Impressão de crachás no local

A impressão de crachás nominativos diretamente no evento acelera o processo de registo e poupa-lhe trabalho

O crachá nominativo é um dos elementos essenciais de qualquer evento empresarial. Torna muito mais fácil para os seus convidados conhecerem-se uns aos outros e criarem contactos úteis. Vê-se logo quem está à sua frente, se essa pessoa lhe interessa para iniciar uma conversa ou não.

Antigamente, todos os organizadores preparavam cartões de crachá e escreviam os nomes dos participantes com marcador mesmo no local. Na verdade, ainda há quem faça isso, mas o método está bastante desatualizado. Porque esse tipo de crachá fica com um aspeto muito pouco cuidado e pode até sujar a roupa do convidado, deixando marcas de marcador.

É possível imprimir crachás nominativos antecipadamente diretamente numa gráfica. Fornece-lhes o modelo do crachá, a lista de nomes dos participantes, e eles nomeiam-nos logo na impressão. Mas depois vai ter, no local, uma confusão de cartões todos iguais, sendo preciso encontrar apenas 1 em concreto. Isto atrasa muito o processo de registo e aumenta a insatisfação dos convidados devido à espera.

Ou então pode imprimir etiquetas nominativas diretamente no local. Esta forma de registo é muito mais prática para si e mais cómoda para os seus convidados. O registo demora apenas alguns segundos e consegue evitar filas, insatisfação, stress das suas hostesses, crachás perdidos e pessoas sem bilhete.

Porque é mais prático imprimir crachás nominativos no local

Antecipadamente

Os modelos são entregues para impressão com antecedência. Vai ter de encerrar os registos ou os últimos a registar-se ficarão sem crachás de qualidade
É preciso gastar várias horas a organizar tudo por ordem alfabética
Precisa de muito espaço para os crachás organizados
As hostesses e os convidados procuram o crachá certo várias vezes e metade acaba por se perder e só é encontrada depois do evento
O registo de um participante pode demorar 2 a 5 minutos
Não é possível registar um novo participante, o crachá terá de ser escrito à mão com marcador ou caneta (((
Se o participante cometeu um erro no registo e o crachá já foi impresso, terá de andar o dia todo com o erro
Convidados menos honestos podem enganar as hostesses e pedir 2-3 crachás para o mesmo nome, fazendo entrar amigos e colegas de graça
Não há uma noção exata de quantas pessoas visitaram o evento, pois parte dos crachás será perdida, parte será emitida novamente

No local

É possível emitir o crachá nominativo mesmo para quem se registou na última noite ou mesmo junto ao balcão de check-in
Uma pilha de crachás em branco todos iguais, que não é preciso organizar
Uma pilha de cartões bem organizada
A etiqueta nominativa do convidado é impressa no momento do registo e nada se perde nem se confunde
O registo de um participante demora 7 a 10 segundos
É possível adicionar sem problemas todos os novos participantes e imprimir-lhes crachás iguais aos dos restantes convidados
Se o participante cometeu um erro, é possível corrigi-lo e imprimir a etiqueta correta com os seus dados
Sincronização total da base de dados, e a todos a quem foi impresso um crachá é registada uma marca de entrada, não sendo possível voltar a entrar com o mesmo bilhete (registo)
Estatísticas completas de quantas pessoas se registaram, com marcas de hora de entrada específicas

Como organizar a zona de check-in dos convidados e a impressão de crachás no local

Deve conhecer com antecedência como é o espaço onde vai organizar a zona de check-in, qual o seu tamanho, quantas mesas e balcões cabem lá. Quantas entradas/saídas tem essa zona e de onde vão chegar os convidados, e se há a possibilidade de passantes aleatórios (por exemplo, o lobby de um hotel por onde passam hóspedes). É preciso ter em conta as questões técnicas: iluminação, internet, rede de 220V, se há balcões fixos ou é preciso levar os próprios, etc.

Quantos pontos de check-in vão ser necessários

Há uma série de fatores que influenciam a velocidade do registo de um participante. Mas sem entrar em detalhes, em termos gerais:

1 ponto consegue atender confortavelmente 100-130 pessoas por hora. Embora na verdade a maior parte do tempo seja gasta com a saudação, tirar o telemóvel da mala e procurar o bilhete, perguntas sobre onde é o vestiário, onde é a casa de banho, e o próprio check-in demore apenas cerca de 7 segundos.
1 ponto consegue atender - 200 pessoas por hora , mas nesse caso as suas hostesses vão andar de um lado para o outro sem parar. Ou este cenário só é possível se, além do crachá, não tiver mais nada para entregar aos convidados
recorde – 260 pessoas por hora. Este tipo de registo realizámo-lo no Olímpico, mas lá havia uma pessoa que pedia aos convidados para terem os bilhetes prontos com antecedência, encaminhava-os para um balcão livre para que não ficassem todos na mesma fila junto à mesma mesa, e no geral as hostesses trabalhavam muito rápido e profissionalmente.

Além disso, é preciso perceber quantas categorias de bilhetes tem no seu evento. Por vezes os organizadores pedem para separá-los, pois em mesas diferentes são entregues materiais informativos diferentes. E se entre os seus bilhetes houver bilhetes VIP (um segmento premium), garanta sempre um balcão separado para eles, mesmo que sejam poucas pessoas! Caso contrário, está a desvalorizar todo o sentido do pacote VIP.

HELP Desk

É um balcão separado, junto à zona de check-in, onde NÃO entrega crachás! Aqui resolve todas as questões dos participantes: quem não está nas listas, quem chegou mas a contabilidade da empresa ainda não pagou a fatura, porque apareceu a mensagem de que "O participante já entrou anteriormente", quem veio em vez de um colega, e assim por diante.

Isto é especialmente importante se, no seu evento, houver zonas de exposição de patrocinadores - estes costumam gostar de trazer, no último dia, promotores e hostesses para o stand que não constavam anteriormente na lista de participantes. Se convidar blogueiros e celebridades conhecidos para o evento, estes também trazem quase sempre alguns +1, +2, que lhes filmam conteúdo, ajudam a que a estrela fique melhor ou lhes carregam as coisas.

As hostesses normais que contratou para o check-in não podem saber quem vem com quem, quem está atrás do stand, quem pagou o bilhete e quem não pagou. E não podem tomar decisões sobre a participação de novas pessoas, nem adicioná-las à sua base. Tecnicamente isto é feito de propósito, para evitar situações em que as hostesses convidam os seus amigos para almoços gratuitos apetitosos ou para o after-party.

Tomar este tipo de decisões em situações não convencionais só pode ser feito pelo organizador ou por um seu representante, que conheça todas as nuances. Por isso, uma mesa separada de HELP Desk ajuda a resolver todas estas questões e melhora a qualidade de todo o processo de check-in.

Dimensões do balcão de check-in

Alguns locais têm balcões fixos. E nem sempre a zona de check-in permite fazer o seu próprio balcão à parte, sendo preciso usar o que já existe. Por isso é fundamental conhecer as dimensões e a possibilidade física de instalar o número desejado de pontos de check-in. Se quiser encomendar 8 pontos de check-in para o número de convidados que tem, pode acontecer que só caibam fisicamente 5. Mas sabendo isto com antecedência, é possível planear uma forma de acelerar o processo.

Por vezes os locais oferecem simplesmente mesas normais com toalhas, que já têm em grande quantidade. Esta opção também pode servir, e pode sempre pedir mais mesas se for necessário.

Também pode levar os seus próprios balcões e instalá-los, se o espaço permitir e souber onde e quais pode alugar.

Balcões fixos

Certifique-se sempre das dimensões do balcão, e melhor ainda, meça tudo pessoalmente no local com uma fita métrica. Assim vai saber exatamente quanto equipamento pode colocar lá, de que tipo, e quantas pessoas conseguem realmente trabalhar aí.

Balcões de check-in para alugar

Aqui também é importante conhecer as dimensões. Porque visualmente o organizador pode achar que numa mesa dessas cabem 2 conjuntos de equipamento, mas na prática só cabe 1,5. E mesmo juntando 2 mesas, cabem perfeitamente 3 conjuntos, e nunca 4. Claro que há a opção de usar portáteis mais pequenos, ou colocar as impressoras em cima, mas isso é arriscado, pois um convidado pode encostar-se e a impressora cair.

Mesas normais para o check-in

Na maioria das vezes já existem no local, e é muito provável que lhe ofereçam até as toalhas. Mas pode saber antecipadamente como são e fazer as suas próprias, com branding, ou simplesmente brancas e elegantes. Para destacar a zona de check-in.

Altura do balcão

Este é um fator importante. Se tiver um balcão alto de dois níveis, não precisa de se preocupar com os cabos de ligação dos equipamentos - ficam escondidos atrás do painel frontal. E, na verdade, não importa qual é o aspeto desse equipamento. As hostesses vão conseguir trabalhar comodamente de pé, já que o computador ficará mais perto do nível dos olhos.

Aqui está um exemplo de uma boa solução de balcão, onde cabe 1 conjunto de equipamento. Atrás dele conseguem trabalhar confortavelmente 2 pessoas, se for preciso acelerar o processo de emissão de crachás. É alto, e todo o equipamento, cabos, materiais informativos, e até os pertences pessoais das hostesses, não ficam visíveis aos convidados. Mesmo que lá dentro seja um caos de crachás e fitas - para o convidado tudo tem sempre um aspeto elegante

Mas é preciso ter em conta não só a altura, mas também a profundidade das mesas, porque o espaço disponível pode ser muito pouco, e não haver sequer lugar para colocar portáteis

Enquanto em mesas normais abertas ou balcões baixos e abertos, é preciso arrumar todos os cabos da forma mais compacta possível, e pode encomendar branding para os equipamentos, para que fiquem todos cobertos com logótipos do evento, ficando com um aspeto mais elegante.

Em balcões baixos é melhor que as hostesses trabalhem sentadas, primeiro porque assim conseguem ver melhor a base de registos, e depois porque os convidados não verão as suas costas curvadas.

Locais fora do padrão

Há locais onde praticamente não há espaço para a zona de check-in, ou esta é um corredor comprido. Para estes locais é preciso encontrar uma abordagem específica. Por exemplo, se o check-in estiver disposto numa linha longa, e o acesso à mesa for pela extremidade, os participantes vão, sem perceber, formar uma única fila para a primeira mesa.

Situação semelhante acontece se tiver 2-3 mesas afastadas entre si. Nesse caso precisa de uma pessoa dedicada, que vá recebendo os convidados e os encaminhe para um balcão livre. Porque às vezes acontece que as primeiras 2 mesas estão sobrecarregadas, enquanto as raparigas nas últimas 2 estão à espera sem nada para fazer.

Ou então, em alguns locais é mesmo possível prever a digitalização à entrada e daí o envio remoto para impressão, e enquanto o convidado sobe, já lá estará à espera uma hostess com o crachá já impresso. Isto pode ser implementado até em pisos diferentes, recebendo os convidados no 1º piso e digitalizando o bilhete, enviando para impressão, e no 2º já os esperam os crachás prontos.

Controlo de acesso e segurança no local através dos crachás dos convidados

Em eventos de grande dimensão é necessário o controlo de acesso, por questões de segurança de todos os presentes. Em eventos com convidados de alto estatuto (ministros, deputados, presidentes, diplomatas, etc.), as questões de segurança são tratadas com muito rigor. Para a segurança é importante perceber se as pessoas que entram no local estão realmente na lista de convidados, quem são, e o que trazem consigo para o local.

Se for tudo conferido com listas em papel, isso é muito demorado e cria enormes filas à entrada. A solução ideal para esta situação é o crachá com código QR.

Impressão de crachás com código QR

Os códigos podem ser de vários tipos. E muitas vezes os organizadores usam-nos para a troca de contactos entre os participantes, ou para adicionar contactos na aplicação móvel, se o organizador a usar no evento.

Mas também é possível acrescentar um código especial, lido pela segurança, que abre a ficha completa com os dados do convidado que este deixou no registo. E depois pode ser conferido com o documento físico.

Também é possível adicionar antecipadamente uma foto da pessoa ao registo, servindo assim como confirmação adicional de que se trata realmente dessa pessoa.

Verificações do crachá QR pela segurança oficial

Muitas vezes os organizadores, com boas intenções ou talvez nem tanto, organizam várias etapas de revista e verificação. Por vezes isto é um requisito obrigatório devido ao alto estatuto dos convidados.

Participando constantemente neste tipo de eventos, podemos afirmar com convicção que deve haver primeiro um balcão de check-in e a receção do crachá pela pessoa, e só depois os detetores de metais, pórticos e revista dos pertences pessoais.

A segurança pode facilmente confrontar os dados do convidado no crachá com os do passaporte, digitalizando o código QR do crachá ou da pulseira inamovível.

Fazer a verificação de documentos e pertences antes de a pessoa receber o crachá não é muito racional. Em alguns complexos grandes, tanto na Ucrânia como no estrangeiro, o edifício pode ter várias salas onde decorrem, em simultâneo, eventos diferentes. E é muito frequente as pessoas confundirem pisos, pavilhões, entradas, e acabarem por ir parar a um evento diferente do seu. Se a revista for feita antes do registo, isto é um incómodo para as pessoas que "por engano" foram parar ao local errado, e um desperdício de recursos da sua equipa de segurança.

Os elementos de segurança podem digitalizar os crachás QR para confirmar que o participante está realmente na base, ver todos os dados do seu registo, e confrontar com o documento físico da pessoa. Se houver necessidade de verificar periodicamente os convidados já em movimento pelo local, podem digitalizar o QR do crachá para confirmar se é válido ou não. Ou registar assim a entrada/saída do convidado numa zona específica.

Impressão de crachás com fotografia

É possível carregar antecipadamente uma fotografia para cada registo do convidado, e nós geramos-lhe o ficheiro para imprimir os crachás na gráfica com os dados do convidado, a sua foto e o código QR para digitalização.

Mas esta opção é mais indicada para eventos de menor dimensão. As hostesses procuram o crachá da pessoa certa entre os já prontos e digitalizam o código antes de o entregar à pessoa, para registar o facto do check-in no local. E depois esse código pode ser digitalizado e conferido com os dados reais pela segurança.

A segunda opção é tirar a foto ao convidado logo no local e imprimir o crachá com a foto na hora. É um método mais eficaz em termos de fiabilidade dos dados. Porque as fotos que lhe enviam com antecedência podem não ter a melhor qualidade, ou ter sido tiradas há muitos anos: no casamento, no passaporte aos 16 anos, ou na praia ))) E a pessoa que veio ao evento hoje já não se parece muito com a foto de há 10 anos.

Mas convém ter em conta a velocidade deste método de impressão e o custo. O equipamento para imprimir crachás no local exige mais espaço, e se estiver limitado pelas dimensões do balcão de check-in, não vai conseguir montar muitos pontos de uma vez. É preciso instalar adicionalmente câmaras e iluminação para as fotos. Se para entregar um crachá com etiqueta bastam 7-10 segundos, aqui é preciso tirar a foto e imprimir o modelo completo, o que pode demorar mais de 1 minuto por pessoa.

Para eventos com várias centenas, e sobretudo milhares de convidados, não é a melhor opção. Além disso, tenha em conta que a espessura de um crachá assim será praticamente a de papel fotográfico. Por isso, por vezes o custo não compensa os objetivos.

Crachás com etiquetas NFC ou RFID

Podemos colocar dentro do crachá etiquetas de radiofrequência NFC para controlar a circulação no local. Junto das portas também será necessário instalar adicionalmente "leitores" para recolher estatísticas de passagens.

Embora seja uma opção cara, e só valha a pena encomendá-la se souber realmente que mecânicas de gamificação ou de estatísticas vai usar, e não apenas por diversão ou porque viu isso algures num evento sofisticado no estrangeiro.

Independentemente de ter convidados de alto estatuto e segurança oficial, ou de se tratar de um evento comercial com entrada por bilhetes comprados - deve sempre haver alguém à entrada a controlar a presença de crachá, pulseira ou outros elementos distintivos. É melhor que seja um homem robusto de fato, gera-se menos questionamento e reclamações do que com hostesses ou promotores. E a tarefa dessa pessoa é simples - garantir que ninguém entra sem crachá. Assim, consegue mesmo evitar pessoas sem bilhete.

É possível organizar o check-in nas zonas mais fora do padrão - temos soluções para impressão de crachás móvel. Terminais e tablets para a segurança e balcões de autoatendimento

Aspetos técnicos no local para a impressão de crachás

Internet

Todos os locais dizem SEMPRE que têm uma excelente rede wifi pública - o segurança vê filmes de adultos em 8K todas as noites… Mas, na realidade, tudo muda quando chegam 100+ pessoas ao local, depois 500, depois 900…

Não se entende porque é que, tendo gigabytes de internet móvel, toda a gente insiste em ligar-se ao wifi gratuito, mas é exatamente isso que acontece sempre no local.

Temos um modo de funcionamento offline, mas isso já é passado. E nesse modo perde-se toda a agilidade e flexibilidade do processo. A opção mais ideal é o check-in a partir de uma base de dados na cloud, onde tudo é sincronizado instantaneamente. E não vai haver situações de convidados a tentar enganá-lo aparecendo com o mesmo bilhete em balcões diferentes ou em momentos diferentes.

Peça sempre uma rede wifi dedicada e separada para o check-in, ou, melhor ainda, providencie a instalação de um cabo de rede com um canal próprio para o check-in.

Este é simplesmente mais um aspeto que também precisamos de conhecer com antecedência, para nos podermos preparar a tempo. Pode até levar um Starlink - mas isso tem de ser combinado com antecedência, não na noite antes do evento nem já de manhã no local!

Alimentação 220V

O nosso equipamento não exige nenhum tipo de ligação especial. Basta uma tomada normal de 220V. A partir daí, tratamos de tudo no local.

Se o local não tiver alimentação de reserva, é preciso também prever imprevistos. Em algumas cidades conseguimos garantir sem problemas também alimentação de reserva

Impressão de crachás com bilhetes de outros serviços

Podemos digitalizar bilhetes de qualquer outro serviço e, da mesma forma, imprimir e entregar crachás aos seus convidados a partir deles. Se vendeu bilhetes através de: wayforpay, ticketbox, concert, karabas, ticketforevent, eventnet, gastroli, 2event ou qualquer outro serviço - ajudamo-lo a implementar o check-in dos convidados com impressão de crachás.

Nem sequer vai precisar de reenviar bilhetes no nosso formato, nem procurar todos manualmente na base.

A pessoa chega com o bilhete que recebeu após o registo, e nós digitalizamos os bilhetes "de outros", e a nossa sistema reconhece-os como se fossem seus. A velocidade do processo é semelhante, e todas as funcionalidades dos códigos QR nos crachás são mantidas.

A zona de check-in é o cartão de visita do seu evento!

E é muito importante organizar todo o processo de forma confortável, para que os participantes fiquem com uma boa energia logo à chegada. O essencial é prever tudo com antecedência e ter em conta todas as nuances possíveis.

Se está a preparar o evento com antecedência, ou mesmo se se lembrou disto ao último minuto - nada está perdido - contacte a RegToEVENT e nós ajudamo-lo a tornar o seu registo confortável e rápido.