Como escolher onde encomendar a aplicação de networking para o seu evento

01 É um produto separado ou um módulo do seu sistema de registo?

A pergunta mais subestimada. Se a aplicação existe à parte dos bilhetes, o participante terá de ser adicionado a ela novamente: exportar a lista, enviar convites, explicar porquê mais um registo. Cada um destes passos consome parte do público, e ficará com duas bases de participantes em vez de uma, e dois relatórios que não batem certo.

Quando a aplicação móvel do evento funciona dentro da plataforma de registo, o perfil é criado diretamente a partir do formulário de compra do bilhete, e o acesso abre-se automaticamente assim que o pagamento é feito ou no check-in.

02 O que o participante tem de fazer para entrar?

Conte os passos à letra: email, loja de aplicações, instalação, registo, código de confirmação, procurar o evento, preencher o perfil. Seis ações por um evento que dura um único dia, nem todos as vão fazer. E pergunte também o que acontece a quem não tem espaço no telemóvel ou cujo smartphone corporativo proíbe instalações.

03 Quem preenche a aplicação com conteúdo e quanto tempo demora?

Programa, oradores, resumos das apresentações, mapa do local, descrições de patrocinadores, textos de notificações - tudo isto alguém tem de introduzir. Se cada alteração ao horário passa pelo gestor do fornecedor, uma semana antes do evento, quando o programa muda todos os dias, vai ficar numa fila de espera para correções.

04 De quem é a marca que o participante vê dentro da aplicação?

Para uma conferência paga, a aplicação faz parte do produto pelo qual se pagou. Se os ecrãs, emails e notificações push estiverem com a imagem de outro serviço, o participante não vai lembrar-se da sua conferência. Confirme o que exatamente pode ser personalizado: logótipo, cores, ícone, nome na loja, domínio da versão web, assinatura das notificações.

05 Que campos tem o perfil e quem decide o que se mostra?

O perfil é aquilo por que é encontrado. Nome e cargo não dizem nada: «Head of Operations» há em metade da sala. O que funciona é a empresa, o setor, os temas, uma breve descrição e links. Verifique também se o organizador pode adicionar campos próprios para a especificidade do evento e ocultar os que não interessam.

06 O participante pode indicar por que veio?

A diferença entre «sou diretor de marketing» e «procuro um fornecedor de performance até ao final do trimestre» é a diferença entre um cartão-de-visita e um negócio. O formato «procuro / ofereço» faz metade do trabalho do algoritmo: as pessoas encontram-se sozinhas pelo objetivo, mesmo que a seleção da aplicação seja básica.

07 O que está realmente por trás da expressão «AI matchmaking»?

Sob esta expressão vendem-se quatro coisas diferentes: uma amostra aleatória com a etiqueta AI, interseção de tags, pesquisa por proximidade semântica de perfis e recomendações adaptativas que aprendem com o comportamento. A diferença de preço entre os níveis é significativa, e a diferença no resultado para o participante, também.

A verificação é simples. Se na interface não há onde indicar o objetivo e não se recolhem dados sobre as interações, não há inteligência na seleção. Se as recomendações são iguais para pessoas diferentes e não mudam depois de recusadas, está perante um filtro comum.

08 A aplicação explica por que sugeriu este contacto?

Uma recomendação sem explicação parece spam, e o participante ignora-a. Uma única linha «temas em comum: logística, exportação» ou «ambos procuram parceiros na região» transforma o cartão de um desconhecido num motivo para escrever. É uma funcionalidade barata com um efeito desproporcionalmente grande no número de conversas iniciadas.

09 Existe um catálogo decente de participantes e empresas?

O algoritmo de seleção nunca substitui a pesquisa manual. As pessoas chegam a uma conferência do setor com uma lista concreta de empresas que querem encontrar. Um catálogo com filtros por setor, papel e tipo de participação resolve isto em um minuto; sem ele, resta vaguear pela sala e ler crachás.

10 O participante pode não participar no networking?

Parte do público de uma conferência paga vem ouvir, não conhecer pessoas: gestores de topo, figuras públicas, representantes de setores regulados. Se o perfil for visível a todos por defeito e não puder ser desativado, vai receber queixas e pedidos de eliminação de dados - ambas as situações são desagradáveis e resolvem-se com um simples interruptor.

11 Há chats privados dentro da aplicação?

Escrever a um desconhecido num chat comum, com trezentas testemunhas, é algo que uma em vinte pessoas se atreve a fazer. A conversa privada elimina completamente esta barreira, e para a parte mais introvertida do público é a única forma de iniciar contacto. Verifique se o chat funciona antes do evento, se o histórico se mantém depois e se chegam notificações de novas mensagens.

12 É possível marcar encontros para uma hora concreta?

Uma conversa sem próximo passo não leva a lado nenhum. A marcação de encontros transforma o interesse numa entrada no calendário: o participante propõe um horário, o outro confirma, e ambos recebem um lembrete. Para o organizador, é também uma pista sobre o local: se estão marcados duzentos encontros para um dia, são precisas mesas e sofás, não apenas um salão com filas de cadeiras.

13 Existe uma forma rápida de selecionar contactos úteis?

Um catálogo com oitocentas pessoas é impossível de analisar com atenção. A mecânica de seleção rápida, em que os cartões passam um a um e são marcados como interessantes ou não, resolve a tarefa em dez minutos, num táxi a caminho do evento. Efeito secundário para o organizador: cada ação destas é um sinal para o algoritmo de seleção.

14 Como é que os participantes trocam contactos ao vivo?

O conhecimento acontece na fila do café, não na aplicação. A questão é o que acontece nesse segundo: as pessoas fotografam cartões-de-visita e perdem-nos, ou digitalizam o código QR do crachá e recebem o contacto na sua lista. A segunda opção só funciona se o crachá e a aplicação fizerem parte do mesmo sistema.

15 Existe um feed de publicações e quem o modera?

O feed resolve o problema do arranque a frio: antes do evento, não há nada para fazer na aplicação e as pessoas não entram. As publicações do organizador sobre a preparação, os anúncios de oradores, as perguntas dos participantes dão um motivo para abrir a aplicação duas semanas antes, e não só na manhã da conferência. O lado negativo é a publicidade e o spam, por isso a moderação é obrigatória.

16 O participante pode montar a sua agenda pessoal?

Numa conferência com três pistas paralelas, a maior dor do convidado é escolher para onde ir. Um programa interativo com temas, resumos e fotos dos oradores, mais a possibilidade de marcar as apresentações interessantes, resolve isto por ele. Para o organizador, é também uma previsão: vê antecipadamente que sala vai encher e qual vai ficar vazia.

17 O que acontece na sala durante a apresentação?

A aplicação ou compete com o palco, ou trabalha para ele. Perguntas ao orador vindas da sala, votações com resultado instantâneo no ecrã e inquéritos sobre o tema da apresentação mantêm a atenção e, ao mesmo tempo, dão feedback ao orador. Sem isto, o telemóvel nas mãos do participante abre o email, não a sua conferência.

18 Quem e como envia as notificações push?

As notificações são a ferramenta mais poderosa e mais perigosa da aplicação. Uma única mensagem enviada na hora certa - «dentro de dez minutos começa a apresentação que marcou» - aumenta a ocupação da sala. Cinco mensagens seguidas sobre patrocinadores levam a desativar as notificações e a apagar a aplicação. Confirme quem tem permissão para enviar e se há limites.

19 Existem mecânicas que incentivam a abrir a aplicação?

A gamificação resolve uma tarefa utilitária: dá um motivo para entrar na aplicação logo na primeira hora do evento, quando o participante ainda não percebeu para que serve. Pontos por perfil completo, publicações e conversas iniciadas, um QR quest pelo local com um prémio para quem o concluir, uma classificação de atividade - tudo isto trabalha a favor do networking, não do entretenimento pelo entretenimento.

20 A aplicação ajuda a orientar-se no local?

Numa feira ou num grande fórum, metade das perguntas aos voluntários são «onde é a sala B» e «onde é o stand desta ou daquela empresa». Um mapa do local com os stands, zonas e salas de reunião assinalados alivia esta carga e ainda leva as pessoas até aos stands dos parceiros pelos quais pagaram.

21 O que a aplicação dá aos patrocinadores, além do logótipo?

Um pacote de patrocínio com menção na aplicação vende-se mal, porque não pode ser medido. Um catálogo de parceiros com descrição, materiais e botão de contacto, um stand virtual para o público online e um relatório sobre o interesse dos participantes transformam uma linha do pacote num valor mensurável, que se pode vender mais caro.

22 Como é que o patrocinador recebe os contactos dos participantes sem quebrar as suas promessas?

Conflito clássico: prometeu aos participantes que os contactos não seriam partilhados com terceiros, e o patrocinador, por contrato, exige uma lista de leads. Exportar a base não é possível, nem legal nem eticamente. A solução é a mecânica de partilha voluntária: o próprio participante digitaliza o QR no stand, e apenas o seu contacto chega ao parceiro.

Para o patrocinador, isto é até melhor do que uma exportação: recebe não todos indiscriminadamente, mas quem se aproximou e mostrou interesse, com registo de hora e stand.

23 Que cenários, além de conhecer pessoas, a aplicação resolve?

Numa conferência de um setor, muitas vezes é preciso mais do que networking: uma feira de emprego com stands de empregadores, cupões para café e merchandising de parceiros, controlo de entrega de materiais, certificados para os participantes. Se cada um destes cenários exigir um novo fornecedor, o custo do evento cresce mais depressa do que a utilidade.

24 O que vai ver no relatório depois do evento?

O networking facilmente se torna numa parte imensurável do orçamento: a aplicação existiu, mas não há como provar a sua utilidade. São necessários números concretos: quantos participantes abriram o perfil, quantas conversas começaram, quantos encontros foram confirmados, que stands e sessões geraram mais interesse. É também o principal argumento na conversa com os patrocinadores sobre o preço do pacote para o próximo ano.

25 A quem pertencem os dados dos participantes e o que lhes vai acontecer depois?

Uma aplicação de networking recolhe mais dados pessoais do que qualquer outra parte do evento: cargos, empresas, interesses, conversas, histórico de encontros. Continua a ser o responsável por estes dados, e responde pela base legal da recolha, pelo local de armazenamento e pela eliminação a pedido. Confirme onde fica fisicamente a base, se existe um contrato de tratamento de dados, e se é possível exportar e apagar os dados de uma pessoa concreta.

E há ainda uma pergunta que raramente se faz: se o fornecedor vai usar o seu público para as suas próprias newsletters e anúncios de eventos alheios.

26 Quanto custa isto e o que acontece à aplicação depois do evento?

Compare não o preço por evento, mas o custo total: licença, configuração, personalização de marca, módulos de networking e gamificação, suporte no dia do evento, ajustes. E pergunte obrigatoriamente sobre o final: o acesso fecha no dia seguinte, os participantes ficam com os contactos guardados e as conversas, é possível transformar o público numa comunidade até ao ano seguinte?