Os códigos QR existem há muito tempo, mas parece que os organizadores de eventos só recentemente descobriram
que podem usá-los para identificar o participante. E todos, sem exceção, partiram em busca de um serviço
de bilhetes QR. Vamos tentar perceber para que serve e que
problemas ajuda a resolver.
O registo de participantes numa conferência ou feira, mesmo num pequeno seminário, é um processo bastante
complexo. Não basta guardar os dados do participante e receber o pagamento, é também preciso enviar-lhe o
bilhete. Hoje em dia já é praticamente ridículo receber, após o registo, um simples email a dizer "obrigado,
está registado"; depois do pagamento, o participante deve receber um bilhete QR,
para saber que realmente poderá comprovar o seu direito de participação no dia do evento.
O código QR é um símbolo gráfico único no qual está codificada, ou seja, "escondida", determinada informação.
Existem inúmeros serviços que permitem gerar um código QR,
bastando fornecer os dados necessários para a codificação. Mas aqui surge a questão: o que pretende codificar
nesse código e até que ponto está disposto a criar manualmente esses códigos QR nos bilhetes.
Já encontrámos várias vezes organizadores que geram eles próprios os códigos
QR manualmente através de serviços específicos, e depois os inserem manualmente no
modelo do bilhete num editor gráfico. Em seguida, guardam-no como imagem ou ficheiro .pdf, e voltam a enviá-lo
manualmente ao participante. Ainda bem se a equipa for grande e houver um colaborador dedicado a isso, por
exemplo, um designer, ou alguém que saiba pelo menos desenhar algo no Photoshop. Mas e se a comissão
organizadora for apenas 2-3 pessoas? E se o bilhete for comprado de noite ou ao fim de semana, quem lhe vai
gerar o bilhete QR?
Para evitar situações deste tipo, o melhor é recorrer a um serviço especializado de geração
de bilhetes QR. Estes serviços funcionam 24 horas por dia, 7 dias
por semana, o processo está totalmente automatizado e não terá de gastar imenso do seu precioso tempo a fazê-lo
à mão.
Um serviço de bilhética não se limita a gerar o bilhete, mas garante-lhe também todo o
processo de registo e pagamento. O participante que se regista para o evento é imediatamente encaminhado para
a página de pagamento, sem ter de esperar que entrem em contacto com ele ou lhe enviem um número de cartão para
pagar — o que dá tempo para mudar de ideias. E após o pagamento, recebe o bilhete instantaneamente.
Muitos organizadores não querem desistir! E procuram qualquer forma de fazer tudo por conta própria. Todos os
que têm pelo menos uma equipa mínima de 1,5 programadores criam os seus próprios geradores de códigos
QR para bilhetes. E até estaria tudo bem, os seus participantes têm
efetivamente nas mãos um bilhete com um moderno código QR, mas por vezes esse código QR esconde seja o que for,
menos a informação que, enquanto organizador, realmente precisa.
Há organizadores que conseguem incluir no código QR o endereço do site do evento. Isso é certamente simpático,
e presumivelmente esperam assim aumentar as visitas ao seu site, mas o participante já visitou o site de
qualquer forma.
Outros colocam ali uma ligação para a página com o programa de palestras — o que é sem dúvida útil, mas dar o
programa do evento ao participante, mesmo que em formato de código QR, pode ser feito diretamente no próprio
evento, colocando-o num crachá, em materiais impressos, ou simplesmente afixando-o numa porta, numa parede,
projetando-o num ecrã ou noutros locais muito frequentados do espaço.
Alguns organizadores preocupam-se com os seus participantes e escondem no código QR do bilhete
um mapa de acesso ao local. Isso também é bom, mas que benefício tira o organizador de um bilhete
assim? Não seria mais simples escrever no próprio bilhete o endereço do local e inserir o mapa como imagem?
Na prática, todos os seus 100, 500 ou 2000 participantes têm nas mãos exatamente o mesmo papel, cujo código QR
leva ao site ou a um mapa do local. Ao digitalizá-lo, isso não lhe dá pessoalmente, como organizador, absolutamente
nada!
Se está a criar um bilhete com código QR, deve compreender que, ao chegar ao
local, o participante lhe vai mostrar o bilhete, e você, ao digitalizá-lo, deve conseguir confirmar a sua
autenticidade. Para isso, os serviços de bilhetes QR geram todos os
bilhetes com códigos únicos. Para que cada participante tenha o seu próprio código e não seja possível usar o
mesmo bilhete várias vezes.
No bilhete com código QR devem estar codificados dados únicos de cada
visitante, e após a sua digitalização, deve ficar registada uma marca de que esse bilhete já foi utilizado; só
assim ajudará a prevenir situações em que é preciso lidar com "caronas" sem bilhete.
Além disso, esses bilhetes QR podem ser usados pelos próprios participantes para fazer
networking. Podem trocar contactos entre si através da digitalização dos códigos.
Além do código QR, os serviços de bilhética também podem adicionar códigos de barras ao bilhete
do participante. Mas para a maioria dos organizadores isso não é tão prático, porque precisam de ser
digitalizados com aplicações específicas ou com um scanner industrial, enquanto o código QR já pode ser
digitalizado até com a aplicação padrão da câmara de um smartphone, sem instalar aplicações adicionais.
A RegToEVENT disponibiliza aos organizadores a funcionalidade completa de geração de bilhetes com
códigos QR, independentemente de o evento ser pago ou gratuito. O bilhete do
participante é configurado pelo organizador e, além da informação principal sobre o evento e dos elementos de
segurança sob a forma de código QR e código de barras, também pode conter textos e/ou imagens adicionados pelo
próprio organizador (logótipos de parceiros, imagens temáticas do evento, mapa de acesso, informação importante
em texto, o que levar consigo, etc.)
Existe também a opção de usar o seu próprio modelo de bilhete. O organizador fornece o design do bilhete tal
como o imagina e, a partir daí, apenas os seus participantes receberão o bilhete nesse formato. Ao mesmo tempo,
todos os elementos de segurança — os códigos QR únicos dos
bilhetes mantêm-se, não havendo o risco de todos terem o mesmo código na imagem.
Além disso, com a ajuda dos códigos QR nos crachás dos participantes, é possível monitorizar
as suas deslocações pelo local, caso este esteja dividido em zonas com acesso limitado por tipo de bilhete, por
horário de entrada, ou por número de entradas (por exemplo, a entrada na zona de refeições permitida apenas uma
vez)
