Check-in sem filas: leitura do bilhete QR e crachá em 5-7 segundos

Na maioria das vezes, o tamanho padrão do crachá é 100x150 mm, em orientação vertical (retrato). Por vezes os organizadores optam por 90x145 mm ou 105x120 mm. Tudo é individual, ao critério e vontade do Organizador.

Com menos frequência, mas acontece, surge a variante horizontal (paisagem), ou outros tamanhos não padronizados. O tamanho ideal do autocolante para um crachá padrão com os dados do participante é 80x40 mm (78x40 mm). Consequentemente, para os horizontais é indicado 100x40 mm.

Este tamanho é suficiente para imprimir os dados necessários do participante, mantendo a fonte bem legível à distância, e o Organizador tem espaço para o logótipo e o nome do evento, logótipos de patrocinadores e outros elementos, já que o crachá do participante é um excelente espaço para publicidade adicional dos seus patrocinadores e parceiros. E é também um elemento do material de apoio que os participantes guardam como recordação do evento.

O crachá num evento é uma ferramenta de networking dos participantes. É muito mais fácil para os participantes conhecerem-se uns aos outros quando, ao encontrarem-se, veem logo o nome da pessoa ou a empresa que representa.

Por vezes os organizadores imprimem apenas nomes nos crachás, mas isso é pouco informativo. Nome e apelido já é uma opção que permite identificar melhor a pessoa. Mas um crachá com nome, apelido e empresa é uma das opções mais comuns e mais bem-sucedidas para eventos de negócios. Além da empresa, também se pode imprimir o cargo do participante, como informação adicional.

Encomenda mínima - 2 pontos de registo (3 - se se tratar de uma deslocação a outras cidades) Mas tudo depende de como foi feito o registo prévio dos participantes, com que intensidade vão chegar, a limitação de espaço no local, etc. Se enviou aos seus convidados os bilhetes depois do registo (compra) e chegam ao local com bilhetes - o registo de um convidado demora até 10 segundos.

O que faz aumentar o tempo de registo de um convidado? Se entrega materiais de apoio aos convidados, coloca uma pulseira, precisa de entregar auscultadores para tradução ou um comando de votação e registar o número, para depois encontrar quem não devolveu o equipamento - acrescente mais algum tempo para todos esses pequenos pormenores aparentemente habituais.

Convidados sem bilhete Se não enviou bilhetes aos convidados e só temos uma lista de convidados, e a procura é feita manualmente - isso pode demorar de alguns segundos a um minuto. Tudo depende de quão alto e claramente o convidado disser o seu nome, do ruído na sala - se a hospedeira o ouviu bem -, e claro, de quão complicado é o apelido )))

Localização do local e hábitos da audiência Outro fator importante é a localização do local e a forma como os convidados se deslocam até lá. Se o local ficar num sítio conveniente, fácil de alcançar de carro e de transportes públicos - os convidados chegarão de forma regular. Se o local for distante ou tiver más ligações de transporte - os convidados chegarão aos poucos, "em doses". E se organizou um transporte centralizado dos convidados em autocarro - naturalmente haverá uma grande afluência, mas concentrada, não prolongada ao longo do dia. Além disso, se o seu evento for recorrente, já conhece as características da sua audiência. Há eventos, em que os convidados ficam à espera do registo desde as 7 da manhã, há eventos em que todos chegam nos intervalos - para almoçar ))), e há eventos em que metade dos convidados chega à noite - para a parte do banquete.

Tendo em conta todos estes fatores, pode-se estimar em média que 1 ponto de registo consegue atender entre 100 e 250 pessoas por hora, consoante as suas condições.

Todos os trabalhos preliminares de configuração do software e do equipamento fazemo-los com antecedência e levamos até si, ao local, conjuntos já totalmente prontos, que apenas é preciso ligar. Por isso, determinamos nós próprios quantos técnicos irão ao local, o que geralmente depende do número de pontos de registo e das condições de montagem. Pode ser 1 pessoa, pode ser 2-3 Ao mesmo tempo, chamamos a atenção para o facto de não disponibilizarmos colaboradores nossos como hospedeiras. Ou o organizador procura por si próprio as pessoas que vão trabalhar com o equipamento e registar os convidados, ou podemos partilhar os contactos de ajudantes com quem já trabalhámos noutros eventos, depois da assinatura do contrato.

Sinceramente, não sabemos qual é o limite dos nossos servidores ) Na prática, o máximo registado num único dia foi 7900 visitantes. Mas a nível de software e técnico, não temos qualquer obstáculo para lançar um estádio de 80 000 pessoas.

Por isso, se tem um "evento de grande escala com 500 visitantes" pode ficar tranquilo - é um evento normal e padrão, e para certos padrões até pequeno )))

Sim, é preciso, para um funcionamento rápido, correto e o mais sincronizado possível.

Mas também é possível sem ele. (É IMPORTANTE saber isto com antecedência)

O nosso sistema funciona também offline, garantindo um registo ininterrupto mesmo com a internet desligada. Os dados sincronizam-se automaticamente assim que a ligação à rede for restabelecida, para que não perca nenhum participante. Há aspetos que reduzem a versatilidade e a segurança na ausência de ligação, mas aí terá de decidir por si próprio - arranjar internet, ou se a especificidade do evento permite tolerar pausas na sincronização.

Determinamos nós próprios o tempo de que precisamos para a montagem. Pode depender das características do local, mas mais da quantidade de equipamento. Segundo as nossas regras internas: o equipamento deve estar pronto, e as hospedeiras instruídas, meia hora antes do início do registo. Não chegamos na véspera ou um ou dois dias antes do evento só para o cliente "ficar mais tranquilo"! Ligar o equipamento à tomada não é um dos processos que costumam correr mal. Desde que a tenha, claro ))) Se o cliente realmente precisar e quiser ver que o nosso equipamento e nós somos reais - pode encomendar e pagar um horário adicional de check-in no dia anterior ao evento.

Sim, é possível. Temos um serviço de configuração do nosso software para que possa usar o seu próprio hardware. Mas tenha em atenção que, nesse caso, não nos responsabilizamos pelo bom estado físico e funcionamento do seu equipamento! Este serviço pode ser prestado remotamente, sem deslocação ao local do cliente.

Conseguimos digitalizar praticamente qualquer bilhete de diferentes serviços e módulos personalizados para diferentes CMS. Pelo menos, ainda não encontrámos nenhum que não conseguíssemos ))) Tudo o que precisamos de si é a exportação da sua base de participantes com os dados que estão codificados em códigos QR ou códigos de barras dos bilhetes que os seus participantes receberam, e com os quais irão chegar ao local. Depois disso, poderemos importar a sua base para o nosso sistema, para que, durante o check-in, o nosso sistema reconheça os bilhetes de terceiros como "seus"

Somos todos humanos, e devemos estar preparados para imprevistos. Só não erra quem não faz nada. Mas preparamo-nos sempre a sério para os eventos, e, sempre que possível, levamos equipamento sobressalente e consumíveis. E estamos preparados para resolver qualquer situação inesperada no mais curto espaço de tempo. Mas se a paragem de um balcão de registo não depender de nós: falta de luz no local, sem que nos tenha avisado nem encomendado uma UPS connosco, falta de internet no local, sem que ninguém nos tenha avisado da sua ausência ou instabilidade, então não podemos ser responsabilizados por situações e falhas que ocorram por causas que não nos são imputáveis. Mas vamos pensar e possivelmente até encontrar soluções, mesmo que não sejam as ideais, mas pelo menos algumas possíveis na situação em causa. E sim - NÃO chegamos ao local em estado de embriaguez ou sob efeito de substâncias.

O modo quiosque - moderno, tecnológico, compacto, elegante É o seu assistente indispensável para o registo, se tiver espaço limitado para a zona de registo, ou se a sua audiência for introvertida e não gostar de se aglomerar em filas nem de responder a perguntas das hospedeiras, ou se não tiver possibilidade de contratar muito pessoal para o registo, ou se fisicamente não pudermos ir num dia a o seu evento, por já termos outras encomendas. Recebe um conjunto compacto pronto para digitalização e impressão, e tudo o que precisa é de o ligar à tomada e à internet. Os convidados digitalizam o próprio bilhete de forma autónoma, e o autocolante com os dados, em caso de check-in bem-sucedido, é impresso automaticamente. O conjunto é totalmente configurável de acordo com as suas necessidades, suporta branding e até oferece diferentes temas visuais para diferentes tipos de visitantes.

Claro que sim! O nosso sistema de check-in, em tempo real, permite-lhe acompanhar os registos, sem sair do seu centro de controlo. Pode observar isto mesmo a partir do seu smartphone, enquanto trata de outras questões no local. Estatísticas completas do número de entradas, quantos ainda não fizeram check-in, quantos vieram/não vieram por tipo de bilhete específico. Gráfico e estatísticas de afluência de pessoas ao longo do tempo, entre outros.

Sim, mas deve perceber com antecedência qual a melhor forma de organizar isto para o seu cenário. A conta de hospedeira não prevê a adição de novas pessoas. Porque os eventos são diferentes, e as hospedeiras, que trabalham em vários eventos e fazem lá diferentes conhecimentos, podem, por boa vontade, adicionar à base alguém que conhecem. E o organizador pode não querer ver essa pessoa entre os convidados, ou o evento pode ser mesmo pago, por isso só se pode entrar depois de comprar o bilhete. Por isso, só é possível adicionar novos registos a partir da conta do organizador ou co-organizador! Se o objetivo for adicionar mais rapidamente - a opção ideal é gerar com antecedência um código QR que leve ao formulário de registo. Assim, os convidados podem digitalizar o código no balcão e preencher os seus dados. E depois, consoante se trate de um evento gratuito em que foi permitido adicioná-lo, ou de um evento pago em que ele deve pagar, poderá imprimir-se-lhe o crachá.

Sim, é possível. Acontece frequentemente que mesmo adultos cometem erros ao escrever os nomes das suas empresas e cargos, e até o próprio nome ((( Mas no check-in, as hospedeiras podem corrigir isto facilmente. Mesmo que aconteça de uma empresa ter comprado bilhetes para colaboradores, e no dia do evento tenha enviado outra pessoa, substituir os dados para que o João não ande com um crachá com o nome Maria é fácil e simples.

Claro! O nosso sistema permite recolher no local os dados adicionais de que precisa, no momento certo. Sejam preferências alimentares atuais ou o número dos auscultadores de tradução simultânea, tudo isto as hospedeiras podem registar na ficha do convidado. E depois pode analisar os dados obtidos

O cálculo de cada caso é individual.

Pode depender das dimensões do hall ou da entrada do local. Da existência de internet e da sua velocidade. É importante perceber em que intervalo de tempo vão chegar todos os convidados. Se terão bilhetes para digitalização rápida, ou se é uma procura manual. Se os convidados são estrangeiros ou não. Se as categorias de bilhete se registam separadamente ou todas juntas, o que entregar aos participantes no check-in e se isso precisa de ser registado, etc. Quantos voluntários tem disponíveis - se colocar 2 pessoas por balcão de registo, o processo é 1,5 a 2 vezes mais rápido. E muitos outros pequenos pormenores

Mas, para se ter uma ideia, um ponto confortável atende 150 pessoas por hora. Com uma pequena fila, até 200 p/hora, se tiver poucas hospedeiras, muita coisa a entregar e pessoas sem bilhete - conte com 100 p/hora. O nosso recorde foi 267 p/hora - mas foi um trabalho verdadeiramente virtuoso, e ainda por cima com registo do número do comando de votação )))

1 - internet rápida (ideal se for uma rede Wi-Fi dedicada ou internet por cabo para a zona de registo)

2 - colocar 2 hospedeiras por ponto. Uma digitaliza o bilhete e inicia a impressão, a outra prepara o crachá e cola-lhe o autocolante. A primeira, nesse momento, pode ir buscar o saco com os materiais de apoio, ou digitalizar o bilhete do convidado seguinte

Já tivemos casos em que, de manhã, um cliente encomendou o check-in para um evento à noite do mesmo dia. Mas isso é sempre uma lotaria - depende de termos capacidade livre de equipamento e pessoas para si. O ideal é fazer a encomenda com 2-3 meses de antecedência, para fixar o preço sem sobretaxas e reservar a data para o seu evento. E, a algumas semanas do evento, ajustá-la se necessário. Para encomendas urgentes temos uma sobretaxa - veja mais detalhes na secção Preços.

Só serviços que não gostam dos clientes ou feitos de forma improvisada podem pedir algo assim tão insensato! Quando as pessoas mudam de planos e não sabem o que vai acontecer amanhã, podem adiar a compra do bilhete para o seu evento até ao último momento. E muitas vezes compram o bilhete já no balcão de registo. Temos todas as ferramentas modernas para garantir este processo. E é possível importar novas listas (que o organizador muitas vezes esquece) mesmo durante o próprio registo

Claro que todos conhecem bem a história - eventos em salas de conferências. Pode encomendar-nos para qualquer sala de Kiev/Ucrânia (exceto territórios temporariamente ocupados) e das grandes cidades da zona Schengen, que tenha escolhido para o seu evento.

Mas, ao mesmo tempo, já temos experiência de trabalho: em terraços, em parques, em campo aberto e até debaixo de terra - no metro )))

Os nossos requisitos são mínimos: Mesa. Afinal, o equipamento não vai para o chão. É melhor confirmar logo o tamanho do conjunto computador portátil+impressora, se imaginou consolas ou mesas de coquetel! E não se esqueça do espaço para os crachás e o material de apoio Tomada. Pelo menos 1 de 220 V, junto à zona de registo!!! E não no edifício ao lado, a 100 metros. Internet. Pode ser Wi-Fi, pode ser por cabo (o router levamo-lo nós)

Se não tiver forma de garantir alimentação elétrica de 220V ou internet, e nos avisar com antecedência - vamos pensar como resolver a questão, mas não garantimos.

Se o seu check-in for ao ar livre! É OBRIGATÓRIO!!! Ter guarda-sóis ou uma tenda! Com sol forte, o leitor só vai ver reflexos nos ecrãs, e não os códigos QR nos bilhetes. E todos os que estiverem no balcão vão apanhar queimaduras solares e insolação, e vão reclamar de condições de trabalho inadequadas. Não colocamos o equipamento sob sol escaldante, se não estiver protegido por sombra dos vossos toldos.

Em época de frio, a impressora não funciona ao ar livre, porque a impressão depende da temperatura de aquecimento da cabeça de impressão, e com muito frio isso não é possível. Também não colocamos o equipamento à chuva… Não há mais nenhuma condição especial.