Export a import dat

Exportujte databázi účastníků do tabulkového souboru a pracujte s ní, jak vám bude pohodlné.

Nebo naopak - importujte svou.

Všechny registrace účastníků, které sbíráte pomocí formulářů, se tvoří jako objednávky a ukládají se do CRM systému, kde s nimi můžete pohodlně pracovat.

Každý organizátor má přístup k databázi objednávek 24/7 a může najít potřebnou registraci podle jména nebo příjmení účastníka, firmy, kterou zastupuje, nebo podle jeho kontaktních údajů: e-mailu či telefonu.

Budou vám dostupné různé filtry řazení registrací: podle události, pokud jich máte několik, podle typů vstupenek nebo přítomnosti dodatečných voleb, podle promokódů, které účastníci použili, podle stavu objednávky, data nebo částky apod.

Pokud pro nějaké své interní procesy v týmu potřebujete tato data vytisknout, nebo je prostě nějak dodatečně zpracovávat a tabulkový soubor se vám zdá pohodlnější a nazřejmější - můžete všechna tato data nahrát do Excelu a pracovat se souborem. V závislosti na zvoleném typu souboru pro export bude obsahovat různé informace.

Druhy souborů exportu

Seznam všech registrací na konkrétní událost

Například potřebujete vidět úplný obraz, kolik máte celkem registrací, kdo jsou ti lidé, kdo už vstupenku zaplatil a kdo ještě ne. Možná někomu zavolat a nabídnout promokód na slevu, a možná najdete duplicitní registrace a budete je chtít smazat, aby vám nepletly před očima.
Seznam registrací s nastavenými filtry

Okamžitě filtrujete jen ty objednávky, které právě potřebujete, a nahráváte soubor s nastavenými filtry. Například potřebujete seznam jen těch, kdo si koupili online přenos, nebo seznam jen těch účastníků, kteří svou objednávku nezaplatili. Nebo seznam účastníků, kteří si koupili dodatečnou volbu - účast na večírku po konferenci.
Export vybraných objednávek

Může to být soubor na 1-2-3... zkrátka několik registrací, které jste vybrali zaškrtnutím a chcete stáhnout podrobné úplné informace jen o nich.
Export dat o check-inu

To je samostatná varianta souboru, kde budou informace s údaji účastníka (jméno, e-mail, telefon) a časová značka, kdy byla taková vstupenka použita, což svědčí o přítomnosti účastníka na události. A pokud skenujete badge účastníků nejen na vstupu, ale i na výstupu, budete mít úplný obraz check-in/check-out se všemi značkami vstupu/výstupu účastníka na lokaci. A také informaci, který registrátor ho check-inoval a které zóny účastník navštívil.
Export s místy nebo s časovými sloty

Takové soubory mohou stahovat ti organizátoři, kteří prodávají vstupenky s vazbou na místo a řadu nebo na konkrétní časový úsek. Například vstupenky na sezení na kluziště, divadelní představení, exkurzi, nebo prostě vedou evidenci návštěvníků. V takovém souboru bude tedy hned vidět, na které místo host vstupenku koupil nebo na který čas sezení ji může využít.

Export můžete provádět kdykoli a kolikrát chcete, nejsou žádná omezení. Může to být soubor s filtry i bez nich. Soubor s úplnými daty o všech registracích, nebo konkrétní typ souboru, pokud vás takový zajímá.

Kromě databáze účastníků si organizátor může stáhnout archiv se všemi vstupenkami účastníků, ale, upřímně - nikdy jsme nepochopili, proč to potřebují )))

A pokud jste měli plánovaný online přenos, během kterého diváci mohli navštěvovat virtuální stánky partnerů, sbírat body a směnit je za dárky a suvenýry z "obchodu" - pak ve staženém souboru uvidíte seznam loginů všech účastníků, kteří si objednali dárek a jaký přesně, a budete se moci s účastníkem spojit pro předání.

Záloha databáze účastníků

Pokud se příliš trápíte o shromážděná data, nedůvěřujete technologiím a bojíte se probudit se a přístup k webu je ztracen, není elektřina, internet nebo přiletělo UFO ...

Za prvé - nepanikařte! Přístup lze vždy obnovit a světlo i internet se vrátí))

Ale pokud jste nezapomněli připojit se k našemu chatbotu pomocníkovi, každý den bude sám vytvářet zálohu ve stavu k nynějšku a posílat vám automaticky nahraný soubor s databází vašich účastníků.

I kdyby se něco pokazilo, nebo shořel server - aktuální záloha je vám vždy po ruce.

Import databáze účastníků podle seznamů

Každý organizátor, který používá RegToEVENT, může nejen stáhnout soubor s databází registrovaných účastníků přes naši službu, ale i naopak - importovat do našeho systému svůj předem sestavený soubor.

K čemu je import potřeba

Seznam vašich hostů je předem sestaven a znám

Prováděli jste předběžnou registraci, než jste začali prodávat vstupenky přes naši platformu

Kromě vstupenek prodaných přes web potřebujete přidat seznam: řečníků, zástupců sponzora, tisku a také jim vytvořit bezplatné vstupenky-pozvánky

Máte databázi účastníků z minulých událostí, jste si jisti, že většina z nich se zaručeně stane účastníky i vaší nové události, a po nahrání seznamu bude všem hned rozeslán odkaz na platbu

Potřebujete službu check-in na lokaci, ale vstupenky účastníků se prodávaly přes jiný vstupenkový servis.

Importovat lze libovolný počet registrací. Import lze dělat s okamžitým rozdělením účastníků podle typů vstupenek, nebo podle stavů (možná už jsou hotové zaplacené vstupenky a jsou prostě běžné registrace, které ještě čekají na platbu), s odesláním vstupenky nebo bez.

Například pokud jste prodávali vstupenky přes jinou ticket platformu a vaši účastníci už mají hotové vytvořené vstupenky této služby, pak odeslání vstupenek jiného druhu je jen zmate. Proto mohou u vstupu ukazovat vstupenky té služby, přes kterou byl nákup uskutečněn, a náš systém je bude skenovat a vnímat je jako "své" a bude možné vytisknout badge účastníka rovnou na místě.

Pokud máte jen seznam hostů, ale vstupenky ještě nedostali, pak se takové vstupenky hned při importu vygenerují a odešlou účastníkům na e-mail a v SMS, aby se na lokaci urychlil proces kontroly účastníků a nevznikaly shluky u vstupu.

Takže bez ohledu na to, zda jste zvyklí pracovat s objednávkami v CRM systému nebo v tabulkovém souboru - budou vám dostupné obě varianty, podle konkrétních potřeb.

Pokud máte seznam hostů, ale nevíte, kde a jak jim vygenerovat vstupenky s QR kódy na událost - jsme také připraveni vám s tím pomoci!