Jednou z hlavních bolestí organizátora je online registrace účastníků na akce. Vždy stojí otázka, jak to dělat. Lze používat bezplatné aplikace typu Google Docs, placené CRM systémy, zkoušet napsat vlastní CRM, které bude plnit minimální sadu funkcí pro registraci účastníků, nebo přece jen využít služeb ticketingové platformy. Organizátoři se vždy bojí ztratit své peníze, proto mnozí do poslední chvíle odporují a souhlasí s jízdou na kole bez kol a dělat vše ručně. Dodnes nezřídka narazíme na oznámení eventů, kde se předběžná registrace účastníků provádí telefonním hovorem! Někteří jdou ještě složitější cestou, nepoužívají online registraci předem, ale prodávají vstupenky přímo na místě. A zdánlivě na tomto způsobu není nic špatného, kromě toho, že nikdy nevíte počet hostů a nemůžete správně spočítat ani technické parametry místa pro event, ani množství jídla pro hosty, a dokonce ani elementární počet jmenovek a rozdávaných materiálů. A ještě – sejde se dlouhá fronta zájemců o koupi vstupenky ve stejnou dobu a organizátor v panice tento problém nevyřeší a účastníci se budou zlobit a nadávat jak zástupcům organizátora, tak mezi sebou. Předběžná registrace na event pomůže vyhnout se mnoha překvapením v organizaci a ušetří mnoho času a sil na řešení jiných, důležitějších úkolů, a věřte – i rozpočet. Organizátor může používat vlastnoručně psaná CRM řešení nebo standardní placené varianty, kterých je na trhu mnoho, ale nejsou schopny vyřešit všechny úkoly, které organizátor potřebuje.
CRM může účastníkovi odesílat oznámení s číslem karty nebo účtu k platbě, ale tím jeho půvaby končí. Bezplatné Google formuláře ani to nedělají a musíte každému účastníkovi ručně poslat dopis nebo SMS s platebními údaji. A pak vám přišly peníze, od koho? Musíte ručně najít v databázi tohoto člověka a poslat mu potvrzení platby. A pokud jsou plátce a účastník různí lidé? Tady buď žádat účastníky "pošlete částku a čas platby", „pošlete platební příkaz“, pošlete ještě něco. Nebo sedět a čekat, až nervózní účastník sám zavolá s otázkou, proč mu nic nepřišlo. Závěr: automatická online registrace účastníků šetří váš čas a rozpočet na vyčlenění samostatného zaměstnance, který bude trávit čas posíláním dopisů s platebními údaji všem.
A teď si představte, že jste platební údaje odeslali, peníze přišly a našli jste, čí jsou – člověku je třeba poslat vstupenku. Tak bude klidnější, že se na event určitě dostane. Posílat všem jeden barevný soubor a vpisovat do něj jméno účastníka lze, ale nijak se neochráníte před případy kopírování vstupenky. A pokud event není pro 10–20 lidí, zkontrolovat, kolik lidí u vstupu ukázalo týž obrázek, je nereálné. Samozřejmě do vstupenky je třeba vkládat nějaké ochranné prvky a s tím se ticketingové platformy skvěle vyrovnávají. Generují vstupenky už s ochrannými čárovými kódy nebo QR kódy, aby vstupenku nešlo padělat. Závěr 2: využitím služeb ticketingové služby máte na klíč zorganizovanou automatickou online registraci účastníků na akci, okamžitý příjem plateb od účastníků a automatické odesílání vstupenek se všemi ochrannými prvky. Ano, vstupenkovému operátorovi je třeba zaplatit provizi, ale ti organizátoři, kteří se setkávají s lidským faktorem při zpracování žádostí účastníků, se ztrátou času, chápou, že se tyto výdaje zaplatí už v polovině přípravy na event.
