Registrace na akce ➤ RegToEvent ➤ služba pro prodej vstupenek a registraci účastníků

Co je online registrace na akce

Registrace na akce je první krok k úspěšné organizaci události. Právě ve fázi registrace účastníci zanechávají své údaje, vybírají typ vstupenky (VIP, standard, ekonom apod.), platí účast a dostávají potvrzení. Pro organizátora je registrace klíčovým nástrojem sběru informací o hostech, kontroly návštěvnosti a řízení prodeje vstupenek. Dnes se online registrace stala standardem pro jakoukoli událost – od byznys konferencí po koncerty. Specializované služby, jako RegToEVENT, pomáhají zjednodušit proces pro organizátory a udělat ho co nejpohodlnějším pro účastníky.

Druhy registrace na akce

V závislosti na formátu události může organizátor zvolit různé varianty registrace:

Předběžná registrace – bez ohledu na to, zda je událost placená nebo bezplatná, všichni hosté vyplňují žádost a registrují se před eventem. Organizátor tak má úplný seznam hostů a může jasněji chápat, s čím počítat při plánování akce.
Registrace na místě konání události –všechna oznámení události zvou na událost, ale přitom neexistuje žádná registrace ani vstupenky. Všichni se registrují až po příchodu na lokaci. A tak má organizátor seznam těch, kdo zaručeně na eventu byli. Ale tento způsob nikdy nedá úplné pochopení, kolik lidí očekávat v den události.
Bezplatná registrace –hodí se pro otevřené akce: prezentace, festivaly, online události nebo i konference. Vše závisí na cíli, který organizátor sleduje.
Placená registrace (s prodejem vstupenek) –používá se pro koncerty, fóra, konference, výstavy, sportovní a kulturní události. A tady má organizátor jasnou představu, že všichni, kdo koupili vstupenku na událost, na akci určitě přijdou. Podle statistik je % těch, kdo vstupenku koupili a na událost nepřišli (v krajním případě žádali vrácení peněz a zrušení vstupenky), od 1 % do 5 %. Zatímco u bezplatných událostí je to 30 % – 50 % nedostavení se předem registrovaných.
Registrace s potvrzením účasti –host zanechá žádost a organizátor rozhodne, zda jeho účast potvrdí. Je to žádané na uzavřených nebo VIP akcích.
Hybridní registrace –kombinace bezplatných a placených vstupenek, například: standardní vstup – bezplatný, a VIP – placený. Nebo placených vstupenek a bezplatných pozvánek, které vyžadují potvrzení.

Služba RegToEVENT podporuje všechny tyto varianty, a také umožňuje nastavovat registrační stránky pro různé kategorie účastníků.

Vytvořit svůj event

Proč je lepší používat RegToEVENT pro registraci

RegToEVENT je moderní vstupenkový systém a platforma pro online registraci na akce. Spojuje jednoduchost nastavení a výkonné nástroje pro flexibilní přizpůsobení. Organizátor může mixovat různé typy vstupenek v rámci eventu, flexibilně nastavovat registrační formulář pro svou událost a vybrat kterýkoli z nabízených variant vizuálního vzhledu formuláře, který si může vložit na svůj web nebo používat jako samostatné stránky.

Hlavní výhody:

Vytváření registračních formulářů s libovolným počtem a typem polí – od jména a telefonu po složité dotazníky pro řečníky nebo vystavovatele. Textová pole, pole s hotovými variantami odpovědí (checkboxy, rozbalovací seznamy apod.)
Různé formuláře pro různé typy vstupenek – lze zadat různé otázky pro VIP hosty a standardní účastníky. Například u VIP hostů se ptáte, zda potřebují parkovací místo na lokaci, ale pro online účastníky je tato otázka ve formuláři naprosto zbytečná.
Více než 10 variant vizuálního provedení registračních stránek – – vyberte styl, který se hodí vaší značce. Můžete vybrat samostatný formulář pro každý typ vstupenky, nebo blok se všemi vstupenkami najednou, stránku s rozšířeným oznámením nebo stránku rovnou s programem a feedem publikací novinek od organizátora, krokový formulář nebo registraci v telegramovém botu, nemluvě o schématu s výběrem míst nebo widgetu s časovými sloty.
Snadná integrace na web nebo landing – každý formulář se vkládá JS kódem do webu organizátora a pomocí CSS jej lze plně nastylovat podle designu webu. A i když organizátor nemá specialistu nebo dovednosti, jak to udělat, formulář lze přidat prostě jako přechod přes odkaz z tlačítka, bez složitých technických znalostí.
Přizpůsobení firemnímu stylu akce – registrační formulář bude mít logo eventu a jeho popis, organizátor může přidat své brandované pozadí, vybrat firemní barvy pro samotné bloky formuláře, nebo přizpůsobit formulář zabudovaný do svého webu.
Bezplatný konstruktor landingů událostí – pokud organizátor nemá vlastní web a jednoduché stránky s oznámením nevyhovují, protože chce umístit více informací o události, řečnících, program, popisy a různé informační bloky – můžete spustit web akce doslova za pár minut pomocí šablony z vestavěného blokového konstruktoru nebo vytvořením webu od nuly.

Proč je lepší používat RegToEVENT pro registraci

Jak připravit registraci: postup krok za krokem

Aby registrace proběhla co nejefektivněji, doporučujeme držet se jednoduchého algoritmu:

1

Určete formát události

Bude registrace bezplatná, placená nebo kombinovaná, je potřeba dodatečná moderace objednávek, nebo ne. Jsou předvídány online vstupenky apod.
2

Přidejte varianty vstupenek

VIP, standard, ekonom a další.
3

Sestavte dotazník pro účastníky

Promyslete, jaké údaje jsou skutečně potřeba: celé jméno, kontakty, firma, pozice.
4

Nastavte registrační stránky

Vyberte, kterou variantu chcete použít, zvolte svůj design, popisy a další potřebná nastavení.
5

Nastavte integraci s webem

Nebo použijte landing od RegToEVENT.
6

Spusťte registraci a testujte

Zkontrolujte, jak formulář funguje pro různé typy vstupenek. Můžete průběžně měnit vzhled formuláře, abyste pochopili, který je pohodlnější vašim potenciálním účastníkům a dává lepší konverzi..

Na co dbát při sestavování dotazníku účastníka

Je důležité nepřetěžovat formulář otázkami: dlouhé dotazníky snižují konverzi. Pokud je otázek opravdu hodně, raději používejte rozbalovací seznamy, checkboxy a varianty odpovědí – je to rychlejší a pohodlnější pro ty, kdo jej vyplňují. Vezměte si za základ několik pravidel:

Sbírat jen důležité údaje, které budou skutečně využity
Vyhnout se příliš dlouhým formulářům – odpuzují účastníky.
Přidávat různá pole pro různé kategorie vstupenek.
Zahrnout povinná pole (například e-mail nebo telefon, firma) a nepovinná (například pozice, web firmy nebo jak jste se o nás dozvěděli).

Proč sbírat všechny registrace, a ne jen zaplacené

Někdy organizátoři dělají chybu a ukládají data jen o zaplacených objednávkách. Ale je důležité sbírat všechny registrace, i když ještě nejsou zaplaceny:

pomáhá to předpovídat počet účastníků;
zjednodušuje to komunikaci s potenciálními hosty;
umožňuje to připomínat událost těm, kdo nezaplatili svou objednávku, a stimulovat platbu;
dává to základ databáze pro budoucí akce.

Každá registrace je tedy kontakt, který se může stát vaším stálým klientem.