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Exporte a base de participantes para um ficheiro em tabela e trabalhe com ela da forma que lhe for mais conveniente.
Ou, ao contrário - importe a sua.
Todos os registos de participantes que recolhe através dos formulários são gerados como pedidos e guardados no sistema CRM, onde pode trabalhar com eles de forma prática.
Cada organizador tem acesso à base de pedidos 24/7 e pode encontrar o registo pretendido pelo nome ou apelido do participante, pela empresa que este representa ou pelos seus dados de contacto: email ou telefone.
Terá à disposição vários filtros de ordenação de registos: por evento, caso tenha vários, por tipo de bilhete ou existência de opções adicionais, por códigos promocionais utilizados pelos participantes, por estado do pedido, data ou valor, etc.
Se, para algum dos seus processos internos de equipa, precisar de imprimir estes dados, ou simplesmente processá-los de alguma forma adicional, e um ficheiro em tabela lhe parecer mais prático e claro - pode descarregar todos esses dados para Excel e trabalhar com o ficheiro. Consoante o tipo de ficheiro escolhido para a exportação, ele conterá informações diferentes.
Por exemplo, precisa de ter uma visão completa de quantos registos tem no total, quem são essas pessoas, quem já pagou o bilhete e quem ainda não. Talvez precise de ligar a alguém e oferecer um código promocional de desconto, ou talvez encontre registos duplicados e queira eliminá-los, para não se confundirem.
Filtra logo apenas os pedidos que precisa naquele momento e descarrega o ficheiro com os filtros definidos. Por exemplo, precisa de uma lista apenas de quem adquiriu a transmissão online, ou uma lista apenas dos participantes que não pagaram o seu pedido. Ou ainda uma lista de participantes que adquiriram uma opção adicional - a participação na festa após a conferência.
Pode ser um ficheiro com 1, 2, 3... ou seja, vários registos que selecionou com marcas de verificação e para os quais pretende descarregar informação completa e detalhada apenas sobre eles.
É uma variante de ficheiro separada, que contém informação com os dados do participante (nome completo, email, telefone) e um registo do momento em que esse bilhete foi utilizado, o que comprova a presença do participante no evento. E se digitalizar os crachás dos participantes não só à entrada, mas também à saída, terá um quadro completo de check-in/check-out com todos os registos de entrada/saída do participante no local. Bem como informação sobre qual registador fez o check-in e a que zonas o participante teve acesso.
Estes ficheiros podem ser descarregados pelos organizadores que vendem bilhetes associados a um lugar e fila ou a um intervalo de tempo específico. Por exemplo, bilhetes para sessões numa pista de gelo, um espetáculo, uma visita guiada ou simplesmente para registar visitantes. Consequentemente, nesse ficheiro será possível ver de imediato para que lugar o convidado adquiriu o bilhete ou para que sessão horária o pode utilizar.
Pode fazer a exportação a qualquer momento e quantas vezes quiser, não há qualquer limite. Pode ser tanto um ficheiro com filtros como sem eles. Um ficheiro com os dados completos de todos os registos, ou um tipo específico de ficheiro, caso seja esse o seu interesse.
Além da base de participantes, o organizador pode descarregar um arquivo com todos os bilhetes dos participantes, mas, para ser sincero - nunca percebemos bem porque precisariam disso )))
E se tiver havido uma transmissão online durante a qual os espectadores podiam visitar os stands virtuais dos parceiros, acumular pontos e trocá-los por prendas e lembranças da "loja" - então no ficheiro descarregado verá a lista de logins de todos os participantes que encomendaram uma prenda e qual exatamente, podendo assim contactar o participante para a entrega.
Se está demasiado preocupado com os dados recolhidos, não confia na tecnologia e teme acordar sem acesso ao site, sem eletricidade, sem internet, ou que caia um OVNI...
Primeiro - não entre em pânico! O acesso pode sempre ser restaurado, e a luz e a internet voltam))
Mas se não se esqueceu de se ligar ao nosso chatbot assistente, todos os dias ele irá gerar automaticamente uma cópia de segurança do estado atual e enviar-lhe um ficheiro descarregado automaticamente com a base dos seus participantes.
Mesmo que algo corra mal, ou o servidor se avarie - tem sempre à mão uma cópia de segurança atualizada.
Todo o organizador que utiliza o RegToEVENT pode não só descarregar um ficheiro com a base de participantes registados através do nosso serviço, mas também, ao contrário - importar para o nosso sistema o seu próprio ficheiro previamente recolhido.
A lista dos seus convidados já está formada e conhecida com antecedência
Já tinha feito um registo prévio, antes de começar a vender bilhetes através da nossa plataforma
Além dos bilhetes vendidos através do site, precisa de adicionar a lista de: oradores, representantes de patrocinadores, imprensa, e também gerar-lhes bilhetes-convite gratuitos
Tem uma base de participantes de eventos anteriores, tem a certeza de que a maioria deles se vai certamente tornar participante também do seu novo evento, e após carregar a lista, todos recebem imediatamente uma ligação para pagamento
Precisa do serviço de check-in no local, mas os bilhetes dos participantes foram vendidos através de outro serviço de bilhética.
Pode importar quantos registos quiser. É possível fazer a importação já distribuindo os participantes por tipos de bilhete, ou por estados (pode já haver bilhetes pagos prontos, e também registos comuns que ainda aguardam pagamento), com envio de bilhete ou sem.
Por exemplo, se teve venda de bilhetes através de outra plataforma de bilhética e os seus participantes já têm bilhetes desse serviço já gerados, então o envio de bilhetes de outro tipo apenas os confundiria. Por isso, eles podem mostrar à entrada os bilhetes desse serviço através do qual fizeram a compra, e o nosso sistema irá digitalizá-los e reconhecê-los como "próprios", sendo possível imprimir logo o crachá do participante no local.
Se, por outro lado, tiver apenas uma lista de convidados, mas estes ainda não receberam bilhetes, então, logo na importação, esses bilhetes serão gerados e enviados aos participantes por email e por SMS, para agilizar no local o processo de verificação dos participantes e não criar aglomerações à entrada.
Portanto, quer esteja habituado a trabalhar com pedidos no sistema CRM ou num ficheiro em tabela - terá ambas as opções disponíveis, consoante as suas necessidades específicas.
Se tiver uma lista de convidados, mas não souber onde ou como gerar-lhes bilhetes com códigos QR para o evento - também estamos prontos para o ajudar com isso!
