Como vender bilhetes para um evento

Organizar um evento é sempre um desafio. Mas uma das etapas mais importantes, da qual depende o sucesso de todo o projeto, é a venda de bilhetes. É aí que se encontram o interesse do público e o seu esforço como organizador. Para que o processo decorra de forma simples e eficaz, é importante escolher as ferramentas certas, que ajudem não só a automatizar as vendas, mas também a garantir comodidade para os convidados.

Com os serviços online modernos, vender bilhetes para eventos deixou de ser uma tarefa complexa. Pode receber pagamentos de diferentes formas, controlar estatísticas, gerir categorias de preço e até usar canais de parceiros para expandir o público. Tudo isto permite aumentar a receita e, ao mesmo tempo, poupar tempo da equipa.

Vamos ver como organizar corretamente a venda de bilhetes para um evento, que ferramentas utilizar e como tornar o processo o mais conveniente possível para os participantes e vantajoso para si. E o serviço RegToEVENT, para automatizar a venda de bilhetes, tem todas as ferramentas necessárias para facilitar o trabalho do organizador e resolver as questões técnicas.

Registe-se e crie bilhetes

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Como funciona

Registe-se e crie o seu primeiro evento

Configure os tipos de bilhete e os preços

Ative um formulário de registo flexível para os participantes

Escolha os métodos de pagamento e os sistemas de pagamento

Crie uma landing page clara do evento ou utilize o bloco de bilhetes para divulgação

Processe todos os bilhetes no CRM integrado com kanban

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É gratuito )

Por que é importante configurar bem a venda de bilhetes

Antes de lançar as vendas, vale a pena definir claramente o público, pensar na política de preços e nos canais de divulgação. Um pequeno erro no início pode sair caro - desde despesas injustificadas até baixo interesse no evento.

Escolha um tema específico e crie um "efeito uau"

Eventos com temáticas demasiado genéricas são difíceis de encher. Se a informação sobre o tema já está disponível em fontes abertas, o público não vê sentido em comprar bilhetes.

Acrescente originalidade - um formato pouco comum, um orador de destaque ou um sorteio de prémios
Crie um "gancho" que desperte interesse mesmo num nicho já conhecido
Ou seja, primeiro defina claramente a temática do evento e a quem interessa, depois identifique as especificidades desse público, e só então comece a vender bilhetes e a preparar-se ativamente para o evento.

Defina um preço de bilhete adequado

Um preço demasiado alto afasta os iniciantes
Um preço demasiado baixo desvaloriza o evento

O ponto ideal é um preço que corresponda ao mercado e cubra os custos. Inclua sempre no valor dos bilhetes o custo do aluguer do espaço, catering, impressão, publicidade e despesas imprevistas. Assim, evitará, no mínimo, prejuízos.

Combine publicidade gratuita e paga

Canais gratuitos: grupos temáticos no Instagram, Facebook, Telegram, fóruns, media locais, etc.
Pagos: publicidade direcionada, presença em portais populares

O mais importante é analisar a eficácia. Se um canal não gera vendas, abandone-o. A publicidade paga só dá resultado se o objetivo for a venda real de bilhetes, e não apenas publicidade pelo prestígio. Analise cuidadosamente as fontes, para perceber o que interessa ao seu público, onde costuma estar presente, e se prefere conteúdo visual ou áudio. Isto permitirá escolher os locais de divulgação mais direcionados.

Acompanhe a análise de dados

O RegToEVENT permite ver não só o tráfego, mas também as vendas reais de cada fonte. Isto ajuda a:

desativar canais pouco eficazes
reunir uma base de potenciais participantes
recuperar quem começou mas não concluiu o pagamento

Como o serviço recolhe dados de todos os formulários preenchidos, e todas as tentativas de registo, pagas ou não, o organizador acumula uma lista máxima de todos os potenciais participantes e pode escrever-lhes ou telefonar-lhes para concluir a tentativa de registo. Talvez a pessoa apenas se tenha distraído e não tenha conseguido terminar, acabando por não voltar.

12 regras para vender mais bilhetes para eventos

1. Público fiel

Os eventos regulares têm sempre um núcleo de público fiel, que frequenta o seu evento há anos porque gosta do ambiente, da seleção de oradores, dos temas das palestras, das ofertas dos patrocinadores, da zona de exposição, do networking útil e muito mais. Por isso, é muito mais barato fidelizar o público já conquistado do que atrair novos compradores de bilhetes.

As vendas repetidas saem muito mais baratas
Construa uma base de clientes e use-a para os próximos eventos
Crie uma comunidade em torno da marca - ela tornar-se-á a sua publicidade gratuita

2. Use os descontos corretamente

O desconto deve ter uma justificação, e não ser um desconto pelo desconto. Por exemplo: "Black Friday", aniversário, compra de vários bilhetes, etc. Outro aspeto importante é a atividade dos participantes para obterem o desconto. Por exemplo, um participante que tenha participado numa promoção e recebido um bilhete gratuito ou um grande desconto na compra de bilhetes, descontos por partilhar o anúncio do evento, gostos, comentários, convite em vídeo para amigos, etc.

Limite os prazos de validade (um desconto válido apenas por 1 dia, 3 dias em homenagem a um feriado, etc.)
Não faça descontos demasiado grandes de forma pública (um desconto de 70-80% diz que as suas vendas estão muuuito mal!)
Não baixe os preços das tarifas VIP (os VIP que compraram os bilhetes primeiro, ao verem grandes descontos nos seus bilhetes, vão ficar furiosos)
Teste formatos diferentes (percentagens, descontos fixos, de grupo, descontos na compra seguinte, etc.).

No RegToEVENT pode configurar regras automáticas de desconto, códigos promocionais, descontos de parceiros ou condições individuais.

3. Preços dinâmicos

Planeie com antecedência a tabela de preços à medida que se aproxima a data do evento ou consoante a quantidade vendida. Crie vários níveis de preço: bilhetes antecipados mais baratos, mais perto do evento - mais caros. Ou pode configurar a alteração do preço consoante a proximidade da data do evento. O RegToEVENT aumenta automaticamente o preço de acordo com as definições do organizador, sem risco de esquecer de alterar o preço nas configurações dos bilhetes. E, para os participantes que ainda não pagaram o bilhete, pode configurar um envio automático a avisar do aumento de preço que se aproxima.

4. Várias categorias de bilhetes à escolha do participante

Quando há escolha, a pessoa não pensa "vou ou não vou", mas sim "qual pacote escolher". E muitos organizadores notam que, desta forma, o valor médio da compra é muito mais alto do que quando existe apenas um tipo de bilhete.

Por exemplo:

entrada padrão - $30-50
bilhete + bónus (bebida, lembrança, livro) - $70-100
VIP (acesso a um encontro exclusivo, foto, autógrafo) - $150-200

A maior parte das vendas recairá sobre a faixa de preço intermédia. Mas assim não afasta os iniciantes, que ainda não conseguem pagar o preço mais alto e estão dispostos a comprar um bilhete mais barato. E, ao mesmo tempo, dá ao segmento premium do público mais uma forma de confirmar o seu estatuto com a palavra "VIP" bem visível no crachá

5. Crie um efeito de escassez

A psicologia de cada pessoa está feita de forma a querer chegar a tempo, alcançar e ultrapassar. E se os seus potenciais participantes perceberem que há poucos bilhetes, ou que o preço especial só estará disponível durante alguns dias, tomarão a decisão de compra muito mais depressa

Mostre o número de lugares restantes
Adicione um temporizador de pagamento
Use etiquetas como "Oferta TOP" ou "Bilhetes a esgotar"

No RegToEVENT é possível mostrar em tempo real os bilhetes restantes, quer diretamente no formulário, se utilizar o bloco de bilhetes, quer através de um script no site. Pode exibir automaticamente a data do próximo aumento de preço, sem ter de se lembrar de atualizar a informação no site. E, em alguns formulários, pode desde já sugerir uma promoção - "3+1=3" ou qualquer outra.

6. Torne a compra o mais simples possível

Se tiver formulários de registo longos, com muitos passos e ações que o utilizador tem de realizar antes de chegar ao pagamento, a conversão vai diminuir.

Use formulários simples, apenas com os dados que realmente precisa
Configure o formulário de registo diretamente no site, para que o processo de compra seja claro - o que a pessoa está a comprar - e simples: formulário → pagamento → bilhete
Adicione diferentes métodos de pagamento: cartão, Apple Pay, Google Pay, geração automática de faturas para pagamento por transferência bancária, entre outros.

7. Use a aplicação móvel para aumentar o envolvimento

O RegToEVENT tem uma aplicação móvel para os convidados dos eventos, onde podem ver o programa, notícias, colocar perguntas aos oradores, votar nas palestras e descarregar apresentações.

Se os participantes têm mais interatividade e ferramentas para um networking útil, valorizam mais o evento - e é mais provável que comprem bilhete da próxima vez.

Use a aplicação móvel para aumentar o envolvimento

8. Implemente gamificação e interatividade

Quests com QR, votações online, inquéritos avançados, classificações de oradores e participantes - tudo isto torna o evento mais interessante e cria um "efeito viral". As pessoas partilham as suas impressões nas redes sociais = maior alcance = mais vendas de bilhetes no futuro.

9. Venda bilhetes através de parceiros

O RegToEVENT suporta a venda através de parceiros (ticket partners). Isto significa que pode integrar blogueres, media ou clubes com uma percentagem sobre as vendas. Até os seus próprios participantes podem tornar-se parceiros de bilhetes e, através dos seus links de referência, trazer amigos para o evento, vendendo-lhes bilhetes.

Esta estratégia permite alcançar novos públicos sem despesas adicionais em publicidade.

10. Use dados analíticos para personalizar

O serviço recolhe informação dos formulários de registo, das encomendas pagas e não pagas. Isto permite:

enviar ofertas personalizadas
lembrar quem deixou um bilhete no "carrinho"
criar segmentos para remarketing

E as estatísticas de localização geográfica, dispositivos e navegadores utilizados pelos potenciais participantes, bem como as estatísticas por horário e dia da semana - quando o público está mais ativo - permitem configurar campanhas publicitárias com maior precisão.

11. Trabalhe com patrocinadores e expositores através da plataforma

O RegToEVENT permite criar zonas de patrocinadores, adicionar informação sobre parceiros, banners publicitários na aplicação.

Quanto mais envolvidos estiverem os parceiros, mais ativamente divulgam informação sobre o evento - o que representa um canal adicional de venda de bilhetes.

E, como referimos no início, ao incluir no preço do bilhete todas as despesas com o local, catering, etc., estas ficam cobertas, evitando prejuízos. Já os patrocinadores angariados representam o seu lucro líquido do evento. E se tiver algo a oferecer tanto aos patrocinadores que estarão fisicamente no evento como aos que só poderão estar presentes online, através da aplicação, as hipóteses de atrair mais patrocinadores são muito maiores.

12. Torne o processo de check-in rápido e moderno

Códigos QR nos bilhetes + leitura móvel = entrada rápida sem filas.

Se os participantes sabem que vão entrar no evento com facilidade e sem stress, ficam mais dispostos a comprar bilhete com antecedência.

Já ouvimos relatos reais de pessoas que não querem ir a um evento só porque o processo de entrada no local lhes ocupa cerca de meia hora, ou até mais, à espera na fila do balcão de registo. E se, além disso, algo correr mal no programa ou o catering falhar, a vontade de participar em eventos assim desaparece por completo.

Torne o processo de check-in rápido e moderno

Para vender bilhetes com sucesso, não são necessários orçamentos enormes, mas sim a estratégia certa: uma base de clientes, uma gestão inteligente de descontos, várias categorias de bilhetes, preços dinâmicos e uma compra conveniente.

Todas estas ferramentas estão disponíveis no RegToEVENT: sem mensalidade, apenas comissão sobre as vendas.

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