Casos de sucesso RegToEvent sem filtros: histórias reais de organizadores de eventos

Ficaram chocados: em vez de 8000 convidados, a feira era visitada por apenas 3000

A empresa RegToEVENT foi contactada pelos organizadores de uma feira anual de empresas ucranianas e internacionais dedicadas à produção e distribuição de sementes de culturas hortícolas, material de plantação, maquinaria para preparação do solo, sementeira e plantação, bem como serviços e produtos relacionados.

Principais problemas:

• O organizador utilizava o seu próprio questionário, sobrecarregado de perguntas, mas nem sempre as pessoas indicavam dados verdadeiros.
• Não havia uma noção clara do número de inscritos, pois as pessoas costumavam deixar várias inscrições em nome da mesma pessoa.
• Chegam ao local tanto participantes previamente registados como não registados, e no próprio dia é preciso gastar muito tempo a recolher os dados dos novos convidados
• A feira tem grande dimensão, já que, segundo o organizador, é visitada por cerca de 8000 convidados ao longo de 3 dias, mas ao mesmo tempo os patrocinadores e parceiros manifestavam insatisfação com a baixa atividade dos convidados nos seus stands.
• Problema com o registo no local, pois os convidados queriam um crachá personalizado para facilitar o contacto com outros participantes, e com este número de pessoas isso era difícil de organizar. Eram usados cartões em que os nomes dos convidados eram escritos com marcador.

Soluções prioritárias propostas:

• Simplificar o formulário de registo: substituir parte das perguntas por listas suspensas e caixas de seleção prontas.
• Remover algumas perguntas irrelevantes para o organizador, já que anteriormente nunca eram tratados esses dados depois do evento
• Obtenção automática, pelo participante, de um bilhete único com código QR na página de pagamento, por e-mail e por SMS.
• Modelo de bilhete transformável, que pode servir de imediato como crachá do participante.
• Digitalização do bilhete com smartphone para recolher estatísticas detalhadas de presença.

Resultado da colaboração com o RegToEVENT:

• 1. Foi possível evitar que a base de dados ficasse sobrecarregada com duplicados desnecessários, uma vez que os participantes recebiam de imediato o bilhete e percebiam que o registo tinha sido bem-sucedido, em vez de tentarem repetir a tentativa várias vezes.
• 2. Todas as inscrições ficam reunidas no sistema CRM, onde não só podem ser consultadas, mas também geridas: ordenadas, pesquisadas, editadas, eliminadas, adicionadas, com estado alterado, exportadas para Excel. Além disso, todos os membros da equipa de organização podem trabalhar simultaneamente com a base de dados.
• 3. A fiabilidade dos dados aumentou significativamente, pois é mais cómodo para as pessoas escolher uma opção entre as propostas (por exemplo, áreas de atividade, regiões de presença, etc.) do que inventar algo próprio, escrever textos longos ou saltar esses campos.
• 4. Bastou ao organizador adquirir bolsos de silicone com cordão para os crachás, e os bilhetes dos convidados já serviam como crachá personalizado com código QR para troca de contactos! E não um cartão sem nome, ou escrito à mão por um funcionário.
• 5. O código QR colocado no balcão, que remetia para um formulário online, permitiu registar rapidamente os convidados que não fizeram o pré-registo, e recolher todos os dados necessários.
• 6. A digitalização dos bilhetes à entrada permitiu impedir a entrada de pessoas sem bilhete e recolher estatísticas completas de visitantes. E qual não foi a surpresa dos organizadores ao descoberem que recebiam quase três vezes menos pessoas do que pensavam anteriormente.

Como se veio a descobrir, anteriormente a contagem de visitantes era feita com contadores manuais, iguais aos usados pelas hospedeiras de bordo nos aviões. As hostesses ficavam à entrada e simplesmente carregavam no botão sempre que um convidado passava por elas para dentro do recinto. Mas ninguém tinha pensado que uma pessoa podia sair e voltar a entrar. Ou seja, o clique acontecia sempre que alguém entrava. Era assim que se formava o total. Mas, na realidade, mesmo os registos online eram muito menos numerosos, sem falar dos que estavam de facto presentes no local.

Com o RegToEVENT foi possível recolher estatísticas reais, poupar tempo no processamento das encomendas e poupar recursos na preparação do próximo evento, já que havia uma noção clara de quantos convidados poderiam vir desta vez.

Não acreditavam que ter os crachás dispostos antecipadamente por ordem alfabética, em tal quantidade, era um caminho sem saída - até experimentarem o check-in do RegToEVENT

Principais problemas:

• O organizador utiliza o Google Forms para o registo, já que todas as inscrições são cuidadosamente verificadas pela comissão organizadora antes de confirmar a participação do convidado.
• Depois de selecionar e confirmar, de entre todos os inscritos, quem deve ser convidado, é elaborada outra lista e é enviado um e-mail de confirmação de participação para os respetivos endereços.
• No balcão de registo são colocadas placas com as letras do alfabeto correspondentes aos apelidos dos convidados, o que exige um balcão de registo grande, já que há efetivamente muitos convidados. As listas de convidados são ordenadas alfabeticamente, impressas em papel, e depois dispostas no balcão segundo as letras do alfabeto. O problema é que, por vezes, no registo as pessoas confundem os campos "nome" e "apelido", e a ordenação de uma lista com tantas linhas nem sempre é precisa nem eficaz.
• Todos os crachás são impressos antecipadamente com nomes e apelidos e dispostos por ordem alfabética nos balcões de registo. Mas os convidados que decidem inscrever-se de última hora ficam sem crachá, pois estes já foram impressos antecipadamente, e na última noite é difícil produzir um crachá personalizado. Para eles, preparam-se cartões em branco para escrever o nome com marcador.
• No dia do evento, apesar da ordenação cuidadosa e da disposição alfabética, os convidados têm dificuldade em perceber em que fila devem ficar (por que letra), e a maioria limita-se a mostrar os e-mails com o texto do convite, pelo qual é difícil identificar a pessoa.
• As hostesses demoram muito tempo a folhear as listas à procura da pessoa, e depois demoram igualmente muito a percorrer os cartões dos convidados até encontrarem o crachá certo. E quando chega alguém que não se inscreveu previamente mas quer entrar no evento, gera-se um verdadeiro colapso.

Soluções prioritárias propostas:

• formulário eletrónico com moderação manual para recolher os registos e confirmá-los posteriormente após verificação
• criação e envio automático do bilhete QR após a confirmação
• check-in no local com impressão de autocolantes personalizados para os crachás

Resultado da colaboração com o RegToEVENT:

• 1. Graças ao formulário de registo online do RegToEVENT, foi possível evitar a perda de convidados registados, já que antes, quando todos os dados eram recolhidos num formulário Google e depois processados manualmente e transferidos para outra lista de envio, muitos convidados perdiam-se nessa transferência de dados.
• 2. A confirmação do registo é feita num clique, o que simplifica o processo - não é preciso copiar manualmente os dados para outra lista, a partir da qual seria feito depois o envio.
• 3. Imediatamente após confirmar a participação com um único clique, é gerado e enviado automaticamente ao convidado um e-mail com o bilhete QR. Todos os bilhetes são únicos e excluem a possibilidade de várias pessoas entrarem com o mesmo bilhete.
• 4. No balcão de registo já não são necessárias placas com as letras do alfabeto, nem é preciso ordenar e imprimir listas de convidados. O próprio balcão pôde ser reduzido a metade.
• 5. O convidado apresenta o seu bilhete, a hostess digitaliza-o, e de imediato aparece no ecrã do portátil o seu cartão, que é enviado para impressão. Em poucos segundos é impresso o autocolante personalizado, que é colado na base do crachá e entregue ao convidado juntamente com os materiais a distribuir.
• 6. Os convidados registados no último dia recebem o crachá da mesma forma que os convidados registados muito antes do evento, já que o crachá é impresso no próprio local do evento.
• 7. Os convidados que não se inscreveram previamente e chegaram ao local mesmo no dia do evento podem registar-se rapidamente através do código QR no balcão de registo. Depois de preencher o formulário, os dados aparecem instantaneamente na base de dados, permitindo imprimir o autocolante personalizado para o crachá.
• 8. O organizador tem estatísticas em tempo real sobre o número de visitantes, além da possibilidade de descarregar os dados para Excel para processamento posterior e elaboração de um relatório de presenças.

O organizador estava convencido de que os códigos promocionais reduziam o lucro da venda de bilhetes, e não acreditava que os descontos combinados, pelo contrário, permitiriam ganhar mais

Principais problemas:

• Conferência de nicho para dentistas: por um lado, há muitos médicos desta especialidade, mas por outro há também muitos eventos neste nicho. Por isso, a questão de encher a sala e vender o número necessário de bilhetes é crítica.
• O organizador já tinha experimentado uma tabela de aumento de preços e códigos promocionais com desconto, mas isso não trazia o volume de vendas desejado.

Soluções prioritárias propostas:

• Descontos combinados como alternativa aos códigos promocionais habituais
• Venda de opções adicionais associadas ao bilhete

Resultado da colaboração com o RegToEVENT:

• 1. O organizador começou a aplicar descontos combinados consoante o número de bilhetes adquiridos: quanto mais bilhetes a pessoa compra de uma só vez, maior é o desconto obtido na encomenda. Esta redução de preço é perfeitamente aceitável para o organizador, pois corresponde essencialmente ao desconto que era dado através dos códigos promocionais. Mas, ao mesmo tempo, esta condição para obter o desconto incentiva o potencial participante a comprar vários bilhetes de uma vez, o que aumenta significativamente o número de bilhetes vendidos e, consequentemente, o número de participantes. As pessoas procuram elas próprias "companhia" e assim atraem mais convidados para o organizador.
• 2. Além da tabela de preços por data (quanto mais perto do evento, maior o preço), o organizador tentou utilizar também uma tabela de aumento de preço em função da quantidade - a cada 50 bilhetes vendidos, o preço aumentava. Isto incentivava o público a não adiar a compra, a não deixar para o último dia e a comprar o bilhete antes do aumento, ou seja, a adquiri-lo ali mesmo, pois ninguém sabe quantos bilhetes já foram vendidos e todos querem garantir o bilhete a um preço mais baixo.
• 3. Para além da parte principal da conferência, o organizador tinha planeada uma festa de gala, cuja participação era paga à parte. Anteriormente, depois de comprar o bilhete, o participante ficava a saber desta possibilidade e decidia se queria participar. O pagamento da festa era feito em separado, e nem todos os convidados se decidiam a ir, ficando na dúvida. Com o RegToEVENT, o organizador acrescentou a festa como opção adicional ao bilhete, e os convidados podiam de imediato, no registo, adicioná-la à encomenda principal e comprá-la junto com o bilhete. Isto simplificou consideravelmente o processo de informar os convidados e aumentou o número de encomendas de bilhetes precisamente para a Festa de Gala. Afinal, numa compra por impulso, a conversão é sempre maior do que depois de uma reflexão prolongada.

Na venda de bilhetes diretamente nas bilheteiras do parque aquático, formavam-se filas à entrada, e a espera aumentava a insatisfação com o atendimento

Principais problemas:

Um parque aquático numa cidade ucraniana vendia bilhetes na bilheteira à medida que os visitantes chegavam. Isto gerava filas de convidados insatisfeitos, pois a cada convidado era preciso explicar a diferença entre tarifas, determinar quem tinha bilhete infantil, quem tinha bilhete adulto, que desconto uma família com crianças receberia, etc. Além disso, os operadores de caixa propunham serviços associados: sauna, massagem, etc.

Outro problema era a sobrelotação e a falta de pessoal. Independentemente do dia da semana, havia por vezes dias com um número muito elevado de convidados, e o pessoal de serviço (limpeza, caixas, nadadores-salvadores) simplesmente não era suficiente.

Soluções prioritárias propostas:

• Formulário online de registo e venda de bilhetes para automatizar os processos.
• Criação de bilhetes eletrónicos com código QR para troca por pulseira no parque aquático
• Venda de opções adicionais como massagens, sauna, etc.

Resultado da colaboração com o RegToEVENT:

• 1. No sistema RegToEVENT foram criadas tarifas separadas: dia útil/fim de semana, criança/adulto, familiar, passe, etc., e integrados os respetivos formulários para compra no site do parque aquático. Com uma descrição completa de cada bilhete, a quem se destina, em que dias e horas pode ser utilizado. Assim, cada visitante do site podia consultar de imediato as tarifas disponíveis sem ter de fazer perguntas na bilheteira do parque aquático.
• 2. Para incentivar essas vendas, o parque aquático fixou o preço do bilhete online 5% mais baixo do que o preço na bilheteira - o que na prática permitiu poupar nos custos com o equipamento e a manutenção da bilheteira física, bem como no salário do operador de caixa.
• 3. A administração do parque aquático passou a ter uma noção clara do número estimado de visitantes com base na quantidade de bilhetes adquiridos, o que permitiu chamar pessoal adicional nos dias de maior afluência.
• 4. As filas à entrada reduziram-se significativamente, pois agora o visitante apresentava de imediato o bilhete já adquirido, que era digitalizado, e recebia a respetiva pulseira.
• 5. O bilhete é de utilização única, por isso, depois de digitalizado, não pode ser utilizado novamente. Antes, aconteciam casos de convidados que tentavam esconder o bilhete ao receber a pulseira, para o utilizar outra vez.

Antes de começar a utilizar a aplicação, o organizador utilizava serviços diferentes: para criar o mapa do local, para facilitar o contacto entre os convidados, para recolher os resultados de inquéritos e votações. E ainda tentava constantemente evitar entregar a base de participantes aos parceiros, pois estes ficavam insatisfeitos com os resultados da recolha de leads.

Principais problemas:

Feira anual que reúne um grande número de expositores e visitantes. A área de exposição atribuída a cada parceiro é bastante grande, tendo em conta a especificidade dos produtos, por isso os funcionários da empresa parceira no stand não conseguem fisicamente atender a todos os visitantes que se aproximam do stand de todos os lados.

Para os parceiros, é importante recolher o máximo de contactos de visitantes, mas como os gestores estão ocupados, parte dos convidados limita-se a observar os produtos e vai embora. Por isso, alguns não querem participar de novo, já que os custos da feira ultrapassam a conversão resultante dessa participação

Soluções prioritárias propostas:

• Automatização do registo e da venda de bilhetes, com criação de áreas pessoais para os participantes.
• Concessão instantânea de acesso à aplicação aos participantes que pagaram o bilhete.
• Disponibilização de funcionalidades na aplicação que ajudem a atrair mais parceiros e patrocinadores, e a dar-lhes mais oportunidades de participação e de recolha de dados de contacto dos convidados.

Resultado da colaboração com o RegToEVENT:

• 1. Para o registo e a venda de bilhetes, o organizador passou a utilizar o serviço RegToEVENT. Assim, após o pagamento com sucesso, o convidado ficava com acesso imediato à sua área pessoal na APP de Networking. Isto garantiu uma transição fluida e acesso a todas as funcionalidades a partir de um único registo.
• 2. Cada participante preenche o seu perfil na aplicação: empresa, cargo, interesses, o que procura no evento, o que tem para oferecer aos outros. Assim, os representantes do parceiro que trabalham no stand também preencheram detalhadamente os seus perfis como participantes do evento, para tornar a comunicação mais produtiva.
• 3. Graças ao facto de o registo impedir duplicados de encomendas com os mesmos dados de contacto, o organizador conseguiu reunir uma base de visitantes muito mais completa, já que antes o mesmo endereço de e-mail da empresa era usado para comprar todos os bilhetes de uma vez.
• 4. Na aplicação foi criado um mapa interativo do local, onde está assinalada a localização de todos os stands de cada parceiro. Isto simplificou muito a orientação dos convidados no local, em comparação com os mapas em papel que os convidados perdiam constantemente.
• 5. Quando o utilizador, na aplicação, clica num stand específico do mapa, abre-se um cartão mais detalhado com a descrição do parceiro e os perfis dos seus contactos. Assim, o participante pode escrever de imediato ao representante do parceiro e comunicar por mensagens, caso não seja possível um encontro presencial.
• 6. Para cada parceiro é gerado um código QR próprio, que é colocado no seu stand. Devido às dimensões dos stands, alguns parceiros colocaram-no em todos os lados do stand. Se um convidado se aproximava do stand e não queria conversar naquele momento, ou se todos os representantes da empresa expositora estavam ocupados com outras conversas, o convidado digitalizava o código QR, e o parceiro ficava com os dados de contacto desse convidado. Isto permitiu a cada parceiro recolher o máximo de contactos úteis de todos os que se aproximaram do seu stand.
• 7. O organizador ativou a secção "Vagas de emprego", graças à qual as empresas à procura de colaboradores podiam publicar vagas, e os candidatos podiam enviar-lhes os seus currículos e publicá-los.
• 8. No feed de notícias eram publicados não só os anúncios do decorrer do evento por parte do organizador, mas também informação sobre parceiros e patrocinadores. E cada participante também podia publicar algo seu. Isto permitiu também a todas as partes envolvidas no evento divulgar mais ativamente informação sobre as suas empresas, promover e oferecer os seus produtos e serviços.
• 9. Outras ferramentas da aplicação permitiram ao organizador recolher os resultados de várias votações e inquéritos, o que antes era um problema, já que as pessoas não se mostravam muito dispostas a responder em questionários de papel. E ninguém quer responder a um inquérito depois do evento, à posteriori.

O envio por e-mail com o link para a transmissão fazia com que os participantes reencaminhassem o link para toda a gente

Principais problemas:

O organizador realiza uma série de webinars e, duas vezes por ano, uma grande conferência em formato misto: convidados presenciais no local e transmissão online em paralelo. Para poupar custos, a transmissão é feita num canal privado do YouTube. No entanto, as estatísticas de visualizações indicam que também se juntam espetadores externos, que não pagaram o acesso à transmissão. Tudo porque, na véspera do evento, o organizador envia um e-mail com o link da transmissão a quem adquiriu o acesso online.

Soluções prioritárias propostas:

• Criação automática de áreas pessoais para os participantes no momento do registo.
• Concessão de acesso à transmissão após a compra do bilhete.
• Envio aos participantes de um e-mail com todas as instruções para assistir às transmissões.
• Fornecimento ao organizador de um ambiente de visualização protegido, para que os participantes não possam partilhar o link do vídeo

Resultado da colaboração com o RegToEVENT:

• 1. Após o registo dos participantes através do RegToEVENT, é criada uma área pessoal para cada utilizador. E os acessos a essa área (login, palavra-passe) são enviados por e-mail num envio separado
• 2. Ao configurar a transmissão, o organizador indica para que tipos de bilhete ela está disponível. Assim, os participantes que compraram um bilhete sem acesso à visualização online não conseguem ver o vídeo.
• 3. Na respetiva secção de configurações é adicionado o link da transmissão de vídeo do YouTube, mas os participantes não veem o link direto, e não há necessidade de o enviar de forma aberta.
• 4. Nas configurações do evento, o organizador pode indicar textos de confirmação de compra diferentes consoante o tipo de bilhete. Assim, enquanto para os participantes presenciais se detalha quando começa o registo, onde está o programa, etc., para os participantes online o organizador escreve instruções pormenorizadas: o participante poderá assistir à transmissão na sua área pessoal no RegToEVENT.
• 5. Depois de pagar o bilhete, o participante recebe um e-mail de confirmação com instruções detalhadas, e no dia do evento terá disponível o botão "Transmissão", que abre a janela de visualização na hora marcada para o início.
• 6. Além disso, o organizador pode personalizar a janela de transmissão com uma imagem de fundo, adicionar o programa de palestras em texto e receber perguntas dos espetadores num chatbot.
• 7. Também é possível utilizar a funcionalidade de stands virtuais para parceiros e patrocinadores: criar páginas web separadas para cada um, preenchidas com informação sobre o parceiro, imagens, contactos, etc.
• 8. Ao assistir à transmissão, o participante abre-a na sua área no RegToEVENT, mas não vê o link direto do YouTube nem o consegue partilhar com outros. E mesmo que queira gravar o ecrã, o vídeo terá sempre uma marca de água com os contactos do dono da conta a deslocar-se. E se a gravação for partilhada livremente, torna-se imediatamente evidente qual dos participantes o fez.

O organizador tentava várias formas de registo, pois fisicamente era impossível instalar um balcão de registo num só local

Principais problemas:

Contactou-nos um organizador que precisava de fazer o registo de convidados no local com impressão de crachás personalizados no próprio local, mas a zona de entrada era tão pequena que não permitia instalar computadores portáteis completos com impressoras.

Ao mesmo tempo, o registo tinha mesmo de ser feito à entrada do local, devido às características do próprio espaço, para que os convidados não se perdessem e não entrassem pessoas estranhas ao evento.

Soluções prioritárias propostas:

• Foram utilizados pontos de impressão remotos, que permitiam digitalizar os bilhetes num local e imprimir os autocolantes automaticamente noutro.

Resultado da colaboração com o RegToEVENT:

• 1. Devido à falta de espaço, à entrada não havia mesas, balcões especiais nem nada semelhante. As hostesses recebiam os convidados com tablets normais nas mãos, o que dispensou qualquer ligação com fios
• 2. O bilhete era digitalizado pelo tablet, e ficava registado o check-in do convidado, o que impossibilitava a reutilização do bilhete. No mesmo momento, o autocolante personalizado do participante era enviado automaticamente para impressão numa impressora colocada noutra zona. Ali, também havia pouco espaço, por isso foi cómodo colocar apenas as impressoras.
• 3. As hostesses encaminhavam os convidados para dentro do local, em direção ao crachá. E enquanto o convidado subia as escadas, o seu crachá já estava impresso. Outras hostesses entregavam o crachá e acompanhavam o convidado até ao vestiário.
• 4. O organizador via todas as estatísticas em tempo real e, mesmo com esta dispersão de convidados pelo local, tinha uma noção clara de quantos convidados já tinham chegado e quantos ainda faltavam.

Quatro plataformas de venda, quatro formatos de bilhete e uma só entrada: como unir as bases sem criar caos no registo

Principais problemas:

• O organizador acreditava que, quantos mais serviços de venda de bilhetes ligasse, mais bilhetes conseguiria vender. Por isso, dirigiu-se logo a 4 plataformas de bilhética para vender em simultâneo.
• Isto não deu o resultado desejado em termos de número de vendas, mas fez com que os convidados tivessem, na prática, bilhetes de 4 formatos diferentes.
• Como no evento era preciso digitalizar de alguma forma esses bilhetes, instalar 4 aplicações nos smartphones das hostesses não era a melhor solução: isso podia atrasar a entrada dos convidados.
• Dividir os convidados em 4 filas separadas também não era a melhor ideia: normalmente, as pessoas não prestam muita atenção ao que está escrito no balcão de registo e ou vão para onde a fila é menor, ou pelo contrário juntam-se à maior. Só não vão para onde deveriam ir com o seu tipo de bilhete.
• Além disso, tratava-se de um evento de negócios, por isso os convidados deviam ter crachás personalizados, e ordená-los e dispô-los por ordem alfabética e por tipo de bilhete consoante a plataforma onde foi vendido tornava o processo ainda mais complicado.

Soluções prioritárias propostas:

• Importação de dados de todas as bases dos serviços através dos quais foram vendidos bilhetes para o evento do organizador.
• "Check-in chave na mão" no local.

Resultado da colaboração com o RegToEVENT:

• 1. Graças ao facto de o organizador ter contratado ao RegToEVENT o serviço de check-in, foi possível unir todas as bases de dados dos 4 serviços diferentes numa só.
• 2. O organizador exportou as bases dos outros serviços e importou esses dados para o RegToEVENT.
• 3. Não foi necessário gerar e reenviar novos bilhetes a partir do RegToEVENT, para não confundir os convidados e para que cada um pudesse chegar com o bilhete que efetivamente comprou.
• 4. No evento foram instalados pontos de registo normais, mas com configurações de software previamente ajustadas para que os bilhetes dos outros serviços fossem reconhecidos pelo sistema RegToEVENT como seus.
• 5. Os convidados, independentemente do tipo de bilhete e do serviço onde o compraram, dirigiam-se ao balcão de registo e mostravam o bilhete. As hostesses digitalizavam os códigos QR dos bilhetes, e de imediato eram impressos automaticamente os autocolantes com os dados do convidado. Graças a isto, não houve filas nem confusões.

Quando não há um prestador local de check-in disponível, mas o organizador confia plenamente na fiabilidade do RegToEVENT

Principais problemas:

O organizador queria encomendar o serviço "check-in chave na mão", mas, infelizmente, tínhamos muitas encomendas para aquela data, e por isso não conseguíamos fisicamente disponibilizar um serviço completo de registo com equipa no local.

Soluções prioritárias propostas:

• Combinámos com o organizador o aluguer do nosso equipamento, com o software de check-in já configurado.

Resultado da colaboração com o RegToEVENT:

• 1. Foi configurado o software de check-in e o Check-in BOX na quantidade necessária.
• 2. O organizador carregou a sua lista de convidados, com base na qual foram gerados os bilhetes eletrónicos com código QR e enviados aos participantes.
• 3. Na véspera do evento, todo o equipamento foi embalado e enviado ao organizador por estafeta.
• 4. Ao organizador restava apenas ligar o equipamento à tomada e ligá-lo ao seu Wi-Fi.
• 5. Os convidados no local digitalizavam os bilhetes no ecrã, após o que era impresso automaticamente um autocolante com os dados do convidado.

Aquele caso em que é preciso resolver tudo de uma vez, e há a possibilidade de tratar de todas as questões com um único serviço

Principais problemas:

O organizador tinha apenas uma página no Instagram, e para receber pagamentos dos bilhetes utilizava um TPA, mas a maioria das encomendas tinha de ser processada manualmente. Combinavam-se com os participantes o preço, os descontos, as condições de pagamento, já que alguns queriam pagar por transferência bancária.

E esta forma de registo e venda era cómoda e aceitável enquanto o evento não começou a crescer para várias centenas de participantes.

Soluções prioritárias propostas:

• Mudar completamente a abordagem ao registo e à venda
• Geração automática de faturas para pagamento por transferência bancária
• Cálculo automático do valor das encomendas através de descontos combinados
• Venda de opções adicionais e receção de donativos.
• Site para divulgar o evento de forma mais eficaz e análise de tráfego

Resultado da colaboração com o RegToEVENT:

• 1. O registo dos participantes e a venda dos bilhetes passaram a ser feitos através do RegToEVENT.
• 2. Além do TPA habitual, o organizador conseguiu configurar a geração de faturas para pagamento por transferência bancária, o que reduziu o número de pedidos das empresas a solicitar faturas. Cada participante escolhia, no registo, se queria pagar com cartão ou gerar uma fatura.
• 3. O organizador configurou várias opções de descontos combinados, e assim o valor da encomenda é calculado automaticamente consoante o número de bilhetes adquiridos. E o organizador já não precisa de calcular manualmente o desconto em cada caso.
• 4. Além da página nas redes sociais, o organizador conseguiu criar uma landing page completa do evento, onde anunciava de forma estruturada o que era o evento, para quem se destinava, quem eram os oradores, qual o programa, o que o participante iria receber, testemunhos e fotos/vídeos de eventos anteriores
• 5. Como o evento tinha caráter solidário, os convidados podiam deixar um donativo logo na compra do bilhete. Quem não deixou o donativo no momento da compra podia fazê-lo mais tarde, se quisesse.
• 6. Os participantes podiam adquirir as gravações em vídeo da conferência, e isso era proposto logo como opção adicional ao bilhete. Graças a isto, o número de vendas de gravações aumentou em comparação com eventos anteriores, onde as gravações só eram propostas depois do evento.
• 7. Graças ao sistema CRM integrado com quadro Kanban, todos os funcionários do organizador podiam trabalhar em conjunto na base de registos e prescindir de software adicional pago, ou de um CRM separado.
• 8. A análise das fontes de tráfego permitiu poupar e distribuir corretamente os orçamentos de publicidade.
• 9. Depois de automatizar muitos processos e de planear eficazmente as vendas, o organizador não teve de ampliar a equipa para a preparação do evento, como costumava fazer antes.
• 10. Digitalização gratuita dos bilhetes dos participantes no local com smartphone, sem software nem equipamento adicional.

Quando a equipa de organizadores encolheu, a base de fornecedores já está desatualizada, e as tarefas se acumulam como uma bola de neve, chega finalmente o momento de perceber: fazer tudo manualmente "porque sempre foi assim" já não é opção

Principais problemas:

Guerra, taxa de câmbio instável, incerteza total do mercado. Parte dos fornecedores de confiança emigrou para a Europa e simplesmente não regressou. Por isso, contactou-nos um organizador com o seguinte problema: falta de pessoal, processos por estruturar, venda de bilhetes e de stands para parceiros feita manualmente. E era preciso automatizar tudo isto de alguma forma, para ter forças suficientes até ao evento e não desistir a meio do caminho.

Soluções prioritárias propostas:

• Registo e pagamento de bilhetes online, diretamente no site
• Expo Planner para os parceiros, para vender os stands mais rapidamente
• Networking APP para comunicação entre visitantes, e como valor acrescentado para parceiros e patrocinadores

Resultado da colaboração com o RegToEVENT:

• 1. Em primeiro lugar, ajudámos o organizador a configurar o seu evento para venda de bilhetes e a integrar o formulário no seu site. Os registos começaram a entrar, as pessoas pagam o bilhete de imediato, e já não é preciso que um funcionário receba e processe manualmente as inscrições, envie os dados de pagamento, e que um contabilista verifique os pagamentos.
• 2. No âmbito dos serviços de consultoria, aconselhámos a abandonar a abordagem em que o preço é inventado para cada cliente, e a passar para propostas claras e preços transparentes, o que gera mais confiança. Por isso, foi criada uma apresentação para potenciais expositores, parceiros e patrocinadores, com uma descrição clara dos pacotes de participação e respetivos preços: o que está incluído nos pacotes, o que pode ser encomendado à parte e o que é pago em separado.
• 3. Na apresentação foi integrado o "Expo Planner" dinâmico, um módulo gratuito do RegToEVENT, onde é possível ver a disponibilidade de espaços livres (o seu tamanho, localização e vizinhança) e, o mais importante, comprar de imediato esse stand mesmo às 3 da manhã, sem precisar de telefonemas, caso pretenda uma solução padrão.
• 4. É claro que nem todos os potenciais parceiros compraram logo um stand, mas como no "Expo Planner" existe também um bloco normal de bilhetes, um efeito secundário desse envio de propostas foram +67 bilhetes vendidos a visitantes.
• 5. O organizador decidiu utilizar a aplicação de networking, por isso aos parceiros foi proposta não só a montagem física do stand "chave na mão", mas também um "smart stand" virtual: uma página separada com informação sobre a empresa e os contactos dos seus representantes. Isto deu aos parceiros mais valor, já que esta ferramenta permite interagir não só com os convidados mais comunicativos, mas também com os introvertidos, que simplesmente se aproximam devagarinho do stand, observam-no, tiram algumas fotos e seguem em frente. Ao digitalizar o código QR no stand, recebem de imediato uma proposta do parceiro, e o gestor fica com os contactos da pessoa que digitalizou o código, podendo continuar a conversa na aplicação.
• 6. Além disso, o expositor pode interagir não só com os convidados que se aproximaram do seu stand ou digitalizaram o código, mas também com os participantes online que compraram acesso à transmissão a partir da sala de conferências. O stand virtual dá-lhes também essa possibilidade: consultar informação sobre o parceiro e contactar o seu representante.
• 7. Como o registo e o pagamento passaram a ser automáticos, o organizador abandonou por completo a ideia inicial de contratar uma equipa de vendas externa para o evento, para confirmar os dados dos convidados e propor-lhes o pagamento do bilhete. E quem se registava e não pagava ficava perfeitamente resolvido por uma só pessoa. Além disso, com a funcionalidade do quadro Kanban, estruturar o processamento das encomendas tornou-se muito mais simples do que anotar num bloco de notas. E não foi preciso pensar em comprar um sistema CRM à parte.
• 8. No âmbito da feira, decorria normalmente uma secção de palestras para uma categoria mais cara. Historicamente, era-lhe atribuída uma zona pequena: segundo o organizador, dos 3000 visitantes, apenas cerca de 50 pessoas entravam na sala de palestras. Ao fazer alguns envios com os resumos dos oradores (apenas para quem já tinha o bilhete de entrada normal), obtivemos +117 upgrades de bilhete, processados automaticamente. Por isso, dê sempre às pessoas a possibilidade de pagar mais e não tenha preguiça de configurar o upgrade.
• 9. E claro, o serviço de check-in com equipa no local ajudou a evitar filas à entrada. Todos os convidados receberam os seus crachás com código QR para troca rápida de contactos na APP, e o organizador obteve estatísticas claras: quantos convidados vieram em cada dia da feira, quem esteve apenas um dia, quem esteve 2, e quem esteve os 3 dias que ela durou.
• 10. Foi precisamente após esta feira que o organizador recebeu o maior número de comentários positivos e agradecimentos por parte dos parceiros, já que conseguiram reunir leads de facto muito qualificados e em número suficiente.

A principal conclusão que se pode tirar de tudo isto: quando o organizador percebe logo que a sua abordagem "foi pelo caminho errado", que é preciso mudar algo rapidamente, e procura as soluções certas, isso dá bons resultados e poupa nervos.
Quando o organizador pede conselho ao prestador de serviços e o ouve, é o cliente mais valioso: a colaboração constrói-se sobre a confiança, e ambas as partes trabalham para o mesmo resultado.