Jak prodávat vstupenky na akci

Organizace události je vždy výzva. Ale jednou z nejdůležitějších etap, na které závisí úspěch celého projektu, je prodej vstupenek. Právě zde se setkávají zájem publika a vaše úsilí jako organizátora. Aby proces proběhl snadno a efektivně, je důležité vybrat správné nástroje, které pomohou nejen automatizovat prodej, ale také zajistit pohodlí pro hosty.

S moderními online službami přestal být prodej vstupenek na události složitým úkolem. Můžete přijímat platby různými způsoby, kontrolovat statistiku, spravovat cenové kategorie a dokonce využívat partnerské kanály pro rozšíření publika. To vše umožňuje zvýšit příjem a zároveň ušetřit čas týmu.

Pojďme si rozebrat, jak správně zorganizovat prodej vstupenek na akci, jaké nástroje používat a jak udělat proces co nejpohodlnější pro účastníky a výhodný pro vás. A služba RegToEVENT pro automatizaci prodeje vstupenek má všechny potřebné nástroje, aby usnadnila práci organizátora a vyřešila technické otázky.

Zaregistrujte se a vytvořte vstupenky

Objednat Check-in

Jak to funguje

Zaregistrujte se a vytvořte svou první akci

Nastavte typy vstupenek a cenu

Připojte flexibilní registrační formulář pro účastníky

Vyberte způsoby platby a platební systémy

Vytvořte srozumitelný landing eventu nebo využijte blok vstupenek pro šíření

Zpracovávejte všechny vstupenky ve vestavěném CRM s kanbanem

Vytvořit akci

Je to zdarma )

Proč je důležité správně nastavit prodej vstupenek

Než spustíte prodej, stojí za to jasně určit publikum, promyslet cenovou politiku a reklamní kanály. Malá chyba na začátku může vyjít draho – od neodůvodněných výdajů až po nízký zájem o událost.

Vyberte úzké téma a vytvořte „WOW efekt“

Události s příliš obecným tématem se těžko plní. Pokud informace k tématu už jsou v otevřených zdrojích, publikum nevidí smysl kupovat vstupenky.

Přidejte jedinečnost – nestandardní formát, výrazného řečníka nebo losování cen
Vytvořte „háček“, který zaujme i ve známé nice
Tedy nejdříve jasně určíte téma eventu a komu je zajímavé, poté určíte specifika publika, které to zajímá, a teprve potom začnete prodávat vstupenky na akci a aktivně se na ni připravovat.

Stanovte přiměřenou cenu vstupenky

Příliš vysoká cena odradí nováčky
Příliš nízká – znehodnotí událost

Zlatá střední cesta – cena, která odpovídá trhu a pokrývá výdaje. Vždy do ceny vstupenek zahrňte náklady na pronájem, catering, tisk, reklamu a neočekávané výdaje. Tak se vyhnete alespoň ztrátám.

Využijte kombinaci bezplatné a placené reklamy

Bezplatné kanály: tematické skupiny na Instagramu, Facebooku, Telegramu, fóra, místní média apod.
Placené: cílená reklama, umístění na populárních portálech

Hlavně – analyzujte efektivitu. Pokud plocha nepřináší prodeje, vzdejte se jí. Placená reklama přináší výsledek, pokud nepotřebujete reklamu jen pro PR, ale skutečný prodej vstupenek na událost. Ale pečlivě proveďte analýzu zdrojů, abyste pochopili, co je zajímavé vašemu publiku, kde se nejčastěji vyskytuje, zda vnímá reklamu zrakem nebo sluchem. To vám umožní vybrat nejcílenější místa umístění.

Sledujte analytiku

RegToEVENT umožňuje vidět nejen provoz, ale i skutečné prodeje z každého zdroje. To pomáhá:

vypínat neefektivní kanály
sbírat databázi potenciálních účastníků
vracet ty, kdo začali, ale nedokončili platbu

Protože služba sbírá data z vyplněných formulářů a všechny pokusy o registraci, zaplacené i nezaplacené, organizátor získá maximální seznam všech potenciálních účastníků a může jim napsat nebo zavolat, aby dokončili pokus o registraci. Možná člověka něco rozptýlilo, nestihl ji dokončit a pak se už nevrátil.

12 pravidel, jak prodat více vstupenek na události

1. Loajální publikum

Pravidelné události mají vždy jádro stálého publika, které chodí na váš event léta, protože se mu líbí atmosféra, výběr řečníků, témata přednášek, dárky od sponzorů, výstavní zóna, užitečný networking a mnoho dalšího. Proto je udržet už získané publikum mnohem levnější než přilákat nového kupujícího vstupenek.

Opakované prodeje vycházejí výrazně levněji
Vytvářejte databázi klientů a používejte ji pro další události
Budujte komunitu kolem značky – stane se vaším bezplatným PR

2. Používejte slevy správně

Sleva musí být opodstatněná, ne sleva pro slevu. Například: „Black Friday“, narozeniny, nákup několika vstupenek apod. Druhý neméně důležitý aspekt – aktivita účastníků pro získání slevy. Například účastník se zúčastnil akce a získal vstupenku zdarma nebo velmi velkou slevu na nákup vstupenek, slevy za repost oznámení události, lajky, komentáře, video pozvánku pro přátele apod.

Omezujte dobu platnosti (sleva, která platí jen 1 den, 3 dny na počest svátku apod.)
Nedělejte příliš velké slevy veřejně (sleva 70–80 % říká, že s prodeji to máte velmi, velmi špatné!)
Nesnižujte ceny VIP tarifů (VIPáci, kteří koupili vstupenky jako první, a pak vidí obrovské slevy na své vstupenky – zmlátí vás)
Testujte různé formáty (procenta, pevné slevy, skupinové, slevy na příští nákup apod.).

V RegToEVENT lze nastavovat automatická pravidla slev, promokódy, partnerské slevy nebo individuální podmínky.

3. Dynamické určování cen

Předem promyslete rozpis cen v průběhu přibližování data akce nebo podle počtu prodaných. Vytvořte několik cenových úrovní: ranní vstupenky levnější, blíže k události – dražší. Nebo lze nastavit změnu ceny podle blížícího se data akce. RegToEVENT automaticky zvyšuje cenu podle nastavení organizátora a nehrozí riziko, že zmeškáte okamžik, kdy je třeba změnit cenu v nastavení vstupenek. A účastníkům, kteří svou vstupenku zatím nezaplatili, lze nastavit automatickou rozesílku o nadcházejícím zvýšení cen.

Více kategorií vstupenek k výběru účastníka

4. Několik kategorií vstupenek na výběr účastníka

Když je na výběr, člověk nepřemýšlí „jít, nebo nejít“, ale „jaký balíček vzít“. A mnoho organizátorů uvádí, že tímto způsobem je průměrná hodnota nákupu mnohem vyšší než při jediném typu vstupenek.

Například:

standardní vstup – $30–50
vstupenka + bonus (nápoj, suvenýr, kniha) – $70-100
VIP (přístup k uzavřenému setkání, foto, autogram) – $150-200

Většina prodejů připadne na střední cenové rozpětí. Ale tak neodřežete nováčky, kterým velký ceník zatím nevyhovuje, a jsou ochotni koupit vstupenku na akci, ale zatím tu levnější. A zároveň dáte prémiovému segmentu publika další možnost potvrdit svůj status výrazným nápisem na jmenovce – „VIP“

5. Vytvářejte efekt nedostatku

Psychika každého člověka je nastavena tak, že je třeba stihnout, dohnat a předehnat. A pokud vaši potenciální účastníci chápou, že vstupenek je málo, nebo že se za speciální cenu budou prodávat jen několik dní – budou se rozhodovat o nákupu mnohem rychleji

Ukazujte počet zbývajících míst
Přidávejte časovač na platbu
Používejte statusy „TOP nabídka“ nebo „Vstupenky dochází“

V RegToEVENT je možnost v reálném čase zobrazovat zbývající vstupenky buď rovnou ve formuláři, pokud používáte blok vstupenek, nebo je prostě vypisovat skriptem na webu. Lze automaticky zobrazovat datum příštího zvýšení ceny, abyste nemuseli myslet na výměnu informací na webu. A v některých formulářích lze hned naznačit akci – „3+1=3“ nebo jakoukoli jinou.

6. Udělejte nákup maximálně pohodlným

Pokud máte dlouhé registrační formuláře, mnoho kroků a akcí, které musí uživatel provést před krokem s platbou – konverze bude klesat.

Používejte jednoduché formuláře s údaji, které opravdu potřebujete
Nastavte registrační formulář přímo na webu, aby byl proces nákupu srozumitelný – co člověk kupuje, a jednoduchý: dotazník → platba → vstupenka
Přidejte různé způsoby platby: karta, Apple Pay, Google Pay, automatické generování faktur pro bezhotovostní platbu apod.

7. Používejte mobilní aplikaci pro zvýšení zapojení

V RegToEVENT je mobilní aplikace pro hosty událostí, kde vidí program, novinky, mohou klást otázky řečníkům, hlasovat pro přednášky a stahovat prezentace.

Pokud účastníci dostávají více interaktivity a nástrojů pro užitečný networking, hodnotí událost výše – a s větší pravděpodobností si příště koupí vstupenku.

Využijte mobilní aplikaci ke zvýšení zapojení

8. Zavádějte gamifikaci a interaktivitu

QR questy, online hlasování, rozšířené ankety, žebříčky řečníků a účastníků – to vše dělá událost zajímavější a vytváří „virální efekt“. Lidé sdílejí dojmy na sociálních sítích = větší dosah = více prodejů vstupenek v budoucnu.

9. Prodávejte vstupenky přes partnery

RegToEVENT podporuje prodej přes partnery (ticket partners). To znamená, že lze připojit blogery, média nebo kluby s procentem z prodejů. I vaši účastníci se mohou stát ticket partnery a přes své referenční odkazy přivádět své přátele na událost a prodávat jim vstupenky.

Taková strategie umožňuje oslovit nová publika bez dodatečných výdajů na reklamu.

10. Využívejte analytická data pro personalizaci

Služba sbírá informace z registračních formulářů, zaplacených a nezaplacených objednávek. To umožňuje:

posílat personalizované nabídky
připomínat těm, kdo nechali vstupenku v „košíku“
vytvářet segmenty pro remarketing

A statistika GEO, zařízení a prohlížečů, které potenciální účastníci používají, a také statistika podle času a dnů v týdnu – kdy je publikum nejaktivnější, umožní přesněji nastavovat reklamní kampaně.

Využijte data z analytiky k personalizaci

Spolupracujte se sponzory a vystavovateli přes platformu

11. Pracujte se sponzory a vystavovateli přes platformu

RegToEVENT umožňuje vytvářet sponzorské zóny, přidávat informace o partnerech, reklamní bannery v aplikaci.

Čím více jsou partneři zapojeni, tím aktivněji šíří informace o události – a to je dodatečný kanál prodeje vstupenek.

A pokud si vzpomínáte, na samém začátku jsme říkali, že zahrnutím všech výdajů na lokaci, catering apod. do ceny vstupenky je pokryjete, aby nebyly ztráty. A přilákaní sponzoři jsou už váš čistý zisk z akce. A pokud máte co nabídnout jak sponzorům, kteří fyzicky budou na eventu, tak těm, kdo se mohou účastnit jen online v aplikaci – šance přilákat více sponzorů je mnohem vyšší.

12. Udělejte proces check-inu rychlý a moderní

QR kódy na vstupenkách + mobilní skenování = rychlý vstup bez front.

Pokud účastníci vědí, že se na událost dostanou snadno a bez stresu, ochotněji kupují vstupenky předem.

Slyšeli jsme skutečné recenze od lidí, kteří nechtějí jít na event jen proto, že vstup na lokaci jim zabere asi půl hodiny, a někdy i víc, stání ve frontě na registrační pult. A pokud se u toho ještě něco pokazí v programu nebo selže catering – tak touha navštěvovat podobné akce zmizí úplně.

Udělejte proces check-inu rychlý a moderní

K úspěšnému prodeji vstupenek nejsou potřeba obrovské rozpočty, ale správná strategie: databáze klientů, zdatná práce se slevami, několik kategorií vstupenek, dynamické ceny a pohodlný nákup.

Všechny tyto nástroje jsou dostupné v RegToEVENT: bez měsíčního poplatku, jen provize z prodejů.

Vytvořit svůj event