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Event App / Cupões na aplicação

Cada convidado recebe exatamente aquilo por que pagou

Cupões digitais para comida, bebidas, estacionamento e merchandising diretamente na aplicação do evento. Configuração em 10 minutos, sem talões de papel nem equipamento extra.

Criar evento Ver os 4 casos práticos
Os meus cupões Tarifa "Business" Almoço 1 cupão Prosecco 5 cupões P Estacionamento 1 cupão Merchandising do patrocinador 1 cupão Mostrar código QR atribuído pela tarifa debitado pelo leitor

Os convidados pagam de forma diferente. Recebem a mesma coisa. A margem escoa-se

Gasta praticamente o mesmo dinheiro para atrair cada visitante. Mas os convidados pagam de forma diferente: uns escolhem o económico, outros o "Business", e alguns querem apenas o VIP pelo estatuto. Ainda assim, todos chegam ao mesmo espaço e recebem quase o mesmo produto.

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Prosecco de graça. O welcome drink é bebido por todos, mas estava previsto apenas nos tarifários mais caros.

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Estacionamento alheio. Os lugares foram ocupados por convidados com bilhete económico, enquanto o VIP dá voltas à procura de vaga.

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Merchandising em sacos. As mesmas pessoas aproximam-se 2 a 3 vezes e levam prendas que deveriam chegar para todos.

Económico 50 € Business 150 € VIP 400 € Um único espaço quase o mesmo produto para todos Prosecco bebido por quem não pagou Estacionamento ocupado por outros Merchandising levado em sacos Resultado: a margem das tarifas dissolve-se

A solução: sistema de cupões na aplicação de networking

A cada categoria de bilhete atribui o seu próprio conjunto de cupões eletrónicos. O convidado vê-os na aplicação do evento, a hostess digitaliza o QR, o servidor debita o cupão instantaneamente. Sem infraestrutura: basta um smartphone ou um tablet.

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Configure os cupões na área do organizador

Um conjunto de base já testado: 1 cupão para comida, 1 para estacionamento, 5 para prosecco, 1 para merchandising do patrocinador. Associe os conjuntos aos tipos de bilhete em 10 minutos.

2

Os convidados recebem os cupões automaticamente

Comprou o bilhete "Business", então o conjunto "Business" já está na aplicação. Sem novo registo, sem impressão de talões nem filas de entrega.

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A hostess digitaliza, o servidor regista

Cada débito passa pelo servidor central. Vê em tempo real quem usou os cupões, quantos foram entregues e quantos restam.

Caso 1

Diferenciação de tarifas: como nas companhias aéreas

Todos voam no mesmo avião, mas o serviço é diferente. No evento acontece o mesmo: o económico recebe apenas o acesso, o "Business" recebe cupões para 5 taças de prosecco, o VIP entra numa zona separada com bebidas ilimitadas.

Define claramente o volume de serviços em cada categoria de preço e aumenta a margem sem aumentar os custos. Bónus: os convidados satisfeitos com o welcome drink deixam melhores avaliações sobre o evento.

Económico apenas acesso ao evento sem cupões Business conjunto de base de cupões Comida 5 beb. Estac. Merch ×1 VIP estatuto e privacidade zona de bebidas ilimitadas
Caso 2

Estacionamento e locais sem infraestrutura

O local não tem catering próprio, há poucos lugares de estacionamento, mas é preciso fazer o controlo. A hostess fica junto à cancela ao lado da segurança e, com os cupões, deixa passar apenas quem tem o estacionamento incluído na tarifa. A segurança não precisa de perceber nada: apenas segue as indicações.

Convidado
mostra o cupão de estacionamento na aplicação
→
Hostess
digitaliza o QR com o smartphone
→
Servidor RegToEvent
debita o cupão,
regista no relatório
→
Cancela
a segurança abre quando indicado

Controlo digital total: quem usou os cupões e quantas entradas foram concedidas.

Acerto de contas com o estacionamento antecipado ou posterior, conforme combinar com o local.

Flexibilidade: se há 100 lugares e 500+ convidados, o estacionamento fica só na tarifa mais cara.

Transparência para os participantes: ao escolher a tarifa, veem logo o que está incluído no preço.

Caso 3

Refeições externas sem "talões fotocopiados"

Estabelece um acordo com um café no mesmo centro comercial ou nas proximidades. O seu assistente fica com um tablet e digitaliza os cupões dos convidados. Os talões de papel ficaram no passado: um caso real em que os convidados fotocopiavam os talões numa reprografia do mesmo centro comercial é impossível com cupões eletrónicos.

  • Impossível de falsificar: cada cupão passa pelo servidor central e é validado uma única vez.

  • Impossível de transferir para outra aplicação ou por captura de ecrã: o código está associado ao bilhete do convidado.

  • Emitido instantaneamente, sem gráfica nem burocracia extra.

  • Acerto de contas transparente com o estabelecimento: se o convidado apareceu ou não, vê-se pela digitalização.

Talão de papel cópia cópia original reprografia no mesmo CC, o prejuízo é seu Cupão digital O servidor valida o cupão uma nova digitalização será recusada 1 cupão = 1 refeição
Caso 4

Controlo da entrega de merchandising: um cupão, uma entrega

O merchandising mais caro é o primeiro a acabar: t-shirts, sweatshirts, canecas térmicas. As mesmas pessoas aproximam-se 2 a 3 vezes e enchem sacos inteiros, enquanto os anfitriões, sem controlo, distribuem tudo já a meio do dia.

Um cupão equivale a uma entrega por convidado. Nada de "10 canecas térmicas, 10 blocos de notas e 21 pares de meias" numa só mão. Cada um dos 300 convidados recebe a sua prenda, e o patrocinador vê estatísticas de distribuição honestas.

Sem controlo 10:00 12:30 14:00 já não há merch convidados depois do almoço saem sem prenda Com cupões 300 convidados 300 cupões 300 prendas, uma por pessoa Segunda tentativa: o leitor vê que o cupão já foi usado, e o anfitrião não precisa de discutir com o convidado. A recusa vem do sistema.

Problema → solução: chuleta do organizador

Cinco situações típicas em que os cupões eletrónicos no evento tapam um buraco no orçamento e eliminam o controlo manual de serviços.

ProblemaO welcome drink e o cocktail são consumidos por todos, incluindo os bilhetes económicos.
SoluçãoOs cupões de bebidas e comida estão associados à categoria do bilhete. Sem cupão, sem copo.
Problema100 lugares de estacionamento, 500+ convidados, a segurança não sabe quem deve deixar passar.
SoluçãoO cupão de estacionamento existe apenas nas tarifas mais caras. A hostess digitaliza junto à cancela, a segurança abre quando indicado.
ProblemaOs talões de papel para o almoço são fotocopiados, o acerto de contas com o café transforma-se numa discussão.
SoluçãoO cupão QR é validado pelo servidor central uma única vez. O número de digitalizações corresponde à conta do estabelecimento.
ProblemaO merchandising é levado aos sacos, a meio do dia já não há prendas, o patrocinador fica insatisfeito.
SoluçãoUm cupão, uma entrega por convidado. É o sistema, e não o anfitrião, que recusa uma segunda tentativa.
ProblemaDepois do evento, não é claro quantos serviços foram realmente entregues nem para onde foi o orçamento.
SoluçãoEstatísticas completas por cada cupão: quem, quando, onde o usou. O relatório fica pronto logo após o evento.

Com que dúvidas chegam os organizadores

Se procurava como pôr ordem nos serviços do evento, é provável que a sua questão já esteja aqui.

Como dividir o serviço entre categorias de bilhete no evento

Configure conjuntos de cupões para cada tarifa: económico sem refeições, "Business" com welcome drink, VIP com zona própria. O convidado vê a diferença já na compra do bilhete.

Caso 1: diferenciação de tarifas

Como organizar o estacionamento no evento sem infraestrutura própria

Cupão eletrónico de estacionamento mais uma hostess com smartphone junto à cancela. Controlo digital das entradas e acerto de contas transparente com o local.

Caso 2: estacionamento por cupões

Como controlar as refeições dos convidados num café externo

Um assistente com tablet digitaliza os cupões QR dos convidados no estabelecimento parceiro. Cada débito fica registado no servidor, a conta do café coincide até ao último cupão.

Caso 3: refeições externas

Como limitar a entrega de merchandising a uma prenda por convidado

O cupão de merchandising é validado uma única vez. O sistema recusa automaticamente uma segunda tentativa, e as prendas chegam a cada um dos 300 convidados.

Caso 4: controlo do merchandising

Como aumentar a margem do evento sem aumentar os custos

Defina o volume de serviços em cada categoria de preço. O sistema de cupões elimina as fugas de margem e dá dados exatos para planear o próximo evento.

Solução e configuração em 10 minutos

Como lançar rapidamente cupões eletrónicos no evento

Sem equipamento nem desenvolvimento: os cupões são criados na área do organizador da RegToEvent e aparecem automaticamente na aplicação dos convidados.

Respostas nas FAQ

Perguntas e respostas sobre os cupões na aplicação

Reunimos as 20 perguntas mais frequentes dos organizadores sobre o sistema de cupões para eventos.

O que são os cupões na aplicação do evento?
São talões eletrónicos para os serviços do evento: refeições, bebidas, estacionamento, merchandising, acesso a zonas. O convidado recebe-os na aplicação móvel da RegToEvent junto com o bilhete, e a equipa debita-os ao digitalizar o código QR.
Como é que o convidado recebe os seus cupões?
Automaticamente. Comprou um bilhete de determinada categoria, e o conjunto de cupões dessa tarifa já está na aplicação. Não é preciso novo registo, filas de entrega nem impressão de talões.
O convidado precisa de instalar uma aplicação separada para os cupões?
Não. Os cupões estão na mesma Event App onde estão o programa, o networking, os chats e o bilhete do convidado. Um único acesso, todas as ferramentas do evento num só lugar.
Que equipamento é necessário para digitalizar?
Um smartphone ou tablet comum, nas mãos da hostess, do assistente ou de um funcionário do estabelecimento parceiro. Não são necessários leitores especiais, torniquetes ou caixas registadoras.
É possível falsificar ou copiar um cupão?
Não. Cada cupão passa pelo servidor central e é validado uma única vez. Uma captura de ecrã, uma cópia ou a transferência do código para outra aplicação não funcionam: numa nova digitalização, o sistema mostra que o cupão já foi utilizado.
Quanto tempo demora a configurar o sistema de cupões?
Normalmente entre 10 e 30 minutos. Cria os tipos de cupões, define a quantidade e associa os conjuntos às categorias de bilhete na área do organizador. Não são necessários desenvolvimento nem integrações.
O que é o "conjunto de base" de cupões?
Uma combinação testada que cobre as necessidades básicas da maioria dos eventos: 1 cupão de comida, 1 de estacionamento, 5 de prosecco e 1 de merchandising do patrocinador. Use-o como base e adapte-o ao seu formato.
É possível associar conjuntos diferentes de cupões a tarifas diferentes?
Sim, é o cenário principal. Económico sem cupões, "Business" com bebidas e almoço, VIP com um conjunto alargado ou acesso a uma zona separada. Assim diferencia as tarifas, tal como as companhias aéreas diferenciam as classes de serviço.
É possível atribuir cupões a convidados individuais manualmente?
Sim. A oradores, parceiros, vencedores de concursos ou convidados VIP, os cupões podem ser atribuídos de forma individual, independentemente da categoria do seu bilhete.
Como funciona o cupão de estacionamento?
A hostess fica junto à cancela, ao lado da segurança, e digitaliza os cupões dos convidados à medida que chegam. Havendo um cupão válido, o carro passa. A segurança não precisa de perceber nada, apenas segue as indicações.
Como fazer o acerto de contas com um café externo ou o estacionamento?
Com base nos dados das digitalizações: cada débito fica registado no servidor com a hora e o ponto de entrega. O número de cupões validados corresponde à conta do parceiro, não há nada a discutir. O acerto pode ser feito antecipadamente ou depois do evento.
O que fazer se o telemóvel do convidado ficar sem bateria ou ele não tiver smartphone?
A equipa com direitos de moderador pode procurar o convidado pelo nome ou número do bilhete e marcar a entrega do serviço manualmente. O controlo mantém-se completo.
É possível ver as estatísticas de utilização dos cupões?
Sim, em tempo real: quantos cupões foram entregues, quantos foram validados, quem e quando os usou. Depois do evento, as estatísticas continuam disponíveis para relatórios aos patrocinadores e para o planeamento dos próximos eventos.
O que acontece aos cupões não utilizados?
Caducam após o fim do evento e ficam registados nas estatísticas. São as suas porções, copos e prendas poupados: vê o consumo real e planeia com mais precisão o orçamento do próximo evento.
O sistema de cupões é adequado a eventos gratuitos?
Sim. Os cupões funcionam da mesma forma para registos pagos e gratuitos: por exemplo, para entregar a cada convidado uma refeição e uma prenda num evento de empresa ou numa conferência sem venda de bilhetes.
O registo não foi feito através da RegToEvent. Ainda posso usar os cupões?
Sim. Importe a base de participantes para o sistema e os convidados terão acesso automático à aplicação e aos seus conjuntos de cupões.
É possível vender cupões ou fazer um upgrade no local?
O convidado pode fazer o upgrade do bilhete para outra categoria diretamente na aplicação e receber o conjunto de cupões correspondente. É receita adicional já no dia do evento.
Como adicionar o merchandising do patrocinador à mecânica de cupões?
Crie um cupão "Merchandising do patrocinador" e inclua-o nas tarifas pretendidas. O patrocinador recebe estatísticas de entrega honestas: cada prenda chegou a um convidado único, e não foi levada aos sacos por uma só pessoa.
Quanto custa o sistema de cupões?
Os cupões fazem parte das funcionalidades da aplicação móvel do evento. Consulte os preços atualizados na página Preços, o custo do Event App depende do número de participantes.
Por onde começar a lançar os cupões no meu evento?
Crie o evento na RegToEvent, ative a aplicação móvel e configure os conjuntos de cupões conforme as suas tarifas. Se precisar de ajuda, escreva-nos no Telegram: ajudamos a definir a mecânica para o seu formato.

Pare a fuga de margem no seu próximo evento

Configure os cupões para as suas tarifas em 10 minutos. Os convidados recebem exatamente o seu serviço, e você obtém o controlo total de cada serviço.

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