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A verificação da lista de participantes, com o objetivo de reunir um público-alvo verdadeiramente relevante, está disponível tanto para eventos gratuitos como para eventos pagos
A moderação de inscrições em eventos é o processo de verificação e aprovação de pedidos de participantes antes do seu registo definitivo. Esta funcionalidade permite aos organizadores ter maior controlo sobre quem participa efetivamente nos seus eventos.
Muitas vezes, os organizadores procuram reunir o máximo número possível de pedidos de pessoas interessadas em assistir ao evento, mas ao mesmo tempo querem selecionar e convidar apenas os participantes que correspondem plenamente aos seus critérios.
A moderação de inscrições compreende as seguintes etapas:
O participante preenche o formulário de registo.
O organizador recebe o pedido e verifica se cumpre os critérios.
O organizador decide se admite ou recusa o registo.
O participante recebe uma notificação sobre o estado do seu pedido.
O participante recebe o bilhete ou a ligação para pagamento do bilhete
A moderação pode ser um requisito de todo o evento, ou pode aplicar-se apenas a um tipo específico de bilhete. Talvez tenha previsto um registo para representantes dos meios de comunicação e, como organizador, não queira deixar entrar jornalistas da "imprensa sensacionalista", que cubram o evento de uma forma diferente da que desejaria.
Ou o seu evento destina-se apenas a representantes de um setor específico, e o seu objetivo é reunir apenas aqueles a quem ele será realmente útil e interessante, pelo que a sua tarefa é filtrar todos os curiosos que depois dirão que o evento não valeu a pena, uma vez que não se destinava a eles.
A moderação de inscrições tem várias vantagens importantes para o organizador:
O organizador pode selecionar apenas os participantes que correspondem aos requisitos do evento.
Garante proteção contra convidados indesejados.
Permite uma abordagem mais individualizada a cada participante, fornecendo-lhe informações ou instruções adicionais.
Neste caso, o resultado da confirmação para o participante será a emissão de um bilhete para assistir ao evento. Consequentemente, se o organizador rejeitar o pedido de participação do participante, este não receberá o bilhete nem o acesso ao evento.
Se realizar o registo de participantes com moderação para um evento pago, após a moderação bem-sucedida o participante receberá uma ligação para o pagamento do seu bilhete. Isto permite evitar situações desagradáveis em que recebeu o pagamento e o sistema gerou para o participante um bilhete com código QR, e só depois percebeu que o bilhete foi comprado por um concorrente que não deseja ver no evento.
O organizador pode optar por não notificar de forma alguma o participante de que rejeitou o seu registo, ou, pelo contrário, enviar-lhe uma mensagem a informar que o seu registo foi rejeitado, para que este não fique à espera do bilhete em vão.
Se as suas restrições se devem exclusivamente ao número de lugares disponíveis na sala, pode recolher os registos no sistema CRM e moderá-los progressivamente. E os participantes sobre os quais tem dúvidas podem, por assim dizer, ficar numa lista de espera, dando-lhes o direito de participação caso verifique que ainda há lugares disponíveis, ou que outra pessoa desistiu da participação.
Se o seu evento for de tipo fechado e já conhecer previamente a lista principal de convidados, mas ainda assim o evento for anunciado de forma geral, ou permitir que, além dos convidados previamente convidados, outras pessoas terceiras interessadas no evento se registem, pode adicionar uma WhiteList.
Isto permite-lhe acelerar o processo de moderação e automatizá-lo em certa medida, para não perder tempo com participantes já conhecidos. Ao adicionar os contactos da lista à whitelist, o sistema comparará todos os novos registos com a sua lista e moderará automaticamente esse registo caso encontre uma correspondência. Se, pelo contrário, forem contactos que não constam da lista autorizada, esse registo será mantido no procedimento normal e aguardará a sua aprovação manual.
A moderação de inscrições em eventos é uma ferramenta importante que ajuda os organizadores a garantir um elevado nível para o evento
A seleção de participantes reduz os riscos de situações desagradáveis.
Possibilidade de fornecer informações ou requisitos adicionais aos participantes.
Capacidade de escolher apenas os participantes que correspondem aos objetivos e à temática do evento.
As inscrições confirmadas reduzem a probabilidade de desistência de participação no último momento.
