QR kódy existují dávno, ale působí to dojmem, že organizátoři událostí teprve nedávno zjistili, že pomocí nich lze identifikovat účastníka. A všichni jako jeden šli hledat službu
QR vstupenek. Pojďme se pokusit pochopit, k čemu je to potřeba a které úkoly to pomůže vyřešit.
Registrace účastníků na konferenci nebo výstavu, dokonce i na malý seminář – je poměrně složitý proces. Musíte nejen uložit údaje o účastníkovi a přijmout od něj platbu, ale také mu poslat vstupenku. Dnes je už prostě k smíchu dostat po registraci obyčejný e-mail „děkujeme, jste zaregistrováni“, po zaplacení by měl účastník obdržet QR vstupenka, aby chápal, že v den události skutečně dokáže doložit právo na svou účast.
QR kód je unikátní grafický symbol, v němž je zašita, zakódována, jinými slovy – ukryta, určitá informace. Existuje spousta služeb, které umožňují vygenerovat
QR-kód, stačí mu jen dát data potřebná ke kódování. Ale tady je otázka: co hodláte do tohoto kódu zakódovat a nakolik jste ochotni dělat ručně takové
QR-kódy na vstupenkách.
Nejednou jsme potkali organizátory, kteří sami ručně generují
QR kódy přes speciální služby a pak je ručně vkládají do šablony vstupenky v grafickém editoru. Dál ji ukládají jako obrázek nebo .pdf soubor a opět ručně posílají účastníkovi. Je dobře, pokud je štáb velký a je k tomu samostatný zaměstnanec, například designér, nebo ten, kdo umí aspoň něco kreslit ve Photoshopu. A pokud je organizační výbor jen 2–3 lidé? A pokud vstupenku koupili v noci nebo o víkendu, kdo mu vygeneruje QR-vstupenku?
Abyste se vyhnuli podobným situacím, nejlépe je obrátit se na speciální službu generování
QR vstupenek. Takové služby fungují 24/7, tento proces mají plně automatizovaný a nebudete muset trávit spoustu svého drahocenného času ruční prací.
Ticketingová služba nebude jen generovat vstupenku, ale plně vám zajistí celý proces registrace a platby. Účastník, který se zaregistroval na událost, se hned dostane na stránku platby, aniž by čekal, až se s ním spojí nebo mu pošlou číslo karty k platbě, jinak by mohl změnit názor. A po zaplacení
– okamžitě obdrží svou vstupenku.
Mnozí organizátoři se nechtějí vzdát! A hledají jakoukoli možnost dělat vše samostatně. Všichni, kdo mají alespoň minimální štáb 1,5 programátora, dělají své generátory QR
kódů vstupenek. A všechno by bylo dobré, jejich účastníci mají v rukou opravdu vstupenku s módním QR kódem, ale ukryto bývá v takovém QR-kódu cokoli, jen ne informace potřebná pro vás jako organizátora.
Jsou organizátoři, kteří dokážou zašít do QR kódu adresu webu události. To je samozřejmě příjemné, asi doufají, že tak zvýší návštěvnost svého webového zdroje, ale účastník už na webu byl.
Někteří tam strčí odkaz na stránku s programem přednášek – to je nepochybně užitečné, ale dát účastníkovi program eventu, třeba i ve formě QR kódu, lze přímo na samotné události, umístěním na jmenovku, do rozdávaných materiálů, nebo prostě pověšením na dveře, na zeď, promítnutím na obrazovku projektorem nebo na jiných často navštěvovaných místech lokace.
Někteří organizátoři se starají o své účastníky a ukrývají do QR-kódu vstupenky
mapu příjezdu na lokaci. To je také dobré, ale jaký užitek z takové vstupenky organizátor získá? Nebylo by jednodušší napsat adresu lokace přímo na vstupenku a vložit mapu obrázkem?
Ve skutečnosti mají všech vašich 100–500–2000 účastníků v rukou absolutně stejný papírek, QR kód na něm vede na web nebo do lesa na lokaci. Při jeho naskenování vám osobně, jako organizátorovi, nedá nic!
Pokud děláte vstupenku s QR kódem, musíte chápat, že po příchodu na lokaci vám ji účastník ukáže a vy, po naskenování takové vstupenku, se musíte přesvědčit o její pravosti. K tomu služby QR vstupenek
generují všechny vstupenky s unikátními kódy. Aby měl každý účastník svůj vlastní a nebylo možné použít tutéž vstupenku vícekrát.
V vstupenku s QR kódem musí být zašita unikátní data každého návštěvníka, a po jeho naskenování se u vás musí uložit značka, že taková vstupenka už byla použita, a pak pomůže předejít situacím, kdy je třeba bojovat se černými pasažéry.
Kromě toho takové QR-vstupenky mohou sami účastníci využívat pro networking. Mohou pomocí skenování kódů vyměňovat si navzájem kontakty.
Kromě QR kódu mohou vstupenkové služby přidávat ještě i Bar-kódy na vstupenku účastníka. Ale pro většinu organizátorů to není tak pohodlné. Protože je třeba je skenovat speciálními aplikacemi nebo průmyslovým skenerem, zatímco QR kód lze dnes skenovat i standardní aplikací fotoaparátu ve smartphonu, bez instalace dodatečných aplikací.
RegToEVENT poskytuje organizátorům plnou funkcionalitu pro generování vstupenek s
QR kódy, bez ohledu na to, zda je event placený, nebo bezplatný. Vstupenka účastníka se nastavuje organizátorem a kromě základních informací o události a ochranných prvků v podobě
QR a čárového kódu může obsahovat také texty a/nebo obrázky, které přidává sám organizátor (loga partnerů, tematické obrázky události, mapa příjezdu, důležité informace textem, co si vzít s sebou apod.)
Existuje také možnost použít vlastní šablonu vstupenky. Organizátor poskytne návrh vstupenky tak, jak si ji představuje, a poté ji jeho účastníci budou moci získávat jen v takové podobě. Přitom všechny ochranné prvky –
unikátní QR kódy vstupenek se zachovávají, nestane se, že by všichni měli týž kód na obrázku.
Kromě toho lze pomocí QR kódů pro jmenovky účastníků sledovat jejich pohyb po lokaci, pokud je rozdělena na zóny a přístup do nich je omezen podle typu vstupenky, nebo času vstupu, nebo počtu vstupů (například vstup do jídelní zóny je povolen jen 1krát)
