Registo para eventos

O que é o registo online para eventos

O registo para eventos é o primeiro passo para uma organização bem-sucedida do evento. É precisamente na fase de registo que os participantes deixam os seus dados, escolhem o tipo de bilhete (VIP, standard, económico, etc.), pagam a participação e recebem a confirmação. Para o organizador, o registo é uma ferramenta fundamental para recolher informação sobre os convidados, controlar a afluência e gerir a venda de bilhetes. Hoje em dia, o registo online tornou-se o padrão para qualquer evento – desde conferências empresariais a concertos. Serviços especializados, como o RegToEVENT, ajudam a simplificar o processo para os organizadores e a torná-lo o mais cómodo possível para os participantes.

Tipos de registo para eventos

Consoante o formato do evento, o organizador pode escolher diferentes opções de registo:

• Registo prévio - independentemente de o evento ser pago ou gratuito, todos os convidados preenchem um formulário e registam-se antes do evento. Desta forma, o organizador tem uma lista completa dos convidados e consegue ter uma noção mais clara do que esperar ao planear o evento.

• Registo no local do evento – todos os anúncios do evento convidam para o mesmo, mas não existe qualquer registo nem bilhetes. Todos se registam ao chegarem ao local. Desta forma, o organizador tem uma lista de quem esteve garantidamente no evento. Mas este método nunca dará uma noção completa de quantas pessoas esperar no dia do evento.

• Registo gratuito – adequado para eventos abertos: apresentações, festivais, eventos online ou até conferências. Tudo depende do objetivo pretendido pelo organizador.

• Registo pago (com venda de bilhetes) – utilizado para concertos, fóruns, conferências, feiras, eventos desportivos e culturais. Aqui, o organizador tem a certeza de que todos os que compraram bilhete para o evento vão efetivamente comparecer. Segundo as estatísticas, a percentagem de quem compra bilhete e não comparece ao evento (ou, no limite, pede reembolso e o cancelamento do bilhete) situa-se entre 1% e 5%. Enquanto que nos eventos gratuitos essa taxa de não comparência de quem se inscreveu antecipadamente ronda os 30% a 50%.

• Registo com confirmação de participação – o convidado envia um pedido e o organizador decide se confirma a sua participação. É muito utilizado em eventos fechados ou VIP.

• Registo híbrido – combinação de bilhetes gratuitos e pagos, por exemplo: entrada standard gratuita e VIP paga. Ou bilhetes pagos e convites gratuitos que requerem confirmação.

O serviço RegToEVENT suporta todas estas opções e também permite configurar páginas de registo diferentes para diferentes categorias de participantes.

Porque é melhor usar o RegToEVENT para o registo

RegToEVENT é um sistema de bilhetes moderno e uma plataforma para registo online em eventos. Combina simplicidade de configuração com ferramentas poderosas para uma personalização flexível. O organizador pode combinar diferentes tipos de bilhetes dentro do mesmo evento, configurar de forma flexível o formulário de registo para o seu evento e escolher qualquer uma das opções de aparência visual do formulário, que pode integrar no seu site ou usar como páginas independentes.

Principais vantagens:

• Criação de formulários de registo com qualquer número e tipo de campos – desde nome e telefone até questionários complexos para oradores ou participantes de feiras. Campos de texto, campos com respostas pré-definidas (caixas de verificação, listas pendentes, etc.)

• Formulários diferentes para diferentes tipos de bilhete – pode definir perguntas diferentes para convidados VIP e participantes standard. Por exemplo, aos convidados VIP pode perguntar-se se precisam de estacionamento no local, enquanto para os participantes online essa pergunta no formulário é completamente dispensável.

• Mais de 10 opções de aparência visual para as páginas de registo – escolha o estilo que melhor se adequa à sua marca. Pode escolher um formulário separado para cada tipo de bilhete, ou um bloco com todos os bilhetes de uma vez, uma página com um anúncio alargado ou uma página já com o programa e o feed de publicações de notícias do organizador, um formulário passo a passo ou registo através de um bot do Telegram, sem falar do mapa com escolha de lugares ou do widget com faixas horárias.

• Integração fácil no site ou landing page – cada formulário é incorporado no site do organizador através de código JS, e com CSS pode ser totalmente estilizado de acordo com o design do site. E mesmo que o organizador não tenha um especialista ou não saiba como o fazer, o formulário pode simplesmente ser adicionado como um redirecionamento a partir de um botão, sem necessidade de conhecimentos técnicos complexos.

• Personalização de acordo com a identidade visual do evento – o formulário de registo terá o logótipo do evento e a sua descrição; o organizador pode adicionar o seu próprio fundo reservado, escolher as cores da marca para os blocos do próprio formulário, ou personalizar o formulário integrado no seu site.

• Construtor gratuito de landing pages de eventos – se o organizador não tiver site próprio, e as páginas simples de anúncio não forem suficientes, porque pretende disponibilizar mais informação sobre o evento, os oradores, o programa, descrições e vários blocos informativos – pode lançar o site do evento em poucos minutos, usando um modelo do construtor de blocos integrado ou criando o seu site do zero.

Como preparar o registo: plano passo a passo

Para que o registo decorra da forma mais eficaz possível, recomendamos seguir um algoritmo simples:

• 1

  Defina o formato do evento

  Se o registo será gratuito, pago ou combinado, se é necessária moderação adicional de encomendas ou não. Se estão previstos bilhetes online, etc.

• 2

  Adicione as opções de bilhete

  VIP, standard, económico, entre outros.

• 3

  Elabore o formulário para os participantes

  Pense em quais dados são realmente necessários: nome completo, contactos, empresa, cargo.

• 4

  Configure as páginas de registo

  Escolha a opção que pretende usar, defina o seu design, descrições e outras configurações necessárias.

• 5

  Configure a integração com o site

  Ou utilize a landing page do RegToEVENT.

• 6

  Lance o registo e teste

  Verifique como o formulário funciona para os diferentes tipos de bilhete. Pode ir alterando o formato do formulário para perceber qual é o mais cómodo para os seus potenciais participantes e qual gera melhor conversão.

O que ter em conta ao elaborar o formulário do participante

É importante não sobrecarregar o formulário com perguntas: formulários longos reduzem a conversão. Se houver realmente muitas perguntas, opte por listas pendentes, caixas de verificação e opções de resposta – assim é mais rápido e cómodo para quem o preenche. Adote como base algumas regras:

• Recolher apenas os dados importantes que serão realmente utilizados
• Evitar formulários demasiado longos – afastam os participantes.
• Incluir campos diferentes para diferentes categorias de bilhete.
• Incluir campos obrigatórios (por exemplo, e-mail ou telefone, empresa) e opcionais (por exemplo, cargo, site da empresa ou como nos conheceu).

Porquê recolher todos os registos e não apenas os pagos

Por vezes, os organizadores cometem o erro de guardar apenas os dados das encomendas pagas. Mas é importante recolher todos os registos, mesmo que ainda não estejam pagos:

• ajuda a prever o número de participantes;
• facilita a comunicação com potenciais convidados;
• permite lembrar o evento a quem ainda não pagou a sua encomenda e incentivar o pagamento;
• fornece uma base para eventos futuros.

Assim, cada registo é um contacto que pode tornar-se um cliente fiel.

RegToEVENT – a solução ideal para o registo em eventos

Ao usar o RegToEVENT, obtém:

• um sistema de registo flexível para qualquer necessidade;
• um serviço fiável para recolher dados e vender bilhetes;
• comodidade para convidados e organizadores;
• ferramentas prontas para branding e marketing.

Graças a isto, o processo de registo deixa de ser apenas um procedimento técnico e passa a fazer parte da imagem de sucesso do evento.

Quer configurar o registo do seu evento já hoje? Com o RegToEVENT é simples: crie o formulário, configure os bilhetes e receba os participantes em poucos minutos.