Landing page pro váš event
Vytvořte si svůj unikátní sál
Příklady a šablony
9 checklistů pro plánování eventu
Zdarma a bez přesměrování
Katalog akcí pro váš web
Spravujte žádosti snadno a přehledně
Časový plán, řečníci, hlasování
Zvyšte počet leadů na výstavě
Mějte čas přednášek pod kontrolou
Určit výherce soutěže je snadné a
přehledné
Pořádáte eventy s účastí velkého množství dodavatelů?
Nestíháte hlídat všechny při montáži nebo v den samotné události?
Máme řešení!
Organizátorům seminářů, byznys snídaní, mistrovských kurzů a jakýchkoli eventů s malým počtem účastníků je snazší kontrolovat své kolegy a dodavatele. Zatímco na velkých událostech je těžké dohlédnout, aby při montáži nedocházelo k nehodám, kdy dodavatelé zaměňují a odvážejí si navzájem vybavení, kdy hladoví nosiči dojídají již připravené občerstvení pro hosty nebo se cizí osoby nečekaně ocitnou v místnosti organizátora, kde leží osobní a cenné věci.
A pokud mluvíme o eventech, kam jsou pozváni vysoce postavení lidé, pak je to ještě větší odpovědnost organizátora zkontrolovat, kdo kam vstoupil a co vnesl. Nebo pak vynesl ))
Nemůžete znát od vidění každého zástupce dodavatele. A pokud je to uzavřený event, kde nemají být cizí lidé, a vy musíte před zadavatelem ručit za každého přítomného nosiče?
Sestavili jste jasný harmonogram, kdo, kdy a v jaký čas montuje svůj úsek, a výsledkem je chaos a nepořádek, tu nikdo, tu plný sál. Upozorněte dodavatele předem, že jeho čas je přesně vymezen a v jiný čas mu bude vstup do zóny zakázán, a to odradí chuť porušovat podmínky smlouvy.
Je to častý jev, kdy se cizí lidé dostanou do kuchyně nebo do prostor, kam je přístup omezen správou místa a byl dán jen vám jako organizátorovi. Proto pokud montáž pódia probíhá v hlavním sále a příprava housek v kuchyni, není vůbec důvod, aby se dodavatelé pletli pod nohama jeden druhému a vstupovali na cizí území, aby se předešlo nedorozuměním.
Bohužel, ať se snažíte vybírat ověřené dodavatele sebevíc, nehody se přesto dějí. Pracujete s týmiž lidmi a máte zkušenost pracovních vztahů, ale jakkoli je to smutné, nelze lidem věřit na 100 % a v případě zmizení nějaké drobnosti může být podezřelý každý a nikdo nechce začínat tato nepříjemná vyšetřování. A viníkem bude ten, kdo nedohlédl. A ještě horší je, pokud škody padnou na bedra organizátora.
Počítáte s určitým počtem lidí, kteří se vejdou na místo, aby se jim pohodlně pracovalo, a každý dodavatel se jistí a posílá dvojnásobek lidí, kteří někdy jen překážejí a vytvářejí dav.
Vy jako organizátor máte v každém případě nějaké služební prostory, kde jsou uloženy osobní a dokonce cenné věci zaměstnanců. Na události může být samostatná místnost pro řečníky, kde mohou nechat své osobní věci nebo odpočívat v přestávce, připravit se na vystoupení. Uznejte, že není nejlepší situace, když je tato místnost průchoďák.
A přece seznam zdaleka není úplný...
Aby se předešlo nepříjemným situacím, organizátor prostě potřebuje systém kontroly přístupu technického personálu.
Umožňuje jasně chápat počet lidí, kterým je v danou dobu dovoleno pobývat na místě, kdo do které zóny může vstupovat a do které nemá přístup.
Osvoboďte se od rutiny zapisovat všechny příchozí a porovnávat je s údaji z dokladů.
Kontrola technického personálu na místě umožňuje nejen zaznamenat fakt, že člověk přišel, ale i v kolik hodin odešel, kterými vstupy/výstupy a které další zóny během své práce navštívil.
Vytvářejte samostatné skupiny dodavatelů (catering, dekoratéři, hudebníci apod.) s jasným rozlišením času přístupu na místo; vstupů, kterými je vstup povolen, a různými barvami jmenovek pro průchod kontrolou ostrahy
Vytvořte dotazník pro každého zástupce dodavatele s jeho jménem a všemi potřebnými údaji, aby ostraha mohla porovnat data v databázi se živým člověkem, který žádá o vpuštění na místo
Po vyplnění dotazníku vygenerujeme jmenovku dodavatele s jeho jménem, kontakty, fotografií, stručným popisem povinností a QR kódem, podle kterého ho ostraha může zacheckinovat a ověřit pravost jmenovky a také zda je přístup povolen, či nikoli
Vygenerované jmenovky můžete poslat e-mailem každému zaměstnanci s prosbou, aby je vytiskl nebo ukázal ze smartphonu u vstupu. A také hned všechny vytisknout a vydávat jim fyzickou jmenovku u vstupu, aby ji nemuseli pokaždé hledat
Jmenovky dodavatelů se skenují u vstupu a pokud odpovídá předkladateli, nastaví se mu značka vstupu Check-in. Při odchodu z místa lze jmenovku naskenovat na výstup a do dotazníku dodavatele se zapíše značka Check-out
Pokud je lokace rozdělena na zóny, rozdělte i přístup dodavatelů do nich. Tak bude jedněm dodavatelům povolen vstup do společné zóny pro montáž konstrukcí, umělcům do šaten a kuchařům do kuchyně, a nebude žádný chaos a cizí lidé
Rozdělte čas práce dodavatelů, upozorněte je na to a ať každý přijíždí ve svůj čas, aby se předešlo shromažďování na místě. Nebo pokud dodavatele potřebujete zítra, uveďte konkrétní den vstupu, proč by měli chodit dnes
Při skenování jmenovek na vstup/výstup zaznamenáváme, kterým vstupem a v kolik hodin se to stalo. Pokud jde o pohyb po areálu v různých zónách, děje se vše úplně stejně. Vidíte, v jakém časovém období byl konkrétní člověk na lokaci a na kterém místě