Jaké mohou být oddíly rozpočtu, například:
-
Pronájem prostor
-
Catering
-
Řečníci
-
Web
-
Reklama
-
Polygrafie a suvenýry
-
Online přenos
-
Tým
-
Daně a provizní poplatky
-
Dodavatelé
-
Večírek
Je to velmi přibližný seznam! A vy pro svou událost můžete mít zcela jiné oddíly. Možná nemáte online přenos nebo neplánujete večírek po eventu. Zato je místo konání za městem a je třeba do něj zahrnout transfer pro hosty.
Proto pro správné sestavení rozpočtu začněte vypisovat vše, co považujete za nutné. A pak to strukturujte podle typů nákladů a uveďte orientační cenu.
Samozřejmě v každém z oddílů budou své body.
Například:
Oddíl “Pronájem prostor”
Může zahrnovat jen 1 bod — pronájem, nebo vám kromě samotného prostoru nedají nic.
Potřebujete: židle, projektor, plátno, clicker, mikrofony, zvukové vybavení, světla, pódium (řečnický pult nebo flipchart).
Pokud místo konání nic z toho neposkytuje, budou to samostatné nákladové položky. Protože to všechno budete muset najít sami a pronajmout.
Na místě může být potřeba ostraha, parkování pro hosty — i když všechny výše uvedené drobnosti dobrá místa svým organizátorům poskytují, parkování a ostrahu jen za zvláštní poplatek.
Někdy se na místě vyčlení několik parkovacích míst pro události, ale je třeba upřesnit kolik. Může to být jen 3–5, která zaberete vy a vaši kolegové.
A možná nehodláte hostům platit parkování, pak ho do rozpočtu nezahrnujte, jen hosty upozorněte v oznámeních, na webu, v rozesílkách, že parkování je placené.
Oddíl “Řečníci”
S řečníky se můžete dohodnout na vystoupení zcela zdarma. Řečník buď má zájem o vaše publikum, nebo má z vystoupení na vaší události jiné výhody.
Často se ale stává, že řečník je hvězda a žádá honorář za své vystoupení. Pokud jde o hvězdu místního významu, může žádat zaplacení cesty (z jiného města, země) a ubytování. A jsou i takoví, kteří přijdou s celým ryderem, kde chtějí bydlet, jaký má být transfer a zábava.
Oddíl “Večírek”
Teoreticky na něm lze ušetřit a nedělat ho.
Ale abychom byli upřímní — mnoho účastníků kupuje vstupenku na konferenci jen kvůli němu )) A někteří se dokonce dokážou dostavit až na samém konci události, jen aby se dostali na afterparty.
Takže zda ho budete pořádat, nebo ne, rozhodnete jen vy. Ale pokud bude zahrnovat pohoštění a show program, i bez pronájmu místa je to velmi velká nákladová položka. A pro něj bude patrně potřeba samostatný rozpočet, s pronájmem, jídlem, týmiž službami fotografů, operátorů, hudebníků a umělců různých žánrů.
Dodatečné výdaje
Mnoho organizátorů počítá jen výdaje na dodavatele, přitom nezohledňuje mzdy vlastních zaměstnanců, jejich dopravní výdaje (možná bude potřeba taxi přivézt/odvézt), nezohledňuje daně, které bude třeba platit ze zisku z prodeje vstupenek a sponzorských balíčků. Provizní výdaje ticketingového operátora a akvizice plateb při prodeji vstupenek. A mnoho dalších drobností.
A pak kvůli takovým přehlédnutím vzniká mínus, přestože na začátku vše vypadalo slušně a zdálo se, že jsme dokonce něco málo vydělali.
Určitě zapište vše! I na první pohled absurdní položky. Je lepší je pak škrtnout nebo na ně neutratit, než doufat, že se to nestane.
Jak vypisovat částky do rozpočtu události?
Zavolejte na několik míst konání a zeptejte se na jejich podmínky a ceny.
Zjistěte podmínky cateringu, zda dovolí vlastní, nebo se musí objednávat jen na místě. Pokud jen u nich — jaké jsou ceny na osobu.
Pokud lze přivézt vlastní — volejte cateringům a ptejte se na jejich ceny.
Obdobně polygrafie, dodavatelé pronájmu vybavení a nábytku, umělci, ticketingové služby.
U některých najdete veřejné ceny na webu, někomu bude nutné zavolat.
Ano, budete muset strávit čas, možná i půl dne nebo den. Ale zato budete moci odvodit průměrnou cenu potřebných služeb.
Existují náklady s pevnou cenou (tentýž prostor), existují náklady, které se počítají na osobu — catering.
Počet účastníků, který byste chtěli vidět v den eventu, máte. Vynásobte cenu oběda, rozdávaných materiálů a dalších "kusových" nákladů počtem lidí a získáte celkovou částku.
Je lepší v rozpočtu uvádět cenu za kus a počet potřebných kusů a vzorcem jedno násobit druhým. Tak budete moci rychle upravovat svůj rozpočet.
Mimochodem jsou položky, které naopak budou s počtem levnější. Například polygrafie — čím více kusů v objednávce, tím nižší cena za kus.
Několik příkladů, na čem lze v rozpočtu ušetřit:
-
Hledat služby, které umožňují zautomatizovat některé procesy.
Prodej vstupenek s odesláním platebních údajů v e-mailu — minulé století! Neztrácejte čas a nenajímejte do týmu zbytečné lidi.
-
Nenafukujte personál.
V přípravě eventu není zase tolik práce. 5 manažerů reklamy, 10 obchodníků, zvláštní člověk, který zvedá telefon v kanceláři, zvláštní odpovídá na SMS — to nepotřebujete. Tím spíš, pokud připravujete událost pro 100–300 účastníků
-
Místo konání.
Je třeba reálně spočítat, co je levnější — místo, kde je vše a je to již zahrnuto v ceně, nebo prázdný prostor, kam dovézt nábytek a vybavení vyjde levněji, i když je to s námahou.
-
Polygrafie.
Neobjednávejte superdrahé rozdávané materiály, pokud máte omezený rozpočet. Nebo máte skromnou událost, pak vůbec kupte stejné zápisníky a propisky bez brandingu v papírnictví, lidem bude stejně příjemné, že dostali nějaký dárek. Nebo objednat nálepky s vaším logem a nalepit je na jednobarevné zápisníky bude levnější než tisknout zápisníky s tímto logem.
-
Řečníci.
Snažte se najít místní řečníky nebo je přesvědčit, že jim skutečně vyplatí vystoupit u vás a že oni by vám měli doplácet za reklamu )))
Měli jsme řečníky z jiných zemí, kteří skutečně chtěli vystoupit na našich konferencích a ani nežádali o proplacení letenek. A kdysi si řečnice z Evropy koupila vstupenku účastníka, protože si myslela, že bez ní se nedostane do výstavní haly pro účastníky. Peníze jí samozřejmě vrátili, ale nepříjemný pocit nám zůstal.
Možností, jak ušetřit, je opravdu mnoho, učte se vykrucovat, žádat o slevy, barter, partnerství, vstupenky výměnou, pokud je taková možnost.
A při sestavování rozpočtu — nejdřív si dobře vymyslete, co byste chtěli, a pak zapište reálné ceny a sestupte na zem )))
Na této stránce najdete příklady rozpočtů pro váš event. Ale pamatujte, že každá událost má svůj vlastní zvláštní.
Stáhnout vzorový rozpočet
