Venda stands
enquanto dorme
O plano interativo da exposição mostra o que está livre e o que já foi vendido. O expositor escolhe o stand e paga online.
Agora a mesma cena, mas ao contrário
Pedidos em aplicações de mensagens, notas em papel e a pergunta «este stand ainda está livre?», à qual responde manualmente vinte vezes por dia. O processamento manual, a aprovação e a venda de stands consomem mais recursos da equipa do que parece no início.
- Tempo da equipa. O gestor repete a mesma resposta sobre a ocupação dos espaços.
- Vendas perdidas. O parceiro não entende a localização, compara opções e «vai pensar melhor».
- Reservas duplicadas. Dois gestores venderam o mesmo stand porque a tabela foi atualizada com atraso.
- Leads perdidos. O pedido ficou esquecido numa conversa e só foi lembrado depois de as vendas terem terminado.
De onde chegam atualmente os pedidos de espaços de exposição
Uma pessoa que guarda tudo isto na cabeça
E responde manualmente todas as vezes, confere a tabela e espera que ninguém tenha vendido o mesmo lugar duas vezes.
O que muda exatamente depois de lançar o Expo Planner
À esquerda, como é a venda manual de espaços de exposição. À direita, a mesma tarefa dentro da plataforma.
«Este stand ainda está livre?»
O gestor consulta a tabela, escreve a um colega, responde uma hora depois. Nesse tempo, o cliente perdeu o interesse.
O estado é visível no plano
O comprador abre sozinho o mapa interativo da zona de exposição e vê os espaços livres, reservados e vendidos em tempo real.
O esquema em PDF fica desatualizado num dia
Depois de uma reorganização, metade dos parceiros continua com a versão antiga do plano do pavilhão.
Uma única fonte de verdade
Altera o plano no construtor e todos veem o esquema de construção atualizado através da mesma ligação.
Vender 500 stands manualmente
Cada stand implica troca de mensagens, aprovação e uma fatura manual. Faltam gestores para tudo isto.
Autoatendimento
O expositor preenche o formulário, escolhe as opções e paga online ou gera uma fatura para pagamento por transferência.
Os pedidos perdem-se nos vários canais
Uma parte no Telegram, outra no email, outra num bloco de notas. Não se sabe em que fase está cada um.
Kanban de pedidos na CRM
Cada pedido de stand é um cartão com fase, histórico e contacto. O gestor vê onde cada um está parado.
O parceiro não vê o que está a comprar
Uma descrição em palavras não responde às perguntas essenciais: onde fico, quem está ao lado, que fluxo de pessoas passa por mim.
Escolha visual
O parceiro vê a forma e o tamanho do espaço, os vizinhos, a distância até à entrada e ao palco. A decisão é tomada mais rapidamente.
Dois cenários para diferentes formas de vender
Já tem uma apresentação para parceiros e o site do evento. No site coloca o formulário de pedido de espaços de exposição, e no slide da apresentação, o plano da exposição com um botão «ver informação atualizada». Depois, escolhe um de dois modos.
Demonstração
Mapa interativo em que clicar num stand abre toda a informação sobre ele. Não há venda automática direta: continua a comunicar com cada parceiro individualmente.
- Mapa de stands com descrição, contactos e categorias dos expositores
- Os dados são carregados automaticamente na aplicação de networking
- Os participantes veem a ocupação dos espaços em tempo real: quem já comprou, o que está livre, que concorrentes estão perto
- Na página é possível acrescentar a venda de bilhetes normais, o formulário para stands e o contacto do gestor
Automatizado
Indicado para quem precisa de vender não cinco stands, mas 500, e não tem gestores suficientes para tudo. O comprador percorre sozinho o caminho desde a escolha do espaço até ao pagamento.
- Construtor do plano de exposição com tipos de stands por área, preço e características
- Opções adicionais para cada tipo: mobiliário, ecrã de plasma, tomada, decoração, iluminação
- Formulário de pedido responsivo e página de pagamento: online ou fatura para transferência bancária
- Análise manual dos pedidos quando é necessária uma aprovação individual
- O stand pago é assinalado de imediato no plano como ocupado
Lançamento em quatro passos
O construtor do plano de exposição não exige um designer, editores gráficos ou um programador. O organizador monta sozinho o esquema da zona de exposição.
Carregue o fundo e crie as zonas
Pavilhões, setores, zonas de serviço, entradas e saídas, pontos de alimentação. Serve uma planta oficial, um esquema do local ou uma renderização.
Adicione os stands e os números
Modo manual ou modelos com disposição automática. Configure tamanhos, corredores, tipos de stand e opções adicionais.
Ligue o formulário e o pagamento
Formulário responsivo do expositor, pagamento online ou fatura para transferência bancária e, se necessário, aprovação manual.
Publique o mapa
Incorpore o widget no site da exposição e na aplicação. Todos veem as atualizações de imediato, sem enviar novos PDF.
Os stands sincronizam-se com o catálogo de participantes, e o plano pode ser ampliado e deslocado.
Como o expositor compra um stand sem a sua intervenção
Quem já sabe exatamente o que quer pode pagar-lhe mesmo às três da manhã, sem lhe tirar um único minuto do seu tempo.
Pedir uma demonstraçãoAbre o plano da exposição
A partir do site do evento, da apresentação para parceiros ou de uma ligação enviada pelo seu gestor.
Vê o que está livre
Forma e tamanho do espaço, número do stand, vizinhos, distância até à entrada e ao palco, estado em tempo real.
Monta o stand chave-na-mão
Adiciona mobiliário, ecrã de plasma, tomada adicional, decoração, iluminação - tudo o que configurou como opções.
Preenche o formulário
O seu formulário responsivo, com os campos que precisa sobre a empresa e o representante.
Paga
Pagamento online com cartão ou geração de fatura para transferência bancária, para a contabilidade.
O stand fica ocupado
No plano da exposição, o lugar é assinalado de imediato como vendido. Mais ninguém pode reclamá-lo.
Nenhum pedido se perde
Se for necessária uma aprovação individual, ative a análise manual dos pedidos. Os gestores contactam o cliente diretamente a partir da CRM, discutem os detalhes e enviam a ligação de pagamento ou a fatura. O kanban integrado mostra em que fase está cada cliente.
O formulário do expositor, com o stand e as opções escolhidas, entra automaticamente no fluxo de trabalho.
Verifica a empresa, a categoria e a adequação ao conceito da exposição.
Ligação para pagamento online ou fatura para transferência bancária.
O stand é encerrado no plano e o parceiro recebe a confirmação.
Os dados são enviados para a aplicação, o catálogo de participantes e o checklist de construção.
Funcionalidades feitas para exposições
Fundo personalizado do pavilhão, sincronização de stands, zoom e deslocamento, atualização em tempo real.
Mapa interativo de stands
Tocar num stand abre o cartão do expositor: descrição, contactos, categorias, ligações. É a mesma ferramenta que a sua equipa de vendas e o visitante veem.
Qualquer fundo de pavilhão
Suporte para uma imagem de fundo própria: planta oficial, esquema do local, renderização da construção.
Disposição automática e modelos
Crie rapidamente grelhas de stands e secções. Acelera o início e poupa tempo de design.
Atualização instantânea
Altera o plano e os participantes veem imediatamente a versão atualizada, sem reenviar PDF.
Pesquisa e filtros
Pesquise por número de stand, nome da empresa, categoria ou setor do pavilhão. O visitante encontra o expositor certo em poucos segundos.
Prático no telemóvel
Deslocamento, zoom e toque - como em mapas normais. Ideal para os visitantes diretamente no local.
Controlo da ocupação dos stands para a equipa de vendas
- Estados: livre, em opção, reservado, vendido, indisponível.
- Camadas e zonas: pavilhões, setores, clusters temáticos.
- Ligações aos pedidos: acesso rápido do stand ao negócio e ao contacto.
- Regras unificadas: menos erros nas mudanças e na junção de stands.
A transparência acelera as vendas. Basta enviar ao parceiro a ligação para o mapa atualizado, onde ele verá de imediato a localização, a forma e o tamanho do espaço, além de quem serão os seus vizinhos. Poder avaliar de imediato o ambiente à volta e a ausência de concorrentes diretos próximos aumenta a confiança no organizador.
O que cada parte ganha
Organizador
- Controlo dos estados e das vendas de espaços de exposição num único lugar
- O mínimo de alterações manuais e respostas repetidas
- Um único mapa para a equipa, o construtor e os parceiros
- Menos ruído operacional no dia do evento
Expositor
Compreende a localização e o fluxo de pessoas, mostra o stand aos visitantes e obtém mais contactos graças à pesquisa e à disposição transparente.
Visitante
Encontra rapidamente empresas e pontos de referência, planeia o percurso «o que ver» e perde menos tempo no local. Isto aumenta diretamente a satisfação com a exposição.
Para quem é indicado o Expo Planner
Especialmente útil onde há muitos stands, várias salas e é preciso manter o esquema de construção sempre atualizado.
Exposições e feiras
Pavilhões, clusters, grandes áreas, um número elevado de expositores e construtores.
Conferências com zona de exposição
Stands de parceiros, pacotes de patrocínio, navegação entre zonas e salas.
Feiras e festivais
Pontos de venda, praça de restauração, atividades, entradas e saídas, gestão de fluxos.
Multi-localizações
Várias salas, pisos, diferentes cenários de visita e um plano separado para cada um.
Stand não vendido - não paga nada
O módulo de demonstração é gratuito para clientes RegToEVENT. O custo do cenário automatizado é a comissão padrão sobre bilhetes, cobrada apenas sobre os espaços de exposição efetivamente vendidos.
pelo lançamento e pelos stands não vendidos
Pedir uma demonstraçãoAs taxas de comissão atualizadas estão na página de preços.
Cinco perguntas com que os clientes nos contactam
Como vender stands numa exposição online sem gestores
Crie o plano da exposição no construtor, defina os tipos de stand e as opções adicionais, ligue o formulário de pedido responsivo e o pagamento online. O comprador escolhe o espaço e paga por conta própria, e o stand vendido é encerrado automaticamente no plano. O gestor só intervém quando é necessária uma aprovação individual.
Como criar um plano interativo de exposição em vez de um esquema em PDF
Carregue o fundo do pavilhão (planta oficial, esquema do local ou renderização), disponha os stands manualmente ou com disposição automática, identifique números e zonas. O mapa é publicado como um widget incorporado no site do evento e atualiza-se em tempo real, por isso os parceiros deixam de ter versões desatualizadas do esquema de construção.
Quanto custa a automatização da venda de espaços de exposição
O modo de demonstração com mapa interativo da zona de exposição é gratuito para clientes RegToEVENT. A venda automatizada de stands é cobrada com a comissão padrão sobre bilhetes: se o stand não for vendido, não paga nada. Não há custos de lançamento, por número de stands ou de configuração.
Como não perder pedidos de expositores e ver a fase de cada cliente
Todos os pedidos de espaços de exposição entram na CRM da RegToEVENT com kanban integrado. Cada formulário torna-se um cartão com o stand escolhido, as opções, os contactos e o histórico de comunicação. O gestor envia a ligação de pagamento ou gera a fatura para transferência bancária a partir do mesmo cartão.
Como mostrar ao parceiro quem serão os seus vizinhos de stand
Envie a ligação para o mapa de stands atualizado. O parceiro verá a localização, a forma e o tamanho do espaço, os lugares ocupados ao lado e as categorias dos vizinhos. Se o evento usar uma aplicação de networking, os dados são carregados automaticamente nela, e todos os participantes veem a ocupação dos espaços em tempo real.
Pedir uma demonstração do Expo Planner
Deixe os seus contactos - mostramos como montar o plano interativo do pavilhão, associar os stands aos expositores, configurar as opções e incorporar o mapa no site da exposição.
- Demonstração no seu plano de construção real
- Cálculo do cenário para o seu número de stands
- Resposta dentro de um dia útil
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Perguntas frequentes
O que é o Expo Planner e o que oferece ao organizador da exposição?
O Expo Planner é um construtor de mapa interativo do local que permite criar um plano digital do pavilhão com stands, números, estados e cartões de expositores. O organizador obtém uma única fonte de verdade para a equipa, os parceiros e os visitantes, além de uma ferramenta de venda de espaços de exposição.
Em que o mapa interativo é melhor do que um PDF ou um esquema impresso?
O mapa interativo atualiza-se em tempo real. O PDF e a impressão não acompanham as alterações, o que gera versões desatualizadas do plano e confusão no local. Além disso, no plano interativo veem-se os estados de ocupação dos stands, e funcionam a pesquisa, o zoom e o acesso ao cartão do expositor.
Quanto custa o Expo Planner?
O módulo de demonstração com mapa interativo da zona de exposição é gratuito para clientes RegToEVENT. O cenário automatizado com venda online de stands é cobrado com a comissão padrão sobre bilhetes. Se o stand não for vendido, não paga nada.
O que inclui o modo de demonstração gratuito?
Mapa interativo em que clicar num stand abre toda a informação sobre ele, sincronização com a aplicação de networking, bloco de venda de bilhetes normais, formulário de pedidos de stands e a ligação de contacto do seu gestor. Este modo não tem venda automática direta.
Com que rapidez se pode lançar o plano da exposição?
Os organizadores normalmente montam o esquema básico com fundo, zonas e stands num único dia útil. Depois acrescentam-se os tipos de stand, as opções, o formulário de pedido e o pagamento. Não é preciso um programador ou designer para o lançamento.
São necessárias competências de design ou editores gráficos?
Não. O construtor é intuitivo: carrega o fundo, dispõe os stands manualmente ou com disposição automática, configura legendas, cores e formas. Já não são necessários editores gráficos complexos nem PDF estáticos.
É possível carregar um fundo próprio do pavilhão?
Sim. É suportada uma imagem de fundo personalizada: planta oficial, esquema do local, renderização da construção ou qualquer outra base. Sobre ela, coloca um número ilimitado de stands e zonas.
Como configurar tipos de stand com áreas e preços diferentes?
No construtor são criados tipos de stand que diferem em área, preço ou outras características: lineares, de canto, em ilha, premium junto à entrada. Cada stand no plano é associado ao seu tipo, pelo que os preços e as regras se aplicam automaticamente.
É possível vender opções adicionais para o stand?
Sim. A cada tipo de stand acrescentam-se opções: mobiliário, ecrã de plasma, tomada adicional, decoração, iluminação e outras. O parceiro monta o seu conjunto chave-na-mão diretamente durante o preenchimento do pedido, e você obtém receita adicional por stand.
Que formas de pagamento estão disponíveis para o expositor?
Pagamento online com cartão na página de pagamento ou geração de fatura para transferência bancária para a contabilidade da empresa expositora. Ambos os cenários estão disponíveis no mesmo fluxo de preenchimento.
É possível gerar uma fatura para pagamento por transferência?
Sim. A fatura pode ser gerada pelo próprio expositor na página de pagamento, ou pelo seu gestor a partir do cartão do cliente na CRM, depois de acordados os detalhes.
O que fazer quando é necessária uma aprovação individual do pedido?
Ative a análise manual dos pedidos. O pedido aguardará a sua confirmação, e os gestores contactarão o cliente diretamente a partir da CRM, discutirão os detalhes e enviarão a ligação de pagamento online ou gerarão a fatura.
Como não perder um pedido e ver a fase de cada cliente?
Todos os pedidos entram no kanban integrado. Cada pedido é um cartão com o stand escolhido, as opções, os contactos e o histórico. Você vê em que fase está cada potencial expositor, e nenhum contacto fica sem resposta.
O que acontece ao stand imediatamente após o pagamento?
Assim que o stand é pago, é assinalado de imediato no plano da exposição como ocupado. Mais ninguém poderá reclamar um lugar que já foi reservado por outra pessoa.
É possível haver reservas duplicadas do mesmo stand?
O estado é alterado de forma centralizada e reflete-se de imediato no mapa em todos os canais: no site, na apresentação e na aplicação. Isto elimina a situação em que dois gestores vendem o mesmo espaço com base numa tabela desatualizada.
É possível incorporar o mapa no site da exposição?
Sim. O mapa é incorporado como um widget no site do evento, para que os visitantes e os potenciais parceiros o abram com um clique. Também é suportado o acesso por funções e o funcionamento na cloud.
O plano sincroniza-se com a aplicação de networking?
Sim. Se a sua conferência usar uma aplicação de networking, os dados são carregados automaticamente nela. Todos os participantes veem a ocupação dos stands em tempo real: quem já comprou, que espaços estão livres, que concorrentes estão perto. Em eventos híbridos, os participantes online visitam stands virtuais, veem apresentações e fazem perguntas aos expositores por chat.
Existem pesquisa e filtros por stand?
Sim. A pesquisa funciona por número de stand, nome da empresa, categoria ou setor do pavilhão. Isto reduz o tempo que o visitante gasta a procurar o expositor certo e aumenta o fluxo até aos stands dos parceiros.
É possível alterar o plano durante as vendas?
Sim. Mudanças, junção de stands e alterações nos corredores são feitas no plano, e todos veem de imediato a versão atualizada. É possível alterar o esquema até mesmo no dia da abertura.
A solução é adequada para várias salas, pisos e locais?
Sim. É possível criar planos separados para pavilhões, pisos e locais, marcar entradas, saídas, zonas sanitárias, cafés, pontos de carregamento e pontos de serviço. Isto é fundamental para grandes locais com um elevado número de participantes.
Não encontrou a resposta?
Descreva o seu local e o número de stands - propomos o cenário ideal.