Para todos os eventos cujos participantes se registam através da RegToEVENT são gerados bilhetes com
códigos QR. Cada um desses códigos contém dados de
registo exclusivos de cada participante, sendo excluída a possibilidade de dois bilhetes terem o mesmo código.
Cada bilhete só pode ser utilizado uma vez. Assim, se imaginarmos uma situação em que vários
amigos ou colegas compraram um único bilhete para todos, imprimiram-no várias vezes e chegaram em horários diferentes, na esperança de
que o organizador não repare, isso não vai acontecer. Porque, na primeira leitura do bilhete
pela aplicação de leitura de QR , é registada uma marca temporal de entrada e utilização do bilhete, e, na
leitura seguinte, surge um aviso a indicar que o bilhete já foi utilizado.
Para ler os bilhetes da RegToEVENT não é necessária nenhuma aplicação especial nem um leitor
de bilhetes QR. Isso pode ser feito com a câmara padrão de qualquer smartphone, uma vez que os sistemas atuais
tanto do Android como do iOS têm um leitor de códigos
QR integrado. Para isso, basta iniciar sessão na área do
organizador ou numa conta especialmente criada para o operador de registo.
Se precisar de estatísticas sobre o tempo que um participante passou no local, ou se precisar de garantir que o crachá do participante
não foi passado a outra pessoa, pode utilizar o código QR do próprio crachá. Assim, quando o
participante se deslocar pelo local, pode ler o código QR do bilhete tanto na
entrada como na saída da pessoa. Desta forma, saberá que o participante entrou no local e que, passado algum tempo, o
deixou. Mesmo que volte a entrar, ao ler o código QR do
bilhete, aparecerão no ecrã do smartphone as marcas temporais de check-in e check-out, e o operador de registo saberá
se a pessoa regressou depois de sair ou se ainda continua no local, tendo apenas emprestado o crachá
a outra pessoa para que esta pudesse entrar.
O leitor de bilhetes QR permite não só controlar
a entrada no local, mas também acompanhar a circulação dos participantes pelo próprio recinto. Por exemplo, se existir
uma divisão em zonas cujo acesso é pago à parte (masterclasses, zona VIP, etc.), tudo isto pode ser configurado de forma flexível
e, ao tentar entrar nessa zona, o sistema permite a entrada ou emite um
aviso a informar que o participante não tem acesso a essa zona.
O mesmo acontece com a contagem da ocupação das salas num determinado momento. Nem sempre é evidente para que serve isto
ao organizador, mas se realmente precisar de saber quantas pessoas estavam, às 12:00, na sala
"A" e quantas na sala "B", isso também é possível se, à entrada de todos os participantes nas salas,
for feita a leitura dos códigos QR dos seus bilhetes (crachás). O mais importante é não se esquecer
de fazer o mesmo à saída. )))
Um problema frequente de muitos organizadores é a alimentação dos participantes. Nem senhas nem o simples acesso por crachá garantem
que um participante não vá ao almoço mais do que uma vez. É bom quando o catering foi encomendado com alguma margem,
ou quando se trata de um buffet onde ninguém conta bem as doses, uns levam menos, outros mais, e mais ou menos chega para todos.
Mas se o almoço for entregue em forma de lancheiras e for calculado rigorosamente pelo número de convidados, isto também pode
ser controlado, lendo os crachás com QR.
A leitura de bilhetes QR a partir de vários
dispositivos, independentemente da sua quantidade, está sincronizada entre si. Por isso, toda a base de dados com as marcas de
entradas/saídas é atualizada de imediato, em tempo real. Se não houver internet no local, e a internet móvel do smartphone
funcionar com falhas, ao utilizar a aplicação de leitura de bilhetes
RegToEVENT, os dados serão guardados e sincronizados assim que
houver a primeira oportunidade de ligação à internet.
Também é possível ler bilhetes QR de fornecedores ou
da equipa técnica. Gera e entrega antecipadamente a todos os fornecedores os seus bilhetes com códigos QR, e eles chegam com eles
ao local. Para os fornecedores, é possível configurar não só as entradas pelas quais têm acesso permitido, mas também o tempo
de permanência no local. Assim, saberá exatamente e poderá controlar quem, quando e em que parte do local
esteve, e será mais fácil esclarecer qualquer situação extraordinária em que não haja um responsável óbvio.
Também pode contratar junto da RegToEVENT um serviço à parte de leitura de bilhetes QR com impressão de crachás e esquecer as
longas filas nos balcões de check-in.
