa ou vestido não fica muito bem. Isto acaba por resultar em as pessoas trazerem o crachá sempre no bolso ou na mala.

  • Autocolante sem crachá nem cordão

    A opção de não fazer crachá nenhum, apenas entregando autocolantes com os dados do participante, também não é a melhor. Porque se o seu evento durar o dia todo, metade das pessoas vai perder esse autocolante, e nem só uma vez! Nem toda a gente se sente à vontade a colá-lo na roupa, e nem todos os tecidos aderem bem. E se a pessoa colar o autocolante no telemóvel ou na mala: primeiro, o próprio autocolante vai sujar-se, e segundo, não é garantido que se solte facilmente do dispositivo sem deixar marcas (((

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Plastificação de crachás

Os crachás plastificados são sempre mais resistentes e têm um aspeto mais nobre. São mais grossos, não se amarrotam, não se rasgam, não se dobram em diferentes direções. Se o seu evento durar o dia todo, ou até vários dias seguidos, faça sempre os crachás plastificados. Se tiver um evento pequeno, que vai durar apenas algumas horas, e não precisar de algo caro e sofisticado, pode usar cartolina simples, sem plastificação.

A plastificação pode ser brilhante ou fosca. A plastificação brilhante reproduz melhor as cores do seu layout, mas na fosca notam-se menos as marcas de dedos e de comida, e o crachá não vai refletir a luz em fotos e vídeos.

Cantos arredondados e recorte

É melhor arredondar os cantos do crachá, especialmente se for plastificado. Porque cantos afiados podem estragar a roupa dos convidados.

Já o tipo de recorte para o cordão vai depender do cordão que utilizar. Para mosquetão, costuma ser redondo; para clipe, oval. Se o seu cordão tiver dois mosquetões, vai haver dois furos redondos nas laterais, por isso tenha isso em conta ao desenhar o layout, para que depois esses furos não acabem por ser recortados mesmo no meio do nome do seu evento. Deixe sempre uma margem na parte superior.

Moldura para o autocolante

NUNCA faça uma moldura para o autocolante!!! Mesmo que a sua equipa decida que assim fica mais fácil para as hostesses colarem, porque se vê logo onde.

Não - não é prático! A sua moldura só vai atrapalhar. Por mais que tente dar instruções, quando há um grande fluxo de pessoas, as suas hostesses vão colar como conseguirem, e qualquer desalinhamento em relação a essa moldura, mesmo de 1-2 mm, vai saltar imediatamente à vista. Sem molduras, isso passa despercebido.

O autocolante é sempre de uma só cor, já se vê bem por si só. E se o seu crachá for azul, vermelho, preto ou de qualquer outra cor, e o autocolante for branco, ele próprio já funciona como moldura.

Por isso, faça no crachá um preenchimento total com a sua identidade visual e cor, deixando aí apenas um espaço vazio, sem informação importante. Acredite, o seu fundo colorido à volta do autocolante vai ficar muito melhor do que uma faixa branca contínua no crachá, ou pior ainda - um autocolante colado torto.

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