Que secções pode ter o orçamento, por exemplo:
Esta é apenas uma lista aproximada! E o seu evento pode ter secções completamente diferentes. Talvez
não tenha transmissão online ou não esteja prevista uma festa depois do evento. Mas se o local for fora da cidade, é preciso
incluir o transporte dos convidados.
Por isso, para elaborar corretamente o orçamento, comece por anotar tudo o que considerar necessário. Depois
estruture-o por tipos de despesa e indique o custo aproximado.
É claro que cada secção terá os seus próprios pontos.
Por exemplo:
Secção “Aluguer do espaço”
Pode incluir apenas 1 ponto - o aluguer, ou talvez, além do próprio espaço, não lhe deem mais nada.
Vai precisar de: cadeiras, projetor, ecrã, apontador, microfones, equipamento de som, iluminação, palco (tribuna
ou flipchart).
Se o local não fornecer nada disto, serão rubricas de despesa separadas. Afinal, terá de encontrar tudo isto
por conta própria e alugá-lo.
No local pode ser necessária segurança, estacionamento para os convidados – mesmo que os bons locais forneçam
todos os pequenos itens acima mencionados aos seus organizadores, o estacionamento e a segurança costumam ser apenas contra pagamento extra.
Às vezes o local atribui alguns lugares de estacionamento para eventos, mas é preciso confirmar quantos. Pode ser apenas
3-5, que serão ocupados por si e pelos seus colegas.
Ou talvez não vá pagar o estacionamento aos convidados; nesse caso, não o inclua no orçamento, apenas
avise os convidados nos anúncios, no site, nas newsletters, de que o estacionamento é pago.
Secção “Oradores”
Pode combinar com os oradores uma apresentação totalmente gratuita. O orador está interessado no
seu público ou tem outros benefícios em participar no seu evento.
Mas muitas vezes acontece que o orador é uma estrela e pede um cachê pela sua apresentação. Se for uma estrela de
alcance local, pode pedir que lhe paguem a viagem (de outra cidade, país) e a estadia. E há também aqueles que
apresentam um rider completo, onde indicam onde querem ficar, como deve ser o transporte e o entretenimento.
Secção “Festa”
Em teoria, pode poupar aqui e não a fazer.
Mas, sendo honestos – muitos participantes compram o bilhete para a conferência só por causa dela )) E há até quem
consiga aparecer mesmo no fim do evento, só para chegar à after-party.
Portanto, fazê-la ou não é uma decisão só sua. Mas se incluir comida e um programa de espetáculo,
mesmo sem o aluguer do local, é uma rubrica de despesa muito grande. E para isso, provavelmente, vai precisar de um orçamento à parte, com
aluguer, comida, os mesmos serviços de fotógrafos, operadores de câmara, músicos e artistas de vários géneros.
Despesas adicionais
Muitos organizadores contam apenas as despesas com fornecedores, sem considerar o salário dos seus próprios
colaboradores, as suas despesas de transporte (pode ser preciso um táxi para os levar/trazer), sem contabilizar os impostos que
terão de pagar sobre o lucro da venda de bilhetes e pacotes de patrocínio. As comissões do operador de bilhética
e do acquiring na venda de bilhetes. E muitos outros pequenos pormenores.
E depois, por causa destes deslizes, acaba por dar prejuízo, embora inicialmente tudo parecesse razoável e
até parecesse que se ia ganhar um pouco.
Registe tudo, sem falta! Mesmo os pontos que à primeira vista parecem absurdos. É melhor depois riscá-los ou não
gastar neles, do que esperar que isso não vá acontecer.
Como registar os valores no orçamento do evento?
Ligue para vários locais e pergunte as suas condições e preços.
Saiba as condições do catering, se permitem trazer o seu próprio ou se tem de ser encomendado apenas no local. Se
for só deles – quais os preços por pessoa.
Se puder trazer o seu próprio – ligue ao serviço de catering e pergunte os preços.
O mesmo vale para material gráfico, fornecedores de aluguer de equipamento e mobiliário, artistas, serviços de bilhética.
Em alguns encontrará preços públicos no site, a outros terá de ligar.
Sim, vai ter de gastar tempo, talvez até meio dia ou um dia inteiro. Mas assim vai conseguir apurar o custo
médio dos serviços de que precisa.
Há despesas com custo fixo (o mesmo local), há despesas calculadas por
pessoa - o catering.
Tem o número de participantes que gostaria de ter no dia do evento. Multiplique o custo
da refeição, dos brindes e de outras despesas "por unidade" pelo número de pessoas e obtém o valor total.
O melhor é registar no orçamento o preço por unidade e a quantidade de unidades de que precisa, e multiplicar um pelo
outro com uma fórmula. Assim, conseguirá editar rapidamente o seu orçamento.
Aliás, há rubricas que, pelo contrário, ficam mais baratas com a quantidade. Por exemplo, o material gráfico - quanto mais
unidades na encomenda, menor o preço por unidade.
Alguns exemplos onde pode poupar no orçamento:
-
Procure serviços que permitam automatizar alguns processos.
A venda de bilhetes com envio dos dados de pagamento por e-mail é coisa do passado! Não perca tempo nem
contrate pessoas extra na equipa só para isso.
-
Não infle a equipa.
Não há assim tanto trabalho na preparação de um evento. 5 gestores de publicidade, 10 vendedores, uma
pessoa dedicada só para atender o telefone no escritório, outra só para responder a SMS - não são necessários. Ainda mais se
está a preparar um evento para 100-300 participantes
-
Local.
É preciso calcular bem o que sai mais barato – um local que já tem tudo incluído no preço
ou um espaço vazio, onde levar mobiliário e equipamento pode sair mais barato, ainda que dê mais trabalho.
-
Material gráfico.
Não encomende brindes super caros se o orçamento for limitado. Ou, se o evento for mais modesto, compre
blocos de notas e canetas simples, sem marca, numa papelaria; as pessoas vão gostar igualmente de receber uma lembrança. Ou então
encomendar autocolantes com o seu logótipo e colá-los em blocos de notas lisos vai sair mais barato do que
imprimir os blocos já com o logótipo.
-
Oradores.
Tente encontrar oradores locais ou convencê-los de que realmente vale a pena participar
e que são eles que lhe deveriam pagar pela publicidade )))
Tivemos oradores de outros países que realmente queriam participar nas nossas conferências e nem sequer
pediram para lhes reembolsarem os voos. E houve uma vez uma oradora da Europa que comprou o seu próprio bilhete de participante, porque pensou que,
sem ele, não conseguiria entrar na sala de exposição para participantes. O dinheiro foi-lhe, claro, devolvido, mas ficámos
com um travo amargo.
Há realmente muitas formas de poupar; aprenda a desenrascar-se, a pedir descontos, permutas, parcerias, bilhetes
em troca, se essa possibilidade existir.
E, ao elaborar o orçamento – primeiro imagine bem o que gostaria de ter, e depois registe os preços reais
e volte à realidade )))
Nesta página encontra exemplos de orçamentos para o seu evento. Mas lembre-se de que cada evento tem sempre
o seu próprio caráter especial.
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