Ticketingový operátor RegToEVENT — online prodej vstupenek a registrace účastníků

Kdo je ticketingový operátor?

Ticketingový operátor zajišťuje registraci Vašich účastníků, prodej Vašich vstupenek na Vaši vlastní událost, ale prostřednictvím svých technických možností.

U většiny organizátorů, zvláště začátečníků, vyvstává otázka: „Účastníci, vstupenky, event — všechno je moje, tak proč přizvat externího dodavatele?“ — a v jistém smyslu mají pravdu, ale vše záleží na úkolech, které organizátor musí před konáním události vyřešit. Existují přece eventy pro 10 lidí a tam opravdu stačí lístek papíru a osobní komunikace s každým účastníkem kvůli zápisu a platbě.

Ale pokud mluvíme o větší události, kde se neobejdete bez pronájmu sálu a komunikace s místem konání, pronájmu nábytku, rekvizit, cateringu, hledání řečníků a schvalování témat, přitahování sponzorů a partnerů, pak je přece jen lepší předat technickou část registrace a prodeje vstupenek dodavateli.

Rozvoj online ticketingových služeb

Evoluce online prodej vstupenek plodila stále více názvů pro v podstatě téhož dodavatele: ticketingový operátor, ticketingová služba, ticketingová platforma, ticketingový partner a ticketingový servis a čím hlouběji se do toho ponoříte, tím více zmatku vzniká. Všichni totiž jen přidávali funkcionalitu a střídali se. Pokud hledáte informace na internetu, najdete články staré jen 2–3 roky, kde je popsáno, že ticketingový operátor nutně vykupuje Vaše vstupenky a poté je přeprodává přes pokladnu, nebo ticketingová služba nevydá Vám databázi kontaktů, nebo je třeba rozdělit kvóty podle počtu vstupenek mezi ticket partnery. Podle nás se v dnešních reáliích vše vyvíjí tak rychle, že všechny tyto hranice jsou smazány a každý, ať už operátor, platforma nebo prostě služba, naprosto nezáleží, jak ho nazvete, musí odpovídat Vašim požadavkům a úkolům své doby.

Online prodej vstupenek dnes

Dříve bylo třeba na koncert nebo fotbal stát v mrazu ve frontě u pokladny a doufat, že vám vstupenka ve 45. řadě vystačí, ale dnes se nákupy online staly natolik běžnou věcí, že i na takové klasické události se vstupenky kupují na webu, a ne v pokladnách sálů. O business eventech nemá smysl vůbec mluvit, protože účastník se musí zaregistrovat a koupit vstupenku předem, a ne přijít a strkat hotovost u registračního pultu v den konání.

Jak vybrat ticketingovou službu pro organizátory

Hlavní kritéria výběru:

• jednoduchost a pohodlí systému;
• přístup organizátora k databázi registrací 24/7;
• možnost pracovat s několika platformami najednou;
• ověřování pravosti vstupenek;
• flexibilní podmínky smlouvy bez pevné vazby na dodavatele;
• transparentnost ve výplatách.

Ticketingová služba je v první řadě vytvořena pro organizátory, ne pro účastníky. Měla by být pohodlná, jednoduchá na nastavení a umožnit Vám vyřešit maximum úkolů, které jste dělali ručně, a ušetřit čas. Nemůže to být superkomplikovaný systém, kde budete muset strávit den či dva, ba i týden, než vše nastavíte.
Vy jako organizátor musíte mít sami možnost nastavit svou událost a kontrolovat její změny v průběhu. Musíte mít stálý přístup k databázi registrací. Pokud Vám říkají, že partner přebírá prodej vstupenek a databáze zůstává u něj, zato dostanete peníze z prodeje a hotové účastníky na místě — zamyslete se, zda stojí za to s takovým partnerem pracovat?..
Pokud chcete zkusit prodávat vstupenky na různých platformách, musíte mít takovou možnost. Nedoporučujeme vybírat ticketingovou službu, která násilně (nebo mezi řádky) podepisuje s organizátory smlouvy na dlouhodobou spolupráci na 1–2–3 roky a organizátor je nucen pracovat jen s jednou službou, až po pokutové sankce při vypovězení smlouvy. Nebo uvádí bod, že organizátor nemá právo paralelně pracovat ještě s někým jiným.
Další otázka je, jak hodláte ověřovat pravost vstupenek účastníků, které byly zakoupeny na různých platformách? Všechny budou mít svůj vzhled, každá může mít nějakou vlastní aplikaci pro skenování, musíte okamžitě zohledňovat počet prodejů na všech platformách současně a ještě mnoho různých nuancí, o kterých na startu ani nemusíte tušit.
Jako variantu: zeptejte se dodavatelů, kdo má možnost sloučit všechny databáze do jedné, aby při ověřování pravosti vstupenek nedošlo u vstupu k nedorozuměním a Vy jste to mohli dělat z jedné aplikace, i když jsou vstupenky různé, a neposílali lidi z fronty do fronty.

Důležité funkce ticketingového operátora

1. Prodej vstupenek a doplňkových služeb

Služba pro online registraci účastníků může prodávat nejen vstupenky, ale i nějaké doplňkové možnosti jako workshopy, kurzy, účast na večírcích a ceremoniích po události. Nemusíte to dělat zvlášť ručně a ztrácet svůj čas. Pokud účastníci hned uvidí, že si to mohou dokoupit, bude i konverze prodeje takových dod. služeb mnohem vyšší.

2. Slevy a promokódy

V moderních službách lze předem nastavit libovolné scénáře poskytování slev. Promokódy a slevy jsou také všeobecně přijímaná praxe. Ale často organizátoři vymýšlejí podle nich složité situace, kdy sleva závisí na počtu zakoupených vstupenek nebo jejich typu. V moderních službách to lze také hned nastavit a nemyslet na to, že Vám teď někdo zavolá a požádá o 20–50 vstupenek a Vy musíte ručně spočítat částku a nějak pak zaregistrovat a vydat vstupenky těmto lidem.

3. E-mailové a SMS rozesílky

Věnujte pozornost možnostem ticketingové služby dělat rozesílky účastníkům. Ano, nejsou to ty rozesílky, na které všichni hned myslí, na databázi všech obyvatel města, ale možnost systému automaticky třídit databázi registrací a posílat zprávy účastníkům podle Vámi nastaveného scénáře. Například připomínat všem, kdo do 3 dnů nezaplatili objednávku, že jejich registrace je uložena a čeká na platbu, nebo naopak poslat připomínku všem zaplaceným objednávkám, že událost je už zítra.

4. Analytika a marketing

Připojení analytických kódů, úplný přehled o návštěvnosti a konverzích. Ticketingová platforma může nejen prodávat vstupenky, ale také Vám pomáhat s analytikou návštěvnosti. Pokud ke spuštění reklamy na svou událost přistupujete uvědoměle, pak aby Vaši marketéři měli ucelený obraz nejen o návštěvách webu, ale i o Vámi požadovaných akcích: registracích a nákupech.

5. Podpora online eventů

Podpora digitálních událostí, chráněné přenosy, přístup k materiálům. Prudký skok popularity online událostí vyžaduje od ticketingových služeb držet krok s dobou. Takže při výběru dodavatele prodejů se podívejte, kdo je ochoten Vám poskytnout ještě i kabinety pro sledování online přenosů, zda jsou tyto přenosy chráněny před kopírováním, zda je možný přístup ke statickým souborům, které můžete umísťovat pro účastníky (e-knihy, prezentace, videozáznamy).

6. Pohodlí pro účastníky

• Snadná a rychlá registrace;
• Získání vstupenky přes e-mail, SMS nebo osobní kabinet;
• Možnost výměny vstupenky nebo nákupu dod. služeb;
• Minimum otázek a maximální komfort.
• Jednoduchá registrace a nákup

Služba prodeje vstupenek musí být pohodlná pro účastníka. Pokud při registraci a nákupu narazí na problémy, prostě zavře web a možná se už k vyplnění objednávky nevrátí. Účastník musí získat svou vstupenku jakýmkoli způsobem: hned si ji stáhnout na webu, dostat v e-mailu nebo v SMS, stáhnout ji v osobním kabinetu apod. Zkrátka, čím více možností má, tím méně bude Vás otravovat a rozptylovat svými otázkami: „Kde je moje vstupenka?“. Ještě lépe, když si účastníci v kabinetech mohou sami vyměnit vstupenku za vstupenky jiných typů s doplatkem nebo koupit doplňkové služby nabízené organizátorem.

7. Podpora v den akce

• Podpora na místě v den události
• Skenování vstupenek a rychlý check-in;
• Vydávání badgů a rozdávaných materiálů;
• Kontrola přístupu do uzavřených zón;
• Plná registrace účastníků na klíč.

Zajímejte se, zda Vám pomůže ticketingový operátor provést registraci účastníků na místě v den události? Možná Vám samotná aplikace pro skenování vstupenek nebude stačit. Na rozsáhlých eventech je třeba vydat účastníkům badge, rozdávané materiály, sledovat vstup do „uzavřených“ zón nebo zón, které může účastník navštívit jen 1krát za celý event. Ideální variantou je registrace účastníků „na klíč“, kdy dodavatel nejen provedl Vaši předběžnou registraci na webu a přijal platby za vstupenky, ale může technicky vše zorganizovat i offline.

8. Bezpečnost dat

Uložení databáze účastníků a ochrana dat je jedním z klíčových úkolů. Spolehlivý ticketingový operátor pracuje transparentně, zohledňuje všechny právní nuance a zajišťuje bezpečnost informací.

Otázka uchování dat. Ano, vždy je velmi ožehavá, zvláště pokud jde o event, kde budou přítomni manažeři nejvyššího stupně, ředitelé firem, zástupci státních orgánů apod. Ale zamyslete se sami — ticketingový operátor nemůže vygenerovat vstupenku pro neexistujícího člověka a poslat ji do nikam. Navíc při registraci účastníků na místě v den eventu vyvstane otázka, že je třeba zacheckinovat tohoto člověka a vydat mu badge a vše, co mu náleží. A jak ho najít, pokud jeho údaje v databázi nejsou? Ano, zde zbývá spoléhat na důvěru a svědomitost dodavatele. Ale nežijete ve vakuu, můžete si přečíst recenze, zeptat se kolegů, kdo má zkušenost s prací s tímto dodavatelem, probrat s ním ústně všechny tyto momenty a své obavy a podívat se, zda je na tento účet vůbec něco uvedeno ve Vaší smlouvě o spolupráci. Adekvátní dodavatel bude vždy mít zájem o dlouhodobou spolupráci, a ne o jednorázový prodej cizích kontaktů.

9. Cena služeb a postup výplat

Ne vždy je nízká cena špatná a vysoká dobrá. Hlavní je, jaké možnosti získáte a nakolik včas služba vyplácí peníze z prodeje vstupenek.

Cena služeb a postup výběru prostředků — to je další nemalý faktor, podle kterého stojí za to vybírat ticketingovou službu. Zde je nejspolehlivějším způsobem jít a číst recenze a ptát se kolegů! Ne vždy je nízká cena podezřelá a špatná, nebo vysoká dobrá. Otázka je, co za tuto cenu dostanete a zda Vám vrátí peníze z prodeje Vašich vstupenek v dohodnutých lhůtách.

Propagace události přes ticketingovou službu

Mnozí organizátoři se domnívají, že ticketingová služba musí zajistit propagaci události nebo její umístění v katalozích a afišách. A možná se právě tím služby samy snaží získat organizátora na svou stranu, přesvědčují ho, kolik lidí denně navštěvuje jejich afišu a že právě z ní prodá všechny vstupenky. Ale zamyslete se sami: přinese Vám mnoho prodejů umístění v afiše, na které visí ještě desítka podobných eventů? Nebo platforma mnoho chápe podstatu a hlavní poselství Vašeho eventu nebo zná portrét Vašeho publika? Nejspíš tušíte, jaká je odpověď. Pozornost návštěvníka afiše je natolik rozptýlená, že volba ve prospěch Vašeho eventu bude přesně 1:10. Ano, jistě to přidá rozpoznatelnosti, ale prodeje nezaručuje. A reklama… Na plotech spíše umístí koncert Madonny než oznámení Vaší konference. Online reklama bez přístupu k Vašim analytickým kabinetům, který nejspíš dodavateli nedáte, také není příliš účinná. A točit banner jen tak na všechny — to je jako z děla po vrabcích.

Jak vybrat nejlepší online ticketingovou službu

• Služba se musí rozvíjet a přidávat nové funkce;
• Nastavení musí být flexibilní a pohodlné;
• Podmínky spolupráce musí umožňovat paralelní práci s jinými službami.

Pokud jasně chápete, co od dodavatele chcete, a ne jen nějak prodat vstupenky, pak byste neměli vybírat krabicovou službu, ale tu platformu, která se rozvíjí a neustále přidává novou funkcionalitu, která umožní flexibilně měnit nastavení v závislosti na typu Vaší události nebo přáních.

Výhody ticketingového operátora RegToEVENT

RegToEVENT — služba, kterou vytvořili organizátoři pro organizátory, proto přesně víme, jaké otázky potřebujete vyřešit a jaké akce zautomatizovat, aby měl organizátor více času na kvalitní přípravu akce:

• Registrace účastníků a příjem plateb
• Unikátní vstupenky s ochrannými prvky
• Přístup organizátora k databázi a nastavením 24/7
• Pohodlný kabinet a snadná integrace
• Nastavení různých typů vstupenek a prodej dod. služeb
• Analytika návštěvnosti a automatické rozesílky
• Promokódy a flexibilní systém slev
• Hotový landing pro prodej vstupenek
• Podpora online přenosů
• Pohodlí pro účastníky
• Možnost upgradu vstupenky
• Transparentní podmínky výplat
• Možnost paralelní práce s jinými dodavateli
• Check-in na místě
• Statistika pohybu účastníků
• Reputace a recenze

Pokud jasně chápete, co od dodavatele chcete, vybírejte ne jen „krabicovou“ službu, ale platformu, která se rozvíjí a flexibilně se přizpůsobuje různým typům událostí.

Chcete otestovat práci ticketingového operátora RegToEvent? Kontaktujte nás a získejte ukázku možností.