Check-in bez front: sken QR vstupenky a badge za 5–7 sekund

Nejčastěji je standardní velikost badge 100×150 mm, na výšku (vertikálně). Někdy organizátoři dělají 90×145 mm nebo 105×120 mm. Vše individuálně podle uvážení a přání Organizátora.

Méně často, ale stává se, varianta na šířku (horizontální) nebo jiné nestandardní rozměry. Optimální velikost nálepky na standardní badge s údaji účastníka je 80×40 mm (78×40 mm). Pro horizontální se tedy hodí 100×40 mm.

Tato velikost stačí k vytištění potřebných údajů účastníka, přičemž font bude dobře čitelný na dálku a Organizátorovi zůstane místo pro logo a název události, loga sponzorů a další prvky, protože badge účastníka je skvělé místo pro doplňkovou reklamu vašich sponzorů a partnerů. A prvek rozdávaného materiálu, který účastníci uchovávají na památku události.

Badge na události je nástroj pro networking účastníků. Účastníkům se tak mnohem snáze seznamuje, když při setkání hned vidí, jak se člověk jmenuje nebo jakou firmu zastupuje.

Někdy organizátoři tisknou na badge pouze jména, ale je to málo informativní. Jméno a příjmení je již ta varianta, která umožňuje lépe identifikovat člověka. A badge se jménem, příjmením a firmou je jednou z nejrozšířenějších a nejúspěšnějších variant pro business události. Kromě firmy lze tisknout také pozici účastníka jako dodatečnou informaci.

Minimální objednávka — 2 registrační body (3 — pokud jde o výjezd do jiných měst) Ale vše závisí na tom, jak byla realizována předběžná registrace účastníků, s jakou intenzitou budou přicházet, omezení místa na místě konání apod. Pokud jste svým hostům po registraci (nákupu) posílali vstupenky a na místo přijdou se vstupenkami — registrace jednoho hosta zabere až 10 sekund.

Čím roste čas registrace jednoho hosta? Pokud hostům vydáváte rozdávané materiály, lepíte náramek, je třeba hostovi vydat sluchátka pro překlad nebo ovladač pro hlasování a zapsat jeho číslo, abyste pak našli, kdo nevrátil vybavení — přidejte ještě nějaký čas na všechny takové zdánlivě obvyklé drobnosti.

Hosté bez vstupenek Pokud jste hostům vstupenky neposílali a máme pouze seznam hostů a vyhledávání probíhá ručně — může to být od několika sekund do minuty. Vše závisí na tom, jak nahlas a zřetelně host vyslovil své celé jméno, na hluku v sále — zda ho hostesska slyšela, a no, jak záludné je to příjmení )))

Umístění místa konání a návyky publika Nemalým faktem je umístění místa konání a způsob dopravy hostů. Pokud je místo konání na pohodlném místě, kam se snadno dostane autem i veřejnou dopravou — hosté budou přicházet rovnoměrnými nápory. Pokud je místo daleko nebo má nepohodlnou dopravní obslužnost — hosté budou přicházet malými „dávkami“, než dojedou. A pokud jste zorganizovali centralizovaný svoz hostů autobusy — samozřejmě nápor bude velký, ale ne dlouhý v průběhu dne. Navíc, pokud máte pravidelnou událost, už znáte zvláštnosti svého publika. Existují eventy, kde hosté stojí a čekají na registraci od 7 ráno, existují události, kde všichni přicházejí k přestávkám — na oběd ))), a existují eventy, kde polovina hostů přijde večer — na banketní část.

Se zohledněním všech těchto faktů lze zprůměrovat, že 1 registrační bod může odbavit od 100 do 250 lidí za hodinu, v závislosti na vašich podmínkách.

Všechny přípravné práce na nastavení softwaru a vybavení děláme předem a přivezeme k vám na místo již zcela hotové sady, které stačí zapnout. Proto sami určujeme, kolik technických inženýrů na místo přijede, zpravidla to závisí na počtu registračních bodů a podmínkách montáže. Může to být 1 člověk, může být 2–3. Zároveň upozorňujeme, že neposkytujeme své zaměstnance jako hostesky. Buď si organizátor sám zajistí lidi, kteří budou pracovat za vybavením a registrovat hosty, nebo se po podpisu smlouvy můžeme podělit o kontakty pomocnic, se kterými jsme pracovali na jiných eventech.

Upřímně, nevíme, jaký je limit našich serverů ) V praxi maximálně přišlo 7900 návštěvníků za jediný den. Ale programově a technicky nám nic nebrání spustit stadion pro 80 000 lidí.

Takže pokud máte "rozsáhlou událost pro 500 návštěvníků" nemusíte se bát – je to obyčejný standardní event, a podle některých měřítek dokonce malý )))

Ano je, pro rychlou, správnou a maximálně synchronní práci.

Ale jde to i bez něj. (DŮLEŽITÉ to vědět předem)

Náš systém funguje i offline a zajišťuje bezproblémovou registraci i při výpadku internetu. Data se po připojení k síti automaticky synchronizují, takže nezmeškáte jediného účastníka. Jsou momenty, které při absenci spojení snižují univerzálnost a bezpečnost, ale zde se musíte rozhodnout sami – sehnat internet, nebo specifika události dovolují přípustit pauzy v synchronizaci.

Dobu, kterou budeme potřebovat na montáž, určujeme sami. Může záviset na zvláštnostech místa konání, ale více na množství vybavení. Podle našich interních pravidel: vybavení musí být připraveno a hostesky zaškoleny půl hodiny před zahájením registrace. Nepřijedeme večer nebo den dva před eventem, aby měl zákazník „klid"! Zapnout vybavení do zásuvky není proces, který by mohl jít jinak, než plánováno. Pokud ji ovšem máte ))) Pokud to klient opravdu moc potřebuje a chce se podívat, že naše vybavení i my jsme skuteční – může si objednat a zaplatit dodatečný časový slot check-inu den před eventem.

Ano lze. Máme službu nastavení našeho softwaru a pak můžete použít svůj hardware. Ale upozorňujeme, že přitom neneseme odpovědnost za fyzickou bezvadnost a funkčnost vašeho vybavení! Tuto službu lze poskytnout na dálku bez výjezdu na místo zákazníka.

Umíme skenovat téměř jakékoli vstupenky různých služeb a vlastnoručně napsaných modulů pro různé CMS. Alespoň zatím jsme nepotkali ty, které bychom nezvládli ))) Vše, co od vás budeme potřebovat – export vaší databáze účastníků s údaji, které jsou zakódovány v QR nebo čárových kódech vstupenek, které vaši účastníci obdrželi a s nimiž přijdou na místo. Poté dokážeme provést import vaší databáze do našeho systému, aby při check-inu náš systém vnímal cizí vstupenky jako „své“

Všichni jsme živí lidé a musíme být připraveni na vyšší moc. Nechybuje jen ten – kdo nic nedělá. Ale k eventům se vždy připravujeme vážně a pokud možno bereme s sebou záložní vybavení a spotřební materiál. A všechny nestandardní situace jsme připraveni vyřešit v co nejkratším čase. Ale pokud prostoj registračního pultu nezávisí na nás: na místě vypadlo světlo, a vy jste nás nevarovali a neobjednali u nás UPS, na místě není internet, nikdo nás neupozornil na jeho absenci nebo nestabilní provoz, nemůžeme odpovídat za situace a fiaska, která nastala ne naší vinou. Ale zamyslíme se a možná i vymyslíme varianty řešení, třeba ne nejideálnější, ale alespoň nějaké možné v dané situaci. A ano – NEPŘIJÍŽDÍME na místo ve stavu alkoholové nebo drogové opilosti.

Režim kiosku – moderní, technologický, kompaktní, krásný. Je to váš nepostradatelný pomocník pro registraci, pokud máte omezené místo pro zónu registrace, nebo je vaše publikum introverti a nerado se tlačí ve frontě a odpovídá na otázky hostesek, nebo není možnost najmout mnoho personálu na registraci, nebo fyzicky nemůžeme v ten den přijet na vaši událost, protože už jsou jiné objednávky. Získáte hotovou kompaktní sadu pro skenování a tisk a vše, co potřebujete, je zapnout ji do zásuvky a připojit internet. Hosté si sami naskenují svou vstupenku a sticker s údaji se při úspěšném check-inu vytiskne automaticky. Sada je plně přizpůsobitelná vašim úkolům, podporuje branding a dokonce nabízí různá témata vzhledu pro různé typy návštěvníků.

A jak! Náš systém check-inu vám v reálném čase umožňuje sledovat registrace, aniž byste opustili své řídicí centrum. Můžete to sledovat dokonce i ze svého smartphonu, zatímco řešíte jiné otázky na místě. Úplná statistika počtu vstupů, kolik se ještě nezacheckinovalo, kolik přišlo/nepřišlo podle konkrétního typu vstupenky. Graf a statistika náporu lidí v čase a další.

Ano, ale musíte předem chápat, jak je to nejlépe uspořádat pro váš scénář. Účet hostesky nepočítá s přidáváním nových lidí. Protože události bývají různé a hostesky, které chodí po různých eventech a navazují tam různá známství, mohou z dobroty srdce přidat do databáze někoho ze svých známých. A vy jako organizátor nechcete tohoto člověka vidět mezi hosty, nebo je událost vůbec placená, takže se dá dostat jen po zakoupení vstupenky. Proto nové registrace lze přidávat jen z účtu organizátora nebo spoluorganizátora! Pokud je úkolem přidávat rychleji – ideální variantou je předem vygenerovat QR kód, který vede na registrační formulář. Pak mohou hosté na pultu naskenovat kód a vyplnit své údaje. A dál podle toho, zda je to bezplatný event a bylo povoleno ho přidat, nebo je to placený event a musí zaplatit – bude možné mu vytisknout badge.

Ano, lze. Často se stává, že i dospělí strýcové a tety dělají chyby v psaní názvů svých firem a pozic a dokonce i celých jmen ((( Ale při check-inu to hostesky snadno opraví. I kdyby se stalo, že firma kupovala vstupenky pro zaměstnance a v den eventu poslala jiného, pak nahradit jeho údaje, aby Kolja nechodil s badgem se jménem Káťa – je lehké a jednoduché.

Samozřejmě! Náš systém umožňuje sbírat potřebné dodatečné údaje na místě, v nejvhodnější okamžik. Ať jde o aktuální dietní preference nebo číslo sluchátek pro simultánní překlad, to vše mohou hostesky zapsat do karty hosta. A vy pak získaná data analyzujete

Výpočet každého případu je individuální.

Může záviset na rozměrech haly nebo průchodu na místo. Přítomnosti internetu a jeho rychlosti. Je důležité chápat, v jakém čase dorazí všichni hosté. Budou mít vstupenky pro rychlé skenování, nebo bude hledání ručně. Jsou hosté cizinci, nebo ne. Zda se jednotlivé kategorie vstupenek registrují zvlášť, nebo všechny dohromady, co se bude účastníkům při check-inu vydávat a zda je třeba to evidovat atd. Kolik dobrovolníků máte k dispozici, pokud postavíte 2 lidi na registrační pult – proces jde 1,5–2krát rychleji. A ještě mnoho drobných nuancí

Ale pro orientaci pohodlně jeden bod je 150 lidí za hodinu. S malou frontou do 200 l/hod., pokud je hostesek málo, vydává se vše mnoho a jsou lidé bez vstupenek – orientujte se na 100 l/hod. Náš rekord byl 267 l/hod. – ale to byla přímo virtuózní práce, a to ještě se zápisem čísla ovladače pro hlasování )))

1 – rychlý internet (ideálně samostatná síť Wi-Fi nebo drátový internet pro zónu registrace)

2 – postavíte 2 hostesky na bod. Jedna skenuje vstupenku a spouští tisk, druhá připravuje badge a lepí na něj sticker. První může mezitím vytahovat tašku s rozdávanými materiály nebo skenovat vstupenku dalšího hosta

Měli jsme případy, kdy klient ráno objednal check-in na večerní event téhož dne. Ale je to vždy loterie – zda máme volnou kapacitu vybavení a lidí pro vás. Optimální je objednávat za 2–3 měsíce, abyste zafixovali cenu bez příplatků a datum za svým eventem. A za pár týdnů před eventem ji v případě potřeby upravit. Pro urgentní objednávky máme příplatek – podrobněji viz sekce Tarify.

O takovou nerozvážnost mohou žádat jen ti, kdo nemají rádi klienty, nebo služby vyrobené na koleni! Když se lidem mění plány a nevědí, co bude zítra, mohou odkládat koupi vstupenky na váš event až na poslední chvíli. A nezřídka kupují vstupenku až u registračního pultu. Máme všechny moderní nástroje, abychom tento proces zajistili. A importovat nové seznamy (na které organizátor často zapomíná) lze i během registrace

Samozřejmě všem je známa situace – eventy v konferenčním sále. Můžete nás objednat do jakéhokoli sálu v Kyjevě/na Ukrajině (kromě dočasně okupovaných území) a velkých měst schengenského prostoru, který jste si pro konání akce vybrali.

Ale zároveň máme zkušenosti s prací: na střechách, v parcích, v poli a dokonce pod zemí – v metru )))

Požadavky máme minimální: Stůl. Vždyť vybavení nepostavíme na podlahu. Raději si hned upřesněte rozměr sady notebook+tiskárna, pokud jste si vymysleli skříňky nebo koktejlové stolky! Plus nezapomeňte na místo pro badge a rozdávané materiály. Zásuvka. Alespoň 1 – 220 V, u zóny registrace!!! A ne v sousední budově za 100 metrů. Internet. Může to být Wi-Fi, může být drátový (router si vezmeme svůj)

Pokud nemáte možnost zajistit napájení 220 V nebo internet a řeknete nám to předem – popřemýšlíme, jak lze tuto otázku vyřešit, ale nezaručujeme.

Pokud je váš check-in venku! URČITĚ!!! Přítomnost slunečníků nebo stanu! Na jasném slunci uvidí skener jen odlesky obrazovek, ne QR kódy ve vstupenkách. A všichni, kdo stojí za pultem, dostanou spálení od slunce a úpal a vznesou nároky ohledně nevyhovujících pracovních podmínek. Na pálící slunce techniku vystavovat nebudeme, pokud není nijak chráněna stínem z vašich přístřešků.

V chladné roční době tiskárna venku fungovat nebude, protože tisk probíhá díky teplotě rozehřátí tiskové hlavy a v mrazu to není reálné. Do deště techniku také nepostavíme… Žádné další zvláštní podmínky nejsou.

Technickou část registrace zajišťuje specialista RegToEVENT. Hostesky poskytuje organizátor nebo je zajišťuje zvlášť; v případě potřeby pomůžeme s doporučením prověřených dodavatelů.

Ano, pokud je dostupný export nebo API přístup k databázi a QR nebo čárový kód vstupenky lze přiřadit k účastníkovi. Před akcí kontrolujeme vstupenky na zkušebních příkladech. Pokud zdrojové kódy nevyhovují, vydáme nové QR vstupenky.