Operador de bilhética RegToEVENT – venda de bilhetes online e registo de participantes

O que é um operador de bilhética?

O operador de bilhética assegura o registo dos seus participantes e a venda dos seus bilhetes para o seu próprio evento, mas através das suas capacidades técnicas.

A maioria dos organizadores, sobretudo os iniciantes, coloca a questão: "Os participantes, os bilhetes, o evento – tudo é meu, então porquê recorrer a um fornecedor externo?" - e em certa medida têm razão, mas tudo depende das tarefas que o organizador precisa de resolver antes do evento. Afinal há eventos de 10 pessoas, e aí basta mesmo uma folha de papel e falar com cada participante pessoalmente para registar e cobrar o pagamento.

Mas se falarmos de um evento maior, onde não se pode dispensar o aluguer de uma sala e a negociação com o local, aluguer de mobiliário, adereços, catering, procura de oradores e definição de temas, angariação de patrocinadores e parceiros, então é preferível entregar a parte técnica do registo e da venda de bilhetes a um fornecedor.

Evolução dos serviços de bilhética online

A evolução da venda de bilhetes online deu origem a cada vez mais designações para, no fundo, o mesmo tipo de fornecedor: operador de bilhética, serviço de bilhética, plataforma de bilhética, parceiro de bilhética e serviço de ticketing e quanto mais se aprofunda o assunto, mais confusão surge. Afinal, todos foram apenas acrescentando funcionalidades e substituindo-se uns aos outros. Se pesquisar na internet, encontrará artigos com apenas 2-3 anos que descrevem que o operador de bilhética obrigatoriamente compra os seus bilhetes e depois revende-os na bilheteira, ou que o serviço de bilhética não lhe entrega a base de contactos, ou que é preciso dividir cotas por número de bilhetes entre parceiros de bilhética. Na nossa opinião, na realidade atual, tudo evolui tão rapidamente que essas fronteiras se desvaneceram, e cada um, seja operador, plataforma ou simplesmente serviço, independentemente de como lhe chame, deve corresponder às suas exigências e às necessidades do seu tempo.

A venda de bilhetes online hoje

Antigamente, para comprar um bilhete para um concerto ou jogo de futebol era preciso ficar na fila ao frio junto à bilheteira, e esperar que ainda houvesse bilhete na fila 45, mas hoje as compras online tornaram-se tão habituais que até nesse tipo de eventos clássicos os bilhetes são comprados no site, e não nas bilheteiras das salas. Quanto a eventos empresariais, nem vale a pena falar, porque o participante deve registar-se e comprar o bilhete antecipadamente, e não aparecer e entregar dinheiro no balcão de registo no dia do evento.

Como escolher um serviço de bilhética para organizadores

Principais critérios de escolha:

• simplicidade e facilidade do sistema;
• acesso do organizador à base de registos 24 horas por dia;
• possibilidade de trabalhar com várias plataformas em simultâneo;
• verificação da autenticidade dos bilhetes;
• condições contratuais flexíveis, sem dependência rígida do fornecedor;
• transparência nos pagamentos.

O serviço de bilhética é criado, antes de mais, para os organizadores, e não para os participantes. Deve ser prático, fácil de configurar e permitir-lhe resolver o máximo de tarefas que fazia manualmente, poupando tempo. Não pode ser um sistema super complexo, onde é preciso gastar um ou dois dias, ou mesmo uma semana, até estar tudo configurado.
O próprio organizador deve conseguir configurar o seu evento e controlar as suas alterações ao longo do processo. Deve ter acesso permanente à base de registos. Se lhe disserem que o parceiro se encarrega da venda de bilhetes e que a base fica com ele, mas que receberá o dinheiro das vendas e participantes já prontos na plataforma – pense bem se vale a pena trabalhar com esse parceiro…
Se quiser experimentar vender bilhetes em diferentes plataformas, deve ter essa possibilidade. Não recomendamos escolher um serviço de ticketing que obrigue (ou implicitamente exija) que os organizadores assinem contratos de colaboração de longa duração, de 1, 2 ou 3 anos, ficando o organizador obrigado a trabalhar apenas com um serviço, sob pena de sanções em caso de rescisão do contrato. Ou que inclua uma cláusula impedindo o organizador de trabalhar em paralelo com outros.
Outra questão é como pretende verificar a autenticidade dos bilhetes dos participantes comprados em diferentes plataformas? Todos terão o seu próprio aspeto, cada um poderá ter a sua própria aplicação de digitalização, terá de considerar simultaneamente o número de vendas em todas as plataformas, e ainda muitas outras nuances das quais pode nem se aperceber no início.
Como alternativa: pergunte aos fornecedores se têm a possibilidade de unificar todas as bases numa só, para que na verificação da autenticidade dos bilhetes não haja incidentes à entrada, e possa fazer isso a partir de uma única aplicação mesmo com bilhetes de origens diferentes, sem mandar as pessoas de fila em fila.

Funcionalidades importantes de um operador de bilhética

1. Venda de bilhetes e serviços adicionais

O serviço de registo online de participantes pode vender não só bilhetes, mas também algumas opções adicionais, como workshops, cursos, participação em festas e cerimónias após o evento. Não precisa de fazer isso manualmente e à parte, perdendo tempo. Se os participantes virem logo que podem adquirir isto, a taxa de conversão da venda desses serviços adicionais será muito mais alta.

2. Descontos e códigos promocionais

Nos serviços modernos é possível configurar antecipadamente qualquer cenário de concessão de descontos. Os cupões e descontos também já são uma prática comum. Mas muitas vezes os organizadores imaginam situações, aparentemente complexas, em que o desconto depende do número de bilhetes adquiridos ou do seu tipo. Nos serviços modernos isto também pode ser configurado de imediato, sem ter de se preocupar se lhe vão ligar a pedir 20-50 bilhetes e tiver de calcular manualmente o valor e depois registar e entregar os bilhetes a essas pessoas.

3. Envio de e-mail e SMS

Preste atenção à capacidade do serviço de bilhética de enviar comunicações aos participantes. Sim, não são os envios em massa em que toda a gente pensa logo, para a base de todos os habitantes da cidade, mas sim a capacidade do sistema de organizar automaticamente a base de registos e enviar mensagens aos participantes segundo o cenário que definir. Por exemplo, lembrar todos os que não pagaram a encomenda no prazo de 3 dias que o seu registo está guardado e à espera de pagamento, ou, pelo contrário, enviar um lembrete a todas as encomendas pagas de que o evento é já amanhã.

4. Análise e marketing

Integração de códigos de análise, visão completa do tráfego e das conversões. A plataforma de bilhética não pode apenas vender bilhetes, mas também ajudá-lo na análise do tráfego. Se planeia de forma consciente o lançamento de publicidade para o seu evento, é importante que os seus marketeers tenham uma visão completa não só das visitas ao site, mas também das ações que lhe interessam: registos e compras.

5. Suporte a eventos online

Suporte a eventos digitais, transmissões protegidas, acesso a materiais. O crescimento acentuado da popularidade dos eventos online exige que os serviços de bilhética acompanhem o ritmo dos tempos. Por isso, ao escolher o fornecedor de vendas, verifique quem também está preparado para lhe fornecer áreas de visualização de transmissões online, se essas transmissões estão protegidas contra cópia, se há acesso a ficheiros estáticos que pode disponibilizar aos participantes (e-books, apresentações, gravações de vídeo).

6. Comodidade para os participantes

• Registo rápido e fácil;
• Receção do bilhete por e-mail, SMS ou área do participante;
• Possibilidade de trocar o bilhete ou comprar serviços adicionais;
• Mínimo de questões e máximo de conforto.
• Registo e compra simples

O serviço de venda de bilhetes deve ser cómodo para o participante. Se, ao registar-se e comprar, tiver algum problema, vai simplesmente fechar o site e é possível que nunca mais volte a concluir a compra. O participante deve conseguir obter o seu bilhete de qualquer forma: descarregar de imediato no site, receber por e-mail ou SMS, descarregá-lo na sua área pessoal, etc. Em resumo, quantas mais opções tiver, menos ele o vai incomodar com perguntas do tipo: "Onde está o meu bilhete?" Ainda melhor é quando os participantes, nas suas áreas pessoais, conseguem eles próprios trocar o bilhete por outro tipo com pagamento adicional ou comprar serviços adicionais propostos pelo organizador.

7. Suporte no dia do evento

• Suporte no local no dia do evento
• Digitalização de bilhetes e check-in rápido;
• Entrega de crachás e materiais informativos;
• Controlo de acesso a zonas reservadas;
• Registo completo de participantes chave-na-mão.

Informe-se se o operador de bilhética o pode ajudar a realizar o registo de participantes no local no dia do evento. Talvez a própria aplicação de digitalização de bilhetes não seja suficiente. Em eventos de grande escala é preciso entregar aos participantes crachás, materiais informativos, controlar a entrada em zonas "reservadas", ou zonas que o participante só pode visitar uma vez durante todo o evento. A opção ideal é um registo de participantes "chave-na-mão", em que o fornecedor não só faz o pré-registo no site e recebe os pagamentos dos bilhetes, como também consegue organizar tecnicamente tudo offline.

8. Segurança dos dados

O armazenamento da base de participantes e a proteção de dados são uma das tarefas fundamentais. Um operador de bilhética fiável trabalha de forma transparente, tem em conta todas as nuances legais e garante a segurança da informação.

A questão da segurança dos dados. Sim, é sempre um tema muito sensível, ainda mais quando é um evento em que vão estar presentes gestores de topo, líderes de empresas, representantes de órgãos governamentais, etc. Mas pense bem – um operador de bilhética não pode gerar um bilhete para uma pessoa inexistente nem enviá-lo para lugar nenhum. Ainda mais no registo de participantes no local no dia do evento colocar-se-á a questão de que é preciso fazer check-in a essa pessoa e entregar-lhe o crachá e tudo o que for devido. E como encontrá-la se os seus dados não estiverem na base? Sim, aqui resta confiar na idoneidade e boa-fé do fornecedor. Mas não vive num vácuo, pode ler opiniões, perguntar a colegas que já tenham trabalhado com esse fornecedor, falar diretamente com ele sobre todos esses pontos e as suas preocupações, e verificar se algo sobre isto está indicado no seu contrato de colaboração. Um fornecedor idóneo estará sempre interessado numa colaboração de longo prazo, e não numa venda pontual de contactos alheios.

9. Custo dos serviços e forma de pagamento

Nem sempre um preço baixo é mau, nem um preço alto é bom. O importante é que funcionalidades recebe e com que pontualidade o serviço paga o dinheiro das vendas de bilhetes.

O custo dos serviços e a forma como os fundos são disponibilizados são outro fator importante a ter em conta ao escolher um serviço de bilhética. Aqui a forma mais segura é ler opiniões e perguntar a colegas! Nem sempre um preço baixo é suspeito e mau, ou um preço alto é bom. A questão é o que recebe por esse preço e se lhe devolvem o dinheiro das vendas dos seus bilhetes nos prazos acordados.

Promoção do evento através do serviço de bilhética

Muitos organizadores consideram que o serviço de bilhética deve assegurar a promoção do evento ou a sua inclusão em catálogos e cartazes. E talvez os próprios serviços tentem exatamente isso para os convencer a seu favor, afirmando quantas pessoas visitam diariamente o seu cartaz e que é dali que venderão todos os bilhetes. Mas pense bem: quantas vendas trará a inclusão num cartaz onde estão pendurados mais uma dezena de eventos semelhantes? Ou será que a plataforma compreende bem a essência e a mensagem principal do seu evento, ou conhece o perfil do seu público? Provavelmente já imagina a resposta. A atenção de quem visita um cartaz está tão dispersa que a escolha a favor do seu evento será exatamente 1 em 10. Sim, sem dúvida, isso acrescenta notoriedade, mas não garante vendas. E a publicidade… Nos painéis é mais provável que apareça um concerto da Madonna do que o anúncio da sua conferência. A publicidade online sem acesso aos seus painéis de análise, que provavelmente não vai dar ao fornecedor, também não é muito eficaz. E exibir um banner de forma genérica para todos é como usar um canhão para matar um pardal.

Como escolher o melhor serviço de bilhética online

• O serviço deve evoluir e acrescentar novas funcionalidades;
• As configurações devem ser flexíveis e cómodas;
• As condições de colaboração devem permitir trabalhar em paralelo com outros serviços.

Se sabe claramente o que espera de um fornecedor, e não apenas vender bilhetes de qualquer forma, deve escolher não um serviço "de caixa fechada", mas sim uma plataforma que evolui e acrescenta constantemente novas funcionalidades, que permita alterar as configurações de forma flexível consoante o tipo do seu evento ou as suas necessidades.

Vantagens do operador de bilhética RegToEVENT

RegToEVENT – serviço criado por organizadores para organizadores, por isso sabemos exatamente que questões precisa de resolver e que ações automatizar, para que o organizador tenha mais tempo para uma preparação de qualidade do evento:

• Registo de participantes e receção de pagamentos
• Bilhetes únicos com elementos de proteção
• Acesso do organizador à base e às configurações 24 horas por dia
• Área intuitiva e integração simples
• Configuração de diferentes tipos de bilhetes e venda de serviços adicionais
• Análise de tráfego e envios automáticos
• Códigos promocionais e sistema flexível de descontos
• Landing page pronta para a venda de bilhetes
• Suporte a transmissões online
• Comodidade para os participantes
• Possibilidade de upgrade de bilhete
• Condições de pagamento transparentes
• Possibilidade de trabalhar em paralelo com outros fornecedores
• Check-in no local
• Estatísticas de circulação dos participantes
• Reputação e opiniões

Se sabe claramente o que espera de um fornecedor, escolha não apenas um serviço "de caixa fechada", mas sim uma plataforma que evolui e se adapta de forma flexível a diferentes tipos de eventos.

Quer testar o funcionamento do operador de bilhética RegToEvent? Contacte-nos e obtenha uma demonstração das funcionalidades.