Co je Checkinbox: terminál samoregistrace s tiskem badgů
Checkinbox (Check-in BOX) je zařízení pro registraci účastníků akce v jednom kompaktním korpusu: obrazovka, skener elektronických vstupenek a termotiskárna nálepek. Terminál se postaví na stůl nebo registrační pult, zapojí se do zásuvky a převezme hlavní tok hostů s QR kódy.
Skener QR vstupenek na obrazovce
Kamera přečte kód z telefonu nebo výtisku, host vidí na obrazovce nápovědu a chápe, co dělat, bez instrukcí.
Vestavěná tiskárna jmenovek
Jmenovka-sticker pro badge vychází ze slotu pod obrazovkou. Žádné samostatné tiskárny a notebooky na stole.
Jeden napájecí kabel
Vše je připojeno uvnitř korpusu. Registrační pult vypadá úhledně a hosté se nezachytávají o dráty.
Registrační pult na akci s tiskem jmenovek-stickerů
Checkinbox — terminál samoregistrace hostů pro konference, fóra, výstavy a firemní akce. Host naskenuje QR kód, systém označí návštěvu a vytiskne jmenovku nebo sticker-nálepku na badge. Registrační pult funguje bez stálého přístupu k internetu a pomáhá urychlit vstup bez front
Účastník ukáže QR kód z e-mailu nebo aplikace, systém ho najde v seznamu, zaznamená návštěvu a hned vytiskne jmenovku-sticker. Host nalepí nálepku na předtištěný badge a projde do sálu. To je okamžitý tisk badgů na místě bez notebooku a operátora.
Checkinbox se hodí pro registraci delegátů konference, návštěvníků fóra nebo výstavy, hostů firemní akce a uzavřeného setkání. Pro hosty bez QR kódu se vedle postaví Check-in Desk s hosteskou: ta najde účastníka podle příjmení nebo e-mailu a vytiskne badge.
Co terminál tiskne
Jmenovku-nálepku na předtištěný badge
Jméno, firmu a další pole z registračního dotazníku
Kategorii účastníka: VIP, řečník, press, účastník
Formát, velikost a layout nálepky odsouhlasíme před akcí
Pro jaké akce
Konference
Výstavy
Fóra
Firemní akce
Byznys snídaně
Uzavřená setkání
VIP vstup
Akreditace účastníků a hostů
Jak probíhá registrace hostů s tiskem badgů: video z akce
Host přiloží QR kód
Vstupenka z e-mailu, aplikace nebo výtisku.
Systém najde účastníka
Označí příchod v databázi a zobrazí uvítání.
Badge se tiskne za 1,9 s
Jmenovka-sticker se jménem, firmou a kategorií vstupenky. Host ho nalepí na badge a projde do sálu.
Autonomie
Registrační pult na akci pro jakýkoli scénář
Konference na 1500 lidí, uzavřená večeře pro partnery nebo výstava ve velkém pavilonu. Checkinbox se přizpůsobí formátu události, a ne naopak.
Bez hostesky: samoobsluha u vstupu bez front
Hosté s QR kódem se registrují sami, fronta se rozpustí během minut. Hodí se pro ranní tok na konferencích a opakované vstupy. Hosty bez QR přijímá samostatný pult s hosteskou.
Internet vypadl? Vstup se nezastaví
Pro krajní případ má box záložní offline režim: dál pouští hosty podle předem nahrané databáze. Dokud není síť, nové registrace a změny v seznamu nepřicházejí, proto je pro standardní provoz potřeba stabilní internet.
Automatický a ruční režim
Auto host naskenuje QR, badge se vytiskne bez účasti personálu.
Ruční hostesska vedle boxu potvrzuje sporné případy, vítá VIP a pomáhá těm, kdo si nevědí rady.
S tiskem badgů i bez tisku
Potřebujete jmenovky: zapneme tiskárnu. Potřebujete jen označení příchodu a statistiku návštěvnosti: box funguje jako stanice kontroly přístupu.
Bez kabelů po celém stole
Notebook, skener, tiskárnu a prodlužovačky nahradí jeden korpus s jedním kabelem. Je potřeba menší pult a vstup vypadá úhledně.
S hosteskou: hybridní registrační pult
Box přebírá hlavní tok hostů s QR kódem, a hostesky na sousedním bodě řeší nestandardní případy: vyhledávání podle příjmení, změnu údajů, registraci na místě.
Registrace na fóru FinYear: Checkinbox mezi dvěma pulty Check-in Desk.
Případ pro Evropu: jak snížit náklady na personál při registraci
Na akcích v Německu, Polsku a Francii tvoří významnou část rozpočtu registrace personál. Checkinbox přebírá hlavní tok hostů s QR kódy, takže jedna hostesska může obsluhovat 2–3 body místo práce u každého pultu. Úspora vzniká ne náhradou jedné hostesky jedním boxem, ale snížením počtu hostesek u vstupu. Checkinbox se neunaví, nechodí na cigaretu a nežádá oběd
Jedna hostesska, směna 8 hodin (Německo)
≈ 250 €
Sazba od 22 €/h plus servisní poplatek agentury. Bez započtení oběda, uniformy, cesty a instruktáže.
Pronájem Check-in BOX
149 €
Obrazovka, skener a tiskárna badgů v jedné sadě, funguje s hosteskou i bez ní.
Orientační výpočet: 2 sloty po 4 hodinách na bod, hostesska ≈ 254 € za 8 hodin (sazba 22,17 €/h + servisní poplatek 43 % podle údajů agentury InStaff, Berlín). Přesnou cenu pro vaši událost vám spočítáme na Telegramu.
Vybavení pro registraci účastníků: srovnání Check-in BOX, Desk a Tablet
RegToEvent nabízí tři druhy vybavení pro check-in. Lze je kombinovat u jednoho vstupu: například dva boxy pro hlavní tok a jeden Desk pro složité případy.
Parametr
Check-in BOXbox s vestavěnou tiskárnou a obrazovkou
Check-in Desknotebook + tiskárna + skener
Check-in Tablettablet se stojanem
Proces skenování vstupenky
Host naskenuje QR, sticker se vytiskne automaticky
Hostesska naskenuje QR a spustí tisk stickeru
Bez tisku stickerů
Režim práce pultu s hosteskou
Ano
Ano
Ano
Pult samoobsluhy (bez hostesky)
Ano
Ne
Ano
Hostesska
1 hostesska na 2–3 body*
1–2 hostesky na 1 bod
1 hostesska na 2–3 body*
Propustnost za hodinu provozu**
150–200 hostů
100–150 hostů
150–300 hostů
Ruční vyhledávání hosta v databázi
Ne
Ano
Ne
Offline režim bez internetu
Ano
Ne
Ano
Úspora místa (stačí menší registrační pult)
Ano
Ne
Ano
Úspora na obědech, uniformách a rozdávaných materiálech pro hostesky
Ano
Ne
Ano
Cena sady za slot 4 hodiny provozu
149 €
129 €
100 €
* S Check-in BOX hosté vše dělají sami, takže hostesska jen pomáhá těm, kdo mají potíže. Jeden člověk stačí na 2, a někdy i 3 registrační body. ** Pro rychlou a bezproblémovou práci Desku je potřeba stabilní internet a zkušené hostesky. Silná hostesska odbaví až 250 lidí za hodinu, ale ne vždy tomu tak je.
Kolik registračních pultů je potřeba: výpočet podle toku hostů
Počítejte ne celkový počet účastníků, ale kolik hostů přijde v nejhustší hodinu. Jeden Checkinbox zpracuje 150–200 lidí za hodinu. Ale je mnoho nuancí, výtahy, rychlost internetu, velikost vestibulu, rychlost, s jakou účastník najde e-mail ve svém smartphonu
Hostů ve špičkové hodině
Checkinboxů
Hostesska
150-200
1
volitelně
300-400
2
1
450-600
3
1
Jak spustit QR registraci účastníků ve třech krocích
Není potřeba IT specialista na místě, montáž ani dlouhá instruktáž personálu. Organizátor dostane hotové zařízení, které už zná seznam hostů.
Nahrajeme seznam účastníků
Z online registrace RegToEvent nebo z vaší tabulky. Nastavíme kategorie vstupenek a layout jmenovky-stickeru.
Postavíme box ke vstupu
Jedna zásuvka, jeden kabel a internet místa konání. Box je připraven k práci ihned po zapnutí.
Sledujeme návštěvnost online
Systém kontroly návštěvnosti ukazuje, kdo přišel, v reálném čase. Po události vyexportujete report.
Pro organizátory
Jaké úkoly registrace Checkinbox řeší
Odpovědi na dotazy, s nimiž k nám nejčastěji přicházejí event agentury a firemní organizátoři.
Postavte 3 Checkinboxy ke vstupu: každý odbaví 150–200 hostů za hodinu a badge se tiskne za 1,9 sekundy. Ranní špička 500 lidí proběhne bez tlačenice u pultu.
Kde si pronajmout terminál registrace hostů?
RegToEvent pronajímá Check-in BOX od 149 € za slot 4 hodiny spolu se systémem elektronické registrace, nastavením badgů a podporou na akci. Pronajímáte si samotný terminál: staví se na stůl nebo registrační pult místa konání.
Jak zorganizovat tisk badgů na požádání na místě konání?
Checkinbox tiskne nálepku na badge podle QR kódu hned po naskenování. Layout, pole a kategorie (účastník, řečník, press, VIP) se nastavují před akcí, takže vydání badgů u vstupu zabere sekundy.
Co bude s registrací, když na místě konání vypadne internet?
Fronta se nezastaví: box přejde do záložního offline režimu a bude dál skenovat QR podle nahrané databáze. Offline registrace hostů bez internetu je zde pojistka pro krajní případ, a pro standardní provoz je potřeba stabilní internet.
Jak snížit náklady na hostesky na evropské akci?
Nahraďte část personálu u vstupu boxy samoobsluhy. Jedna hostesska obsluhuje 2–3 body a její pracovní den v Evropě stojí víc než slot pronájmu boxu.
Branding registračního terminálu: vaše logo vidí každý host
Vstup na akci je nejdražší reklamní místo na místě konání. Prochází tudy všichni. Nenechávejte ho šedé technice: oblečte Checkinbox do designu události nebo ho dejte sponzorovi.
100%účastníků se dívá na panel kiosku, zatímco skenují QR a čekají na svůj badge
Design podle tematiky události
IT konference, agrární fórum nebo fintech summit: výměnné panely se tisknou podle vašeho klíčového vizuálu a brandované badge pro konferenci pokračují ve stejném stylu.
Hotové sponzorské místo
Prodejte branding boxů partnerovi. Logo sponzora u vstupu může zaplatit pronájem vybavení.
Obrazovka v barvách značky
Rozhraní skenování QR kódu a uvítání hosta se zpracují ve firemní paletě.
Foto-zóna bez foto-zóny
Výrazný kiosek u vstupu se dostane do reportáže fotografa i do stories hostů spolu s vaším logem.
Pronájem registračního pultu v Evropě: od Kyjeva po Lisabon
Vozíme Checkinboxy na konference, výstavy a fóra po celé pevninské Evropě. Vybavení pro registraci účastníků přijíždí nastavené podle vašeho seznamu hostů a layoutu badge, takže na místě stačí postavit terminál ke vstupu a zapojit do zásuvky.
Pracujeme s event agenturami a organizátory, kteří pořádají události v různých zemích: jeden dodavatel registrace hostů ve Varšavě, Berlíně nebo Barceloně, stejný scénář check-inu a jednotná statistika návštěvnosti.
KyjevLisabon
Kyjev
Varšava
Krakov
Praha
Vídeň
Berlín
Mnichov
Amsterdam
Brusel
Paříž
Milán
Barcelona
Madrid
Lisabon
Seznam není úplný: pracujeme v jakémkoli městě pevninské Evropy. Místa konání na ostrovech projednáváme zvlášť.
Časté otázky o Checkinboxu
Jak funguje Checkinbox?
Host přiloží QR kód z e-mailu nebo telefonu ke kameře kiosku. Systém ho najde v seznamu účastníků, označí příchod a vytiskne badge za 1,9 sekundy. Pro hosty s QR kódem hostesku není potřeba, ale může stát vedle a pomáhat.
Co se stane, když na místě konání vypadne internet?
Box se přepne do záložního offline režimu a bude dál skenovat QR a tisknout badge podle předem nahrané databáze. Je to záložní varianta pro krajní případ: dokud není spojení, nové registrace a změny v seznamu hostů do boxu nepřicházejí. Pro standardní provoz je potřeba stabilní internet.
Lze kiosek používat bez tisku badgů?
Ano. Pokud badge nejsou potřeba, Checkinbox funguje jako stanice evidence příchodu: host naskenuje QR, vy vidíte návštěvnost v reálném čase. Tisk se zapíná a vypíná v nastavení akce.
Kolik hostů za hodinu zaregistruje jeden Checkinbox?
Jeden box odbaví 150–200 hostů za hodinu. Pro tok do 400 hostů za hodinu obvykle stačí 2 boxy; pro 500–600 hostů přicházejících během hodiny — 3 boxy. Pokud je vstup rozložen v čase, lze sestavu zmenšit. Hlavní čas účastníci hledají e-mail s QR kódem a čas se může lišit podle rychlosti internetu a dovedností publika
Co dělat, když host ztratil QR kód?
Ruční vyhledávání v databázi na samotném boxu není. Pro takové případy se vedle staví jeden pult Check-in Desk s hosteskou: ta hosta najde podle příjmení nebo e-mailu a vytiskne badge.
Lze tisknout jmenovky-stickery, a ne hotové badge?
Ano. Po naskenování QR kódu Checkinbox vytiskne jmenovku-nálepku se jménem, firmou, kategorií účastníka a dalšími poli. Sticker se nalepí na předtištěný badge. Formát, velikost a design se odsouhlasují před akcí.
Lze tisknout hotové badge?
Ano. Lze se obejít bez termoetiket. V některých regionech máme možnost vozit na místo plnohodnotné formuláře pro termotisk. Spotřební materiál je specifický - dostupnost ve vaší zemi a minimální náklad upřesněte u podpory
Hodí se Checkinbox jako registrační pult pro konferenci?
Ano. Terminál se instaluje u vstupu na stůl nebo registrační pult a přebírá tok hostů s QR kódy. Pro účastníky bez QR kódu doporučujeme počítat se samostatným pultem s hosteskou a vyhledáváním v databázi.
Kolik registračních pultů je potřeba na 500 hostů?
Pokud většina hostů přichází během jedné hodiny, obvykle jsou potřeba tři Checkinboxy: při výkonu 150–200 hostů za hodinu na bod to pokryje tok 450–600 hostů za hodinu. Přesný počet závisí na době příchodu, podílu hostů bez QR kódu a potřebě tisku.
V jakých zemích lze Checkinbox pronajmout?
Po celé pevninské Evropě, od Kyjeva po Lisabon: Ukrajina, Polsko, Německo, Česko, Rakousko, Nizozemsko, Belgie, Francie, Itálie, Španělsko, Portugalsko a další země kontinentu. Místa konání na ostrovech projednáváme zvlášť.
Kolik stojí pronájem Checkinboxu?
Sada Check-in BOX stojí 149 € za slot 4 hodiny provozu. Konečná cena závisí na počtu účastníků, délce události, typu tisku a počtu kategorií vstupenek.
Lze tisknout jmenovky-nálepky na badge?
Ano. Po naskenování QR kódu Checkinbox vytiskne sticker se jménem, firmou, kategorií účastníka a dalšími poli ze seznamu hostů. Nálepku lze použít samostatně nebo nalepit na předtištěný badge. Velikost, layout, pole personalizace a barevné kategorie se odsouhlasují před akcí.
Lze kiosek brandovat pro akci?
Ano. Na korpus se nasazují výměnné panely s logem a designem události, v některých případech lze obrazovku skenování zpracovat podle layoutu organizátora.
Pronájem registračního pultu pro vaši akci
Napište datum, místo konání a počet hostů. Vybereme počet boxů podle toku, spočítáme cenu a připravíme layout badge
Check-in BOXbox s vestavěnou tiskárnou a obrazovkou
Check-in Desknotebook + tiskárna + skener
Check-in Tablettablet se stojanem
