Consultoria para organizadores de eventos

A experiência alheia sai mais barata do que os seus próprios erros. Ajudamos a calcular o orçamento, formar a equipa e lançar as vendas de bilhetes sem perdas.

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Consultor da RegToEvent a ajudar um organizador de eventos a planear o evento

Quando a consultoria se paga mais rapidamente

Primeiro evento

Organizar um evento parece uma tarefa simples. Mas quanto mais perto está a data, mais detalhes surgem, e cada erro de principiante custa dinheiro real do orçamento.

O orçamento dispara

Os fornecedores apresentam preços, mas não há com que comparar. A gráfica pede para exceder o orçamento, o aluguer de equipamento encarece, e não é claro onde está o normal e onde está a pagar a mais.

As vendas de bilhetes estão paradas

Falta um mês para o evento e apenas 15% dos bilhetes foram vendidos. O pânico leva a gastar o orçamento de publicidade às cegas, embora na maioria das vezes o problema esteja no preço, nos canais e no prazo correto.

Novo formato

Uma feira, uma conferência ou um evento híbrido que ainda não fez. Aqui os erros alheios são especialmente caros, e um esquema comprovado poupa semanas de preparação.

O preço do erro contra o preço da consultoria

Um único passo em falso na preparação de um evento costuma custar mais do que toda a consultoria. Eis as perdas típicas de um organizador iniciante.

Sala com menos público devido a promoção fraca

~ 2 400 €

Pagamento excessivo a fornecedores

~ 1 500 €

Alterações urgentes e material gráfico

~ 600 €

Pessoal extra desnecessário na equipa

~ 1 200 €

Consultoria RegToEvent

a partir de 200 €

Valores aproximados, para um evento presencial típico com 300 convidados na Europa. Na consultoria, calculamos o seu orçamento com base em preços reais de fornecedores.

Caso 1. Recursos e equipa

Quantas pessoas e horas são precisas para um evento: manual vs. automatização

O organizador de uma conferência com 300 participantes planeava contratar três assistentes para o registo, os bilhetes e os envios. Na consultoria, calculámos o esforço de trabalho em dois cenários.

Processo

Tudo manual

Com RegToEvent

Registo e listas de convidados

~ 40 horas

~ 4 horas

Venda e controlo de bilhetes

~ 30 horas

~ 3 horas

Lembretes por email e SMS

~ 20 horas

~ 2 horas

Check-in no dia do evento

4 pessoas no balcão

1 pessoa com leitor de QR

Total na preparação

~ 120 horas e 3 pessoas extra

~ 20 horas, sem contratações extra

Resultado: o orçamento da equipa reduziu cerca de 1 200 €, e o organizador dedicou-se ao programa e aos oradores em vez de tabelas. Valores aproximados, calculamos para o seu formato na consultoria.

Caso 2. Feira

Como organizar uma feira e vender stands a expositores

O organizador da primeira feira do setor não sabia quanto deveria custar um stand nem quando começar as vendas. Um mês antes do início das vendas, não havia um único expositor.

Na consultoria, montámos um esquema de trabalho para a venda de stands:

Tabela de preços: preço antecipado, standard e lugares premium junto à entrada e ao palco
Expositores âncora com desconto, cujos nomes vendem os restantes stands
Início das vendas 6-9 meses antes e plano de montagem no mapa da sala
Captação de leads nos stands, para que os expositores regressem no ano seguinte

Resultado: 80% dos stands vendidos 3 meses antes da abertura, expositores reservaram já a participação para o ano seguinte.

Esquema de organização de uma feira e venda de stands a expositores

Planeamento de um evento híbrido: sala presencial e transmissão online

Caso 3. Evento híbrido

Como fazer corretamente um evento híbrido

A equipa acrescentava pela primeira vez uma transmissão online a uma conferência presencial. O maior medo: pagar pelo streaming e obter uma transmissão vazia, com mau som e um chat silencioso.

O que configurámos juntos na consultoria:

Um bilhete online separado em vez de uma ligação gratuita que desvaloriza o bilhete presencial
Som da mesa de mistura do local na transmissão, em vez do microfone da câmara da sala
Moderador do público online: perguntas aos oradores, inquéritos, chat ao vivo
Gravação das apresentações como produto separado após o evento

Resultado: os bilhetes online geraram cerca de 30% de receita adicional sem aumentar a capacidade da sala.

O que mais preocupa os organizadores na Europa

Caso 4. RGPD e dados dos participantes

Registar convidados sem risco de coimas

O organizador de um fórum de negócios na UE tinha receio de recolher os contactos dos participantes: as notícias sobre coimas por violação do RGPD assustam mais do que uma sala vazia.

Na consultoria, analisámos que, na prática, basta um formulário de registo corretamente configurado: consentimentos explícitos para o processamento de dados e envios, aviso sobre fotografia e vídeo, e uma política clara de conservação e eliminação de dados.

Sem preparaçãoRecolha de contactos numa folha comum, envios sem consentimento, risco de reclamações e fiscalizações

Depois da consultoriaConsentimentos no formulário, dados num único sistema, exportação e eliminação a pedido

Caso 5. Vendas tardias

Os bilhetes são comprados na última semana. Isso é normal?

Na Europa, até 40-60% dos bilhetes para eventos são comprados nos últimos dias. O organizador vê vendas fracas um mês antes, entra em pânico e gasta o orçamento de publicidade às cegas.

Na consultoria, construímos um calendário de vendas: preços antecipados com prazos rígidos, vendas por parceiros e referências, remarketing para quem abriu o formulário, e uma reserva no plano de caixa para o pagamento antecipado ao local.

Sem preparaçãoPânico um mês antes, publicidade caótica, descontos com prejuízo e falha de caixa

Depois da consultoriaPlano de vendas semanal, prazos de preços claros e lançamento de publicidade tranquilo

Promova os seus eventos online

Todos os dias, nas nossas cidades, realizam-se dezenas de eventos, e é preciso lutar pela atenção dos visitantes. Reunimos um departamento de marketing especializado para os nossos clientes, por isso temos uma vasta experiência em configurar e promover precisamente eventos e conferências.

A RegToEvent oferece uma gama completa de serviços de consultoria para todos os tipos de eventos: promoções, BTL, conferências, apresentações e inaugurações. Ao recorrer à nossa consultoria, poupará tempo no desenvolvimento do guião do evento e na seleção de fornecedores, e reduzirá significativamente os custos de preparação.

Cálculo do orçamento do evento e configuração de campanhas publicitárias

Publicidade nas páginas principais de cartazes públicos e catálogos temáticos

Promoção de eventos nas redes sociais junto do seu público-alvo

Publicidade contextual e de display sem desperdiçar orçamento: FB pixel e Google conversion

Envios de email e SMS em nome do organizador

Publicidade em aplicações móveis

Publicidade no YouTube

No final do nosso trabalho, você recebe

Em apenas alguns dias, fazemos uma auditoria ao mercado e indicamos: qual o melhor formato de evento para si, quem é o seu público-alvo e onde encontrá-lo, quantas pessoas conseguirá reunir e que sala se adequa a esse número.

Proposta de formato do evento

Lista de locais adequados às suas necessidades

Lista de serviços de catering

Fornecedores de aluguer de equipamento, mobiliário e material

Fornecedores de material gráfico, fotografia e vídeo

Estimativa aproximada do orçamento do evento

Ajudamos a escolher fornecedores e explicamos que armadilhas evitar ao trabalhar com eles. Partilhamos truques que observámos noutros eventos: o que certamente vai agradar ao público, e onde os organizadores gastam dinheiro em vão. Não é uma organização chave-na-mão com um orçamento enorme, mas sim o apoio inicial mais importante para si enquanto organizador iniciante.

Perguntas frequentes dos organizadores

Como organizar um evento sem experiência e por onde começar?+

Comece pelo formato, pelo público-alvo e por um orçamento realista. Na consultoria, em poucos dias fazemos uma auditoria do mercado, propomos o formato, os locais e os fornecedores, além de um plano de etapas de preparação com áreas de responsabilidade definidas. Assim, o primeiro evento arranca de forma mais simples e sem os erros típicos de quem está a começar.

Quanto custa uma consultoria de organização de eventos?+

O custo da consultoria é várias vezes inferior ao preço de um único erro no orçamento: pagar a mais a um fornecedor, uma sala com menos público do que o esperado ou uma reimpressão urgente de material gráfico. Não se trata de organização chave-na-mão, mas de apoio pontual: paga pela experiência alheia e poupa orçamento e tempo. Escreva-nos e calculamos um pacote adequado à sua necessidade.

Como calcular o orçamento de um evento e o número de pessoal necessário?+

Calculamos a partir do formato e do número de convidados: aluguer, catering, equipamento, material gráfico, equipa. Mostramos que processos compensa automatizar: registo de participantes, venda de bilhetes, check-in, envios de email. A automatização reduz o esforço de trabalho 4 a 6 vezes e elimina pessoal extra desnecessário do orçamento.

Como vender stands e atrair expositores para uma feira?+

A combinação que funciona é: tabela de preços de stands, expositores âncora, início das vendas 6-9 meses antes e um plano de montagem claro no mapa da sala. Ajudamos a estruturar a proposta para os expositores e a configurar o funil de vendas de stands, incluindo a captação de leads na própria feira.

Como realizar um evento híbrido: presencial e online em simultâneo?+

Um evento híbrido precisa de um bilhete online separado, som de qualidade vindo do local, moderação do público online e envolvimento: inquéritos, perguntas aos oradores. A gravação das apresentações após o evento torna-se um produto adicional. Na consultoria, montamos o esquema de trabalho adequado ao seu formato e orçamento.