Controlo do pessoal técnico durante o check-in no evento

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  Tem a certeza de que os colaboradores do fornecedor estão no local?

  Não é possível conhecer pessoalmente cada representante de cada fornecedor. E se for um evento privado onde não deve haver pessoas estranhas, e tiver de responder por cada carregador presente perante o cliente?

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  O fornecedor chegou fora do horário previsto

  Elaborou um horário claro de quem monta o seu setor, quando e a que horas, mas no final há confusão e desorganização: ora ninguém, ora a sala cheia. Avise o fornecedor com antecedência de que o seu horário é rigoroso e que, fora desse período, o acesso à zona lhe será negado — isto elimina a tentação de não cumprir as condições do contrato.

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  O fornecedor entra numa zona que não é a sua

  É frequente pessoas estranhas acabarem na cozinha ou em espaços cujo acesso é restrito pela administração do local e que foi concedido apenas a si, como organizador. Por isso, se a montagem do palco decorre na sala principal e a preparação dos petiscos na cozinha, não faz sentido que os fornecedores se cruzem e entrem em zonas que não lhes dizem respeito, evitando assim mal-entendidos.

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  Desapareceu algo de valor e não é claro quem esteve no local

  Infelizmente, por mais que se tente escolher fornecedores de confiança, os contratempos continuam a acontecer. Trabalha sempre com os mesmos e já existe uma relação profissional consolidada, mas, por mais lamentável que seja, não se pode confiar 100% nas pessoas, e, em caso de desaparecimento de algo, mesmo pequeno, toda a gente pode ficar sob suspeita, e ninguém quer iniciar essas averiguações desagradáveis. E o culpado acaba por ser quem não esteve atento. Pior ainda, se o prejuízo recair sobre o organizador.

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  Não há controlo do número de colaboradores do fornecedor

  Conta com um determinado número de pessoas que cabem confortavelmente no local para trabalhar, mas cada fornecedor, por precaução, envia o dobro das pessoas, que por vezes apenas atrapalham e criam aglomeração.

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  Pessoas estranhas nas salas de oradores e organizadores

  Como organizador, tem sempre algum espaço de serviço onde guarda objetos pessoais e até valiosos dos colaboradores. No evento pode existir uma sala reservada aos oradores, onde podem deixar os seus pertences pessoais, descansar num intervalo ou preparar-se para a sua intervenção. Concordará que não é a melhor situação quando essa sala se transforma numa passagem constante de pessoas.

E a lista está longe de estar completa...