Uma das principais dores de cabeça do organizador é o registo online de participantes em eventos. A questão de como fazê-lo está sempre presente. É possível usar aplicações gratuitas como o Google Docs, sistemas de CRM pagos, tentar desenvolver o seu próprio CRM que cumpra um conjunto mínimo de funções de registo de participantes, ou então recorrer aos serviços de uma plataforma de bilhética. Os organizadores têm sempre medo de perder o seu dinheiro, por isso muitos resistem até ao limite e preferem "andar de bicicleta sem rodas" e fazer tudo manualmente. Ainda hoje é comum encontrar anúncios de eventos em que o registo prévio dos participantes é feito por telefonema! Alguns optam por um caminho ainda mais complicado: não usam o registo online antecipado e vendem os bilhetes diretamente no local. E, à primeira vista, não há nada de errado com este método, exceto o facto de nunca se saber o número de convidados, o que impede um cálculo correto tanto das características técnicas do espaço do evento como da quantidade de comida para os convidados, e até mesmo do número de crachás e materiais para distribuição. E ainda há mais: forma-se uma longa fila de pessoas a querer comprar bilhete ao mesmo tempo, e o organizador, em pânico, não consegue resolver o problema, enquanto os participantes ficam irritados e discutem tanto com os representantes do organizador como entre si. O registo prévio no evento ajuda a evitar muitas surpresas na organização e poupa muito tempo e energia para resolver outras tarefas mais importantes e, acredite, até poupa orçamento. O organizador pode usar soluções de CRM desenvolvidas por si próprio ou opções pagas padronizadas, das quais há muitas no mercado, mas nenhuma consegue resolver sozinha todas as necessidades do organizador.

Um CRM pode enviar ao participante notificações com o número do cartão ou da conta para pagamento, mas aí terminam as suas vantagens. Os formulários gratuitos do Google nem sequer fazem isso, e é preciso enviar manualmente a cada participante um e-mail ou SMS com os dados de pagamento. E depois recebe o dinheiro — de quem? É preciso procurar manualmente essa pessoa na base de dados e enviar-lhe a confirmação do pagamento. E se o pagador e o participante forem pessoas diferentes? Nesse caso, ou se pede aos participantes "envie o valor e a hora do pagamento", "envie o comprovativo", envie mais isto, mais aquilo. Ou então fica-se à espera que um participante nervoso ligue a perguntar por que motivo não recebeu nada. Conclusão: o registo online automático de participantes poupa o seu tempo e o orçamento que seria necessário para destacar um colaborador só para ficar a enviar e-mails com dados de pagamento a todos.

E agora imagine que já enviou os dados de pagamento, o dinheiro chegou e já descobriu de quem é — é preciso enviar o bilhete a essa pessoa. Assim ela ficará mais tranquila, sabendo que vai mesmo entrar no evento. É possível enviar a todos o mesmo ficheiro apelativo e escrever lá o nome do participante, mas isso não o protege de forma alguma contra a cópia do bilhete. E se o evento não for para 10-20 pessoas, torna-se impossível controlar quantas pessoas mostraram a mesma imagem à entrada. Claro que é preciso incluir no bilhete alguns elementos de segurança, e as plataformas de bilhética fazem isso muito bem. Elas geram os bilhetes já com códigos de barras ou códigos QR de proteção, para que o bilhete não possa ser falsificado. Conclusão 2: ao recorrer aos serviços de uma plataforma de bilhética, tem organizado, chave na mão, o registo online automático de participantes no evento, a receção instantânea de pagamentos dos participantes e o envio automático de bilhetes com todos os elementos de segurança. Sim, é preciso pagar uma comissão ao operador de bilhética, mas os organizadores que já lidaram com o fator humano no processamento das inscrições dos participantes, com a consequente perda de tempo, percebem que esse custo se paga a si próprio ainda a meio da preparação do evento.