Landing page pro váš event
Vytvořte si svůj unikátní sál
Příklady a šablony
9 checklistů pro plánování eventu
Zdarma a bez přesměrování
Katalog akcí pro váš web
Spravujte žádosti snadno a přehledně
Časový plán, řečníci, hlasování
Zvyšte počet leadů na výstavě
Mějte čas přednášek pod kontrolou
Určit výherce soutěže je snadné a
přehledné
Rad není nikdy dost. A je lepší vidět, jak se to dělá, než si pak trhat vlasy. RegToEVENT je komplexní SaaS řešení, které přebírá veškerou technickou rutinu organizace akcí a umožňuje vám soustředit se na obsah.
V tomto videu si povíme, jaké vybavení pro registraci hostů vybrat v roce 2026. V čem spočívá fyzický rozdíl mezi nimi a jaký druh je lepší použít v které situaci. Je třeba zmínit, že jakákoli sada vybavení má urychlit a usnadnit registraci, proto se absolutně všechny hodí k identifikaci hosta a rychlé registraci návštěvníků. Kromě samotného vybavení ale musíte mít spolehlivý specializovaný software. ✅Sada s notebookem Klasická varianta, dobře známá na trhu eventových služeb, je sada zahrnující notebook, skener a tiskárnu na štítky. Po mnoha letech práce v tomto oboru jsme došli k závěru, že skutečný Must have je notebook s dotykovou obrazovkou. To výrazně usnadňuje práci vašich hostesek, protože umožňuje rychle posunout stránku, pokud se host hledá ručně, opravit jeho údaje nebo dokonce stisknout tlačítko tisku přímo na obrazovce, a nehledat ho kurzorem touchpadu. Pokud jde o tiskárnu, použití běžného notebooku výrazně rozšiřuje možnosti jejího výběru, protože to může být jak tiskárna štítků, tak obyčejná inkoustová nebo laserová tiskárna. O tom si povíme o něco později. ✅Tablet se stojanem Tablet na stojanu je velmi kompaktní, na 100 % má dotykovou obrazovku a vestavěnou kameru, takže není nutné používat dodatečný skener. Bezpečně dokáže správně přečíst QR kód. Ve standardních podmínkách ale po naskenování vstupenky stěží vytiskne nálepku s údaji hosta. Proto se používá buď v případech, kdy je potřeba registrace a odbavení bez tisku, nebo pro kontrolu přístupu do různých zón. ✅Sada Checkin BOX Aby bylo vybavení kompaktní a pohodlné pro organizátory, museli jsme v RegToEVENT spojit tablet a tiskárnu a vše realizovat v podobě kompaktního check-in boxu. Tady už máte obrazovku s dotykem, skener QR kódů a tiskárnu na štítky – sadu „3 v 1“ – a to všechno schované v malé kompaktní skříňce. To umožňuje rychle ji rozmístit na lokaci a používat na akcích v nejodlehlejších koutech země. Check-in box se dokonale hodí pro lokace s omezeným místem pro registrační pult a pro organizátory, kteří chtějí jít s dobou a technologiemi. Používat se může ve dvou variantách: v režimu s hostesou a v režimu automatické práce – samoobslužný kiosek. ☑️V režimu s hostesou Váš host naskenuje svou QR vstupenku, dostane záznam o check-inu a nálepka se automaticky bez zpoždění vytiskne na tiskárně a hostesce stačí ji nalepit na přípravek jmenovky a předat hostovi. Navíc 1 člověk může pracovat se dvěma sadami najednou, protože jeho úkol se redukuje na minimum – prosté nalepení nálepky. ☑️Samoobslužný kiosek Dostáváme týž check-in box, ale host naskenuje vstupenku, nálepka se okamžitě vytiskne na straně hosta. A host si ji sám nalepí na svou jmenovku. Stačí vám vedle boxů vyložit přípravky jmenovek a šňůrky k nim. V takovém případě může na jednu hostesu připadat i několik sad, jen aby hlídala provoz vybavení a pomáhala hostům v případě potřeby nebo při dotazech. ✅Bezdrátový check-in Pokud potřebujete tisknout jmenovky a místa na registraci je málo. Přitom vaši hosté mají QR vstupenky a rychle se zorientují, co dělat. Pak lze nastavit 1 tiskárnu, která bude tisknout z několika skenovacích zařízení současně. V tomto případě máme 3 tablety, které mohou stát samostatně všude, kde je pro ně místo. Nebo mohou vaše hostesy vítat hosty přímo u vchodu, dokonce i venku, pokud to počasí dovolí, a skenovat jejich vstupenky smartphonem. A protože tu nejsou žádné propojovací kabely, je tu jen 1 tiskárna, která stojí zvlášť. Hosté nebo hostesy postupně skenují vstupenky a 1 člověk rychle lepí nálepky na jmenovky. Potřebujete 1 zásuvku, Wi-Fi a trochu kouzla od RegToEVENT
V tomto videu se dozvíte, jak u vstupu naskenovat vstupenky účastníků jakýmkoli smartphonem absolutně zdarma. Abyste ověřili jejich pravost, nedovolili účastníkovi použít ji opakovaně a sebrali statistiku návštěvnosti.
V tomto videu si povíme o uspořádání zóny registrace účastníků a tisku jmenovek na akce 00:16 ✅Kolik registračních míst budete potřebovat Za prvé, správně spočítejte počet registračních míst podle počtu hostů. 1 místo pohodlně odbaví od 100 do 200 lidí za hodinu v závislosti na různých okolnostech. Za druhé, kolik kategorií vstupenek máte na akci? Pokud mezi nimi jsou VIP vstupenky, tak i když je účastníků málo, musíte pro ně udělat samostatný registrační pult. Jinak znehodnocujete celý smysl VIP balíčku. 01:14 ✅Help Desk Je to samostatný pult, kde NEvydáváte jmenovky, ale řešíte všechny otázky účastníků: koho není na seznamech, kdo přišel, ale jeho účetnictví ještě nezaplatilo fakturu, kdo přišel místo kolegy apod. Samostatný stůl Help Desk pomáhá vyřešit všechny takové otázky a zlepšuje kvalitu celého procesu registrace. 02:28 ✅Rozměry registračního pultu Je třeba zohlednit rozměry a fyzické možnosti instalace požadovaného počtu registračních míst. Pokud jsou na lokaci stálé pulty – mají pevný rozměr a je nutné vycházet z toho, co je. Speciální pronajímané registrační pulty – někdy lepší, ale také je třeba znát jejich rozměry, nejen výšku, ale i šířku a hloubku pro umístění vybavení. 03:18 ✅Výška registračního pultu Je to obyčejný stůl, nebo 2úrovňový uzavřený pult? Zde nastane otázka velikosti vybavení a zda je třeba schovat propojovací kabely, zda je potřeba brandovat techniku, nebo ne. 03:56 ✅Tvar zóny registrace Pokud je zóna registrace natažená do řady v dlouhé chodbě a vstup do této zóny je jen z jedné strany. Pak je naprostý must have „člověk-regulátor“, který bude zvát hosty, aby nestáli ve frontě na první pult, ale šli dál, protože tam je vše volné.04:38 – Prohlídka osobních věcí Někdy je to povinný požadavek kvůli vysokému statusu hostů. Nejprve musí být registrační pult a převzetí jmenovky a teprve potom rámy, detektory kovů a prohlídka osobních věcí. Provádět kontrolu dokladů a věcí dřív, než člověk dostane jmenovku, není příliš racionální, je to nepohodlí pro „náhodné“ lidi, kteří přišli na cizí akci, a zbytečně vynaložené zdroje vaší ochranky. Zástupci ochranky mohou skenovat QR jmenovky, aby se ujistili, že účastník skutečně je v databázi, a prohlédnout si všechna data jeho registrace i je porovnat s fyzickým dokladem člověka. 06:05 ✅Ochranka na lokaci Bez ohledu na to, zda budete mít vysoce postavené hosty a státní ochranku, nebo je to komerční akce se vstupem na zakoupené vstupenky – u vchodu vždy musí stát někdo, kdo kontroluje přítomnost jmenovky, náramku a dalších rozlišovacích prvků. Tak se určitě vyhnete černým pasažérům. 06:33 ✅Internet My máme offline režim práce, ale to je už minulé století a ztrácí se v něm veškerá šťáva a flexibilita procesu. Nejideálnější variantou je check-in z cloudové databáze, kde se vše okamžitě synchronizuje. A nebudete mít situace, kdy se vás hosté pokusili podvést tím, že přišli se stejnou vstupenkou k různým pultům nebo v různou dobu. Vždy žádejte samostatnou vyhrazenou Wi-Fi síť pro registraci, nebo ještě lépe – natáhnout kroucenou dvojlinku s oddělenou linkou pro registraci. 07:41 ✅Elektrické napájení Pokud na lokaci není záložní napájení, je také třeba předvídat vyšší moc. V některých městech můžeme zajistit i záložní napájení 220 ✅Zorganizovat check-in lze i v těch nejnestandardnějších zónách – máme řešení pro mobilní tisk jmenovek. Terminály a tablety pro ochranku a samoobslužné pulty ❗Zóna registrace je tvář vaší akce. A je velmi důležité zorganizovat celý proces pohodlně, aby se účastníci nabili pozitivem hned po příchodu. Hlavní je vše předvídat předem a zohlednit všechny nuance, které mohou nastat. Pokud se na akci připravujete předem, nebo jste si vzpomněli i na poslední chvíli – nic není ztraceno – obraťte se na RegToEVENT a pomůžeme vám udělat registraci pohodlnou a rychlou.
Ahoj. V tomto videu si probereme hlavní druhy jmenovek na business akce. A proč se používá QR jmenovka. Jmenovka je svého druhu identifikátor účastníka na lokaci, který slouží jako nepostradatelný nástroj networkingu. 00:23 Hotová vstupenka-jmenovka 2 v 1 V našem systému je design vstupenky, kterou lze složit na 4 části a získat hotovou jmenovku velikosti A6! Toto řešení používají malé akce i velké výstavy a fóra k úspoře rozpočtu. 00:43 Jmenovka psaná fixou Jmenovky je lepší nedělat vůbec, pokud stále píšete fixou. Je to vždy ošklivé a nečitelné. 01:05 Jmenovka s tištěnou nálepkou Nejrychlejší způsob vydávání jmenovek se jmény – tisk nálepek s údaji účastníka. Všechny jmenovky a nálepky budou mít hosté stejné velikosti, s čitelným textem. 01:26 Co tisknout na jmenovky Jen jména – není to pohodlné, protože všechny jmenovky jsou stejné. Jméno a příjmení – už je to zajímavější. Pro business akce je důležitá firma člověka a ideálně i jeho pozice. Pole formuláře vždy dělejte nepovinná a ti, pro koho je to důležité, je vyplní, a kdo je líný, bude jen se jménem. 02:40 QR kódy na jmenovkách QR kód na jmenovkách je potřeba pro networking a bezpečnost. Lze do něj zašít přímý odkaz na chat v Telegramu, aby bylo možné hned začít konverzaci, šifrovaný QR kód ke skenování jen ochrankou. Kód, který vede na vizitku hosta, nebo kód, který se bude skenovat aplikací pro networking. 03:29 Druhy jmenovek na akcích Nejčastěji používaná velikost jmenovky je 10x15 cm. Ale rozhodně podrobnosti probírejte s polygrafií, protože se může ukázat, že 9x14 bude téměř dvakrát levnější. Existují i větší jmenovky – jak se říká, vkus je různý. 04:02 Velikost nálepky Bude záležet na velikosti samotné jmenovky a na množství údajů, které na ní hodláte tisknout. Na nálepku 8x4 se vejde jméno, příjmení, firma i pozice hostů. Pokud předem víte, že názvy organizací nebo pozic vašich hostů budou dlouhé – nechte na jmenovce více volného místa, abyste mohli použít nálepku řekněme 10x6. 04:49 Jaké bývají nálepky na jmenovku Univerzální varianta – bílá nálepka s černým textem. Text se vždy kontrastně vyděluje a je snadno čitelný i na dálku. Samozřejmě může být varianta barevné nálepky s černým tiskem nebo barevného tisku na bílé. Ale musíte chápat, že jsou to dodatečné a docela významné výdaje. 05:20 Jmenovky s fotografií Plnobarevné jmenovky je lepší tisknout předem a nechat na nich jen místo pro jméno hosta, jinak se proces tisku na místě značně protáhne. Jmenovky s fotografií účastníka lze dělat prostě za běhu, s focením přímo v okamžiku registrace. Bude to mnohem informativnější, protože takovou jmenovku je velmi těžké předat třetí osobě, aby prošla ochrankou. Je však třeba vzít v úvahu i obtíže, které takový proces přinese. 06:58 Design jmenovky Jmenovka je stejný propagační materiál vaší akce jako všechny ostatní suvenýry. Proto na ní musí být velkým písmem uveden název akce. Lze přidat datum a místo konání. Volné místo vždy využijte pro reklamu partnerů, sponzorů a organizátorů. 07:23 Program na jmenovce Na jmenovkách je pohodlné umístit program akce. Pokud máte malou akci a stačí stručně napsat 3–4 body: udělejte ho prostě textem na zadní straně jmenovky. Pokud je akce rozsáhlá a je tam mnoho sekcí, řečníků – je lepší přidat QR kód, který povede na samostatnou interaktivní stránku s programem. Tak ho každý účastník může naskenovat a podívat se na vše v reálném čase, i kdyby tam byly nějaké změny, nic se neděje. 08:25 Různé jmenovky a šňůrky Pokud máte několik kategorií hostů, dělejte jmenovky různých barev, nebo na ně přidejte rozlišovací prvek, nebo šňůrky různých barev. Tak bude účastníkům i vám jako organizátorům snazší vizualizovat, kdo je kdo. 08:54 Upevnění šňůrky Ideální varianta – šňůrka na 2 karabiny. Jmenovka tak vždy visí rovně – nálepkou dopředu. Jmenovka na 1 karabině se bude vždy převracet a hosté neuvidí jména jeden druhého. Jako variantu můžete použít klip – ten se tolik neotáčí. Nebo udělat jmenovku oboustrannou – a lepit nálepku se jménem na obě strany, aby bylo vidět, čí je, ať se otočí jakoukoli stranou. 09:32 Rámečky pro nálepku na jmenovce Nikdy nedělejte žádné rámečky pro nálepku! Udělejte na jmenovce plnou plochu ve vašem firemním stylu a barvě, ponechte tam prostě volné místo bez důležitých informací. Nálepka je vždy jednobarevná, sama o sobě už je rámečkem.
Vytisknout jmenovku na místě není problém, udělat ji s fotografií účastníka – také!
Dobrý den. V tomto videu porovnáme 5 druhů check-inu podle pohodlí, rychlosti a ceny. A na konci sestavíme srovnávací tabulku pro přehlednost. 🔔Chcete rychlou registraci na svou akci, zaregistrujte se už nyní https://regtoevent.com/ua/?utm_sourse... Většina organizátorů dosud tiskne jmenovky pro účastníky předem a hosty odškrtává perem nebo tužkou ve vytištěném seznamu registrací. Především je třeba určit, jaké jsou vaše úkoly: 🔸jen zkontrolovat, zda má člověk přístup na lokaci 🔸nebo zkontrolovat vstupenku a vydat jmenovku se jménem V závislosti na vašich úkolech existují různá řešení. 01:07 – Nejjednodušší a bezplatná varianta – Vstup bez jmenovek Naskenovat elektronickou vstupenku lze obyčejným smartphonem, nezáleží, zda iOS, nebo Android. K tomu stačí jen přihlásit se do osobního kabinetu RegToEVENT a mít přístup k potřebné akci. Zaměřte kameru smartphonu na QR kód – přejděte na odkaz – pokud je vstupenka použita poprvé – uvidíte nápis „Úspěšný check-in“, pokud je vstupenka použita opakovaně – uvidíte nápis, že takový účastník už vstoupil a vstupenka byla použita. Výhody: 🔸zdarma pro organizátora 🔸není třeba instalovat aplikace 🔸přesná statistika: kdo z účastníků přišel a kdy 02:55 – Skenování přes aplikaci Pokud máte mnoho hostů a potřebujete rychlost a pohodlí, je lepší registrovat přes aplikaci. Při jejím použití se nemusíte pokaždé vracet do aplikace fotoaparátu nebo přecházet do prohlížeče. Po naskenování vstupenky registrátor hned přesměruje na kartu účastníka a po úspěšném check-inu automaticky otevře kameru, aby bylo možné skenovat další vstupenku. Výhody: 🔸rychle 🔸pohodlně 🔸lze nastavit auto- nebo ruční režim 🔸režim check-in/check-out 🔸skenování zón pořídit fotografii účastníka nebo odeslat nálepku k tisku 04:57 – výdej hotových jmenovek podle seznamu v Excelu Postaví se dlouhý pult, nasadí se mnoho hostes, každá z nich má vytištěný seznam a ručně hledají člověka v seznamu, odškrtávají ho a potom hledají mezi hromadou stejných jmenovek tu svou. 🔸obrovské fronty 🔸mnoho času na registraci 🔸nervy a hysterie účastníků i vašich hostes 🔸ztracené jmenovky 🔸opakované použití vstupenek účastníky 🔸žádné povědomí o tom, zda jsou všichni hosté podle seznamu odškrtnuti 07:52 – Tisk jmenovek-nálepek na lokaci Člověk s vstupenkou přijde na lokaci. Registrátor vstupenku naskenuje skenerem a hned se na obrazovce notebooku objeví podrobná karta účastníka a dialogové okno pro tisk. Stačí stisknout jedno tlačítko, aby se nálepka odeslala k tisku. Termotiskárna během několika sekund vytiskne údaje účastníka a registrátor je nalepí na přípravek jmenovky a vydá hostovi. Pokud hosté vědí, kam přišli a kde mají vstupenky, tak od okamžiku, kdy host předal vstupenku ke skenování, do okamžiku, kdy obdrží hotovou jmenovku, uplyne v průměru 7 sekund. Výhody: 🔸rychlost, 🔸pohodlí, 🔸spolehlivost 🔸žádné opakované použití vstupenek 🔸úplná statistika vstupů 09:23 – Tisk nálepek přes PrintServer Vaše hostesy mohou vítat hosty přímo u vchodu a hned skenovat jejich vstupenky, aby nevznikala fronta u pultu. Ze smartphonu se nálepka odešle k tisku. A než člověk vyjde po schodech nebo se převlékne, jeho nálepka už je vytištěná. Vše, co vám zbývá, je postavit 1–2 tiskárny a určit odpovědné lidi, kteří budou lepit nálepky na jmenovky, jakmile je tiskárna vydá. A když host přijde k pultu, bude mít registrátor připravených 3–5, a možná i 10 hotových jmenovek a bude moci účastníkovi podat tu správnou. Výhody: 🔸vysoká rychlost tisku 🔸ideální pro malé lokace 🔸úplná statistika vstupů 🔸žádní černí pasažéři 11:35 – Srovnávací tabulka druhů registrace hostů na lokaci Nyní máte před očima všechny výhody a nevýhody. Můžete vypočítat čas registrace hostů, když víte, kolik je potřeba na registraci 1 člověka u toho či onoho způsobu. Takže volba je na vás! Přejděte na odkaz v popisu tohoto videa, zaregistrujte si kabinet organizátora a pořádejte své akce a registraci účastníků pohodlně!
V tomto videu si povíme o tom, jak má vypadat QR vstupenka účastníka akce. Vstupenka účastníka nesmí být stejný šablonovitý obrázek pro všechny hosty akce. Vždyť pokud všichni hosté přijdou na akci se stejným obrázkem, jaký má pak vstupenka smysl – žádný! Aby bylo možné účastníka na lokaci identifikovat – vstupenka musí obsahovat jeho jméno, příjmení, případně nějaké dodatečné údaje o této registraci, přítomnost dodatečných voleb zakoupených spolu se vstupenkou apod. Jak poznat, že je vstupenka unikátní? Samozřejmě tam musí být unikátní ochranné prvky – čárové kódy nebo QR kódy. Jaký je mezi nimi rozdíl, se můžete podívat ve videu • QR vstupenky na akce. Jak vygenerovat pr... Pokud jsou na vaší lokaci turnikety – možná postačí jen čárový kód. Pokud jsou to 2D skenery nebo smartphone – skvěle se hodí QR kód. Co je ukryto v QR kódu? Nepřidávejte tam web akce ani mapu lokace. Při skenování QR kódu ve vstupence se u účastníka musí objevit záznam o check-inu a systém znemožní opakované použití této vstupenky. Všechny ostatní informační QR kódy ve vstupenkách jsou zbytečné! Co musí být ve vstupence nutně: ✅Název akce ✅Datum a čas začátku akce ✅Adresa lokace ✅Typ vstupenky ✅Kontakty organizátora ✅Logo akce ✅Řada a místo, pokud jsou vstupenky s rozsazením po sále ✅Časový slot, pokud jsou vstupenky na konkrétní sezení V případě RegToEVENT si můžete sami vybrat jednu z několika šablon a do volných polí přidat vlastní textové informace nebo obrázek, kde na brandovaném pozadí akce přidáte potřebné informace pro účastníky nebo mapu cesty na místo konání akce či něco dalšího. 📩Po úspěšné registraci a platbě (pokud je akce placená) si účastník stáhne svou vstupenku na potvrzovací stránce, obdrží ji e-mailem a v SMS a také získá přístup do osobního kabinetu, kde je tato vstupenka stále uložena. Pokud jste pro registraci použili bota v Telegramu, bude vstupenka dostupná i v Telegramu. Tedy účastník má takový maximální soubor kanálů, kde může svou vstupenku najít. Je důležité nejen poslat člověku soubor se vstupenkou, ale poskytnout i úplnější a podrobnější pokyny k účasti. 📧Proto, i když v nastavení akce může mít organizátor již předepsané nějaké standardní texty. Napište tam svůj text, vždyť svou cílovou skupinu znáte lépe, víte, jaký styl komunikace a podání informací bude pro ně srozumitelnější. ✅Určitě začněte poděkováním za to, že se člověk zaregistroval a koupil vstupenku. ✅Kde se akce koná ✅V který den. ✅Adresa lokace, souřadnice ✅Podrobnosti o cestě na lokaci ✅Lze přidat odkazy na chaty, mobilní aplikaci pro networking, na program nebo cokoli dalšího. ✏️Mimochodem, text může být nejen v e-mailu se vstupenkou, ale také zobrazen na landingu, aby účastníci cítili individuální přístup k sobě a od samého začátku se naladili na pozitivní notu a na to, že je na akci opravdu očekáváte. Generujte pro své akce krásné, užitečné a funkční, a hlavně unikátní vstupenky! Aby pak nebyly žádné problémy s registrací hostů přímo na lokaci. ✅Firmu účastníka – lze přidat, ale nemá to velký smysl vzhledem k tomu, že host ukazuje jen QR kód ke skenování a vstupenku schovává. K tomu je lepší použít jmenovky s uvedením jména, firem a pozic. 🎫Brandované vstupenky – vyčnívají mezi vizuálně stejnými ostatními a zdůrazní jedinečnost vaší akce. ✅Pokud pravidelně prodáváte vstupenky do zoo, aquaparků nebo na nějaké atrakce – je to velmi zdařený nápad, protože objednáte naprogramování šablony na míru jednou a všechny vaše vstupenky se prodávají s vaším unikátním designem. ✅Pokud máte velkou akci na několik set účastníků, má vysoký status, budou tam čestní hosté – je to také skvělá varianta. ✅Pokud máte pravidelné, byť malé akce na nějaké společné téma, můžete si objednat individuální šablonu vstupenky 1krát a používat ji na všechny své akce už zdarma. ❌Ale když máte jednorázovou akci – malý seminář pro 20–50, maximálně do 100 hostů, tak je zjevné, že to není nejdůležitější atribut, proto zde stačí prostě dodělat standardní šablonu a samostatně do ní přidat nějaké obrázky a potřebné informace. 📣Vstupenku na akci lze využít jako nástroj reklamy partnerů. Do volných polí šablony můžete přidat loga partnerů a sponzorů vaší akce a nabídnout jim to jako další variantu zmínky o nich, samostatným bodem ve sponzorském balíčku.
Ne vždy je třeba prodávat klasické vstupenky na konference, výstavy nebo koncerty. Můžete mít den otevřených dveří, nějaké exkurze, registraci do quest místností, sezení na kluziště nebo do aquaparku či něco podobného. Nebo prostě potřebu rovnoměrně rozložit počet návštěvníků během dne, aby na lokaci nevznikaly shluky. Pro takové případy se ideálně hodí registrace návštěvníků podle časových slotů. Proto si v tomto videu povíme, jak vytvářet a prodávat vstupenky s časovými sloty. Například máte Den otevřených dveří. Upozornili jste všechny zaměstnance, že k nim přijdou hosté, naplánovali jste exkurzi do různých oddělení, seznámení s firmou, jejími hodnotami a principy práce. Ale hned je jasné, že zájemců je dost a velký shluk lidí zastaví celý pracovní proces. Nebude to pohodlné nejen pro pracující, ale ani pro samotné hosty. Proto můžete takové návštěvníky rozdělit do skupin, řekněme po 10 lidech, a během dne uskutečnit 3 takové exkurze. A člověku, který bude exkurze vést, je to snazší, a dav nebude pobíhat mezi stoly a rušit vaše kolegy. Vytvoříte akci v naší službě a vytvoříte k ní vstupenku s časovým slotem. Dále je třeba vytvořit samotné sloty. Pokud mluvíme o 3 exkurzích, tak jedna ať je od 10:00 do 11:30, další od 12:30 do 14:00 a poslední od 17:00 do 18:30. Pro každý slot zadáváme kapacitu – kolik vstupenek lze prodat na týž interval. Pro zakoupení takových typů vstupenek existuje samostatný widget, aby se vašim hostům pohodlněji vybíral den a čas návštěvy. Přejdou do kalendáře, vyberou potřebné datum a vidí, na které hodiny je možné se zaregistrovat. Vyberou časový slot a vidí, kolik míst v něm zbývá, pokud například chtějí jít ve dvou nebo koupit vstupenky hned pro partu přátel. Pokud je takový den otevřených dveří u vás zdarma – vstupenku dostanou hned po registraci, pokud ale vedete předběžnou registraci řekněme na kluziště na různá sezení a návštěvníci musí svou rezervaci zaplatit, tak je tam po registraci přesměruje na platbu takové objednávky. Rozvrh lze vytvořit jednorázově, a lze ho zkopírovat na další dny, pokud probíhá stálý prodej na každý den na stejné hodiny.
V tomto videu vám povím, jak rychle vytvořit schéma sálu pro akci pomocí konstruktéru sálů od RegToEVENT. 🔔Pro registraci kabinetu organizátora přejděte na odkaz: https://regtoevent.com/ua/?utm_source... Nejčastěji tuto potřebu mají zábavní akce: koncerty, dětská představení, stand-upy, show originálního žánru apod. Ale někdy i business akce používají rozsazení po řadách a místech, u stolků nebo jiné varianty. Řada vstupenkových služeb prodej po řadách a místech vůbec neimplementuje. V případě naší služby to může být kombinovaná varianta, například je rozsazení v sále a je online přenos, který se prodává zvlášť. Služby, které se specializují na prodej vstupenek s místy, zpravidla svým organizátorům neposkytují možnost vytvořit schéma samostatně. Podáte příslušný požadavek, dáte jasné technické zadání a vytvoří vám potřebné schéma sálu. V RegToEVENT můžete schéma vytvořit sami, na různý počet míst, různého tvaru, s doplňkovými prvky pro lepší vizualizaci, obrázkem na pozadí, fan zónami a mnoha dalšími věcmi. V nastavení akce přejdete do konstruktéru sálů a tady můžete vybrat: ✅standardní tvary pro označení: pódia, sloupů, nějakých vystoupení, co na lokaci je. ✅stolky s VIP místy, mohou být kulaté nebo obdélníkové ✅bloky s místy ✅jednotlivé řady, pokud je potřeba ✅sekce ✅fan zóny ✅Lze vytvořit dvoupatrové schéma, pokud je vaše velká lokace rozdělena na sektory. Účastník vybere sektor a uvnitř něj se mu otevřou řady s místy. ✅Řady lze číslovat shora dolů nebo zdola nahoru, a místa zleva doprava nebo naopak. ✅Jednotlivá místa v řadě nebo v sektoru lze odstranit. ✅Všechny prvky lze kopírovat nebo naklonit pod úhlem. ✅Do schématu lze přidávat různé grafické prvky – ikony vchod/východ, schody, místa pro kouření, stravovací zóny nebo toalety. ✅A lze dokonce nahrát obrázek na pozadí vaší lokace, pokud chcete účastníkům ukázat, jak vypadá, jak se dostat do sálu, kde budou dveře, okna, sloupy, aby pak nebyly stížnosti, že účastník koupil vstupenku a přímo před jeho nosem stojí obrovský sloup, který zakrývá výhled. Po schématu se pohodlně pohybuje nahoru/dolů, doleva/doprava. Lze ho zvětšovat v měřítku, aby bylo pohodlnější zarovnat prvky. Prvky lze posouvat myší přetažením na potřebné místo, a pokud je třeba je co nejpřesněji a ve zlatnické jemnosti posunout o 1–2 body, snadno to lze provést pomocí klávesnice. Poté, co jste vše udělali, stisknete uložit schéma pro akci a je uloženo. 🔥 Lze vybrat hotové schéma z dostupných šablon a prostě ho upravit pro své vstupenky. Jednoduchá obdélníková schémata sálu lze vytvořit za 5 až 10 minut. Složité koncertní sály na několik pater vám zaberou několik hodin. A hlavně za to není třeba platit zvlášť. Schéma sálu vybíráte ze šablon nebo vytváříte samostatně v rámci nastavení své akce. Proto pokud potřebujete prodávat vstupenky s místy na své koncerty, představení, stand-upy – registrujte se v RegToEVENT, nastavte svou akci a bez problémů pro ni vytvořte schéma svého sálu pro prodej vstupenek.
QR a čárové kódy jsou v případě elektronických vstupenek na akci nepostradatelným nástrojem identifikace účastníka a způsobem kontroly přístupu na lokaci. V tomto videu si povíme, co jsou QR vstupenky na akci a jaké jsou nuance jejich použití. Čárový kód neboli, jak mu lidově všichni zvykli říkat, barcode – byl vynalezen již v 50. letech – je to jakýsi analog Morseovy abecedy, kde tlusté černé čáry jsou čárky, tenké jsou tečky, bílé čáry jsou odpovídajícím způsobem pauzy. Jejich střídáním lze zakódovat různé znaky, a pokud kódování provádíme v binární soustavě, černé čáry jsou 1 a bílé – 0. Takový systém kódování je jednorozměrný čárový kód, skenovat lze dokonce i úhlopříčně, ale velkou nevýhodou je nedostatečný počet znaků ukrytých v kódu. Čárový kód v 90. letech vystřídal QR kód, který umožňuje kódovat informace dvourozměrně, na ploše a umístit do něj megabajty informací. Proč je QR kód vždy čtverec? Protože je to tvar, který čtecí zařízení nejsnáze rozpoznají uprostřed jiného textu. Aby skener pochopil, že před ním je určitě QR kód, má 3 velké čtverce – pozicovací značky. Pokud se kód skenuje z pomačkaného papírku, má zarovnávací značku, synchronizační pruhy a kód verze QR kódu, které umožňují rozpoznat ho jak z obrazovky, tak z tištěné verze. Ale nepřidávejte do QR kódu na vstupence adresu webu, kontakty, souřadnice lokace nebo něco podobného. Protože ve skutečnosti budou mít všichni účastníci v ruce absolutně stejný papírek s vašimi logy, obrázky, texty a stejným QR kódem a skenování takového kódu nemá pro organizátora smysl. Znovu budete tisknout seznamy hostů a hledat je ručně a účastníci budou moci opakovaně použít tutéž vstupenku. Ve vstupenkách vašich účastníků musí být nutně unikátní QR nebo čárové kódy, které obsahují informace o konkrétním účastníkovi, typu vstupenky, přítomnosti dodatečných voleb, řadě, místě, času apod. Při skenování QR kódu systém identifikuje účastníka, ukáže registrátorovi všechny informace o něm a označí vstupenku jako použitou. Pokud se někdo z účastníků pokusí přijít s její kopií a použít tuto vstupenku ještě jednou, registrátor uvidí nápis, že účastník již dříve vstoupil, a datum a čas takového vstupu. Celý proces trvá pouhé vteřiny a umožňuje skenovat vstupenku jak speciálními skenery, tak obyčejnými smartphony nebo tablety. Není třeba tisknout seznamy hostů, hledat příjmení ručně nebo jinak zapisovat, kdo přišel. Získáváte rychlý a pohodlný způsob identifikace hostů, hosté nestojí ve frontách a nejsou skandály s opakovanými vstupy nebo nezaplacenými objednávkami, když je vše zaznamenáno v programu – k takovému procesu je víc důvěry než k tužce na papíře. Při výběru dodavatele pro generování QR vstupenek a check-in na lokaci zohledněte takové důležité momenty jako synchronizace databáze a zastavení registrací. Vždyť pokud je to obyčejný program nainstalovaný na konkrétním počítači nebo telefonu a pracuje výhradně s nahranou offline databází, riskujete, že jednu a tutéž vstupenku lze použít několikrát a check-in bude přitom úspěšný. Druhý moment – zastavení registrace. Pokud systém skenování vstupenek pracuje s online databází a synchronizuje všechna data, jako RegToEVENT, dává to organizátorovi možnost neuzavírat registraci a přidávat lidi přímo na lokaci. Jakmile účastník vyplnil registrační formulář – jeho data jsou uložena a hostesa může označit check-in, vydat mu jmenovku a pustit ho na lokaci. U dodavatelů, kterým databázi registrací předáváte den předem, takovou možnost mít nebudete a nezískáte data o lidech, kteří se na poslední chvíli rozhodli, že chtějí navštívit vaši akci. I kdyby host přišel na akci a prostě tady u registračního pultu kupuje svou vstupenku, v případě RegToEVENT se jeho registrace okamžitě objeví v databázi u všech hostes současně. QR kódy přidané na jmenovku lze použít pro další networking účastníků, pro tracking pohybu hostů po lokaci – které zóny navštívil, kdy a kolikrát. Omezovat vstup do zón, nebo počet vstupů do nějaké zóny a mnoho dalšího. A ještě jeden důležitý faktor – jaké vybavení stojí u vstupu na lokaci. Pokud jsou na lokaci stacionární turnikety a klade požadavek, aby se skenovalo na jejich vybavení, upřesněte si předem všechny detaily. Protože nejčastěji turnikety skenují právě čárový kód, zvlášť pokud je starý. A v takovém případě je lepší, aby na vstupence byly právě ony, a ne QR kódy. Takže pokud chcete, aby vaši účastníci měli funkční QR vstupenky s unikátními kódy, a ne jen kódy pro parádu, protože to tak dělají všichni, vybírejte spolehlivého dodavatele pro prodej a generování vstupenek.
Služba prodeje vstupenek – proč je potřeba a jak vybrat tu správnou. V roce 2025, kdy lidé svěřují umělé inteligenci dokonce i diagnózy, mnoho organizátorů stále prodává vstupenky ručně. Přitom vstupenková služba má automatizovat registraci, platbu a kontrolu objednávek a šetřit čas a zdroje. Moderní účastník nečeká jen kávu a blok, ale promyšlenou akci, kvalitní obsah a networking. Proto by se organizátor měl soustředit na koncept a řečníky, a ne na ruční prodej vstupenek. Hlavní důvod, proč mnozí používají službu prodeje vstupenek – strach z provize. Ale když spočítáte platy manažerů, daně, pronájem a další výdaje, služba s provizí vyjde levněji. Odstraňuje rutinu, automatizuje platbu, vystavování faktur a komunikaci s hosty. Dobrá vstupenková služba je CRM, kde organizátor sám spravuje objednávky, nastavení a databázi účastníků 24/7. Pokud vás nutí vyplňovat brief, čekat na nastavení a výplaty a přístup k datům je omezen – utíkejte. Při výběru vstupenkové služby věnujte pozornost provizi. Normální je do 5 %. Pokud je vyšší – hledejte alternativu. Ale i příliš nízká provize může znamenat osekanou funkcionalitu nebo problémy s podporou. Cena by měla odpovídat sadě nástrojů – od oznámení akce po sběr zpětné vazby. Moderní vstupenková služba by měla poskytovat: plnou kontrolu nad registracemi; vytváření různých typů vstupenek (online, offline, placené, zdarma, s moderací apod.); flexibilní registrační formuláře s různými sadami polí; jednoduchou integraci s webem nebo hotovou stránku akce; nástroje pro růst prodeje: dynamickou cenotvorbu, promokódy, křížový prodej, dary, rozesílky, upgrady vstupenek a referenční systém. Důležité je i to, jak se přijímají platby. Služba musí mít několik integrací s platebními agregátory, aby uživatelé mohli vybrat pohodlný způsob – od karty po kryptoměnu. To přímo ovlivňuje konverzi plateb. Dnes účastníci chodí na offline akce především kvůli networkingu. Proto ideální služba spojuje prodej vstupenek a mobilní aplikaci, kde hosté vidí interaktivní program, mohou komunikovat, domlouvat schůzky, sledovat přenosy a sdílet příspěvky. A organizátor získává dodatečný kanál pro partnery, hlasování a zpětnou vazbu. Po akci by účastníci měli mít osobní kabinety, kde mohou získat záznamy, prezentace a materiály. Pokud služba navíc podporuje on-site check-in – registrace hostů na místě bude rychlá a automatizovaná. Důležitá je také analytika, export/import dat a statistika prodeje – bez toho nelze růst a plánovat budoucnost. A rozhodně prověřujte reputaci služby, abyste nenarazili na problémy s výplatami. V důsledku máte před sebou tři cesty: Dělat vše ručně – ztratíte čas a část prodeje. Vzít službu s minimální provizí – ale pak integrovat desítky externích řešení. Použít komplexní platformu, která spojuje CRM, platbu, check-in a networking na jednom místě. Moderní vstupenková služba není jen prodej vstupenek, ale celý ekosystém pro řízení akce a interakci s publikem. Hlavní je dívat se ne na procento provize, ale na možnosti, které získáváte.
K přilákání účastníků na akci používají organizátoři úplně různé metody: od placené reklamy v jakýchkoli formátech po bezplatná partnerská oznámení. A někdy paradox spočívá v tom, že z těchto bezplatných oznámení přichází mnohem více leadů než z placeného provozu. Toto video není o placené reklamě, ale právě o info partnerech – jak s nimi pracovat a jak sledovat účinnost umístění oznámení akce u partnerů. Existují různé nika, ve kterých se akce konají. Někde opravdu funguje reklama, protože celé vaše publikum tráví dny na Instagramu, někde to mohou být doporučení blogerů a lídrů názorů, a jsou nika, kde jsou stále oblíbené fóra a zpravodajské weby, které vaše publikum čte. A pro vás je mnohem účinnější umístit tam článek nebo nějaké oznámení, než točit reklamu na sociálních sítích. Pokud je médium nebo bloger zajímá vaše akce, můžete se domluvit na publikaci za barter – loga a odkazy na ně, nebo vstupenky. Ale stává se, že jejich podmínkou je placené umístění, bez ohledu na to, zda se akce sami zúčastní nebo zda je zajímá z hlediska vlastní reklamy. V kterémkoli z těchto případů vždy přidávejte jmenné promokódy do oznámení, která poskytujete partnerům. Jejich publikum to vnímá lépe a vy budete moci sledovat výsledek takového umístění. Budete jasně chápat, zda z této platformy někdo vůbec přichází, registruje se, kupuje vstupenku, a všechny výsledky budete moci ukázat svému info partnerovi. Varianta umístění odkazu, a ne jen textového promokódu, výrazně zvýší konverzi registrací. Vždyť potenciální účastník přejde na formulář a už tam vidí promokód, proto chápe, že to není reklamní trik, ale skutečná sleva. I když vás výsledek umístění příliš nepotěšil, alespoň příště budete vědět, zda se umístění na tomto zdroji vyplatí. V CRM systému vidíte absolutně všechny výsledky využití promokódů, vidíte stavy těchto objednávek a můžete zhodnotit, s jakými kanály spolupracovat příště a s jakými ne. Protože se může ukázat, že malé skupiny nebo stránky na sociálních sítích, které vaše oznámení umístí zdarma, bývají výkonnější než ty, které hned na začátku hlásí 100–500 prodejů z krátkého oznámení a žádají od vás obrovské peníze za umístění. A když samotná platforma pochopí, že máte reálné metody sledování účinnosti, buď cena oznámení bude adekvátní, nebo vynaloží maximum úsilí na splnění slíbeného.
V RegToEVENT můžete přitahovat partnery pro prodej vstupenek a prodat jich mnohem více nebo rychleji. Vždyť doporučením a oznámením blogerů, lídrů názorů nebo "prověřených" lidí se vždy důvěřuje víc než placené reklamě. Odpovídajícím způsobem vzrostou rozpočty z prodeje a nebudete muset hledat komparz k zaplnění sálu. A pro uspořádání partnerských prodejů byla vytvořena samostatná funkcionalita, o které si povíme v tomto videu. Tiketní partner je samostatná role, kterou můžete vytvořit v rámci svého kabinetu organizátora pro osoby, které jsou ochotny vám pomoci s prodejem vstupenek na vaši akci. V podstatě je to referenční program a může být 2 druhů. 00:47 ⚡Referenční program pro externí partnery⚡ Například váš řečník nebo partner má své publikum odběratelů, nějaké chaty, blogy nebo komunity a je ochoten propagovat vaši akci a prodávat vaše vstupenky. Vytvoříte pro něj roli tiketní partner, vyberete, na kterou akci bude prodávat vstupenky a které konkrétně. A nastavíte maximální možný práh slevy, kterou může partner poskytovat svým kupujícím pro motivaci. Například 15 % Podmínky partnerství a odměny můžete s každým probrat osobně. Možná máte silné obchodní oddělení a zajímají vás jen žádosti, a vstupenky budete dále prodávat a uzavírat obchody sami, proto bude odměna partnerovi symbolická. A možná vás zajímá právě plný cyklus s prodejem vstupenky a v takovém případě bude odměna pro partnera vyšší, ale výhradně za zaplacené objednávky. Tiketní partner bude ve svém kabinetu vidět referenční odkazy na registraci pouze těch typů vstupenek, ke kterým jste mu dali přístup, a může vytvářet promokódy na fixní nebo procentuální slevu v mezích toho, co jste mu dovolili. Pokud jde o registrace, v sekci Objednávky uvidí pouze ty registrace, které byly provedeny přes odkazy s jeho referenčními značkami, a samotná data účastníků budou skryta hvězdičkami, aby se zachovala maximální důvěrnost dat a ochránilo vás to před únikem vaší databáze účastníků. 02:21 ⚡Referenční program pro účastníky⚡. V podstatě to jsou stejní tiketní partneři, ale v tomto případě se tiketním partnerem může stát jakákoli cizí osoba, která zakoupila vstupenku na vaši akci. V sekci "Další nastavení" můžete zviditelnit Referenční program pro kupující. To umožní, aby se všem účastníkům, kteří si koupili vstupenku na vaši akci, v jejich osobním kabinetu zobrazilo příslušné tlačítko – "Referral program"Po jeho stisknutí může účastník poslat zprávu – žádost o účast v referenčním programu. Při nastavení programu volíte, zda se role tiketního partnera vytváří automaticky, nebo ručně. Pokud zvolíte "Automaticky", účastník ze svého kabinetu podá žádost o účast v programu a systém sám mu vytvoří roli tiketního partnera na jeho e-mail (ze kterého kupoval vstupenku) a za podmínek, které zadáte. A vy obdržíte upozornění do chatbota, že žádost byla automaticky schválena a nový tiketní partner byl vytvořen. Pokud se role vytváří automaticky bez vaší účasti, musíte hned uvést, které typy vstupenek budou partnerovi dostupné k prodeji a jaké maximální slevy může tiketní partner účastníkům dělat promokódy. Odpovídajícím způsobem budou mít všechny takto automaticky vytvořené role stejné podmínky spolupráce. Pokud jste zvolili variantu vytvoření tiketního partnera z účastníků "Ručně" – pak účastník vyplní žádost, že se chce stát tiketním partnerem, a vy jako organizátor obdržíte podobnou zprávu v chatbotu (pamatujete si přece, že máte chytrého asistenta?), ale že uživatel takový a takový si přeje stát se tiketním partnerem. Odpovídajícím způsobem není automatické vytvoření role a vy mu roli vytvoříte sami a podmínky pro takového uživatele ručně nastavíte. Jak jsme již probrali výše. Začínající organizátoři nejsou náchylní s někým sdílet procento z prodeje a raději prodají vše sami. Ale zkuste spočítat, kolik stojí klik v reklamních kampaních, jaká je konverze na žádost a jaké procento úspěšných plateb vstupenky. Jen tak pochopíte, kolik vynakládáte na prodej jedné vstupenky. A pokud najdete dobrého partnera a nabídnete mu menší odměnu – kromě velkých dosahů ještě i ušetříte. Šeptanda byla vždy nejlepším nástrojem prodeje vstupenek, proto neváhejte a zkuste přilákat partnery ke své akci. Registrujte se v RegToEVENT a vyzkoušejte všechny výhody služby právě teď.
V tomto videu si povíme o registraci a prodeji vstupenek v Telegram botech, jak je to efektivní, oblíbené a zda je vhodné jej použít právě pro vaši akci. Bez ohledu na váš vztah k Telegramu byste se měli řídit výhradně tím: zda jej vaše publikum používá, jak je oblíbený mezi vašimi potenciálními účastníky a hlavně jak pohodlné jim bude kupovat vstupenky právě tam. Velkou výhodou takového způsobu prodeje vstupenek je to, že člověk bude přesně vědět, jakým způsobem vstupenku kupoval a kde ji najít. Vždyť když se účastníci registrují přes formulář a vstupenku dostanou do pošty nebo v SMS, tak než uplyne několik dní, týden nebo dokonce měsíc do akce, zapomenou na to a na lokaci začíná quest hledání vstupenky. Někdo ji hledá v poště, někdo v SMS a někdo e-mail smazal, protože usoudil, že je to nějaký spam. Pokud ale účastník kupoval vstupenku přes Telegram, tak i samotný soubor se vstupenkou dostal hned v chatu po zaplacení. Čistíte často chaty a korespondenci v messengerech? Myslím, že ne... Zpravidla jsou aktivní chaty a kanály, které čtete neustále, a ty jsou někde nahoře, a úplně dole jsou chaty, ve kterých jste měli jen několik zpráv a nevracíte se tam měsíce, ale přesto se vám uchovávají. Proto když účastník přijde na akci a snaží se najít svou vstupenku, hostesy poradí, kde ji hledat, a tento proces bude mnohem pohodlnější a rychlejší než hledání e-mailu. Nastavení bota probíhá v několika jednoduchých krocích. Nemusíte vytvářet nějakého samostatného bota, objednávat ho u specializovaného dodavatele nebo, což je ještě horší, platit za něj zvlášť, protože bot pro prodej vstupenek je už integrován do vaší akce v RegToEVENT. A vše, co se od vás vyžaduje, je napsat uvítací text, který uvidí potenciální účastník, přidat k němu nějaký obrázek, plakát ilustrující vaši akci, a napsat text pro Thank you Page, který účastník uvidí poté, co si koupí vstupenku. Dle přání můžete přidat odkaz na videoklip s oznámením nebo postreleasem vaší minulé akce. Poté vše uložíte a umístíte odkaz na bota do svých oznámení nebo ho vložíte do tlačítka na webu. Uživatel vašeho webu, který se zajímal o akci, přejde do bota pro registraci a po spuštění příkazu start hned obdrží zprávu s vaším textem a obrázkem, které jste přidali pro uvítání. Zde hned dám malou radu – dělejte text jednoduchý a lakonický, vždyť teoreticky se všemi informacemi o vaší akci se účastník již seznámil a přišel do bota právě kvůli koupi vstupenky, a ne proto, aby to všechno četl znovu. V Telegramu se zobrazují všechna emodži, proto pro lepší vizualizaci přidejte do textu je. Z této zprávy člověk přechází k výběru vstupenek, které chce koupit, vybere množství, vyplní registrační formuláře a přejde k platbě – stejně jako v běžném formuláři. Mimochodem, připomínám vám, že v naší službě máte více než 10 druhů registračního formuláře, takže každý organizátor si může vybrat ten, který se mu líbí nejvíc nebo se mu zdá nejzdařilejší. Po úspěšné platbě člověk obdrží zprávu a odkaz ke stažení své vstupenky. Opět i tuto zprávu můžete označit nějakými Emoji, aby byla čitelnější, srozumitelnější a vyjadřovala hlavní podstatu toho, co chcete sdělit. A to je vše – váš účastník dostal vstupenku, a souběžně s chatbotem se vstupenka odesílá také na jeho e-mail a telefonní číslo v SMS, které uvedl při registraci. Proto i kdyby účastník chat v Telegramu opravdu smazal – vstupenka mu stejně zůstane v poště, v SMS nebo v osobním kabinetu, který byl vytvořen při registraci. Tedy maximálně jsme se postarali o to, aby vašemu účastníkovi vstupenka zůstala a mohl ji v den akce najít. Pokud chce koupit další vstupenky pro nějaké své přátele, může to v zásadě udělat ve svém chatu, nebo dát odkaz na bota přátelům, aby to udělali sami ze svých zařízení. Takže shrňme, jaké výhody má takový způsob registrace: 1️⃣je to messenger, který je již nainstalován téměř na každém zařízení mezi vašimi potenciálními účastníky 2️⃣nastavení bota od vás vyžaduje minimum akcí: přidat uvítací text a obrázek, přidat text thank you page 3️⃣chatbot prodeje vstupenek je zdarma, není třeba objednávat samostatný vývoj za peníze 4️⃣bot je již integrován do CRM systému RTE a všechny objednávky budou uloženy stejně jako z běžných formulářů na jednom místě a budete je moci zpracovávat 5️⃣účastník snadno najde svou vstupenku v den akce pro check-in na lokaci.
V tomto videu vám povím o nejméně 15 nástrojích RegToEVENT, které můžete použít ke zvýšení prodeje vstupenek na své akce. 00:14 Prodej vstupenek 24/7 a flexibilní registrační formuláře, abyste neztráceli klienta Nastavitelný registrační formulář s různým počtem polí, který klienta rovnou vede na platební stránku 00:51 Různé způsoby platby Čím více variant platby dáte účastníkovi na výběr, tím vyšší je konverze úspěšně zaplacených objednávek! 01:08 Bezhotovostní platba pro firmy-účastníky Faktury pro bezhotovostní platbu se generují automaticky, když účastník zvolí takový způsob platby 01:33 Různé typy vstupenek pro každou peněženku Různé kategorie vstupenek pomohou zvýšit počet účastníků a rozpočty z prodeje. V RTE můžete vytvořit různé typy vstupenek v rámci jedné akce 02:00 Plnohodnotný web pro přilákání většího počtu účastníků Využijte konstruktér webů od RTE a vytvořte plnohodnotný landing pro svou akci zcela zdarma. Existují také různé widgety pro váš web 02:47 Ukazujte počet zbývajících vstupenek a růst cen Na webu lze zobrazovat, kolik vstupenek vám ještě zbývá, a datum, kdy cena vzroste, což bude účastníky pobízet, aby přemýšleli rychleji a vstupenku koupili 03:20 Promokódy a slevy, abyste získali víc, a ne přišli o peníze Promokódy i na malou slevu se často stávají docela dobrým stimulem při rozhodování o koupi vstupenky. A komplexní slevy – kup 3 plať za 2, nebo 50 % na každou 2. vstupenku v objednávce – zvýší vám nejen rozpočty, ale i počet účastníků. 03:48 Dod. volby zvýší váš zisk Vytvořte dodatečné volby a dejte účastníkům možnost ihned je přidat ke vstupence a zaplatit. A pokud účastník volbu hned nekoupil, bude si ji moci dokoupit později ve svém kabinetu přes upgrade 04:25 Upgrade vstupenek zvýší rozpočet a zbaví vás starostí Nastavujte upgrade z levnější vstupenky na dražší, nebo upgrade na dodatečnou volbu, a účastníci budou moci sami vyměnit jednu vstupenku za jinou s doplatkem nebo si dokoupit volbu přímo v kabinetech, aniž by vás rušili. 04:43 Bezplatné vstupenky pro šeptandu Vstupenky pro soutěže nebo pro nějakou pečlivě vybranou kategorii účastníků zvýší počet účastníků, kteří je mohou upgradovat na dražší nebo si dokoupit dod. volbu. Tito lidé se stanou právě tou šeptandou, která může propagovat vaši akci na svých sociálních sítích, doporučovat ji přátelům nebo kolegům a tím vám přivést další účastníky. 05:31 Přijímejte dary v minimální a libovolné výši Nastavte přijímání darů souběžně s prodejem vstupenky, nastavte minimální částku, pod kterou člověk nebude moci zaplatit, nebo dodatečně nastavte startovní cenu, kterou účastník uvidí při vyplňování formuláře. 06:08 Analyzujte a šetřete Analyzujte statistiku, z jakých zařízení uživatelé kupují vaše vstupenky, v které dny a denní doby se prodává lépe, a přenastavujte své reklamní kampaně, abyste ušetřili na výdajích za reklamu. 06:29 Dvoukrokový formulář pro lepší sběr leadů Používejte 2krokový formulář, kde účastník vyplní jen 3 pole a jeho data se vám okamžitě uloží do CRM systému. A i když mu na 2. kroku cena nevyhovuje nebo z nějakých důvodů formulář opustil a nedokončil nákup, vaši manažeři ho budou moci kontaktovat a uzavřít obchod 07:03 Kanban pro rychlé a pohodlné zpracování objednávek Používejte vestavěnou kanban desku, veškerá potřebná informace je rovnou na kartě objednávky, možnost zavolat nebo napsat přímo z CRM systému, přidávání komentářů podle výsledků nebo štítek s datem příštího kontaktu. Přesouvání karet po sloupcích stavů nebo výběr barvy podle toho, co s kartou dělat dál nebo kdo ji zpracovával. 07:31 Připomenutí účastníkům jejich objednávky Zavolejte potenciálnímu účastníkovi, který se zaregistroval na vaši akci, ale vstupenku nezaplatil, připomeňte registraci, nabídněte slevu a aplikujte ji na objednávku, hned vytvořte odkaz na platbu, aby se neregistroval znovu, a pošlete jej e-mailem nebo v SMS. 08:11 referenční program A nakonec příjemný bonus – referenční program, který může být jak pro vaše účastníky, tak pro info partnery, blogery apod. Abyste viděli reálný obraz, kolik lidí přivedl každý partner, zda jsou to jen registrace, nebo zaplacené objednávky, a odpovídajícím způsobem může záviset výše jejich odměny. V některých nikách takový kanál prodeje může dávat až 30 % prodejů. Jsou to jen základní nástroje, které můžete využít ve svém kabinetu organizátora akcí, aby vaše příprava na akci proběhla rychle, snadno a pomohla vám dosáhnout hlavního cíle – získání zisku z vašeho projektu.
Organizujete akce a chcete mít plnou kontrolu nad tím, kdo vaše akce navštěvuje? Chcete kontrolovat všechny registrace před prodejem nebo dokonce osobně komunikovat s každým z účastníků, abyste vybrali skutečně cílové kvalitní publikum? Pak potřebujete ruční moderaci objednávek a právě o ní bude toto video 🔸Jak to probíhá: 🔹Účastník vyplní registrační formulář na vaši akci, ale vstupenku nedostane hned a nepřejde k platbě. Jeho žádost se uloží a čeká na vaše posouzení. 🔹Vy jako organizátor máte plné právo bez ohledu na to, zda je akce bezplatná, nebo placená, stanovit vlastní pravidla účasti: pro koho je akce určena, jakým kritériím musí účastníci odpovídat apod. Všechny pokusy o registraci se ukládají do CRM systému se stavem na moderaci. A vy o tom okamžitě obdržíte upozornění do chatbota, abyste na to mohli co nejrychleji reagovat. Dále vy nebo vaši kolegové přejdete do sekce objednávek, zkontrolujete údaje účastníka a pokud splňuje všechny požadavky, jeho registraci potvrdíte. 🔹Pokud je účast na akci bezplatná – pouze na základě registrace a kontroly – tento člověk automaticky získá status účastníka akce a systém vygeneruje a odešle mu QR vstupenku k účasti. 🔹Pokud je akce placená, mechanika uložení žádosti je totožná – registrace se uloží se stavem na moderaci. Ale dost často organizátoři placených akcí dávají přednost tomu, aby nejprve komunikovali s účastníky, aby pochopili, zda tomuto člověku bude návštěva akce opravdu užitečná, zda bude samotný účastník užitečný pro ostatní při networkingu, a teprve potom ho připustí k platbě. To znamená, že v případě placených akcí váš potenciální účastník po úspěšné moderaci neobdrží vstupenku, ale odkaz na zaplacení své objednávky. A teprve po zaplacení – samotnou vstupenku. Pokud ale nechcete účastníka na akci pustit – co když je to konkurent, který k vám posílá průmyslového špiona – tak jeho objednávku prostě zamítnete a nedostane ani vstupenku, ani nebude moci provést platbu, pokud je vstupenka placená. Jaké výhody vám moderace dává ✅ Kontrola kvality publika Vybíráte jen ty účastníky, kteří odpovídají vašim požadavkům, a zajišťujete tak vysokou kvalitu akce. ✅Prevence neoprávněného přístupu Ochrana před nežádoucími hosty, což může být zvlášť důležité pro uzavřené nebo specializované akce. ✅Personalizovaný přístup Individuální přístup ke každému účastníkovi, poskytnutí dodatečných informací a pokynů ✅Zvýšení návštěvnosti Získání potvrzení účasti od účastníka minimalizuje šance, že nepřijde, i když jsou vaše vstupenky zdarma. Vždyť účastník tak bude cítit určitou hodnotu vstupenky a vlastní odpovědnost 🔸WhiteList Pokud máte předpokládanou moderaci, ale je část hostů, jejichž seznam je předem znám, můžete přidat jejich telefonní čísla do whitelistu, abyste si zmenšili objem práce s kontrolou údajů. Když účastník při registraci zadá telefon, který je v povoleném seznamu, systém jeho objednávku automaticky zmoderuje a nebudete na něj muset trávit svůj čas. Pokud ale účastník zadá telefonní číslo, které ve whitelistu systému není, jeho objednávka se uloží jako běžná a bude čekat na vaše rozhodnutí. Zajistěte vysokou úroveň svých akcí s moderací registrací od RegToEVENT!
Hledáte spolehlivý CRM systém pro prodej vstupenek? V RegToEVENT získává organizátor plnohodnotný CRM systém pro sběr leadů a Kanban desku pro pohodlné zpracování objednávek. CRM systém pro generování QR vstupenek je spolehlivý způsob uložení žádostí od účastníků s možností jejich dalšího zpracování a řízení. V čem jsou výhody používání CRM systému pro vstupenky RegToEVENT: ⚡ Uložení všech žádostí a pokusů o registraci účastníků I když se člověk zaregistroval, ale vstupenku nezaplatil, data potenciálního účastníka máte uložena a můžete ho dodatečně kontaktovat a připomenout mu platbu. ⚡Přístup do CRM systému 24/7, z jakéhokoli zařízení nebo prohlížeče stejně, bez instalace dalších programů. ⚡Samostatné role přístupu pro všechny členy týmu organizátorů Vytvářejte role spoluorganizátorů, obchodních manažerů nebo tiketních partnerů a všichni společně budete spravovat databázi účastníků a pracovat na zpracování objednávek. ⚡Vyhledávání, filtry, řazení objednávek podle různých parametrů ⚡Editace dat objednávky, ruční změna jejího stavu, v případě potřeby aplikace promokódu nebo generování odkazu na platbu, který lze hned odeslat účastníkovi ⚡Ruční moderace objednávek Pokud potřebujete kontrolovat a hlídat, kdo je vaše publikum, než účastníka připustíte k platbě nebo než mu poskytnete bezplatnou vstupenku, sbírejte žádosti, kontrolujte je a sami rozhodněte, zda jeho účast potvrdit, nebo objednávku zamítnout, pokud účastník nesplňuje vámi stanovené požadavky. ⚡Vestavěná Kanban deska Samostatně vytváříte sloupce etap zpracování v závislosti na procesech nastavených ve vašem týmu. Všechny objednávky se stavem nové, na moderaci, neúspěšná platba se dostanou do kanbanu a dál už vaši manažeři po kontaktu s účastníkem přesouvají karty po sloupcích v závislosti na výsledku komunikace. Pokud bude objednávka v průběhu zaplacena – její karta automaticky z Kanbanu zmizí a nebudete člověka obtěžovat zbytečně. ⚡ Hovor účastníkovi z CRM systému na 1 kliknutí Pokud máte na počítači nainstalovaný příslušný program pro telefonii nebo potřebný messenger, prostě stisknete příslušné tlačítko a spojíte se s potenciálním klientem. ⚡Komentáře ke kartě objednávek ⚡Označení data a času, kdy kontaktovat klienta příště ⚡Barevné zvýraznění zpožděných karet ⚡Změna barvy karty v závislosti na stavu zpracování nebo na tom, který z manažerů ji zpracovával ⚡Synchronizace všech změn, aby se všem pohodlně pracovalo a nebyl zmatek. ⚡Zaznamenání všech změn v objednávce do podrobné karty popisu. Kdo, kdy a co přesně změnil, jak se přesouvala po sloupcích apod. Data odpovědí z platebních systémů o stavu úspěšné/neúspěšné platby. ⚡Export všech dat do tabulkového souboru nebo samostatně s nastavenými filtry nebo ⚡Import stávajícího seznamu účastníků u organizátora do CRM systému pro další generování elektronických vstupenek s QR kódy pro účastníky. Nevymýšlejte kolo a nesnažte se přizpůsobovat cizí CRM, které jsou určeny pro obchod se zbožím, abyste přes ně prodávali vstupenky. Používejte specializované systémy pro prodej vstupenek, které vám dají více potřebné a užitečné funkcionality.
Chcete nastavit registrační formulář akce podle svých potřeb? V RegToEVENT se registrační formuláře účastníků flexibilně nastavují pro jakoukoli akci – proto je to jedno z nejlepších řešení pro sběr podrobných informací o vašich účastnících. V našem systému jsou 3 povinná pole, která nelze vypnout: jméno, e-mail a telefon. Ostatní pole můžete samostatně přidat v libovolném počtu. Můžete si vybrat: 🔹Povinná nebo nepovinná pole 🔹Lze nastavit různé formuláře pro různé vstupenky 🔹Váš pořadí umístění polí v dotazníku K dispozici jsou různé typy polí: 🔹Textové 🔹Dropdown 🔹Checkbox 🔹Radiobutton 🔹Telegram 🔹Datum Každý organizátor může vizuálně upravit dotazník účastníka podle svého vkusu, přidat vlastní obrázek na pozadí nebo vybrat hotovou variantu z dostupných. A také zvolit barvu polí formuláře, která se nejvíc hodí k vybranému pozadí. No a samozřejmě barvu textů pro kontrast. Kromě toho budete mít řadu dodatečných nastavení, kde pomocí zaškrtávátek sami volíte, zda povolit sběr duplicitních kontaktů, zda použít automatické vyplňování údajů, zda je to zábavní akce, nebo musí být data o každém účastníkovi pro produktivní networking na business akcích, objednávka několika vstupenek, faktury apod. A když vše nastavíte, budete mít k dispozici 5 druhů registračních formulářů pro integraci s vaším webem nebo přímým odkazem na formulář na výběr: 🔹blok vstupenek, 🔹dvoukrokový formulář, 🔹webový formulář, 🔹mini stránka akce, 🔹obyčejný odkaz na dotazník účastníka, 🔹plnohodnotný landing akce, který můžete vytvořit na bezplatném vestavěném konstruktéru. Jak to funguje: ✅Přidejte nová pole a seřaďte je v potřebném pořadí. ✅Vyberte barvy a obrázek na pozadí pro atraktivitu formuláře. ✅Integrujte formulář výběrem libovolné varianty integrace – od obyčejného odkazu na formulář po plnohodnotný landing akce. V čem jsou výhody našeho formuláře: 👍Úspora času: Rychle můžete vytvořit jakýkoli formulář bez zapojení technických specialistů. 👍Individuální přístup: Formulář se nastavuje podle konkrétních úkolů akce nebo typu vstupenky. 👍Flexibilita a adaptabilita: Jakékoli změny, které v průběhu provedete v nastavení, se aplikují okamžitě bez nutnosti aktualizovat odkazy nebo kód na vašem webu. Nastavte registrační formulář účastníků s RegToEVENT podle svých úkolů! Získejte maximum informací o svých účastnících, ušetřete čas a zajistěte nejlepší zážitek pro své hosty.
V tomto videu si povíme, jak pomocí RegToEVENT vytvořit mini landing pro prodej vstupenek. Vždyť na takovém webu můžete přidat nejen popis akce a sekci pro prodej vstupenek, ale i vést plnohodnotný feed publikací a novinek o přípravě vaší akce. ⭐Bude obsahovat logo vaší akce nebo samostatný obrázek na pozadí. Podrobné informace o datu a čase akce, adresu a název lokace. 📝Samozřejmě na této stránce bude stručný popis vaší akce z nastavení služby a také lze přidat rozvinutý text s potřebnými informacemi o vaší akci, o tématech, která se budou probírat, nebo nějakých jejích zvláštnostech, a upoutávku na nadcházející akci, nebo video – „Jak to bylo minule“. 🔖 Přímo na tomto landingu bude odpovídající blok pro prodej vstupenek a všechny registrace z této stránky budou stejně jako z jakékoli jiné dostupné v RegToEVENT uloženy do CRM systému pro vstupenky. A hosté po registraci rovnou přejdou na krok s výběrem způsobu platby a zaplatí svou účast. 💰Po úspěšné platbě systém vygeneruje elektronickou vstupenku s unikátním QR kódem a ukáže ji účastníkovi na thank you page. A i když host svou vstupenku nezaplatil, registrace je u vás již uložena a budete mu moci připomenout nedokončenou platbu. 📱Na stránku lze vyvést interaktivní program akce s tématy a tezemi vystoupení a fotografiemi řečníků. Vaši návštěvníci hned vidí program s časováním, kolik je sálů s vystoupeními, pokud jsou předpokládány různé proudy, jaké sekce, rozvrh na několik dnů, pokud je akce vícedenní. Mimochodem, tento program lze přidat i na zadní stranu jmenovky přes QR kód, což výrazně usnadní navigaci hostů časováním akce a vyřeší pro vás otázku tisku samostatného programu nebo změn v rozvrhu. Ale podrobněji o programu se můžete podívat v jiném našem videu. • Video 📍Návštěvníkům webu bude dostupná dynamická mapa, kde ji budou moci přiblížit nebo oddálit, aby se pohodlněji našla vaše lokace. A také plnohodnotný feed publikací, kde budete moci přidávat své textové zprávy nebo zprávy s fotografiemi či videem: jak se připravujete na akci, oznamovat své řečníky, sponzory a partnery. Můžete motivovat návštěvníky landingu ke koupi vstupenek publikováním příspěvků s promokódy nebo podrobnostmi akcí. 📲A pokud budete používat i mobilní aplikaci pro svou akci, tak na této stránce se budou automaticky zobrazovat i všechny publikace vašich hostů, které zanechávají pod svým jménem. Taková stránka se stane univerzálním řešením, pokud jste omezeni ve zdrojích a není možnost vytvořit plnohodnotný web nebo najmout samostatného člověka na vedení sociálních sítí. Obzvlášť aktuální bude použití takového mini landingu pro ty organizátory, kteří jsou si jisti, že jejich publikum je z 99 % uživateli mobilních telefonů, a ne PC. Vždyť vypadá docela kompaktně a navigačně pohodlně. Navíc si můžete sami zvolit url adresu pro něj, aby si ji účastníci lépe zapamatovali a byla na očích. A díky možnosti publikací budete moci nejen sbírat leady od již zainteresovaných uživatelů stránky, ale také využívat web jako nástroj pro přesvědčení těch, kteří právě přišli a ještě váhají, zda koupit vstupenku na vaši akci, nebo ne. V naší službě existují různé varianty sběru leadů a oznámení vaší akce. ✅Každý organizátor si může sám vybrat, co je mu po chuti. Proto se registrujte v RegToEVENT právě teď a zkuste prodávat a oznamovat svou akci současně v rámci jednoho kabinetu
Dnes probereme důležité momenty, na které je třeba dát pozor před výběrem APP pro vaši akci. Liší se nějak, a co je při výběru důležité, a co druhořadé. Určitě se podívejte na video do konce, vždyť ve druhé části ukážu příklad živého rozhraní. Bez ohledu na to, zda máte na lokaci 300, 2000 nebo i více hostů, v průměru obyčejný návštěvník může na akci pohovořit a navázat 8 až 15 nových známostí. Pokud je to komunikativní maniak – ať je to až 25 rozmluvčích. A není jisté, že to budou správné kontakty, které potřebuje právě on. No a stánek partnera může přijmout 30–40 hostů za den a podrobně jim vyprávět o své firmě a službách, a to za podmínky, že jejich stánek bude padnout do oka a vzbuzovat zájem. Přitom někdo z hostů jim zanechá vizitku (a tisknou je ještě někdo?), a někdo ne, protože došly. Můžete se pokusit zalákat soutěžemi a žádat o zanechání kontaktů na kartičkách, ale kde je záruka, že jsou skutečné. Vaším hlavním úkolem je provést maximálně účinnou informační kampaň, aby všichni účastníci věděli o existenci APP, znali výhody jeho používání, našli přístup do osobních kabinetů, nastavili své profily a byli plně vyzbrojeni pro produktivní networking. Je velmi důležité chápat, že v absolutně vertikálně integrovaném procesu, kdy u vás vše probíhá na jednom místě, na jedné platformě a automaticky se synchronizuje – je to už polovina úspěchu v produktivním využití APP. A samozřejmě tady máme velké výhody. Druhá polovina úspěchu bude záviset na tom, jak dobře jste propracovali všechny možné kanály informování účastníků o existenci a užitečnosti APP.
V tomto videu si povíme, proč akce potřebuje mobilní aplikaci a jaké problémy řeší! Na všech velkých akcích vždy existuje trojúhelník: Organizátor➡️návštěvník➡️sponzoři Organizátor potřebuje přilákat sponzory pro návratnost akce a zaplnit sál (nabídnutím hodnoty vyšší než cena v penězích) Sponzor hledá zvýšení povědomí a prodejů z účasti. Potřebuje více leadů za menší rozpočet Účastník jde na akci za znalostmi ve 30 % případů a za networkingem a seznamováním ve 70 % RegToEvent nabízí komplexní řešení této úlohy – mobilní aplikaci pro akci. Jak vyřešit úkol skamarádit 3 strany akce: 🔵Účastník Na lokaci nebo online – dostává se do mikrosociální sítě podobně smýšlejících. Účastníci postují své případy/otázky/oznámení a ostatní je komentují a lajkují. Lze ohodnotit řečníka, položit mu otázku nebo stáhnout prezentaci vystoupení. Když firma posílá zaměstnance na konferenci, stanoví mu KPI – v podobě přinesených vizitek. Pokud je lokace velká, je velmi snadné nepotkat potřebné lidi, i když je zaměstnanec extrovert a tito lidé tam jsou. Dvě účinné mechaniky pomohou maximálně efektivně navštívit akci – TinderBiz a příspěvky, lajky a komentáře ve feedu. 🔵Sponzoři Pro sběr kontaktů na stáncích sponzoři staví bubny, kam lidé sami hážou vizitky a předávají své kontakty, a později podle nich pořádají soutěže. V případě aplikace – QR kód, který účastník na stánku naskenoval, ho učiní účastníkem losování a automaticky mu bude odeslán i váš reklamní prospekt. Lze vytvořit virtuální stánek pro sponzora a přidat k němu kvíz. 🔵Organizátor S aplikací organizátor nabízí podstatně rozšířit informační pole a možnost komunikace se značně větším počtem lidí. Otázku úspory přeplatků a možností je třeba počítat zvlášť: Úspora bude očividně na tisku aplikace, formulářů pro feedback. Je potřeba méně mikrofonů, protože otázky se pokládají textem. Méně dobrovolníků „na pomoc“, protože jakýkoli účastník se může obrátit o pomoc přímo na organizátora v samostatné sekci. Sponzorské balíčky získají větší hodnotu při rozšíření mechanik interakce s účastníky. Plus technicky odlehčí jejich přípravu na akci 🔵Řečníci Vrývají se do našeho trojúhelníku, vždyť pokud řečník onemocněl nebo nepřijel, tak program v aplikaci akce je dynamický, mění se za běhu, a na každé vystoupení lze nastavit upomínky. Nahrávat prezentace. Hlasovat. Pokládat otázky a zanechávat hodnocení. 🙌Vše to může organizátor flexibilně nastavit, přidat gamifikaci a proměnit jednodenní konferenci v akci, která bublá ještě několik týdnů poté. Hosté se k vám určitě vrátí)
V tomto videu se podíváme, jak mobilní aplikace pro akci pomůže zvýšit výkonnost akce. Po zakoupení vstupenky přes naši platformu je účastník automaticky přidán do databáze aplikace konference. Není třeba se po zakoupení vstupenky znovu registrovat a organizátor nemusí moderovat, kdo ti registrovaní jsou. 💥Feed novinek Všichni účastníci uvidí feed novinek jako hlavní obrazovku. Hosté zveřejňují svá selfie, fotografie vizitek, otázky pro účastníky, videa nebo hlasování a ostatní je komentují a lajkují. 💥Seznam hostů Organizátor může flexibilně nastavit seznam účastníků, kterým bude dostupný vstup do aplikace. Hosté vidí seznam dostupných, mohou je hledat pomocí filtrů a komunikovat. 💥Řečníci Pro pohodlné vyhledávání řečníků je samostatná sekce, kde se lze seznámit s řečníky a pokládat jim otázky v chatu 💥Program Tištěné programy odcházejí do minulosti. Stačí v aplikaci provést změny a hned jsou dostupné všem. Lidé budou moci označovat vystoupení, která je zajímají, a aplikace připomene jeho začátek. Budou moci vidět teze, ohodnotit užitečnost vystoupení a poté hned získat přístup k prezentaci a materiálům. 💥Přenos V aplikaci je dostupný online přenos akce, pokud nestíháte začátek vystoupení 💥Partneři Pokud máte hybridní nebo online akci, virtuální stánky mohou rozšířit vaše možnosti se sponzory. Mini landing dá možnost vyzdvihnout aktuální nabídky firmy partnera a kvíz uvnitř stánku pomůže hlouběji interagovat se značkou. 💥Seznamování Zavedli jsme všem srozumitelnou mechaniku business seznamování jako v Tinderu. „Swipujte doleva-doprava“ a navazujte perspektivní kontakty 💥Hlasování Organizátoři mohou vytvářet hlasování na různá témata. Zjišťování názorů účastníků „za běhu“ – vyplňování papírových dotazníků s únavným zapisováním do excelu je už minulostí. 💥QR kvízy QR kvíz se standardní mechanikou známou z Pokémon GO pomůže přimět účastníky projít co nejvíce skrytých míst na lokaci. Vždyť na konci na ně čeká cena od organizátora. 💥Ostatní Organizátor může nahrát svou mapu lokace a vyčlenit různé chaty pro operativní zpětnou vazbu k různým otázkám. A přítomnost vstupenky přímo v aplikaci umožní při check-inu rychle najít potřebný QR pro vstup. Používáním naší mobilní aplikace pro akce zdatní organizátoři mnohonásobně rozšiřují jak informační tok, tak užitek pro účastníky. Budou moci akci uspořádat efektivněji pomocí různých nástrojů, šance najít potenciální klienty vzrostou mnohonásobně, a tudíž celková spokojenost a hodnocení efektivity prostředků vynaložených na účast zůstane pozitivní a vrátí se k vám znovu.
V tomto videu vám povím, jak zcela zdarma vytvořit interaktivní program akce, abyste ho mohli použít pro svůj web nebo na samotné akci. ⏰Vašim účastníkům je důležité znát časování akce, kdy se mohou setkat s řečníkem, čas networkingu. A mít při ruce program s interaktivními značkami, co přesně se děje právě teď v reálném čase, jim výrazně usnadní orientaci. 📅Pokud máte plnohodnotnou konferenci s mnoha řečníky, sály, sekcemi, panely, potřebujete dobrý program s přehlednou navigací. Jinak může váš účastník přeskočit část užitečného obsahu jen proto, že nenašel potřebnou informaci. 🙈Programy akcí v různých nikách vypadají velmi chudě a nepřehledně. Slepená hromada textu, ve které je těžké se orientovat. Organizátoři prostě nemají typová řešení, která by mohli použít k vytvoření skutečně pohodlného, dynamického, interaktivního programu. Program akce vytvořený v RegToEVENT ✅podrobný popis s tezemi každého z vystoupení ✅úplné informace o řečníkovi s jeho fotografií ✅moderátor může označovat, které vystoupení právě probíhá v reálném čase ✅filtry vystoupení podle témat a kategorií (směrů) 🔥Pokud si objednáte plnohodnotnou mobilní aplikaci, tak kromě časování získáte přímo super program a nástroj pro networking. ✅Vaši účastníci budou moci přímo v programu položit otázku řečníkovi a řečník na ni bude moci odpovědět, až se uvolní. Účastníci píší své otázky přímo v programu – a ukládají se ve formě vláken diskusí. Řečník bude moci odpovědět všem později, po svém vystoupení, nebo dokonce z domova, pokud ke své práci přistupuje zodpovědně. Odpovědět může dokonce i jakýkoli jiný účastník, pokud zná odpověď na položenou otázku, a tím pomůže odlehčit řečníkovi. ✅Taková funkcionalita mimochodem ideálně řeší problém ostýchavosti účastníků, pokud se nemohou přemoci, vstát a položit otázku nahlas před celým sálem. Plus nepotřebujete dodatečné mikrofony a dobrovolníky, kteří s nimi běhají po sále. ✅Kromě toho bude účastník moci ohodnotit vystoupení řečníka. A po ohodnocení – nahrát soubor s jeho prezentací. Tím vám vyřeší ještě jeden problém – zda budou prezentace dostupné, a kdy a kam nám je pošlete. 🪪 Ještě od dob pandemie přestali organizátoři používat a tisknout papírové programy a brožury. QR kód na zadní straně jmenovky se stal ideálním řešením, protože měnit digitální kopii programu lze doslova za běhu. Navíc je to i významná úspora prostředků. Vaši hosté naskenují QR kód, přejdou na stránku s programem, i když jste tam před 5 minutami provedli nějaké změny – host je hned uvidí. 🔗Program konference můžete integrovat do svého webu a pro jmenovky lze použít samostatný odkaz na stránku. Protože pokud je na vašem webu mnoho jiných informací, lidé se budou ztrácet a rozptylovat, pokaždé budou muset načítat celý web a hledat menu, kde je ten pravý program, kvůli kterému sem přišli. A samostatná stránka umožní hned ukázat člověku to, co hledal, a rychle se načte i při ne nejlepší kvalitě mobilního internetu. 🟢S konstruktérem interaktivního programu akcí od RegToEVENT: ☑️ušetříte na polygrafii ☑️dáte uživatelům moderní a pohodlný nástroj ☑️dáte účastníkům a řečníkům nástroj pro komunikaci ☑️budete moci ohodnotit ratingy řečníků ☑️hned vyřešíte otázku prezentací, které účastníci vždy chtějí získat ☑️zvýšíte tím kvalitu akce a zvýšíte její užitek pro své hosty. Nesmíme zapomínat, že konference se ve skutečnosti skládá z milionu drobností, jak jste hosty přivítali, jak dlouho stáli ve frontě na registraci, jak jste je nakrmili, lokace, dostupnost, čistota, zda byla zajímavá vystoupení a dobrý networking. Proto každý detail má význam, takže ani v otázkách podoby programu byste neměli zaostávat.
Chcete zjistit, co si účastníci o vaší akci skutečně myslí? RegToEVENT nabízí pohodlný nástroj pro sběr zpětné vazby prostřednictvím průzkumu účastníků. 🤓Zpětná vazba od účastníků je cenným zdrojem informací, který pomáhá dělat vaše akce lepšími. Pravidelné získávání hodnocení pomáhá udržovat vysokou úroveň kvality organizace a programu. A pocit účastníků, že jejich názor je pro vás důležitý, zvyšuje jejich loajalitu k akci a organizátorovi obecně a zlepšuje úroveň zapojení publika. Závěrečné průzkumy po akci umožní organizátorovi určit, zda se mu podařilo dosáhnout stanovených cílů, a také se mohou stát zdrojem nových nápadů a inovací pro budoucí akce. Co nabízíme ✅Integrace do mobilní aplikace Pokud používáte aplikaci pro networking účastníků, tak přímo tam, aniž by se odvraceli od dění na akci, účastníci nenuceně odpovídají na otázky vašeho dotazníku ✅Pohodlí při používání Žádné opakované registrace v dodatečných službách, přechody do jiných aplikací nebo na cizí odkazy. Vše na jednom místě pro organizátora i pro účastníka ✅Sběr dat v reálném čase Organizátor okamžitě obdrží všechna data a může analyzovat výsledky za běhu. Pokud už vidíte statistiku, že se účastníkům něco nelíbí, a je možnost to napravit – všechno se vám podaří. ✅Integrita dat Vše se nastavuje a ukládá na jednom místě. A organizátor může stáhnout soubor s výsledky průzkumu pro lepší analýzu do budoucna. A vestavěné nástroje pomáhají vizualizovat data a přijímat podložená rozhodnutí. ✅Flexibilní nastavení Pro průzkum lze použít různé typy otázek: textové, checkbox, radiobutton, datum. Při průzkumu lze sbírat data účastníků – kdo přesně dal takovou odpověď, a lze provádět anonymní průzkumy. Zpravidla to dává více odpovědí. Sbírejte cenné hodnocení a zlepšujte své akce s interaktivními průzkumy od RegToEVENT.
Stále přemýšlíte, čím zaujmout potenciální sponzory a partnery, aby souhlasili s podporou vaší akce? V tomto videu vám povím, jak a co jim nabídnout, aby souhlasili s investicí svých reklamních rozpočtů do vašeho projektu. A jak vám v tom pomůže RegToEVENT. Proto nepřepínejte a odebírejte náš kanál, abyste nepropásli další zajímavá videa. Ve vaší prezentaci pro partnery musí být popis akce – o čem je a k čemu ji pořádáte, popis publika – pro koho ji pořádáte, a popis organizátora – kdo jste a proč jste usoudili, že můžete žádat peníze. Pro sponzory lze nabídnout seznam pozic a nechat je, ať si vyberou, co se jim líbí víc, ale mnohem pohodlnější pro všechny je, pokud sami sestavíte seznam všeho, co lze brandovat, a poté tyto pozice spojíte do sponzorských balíčků. Co můžete sponzorům akce nabídnout s RegToEVENT 01:56 ⚡Katalog firem-účastníků⚡ Přidejte pozadí, logo, stručný popis firmy, kontakty a vyberte ze seznamu účastníků její zástupce. Tak všichni hosté hned uvidí, které firmy se akce účastní, koho ze zástupců firem, které je zajímají, na lokaci potkají, a budou se s nimi moci domluvit na schůzce. 02:27 ⚡Výstavní stánky⚡ Na rozdíl od katalogu je to už plnohodnotná webová stránka s rozvinutými informacemi o partnerovi, kterou lze zahrnout do sponzorského balíčku. Různé bloky s texty, fotografiemi, videem, výhodami partnera, jeho kontakty a nabídkami 03:06 ⚡QR kód na stánek⚡ Pro každý virtuální stánek se vytváří QR kód, který partner může zahrnout do šablony svého fyzického stánku na lokaci, vložit do banneru apod. A hosté akce, kteří přijdou ke stánku, budou moci kód naskenovat a automaticky se jim otevře chat se zástupcem firmy sponzora. Uvítací zprávu si sponzor vymýšlí sám, proto chat začne rovnou dialogem s jeho zprávou. A na konci sponzor získá seznam všech účastníků, kteří přišli a naskenovali kód. 03:52 ⚡Kvízy a ceny⚡ K virtuálnímu stánku lze přidat kvíz. Účastníci odpovídají na otázky kvízu a získávají body za správné odpovědi. Pokud přitom partneři a sponzoři vyčlenili dárky pro losování v kvízu, tak poté účastníci přejdou do obchodu s dárky a za nasbírané body si vyberou, co se jim líbilo víc. 04:33 ⚡Příspěvky s poděkováním⚡ Ve feedu aplikace může organizátor zveřejňovat příspěvky s poděkováním partnerům a sponzorům. Vyzývat účastníky, aby přicházeli ke stánkům na lokaci, účastnili se jejich losování. To je mnohem účinnější než jen ústní zmínky v přestávkách. A takové příspěvky lze ještě komentovat a lajkovat. 04:56 ⚡Brandování přenosu⚡ Pokud je předpokládán online přenos, zbrandujte okno přenosu ve stylu partnera. Sponzor tak bude nativně přítomen v okně přenosu účastníků po celý den. 05:16 Sestavte prezentaci pro partnery. Co v ní musí být: ✅Formát a podstata akce ✅Hlavní součásti ✅Místo a čas ✅Emocionální složka ✅Klíčoví účastníci a řečníci ✅Jak bude akce medializována ✅Dále popište své publikum: věk, pohlaví, povolání, jsou to lidé se středním příjmem, nebo úspěšní podnikatelé, jsou to TOP manažeři, nebo kancelářský plankton. Co všechny tyto lidi spojuje, je to festival pro rodiny s dětmi, nebo koncert fanoušků nějaké skupiny. A také nebude zbytečné uvést, jak plánujete toto publikum přilákat. ✅Informace o organizátorovi: kdo jste, jaké máte zkušenosti, jaká ocenění a zásluhy. ✅Dále zveřejněte své balíčkové nabídky Jaké jsou balíčky, jejich cena, termíny a pořadí plnění dohod. ✅Přidejte reference partnerů z minulých akcí, nebo slajd "už nás podporují" No a pamatujte, že velké firmy plánují rozpočty na reklamu a účast na akcích na rok dopředu, proto pokud přesně víte, že plánujete akci v únoru až březnu nebo dokonce v létě, na podzim příštího roku – nahoďte partnerovi udičku v září až říjnu letošního roku, pak budete mít mnohem větší šance na schválení rozpočtu na vaši akci.
CRM pro organizátory |
Checkin s tiskem jmenovek |
Aplikace pro networking |
|
Systém řízení registrace a účastníků akcí |
Rychlá registrace účastníků na místě s tiskem jmenovek |
Mobilní aplikace pro seznamování a komunikaci na akci |