Jak zorganizovat zónu registrace hostů a tisku badgů na místě
Měli byste se předem seznámit s tím, jak vypadá prostor, kde lze zónu registrace zorganizovat, jak je velký, kolik stolů a pultů se tam vejde. Kolik vchodů/východů do této zóny vede a odkud budou hosté přicházet a zda není možnost náhodných kolemjdoucích (například hotelové foyer, kudy procházejí ubytovaní). Je třeba počítat s technickými nuancemi: osvětlení, internet, síť 220 V, jsou tam stacionární pulty, nebo je třeba vézt vlastní atd.
Kolik registračních bodů bude potřeba
Existuje řada momentů, které ovlivňují rychlost registrace jednoho účastníka. Ale pokud se do nich nezabíráme, zhruba:
-
1 bod pohodlně odbaví 100–130 lidí za hodinu. I když ve skutečnosti hlavní čas zabere pozdrav, vytahování telefonu z tašky a hledání vstupenky, otázky, kde je šatna, kde záchod, a samotný check-in trvá asi 7 sekund.
-
1 bod může odbavit — 200
lidí za hodinu , ale vaše hostesky se přitom budou točit jako veverky v kole. Nebo je takový scénář možný, pokud kromě badge hostům nic dalšího nevydáváte
-
rekord – 260 lidí za hodinu. Takovou registraci jsme prováděli na Olympijském, ale byl tam člověk, který žádal hosty, aby si vstupenky předem připravili, zval je k volnému pultu, aby všichni nestáli ve frontě u jednoho a téhož stolu, a celkově hostesky pracovaly velmi rychle a profesionálně.
Kromě toho je třeba chápat, kolik kategorií vstupenek máte na akci. Někdy organizátoři žádají jejich oddělení, protože na různých stolech se vydávají různé rozdávané materiály. A pokud jsou mezi vašimi vstupenkami VIP vstupenky (jakýsi prémiový segment), určitě pro ně udělejte samostatný pult, i když je těchto lidí málo! Jinak znehodnocujete celý smysl vip balíčku.
HELP Desk
Je to samostatný pult vedle zóny registrace, kde badge NEVYDÁVÁTE! Zde řešíte všechny otázky účastníků: kdo není v seznamech, kdo přišel a jeho účetní ještě neuhradila fakturu, proč se zobrazil nápis „Účastník již vstoupil dříve“, kdo přišel místo kolegy a tak dále.
Zvlášť pokud budou na vašem eventu výstavní zóny sponzorů — ti rádi poslední den přivedou promotéry a hostesky na stánek, kteří nebyli dříve v seznamu účastníků uvedeni. Pokud na akci zvete známé blogery a celebrity, ti také na 100 % přivedou s sebou nějaké +1, +2, kteří jim natáčejí obsah, vymýšlejí, jak by hvězda mohla vypadat lépe, nebo za nimi nosí věci.
Běžné hostesky, které jste najali na registraci, nemohou vědět, kdo s kým přijde, kdo stojí za stánkem, kdo zaplatil vstupenku a kdo ne. A nemohou rozhodovat o účasti nových lidí a přidávat je do vaší databáze. Technicky je to uděláno záměrně, aby se zabránilo situacím, kdy hostesky zvou své přátele na chutné bezplatné obědy nebo afterparty.
Taková rozhodnutí v nestandardních situacích může přijmout jen organizátor nebo jeho zástupce, který zná všechny nuance. Proto samostatný stůl Help-Desk pomáhá vyřešit všechny podobné záležitosti a zlepšuje kvalitu celého procesu registrace.
Rozměry registračního pultu
Některá místa mají stacionární pulty. A zóna registrace ne vždy dovolí postavit váš pult zvlášť, budete muset použít ten, který tam už je. Proto je nutné znát rozměry a fyzickou možnost instalace požadovaného počtu registračních bodů. Pokud chcete objednat 8 registračních bodů na svůj počet hostů, může se ukázat, že se fyzicky vejde jen 5. Ale když to víte předem, lze vymyslet mechaniku, jak proces urychlit.
Někdy místa nabízejí jen obyčejné stoly s ubrusy, kterých mají velké množství. Taková varianta docela může být a vždy můžete v případě potřeby dovézt více stolů.
Lze přivézt vlastní pulty a postavit je, pokud to místo dovolí a víte, kde a jaké si můžete pronajmout.
Stacionární pulty
Určitě upřesněte rozměry pultu a ještě lépe sami na místě vše změřte metrem. Tak budete přesně vědět, kolik tam lze umístit vybavení a jakého a kolik lidí tam vůbec bude moci pracovat.
Registrační pulty k pronájmu
I tady je důležité znát jejich rozměr. Protože vizuálně si organizátor může myslet, že na takový stůl se vejdou 2 sady vybavení, ale ve skutečnosti jen 1,5.
A i když se posunou po 2 stolech, ideálně se vejdou 3 sady, rozhodně ne 4.
Samozřejmě existuje varianta vzít menší notebooky nebo postavit tiskárny nahoru, ale je to riskantní, protože host se může opřít a tiskárna spadne.
Obyčejné stoly pro registraci
Nejčastěji jsou na místě k dispozici a nejspíš vám nabídnou i ubrusy. Můžete ale předem zjistit, jaké jsou, a buď si udělat vlastní s brandingem, nebo prostě bílé slavnostní. Aby zóna registrace vynikla.
Výška pultu
Je to významný faktor. Pokud máte vysoký dvoupatrový pult, nemusíte se starat o propojovací kabely od techniky — nebudou za okrajem vidět. A vůbec není rozdíl, jak ta technika vypadá. Hosteskám se bude pohodlně pracovat ve stoje, protože počítač budou mít blíže úrovni očí.
Zde je příklad dobrého řešení pultu, kam se vejde 1 sada vybavení. Za ním mohou pohodlně pracovat po 2 lidech, pokud je třeba urychlit výdej badgů. Je vysoký a veškerá technika, kabely, rozdávané materiály, a dokonce i osobní věci hostesek nebudou hostům vidět. I když tam je chaos z badgů a šňůrek — pro hosta to vždy vypadá hezky
Je však třeba brát v úvahu nejen výšku, ale i hloubku stolů, protože místa na nich může být velmi málo a postavit třeba i notebooky prostě není kam
Zatímco na obyčejných otevřených stolech nebo nízkých otevřených pultech je třeba všechny kabely co nejkompaktněji uložit a lze objednat branding techniky, aby bylo vše polepeno logy eventu a vypadalo to hezčeji.
Za nízkými pulty je lepší, aby hostesky pracovaly vsedě, jednak tak lépe uvidí databázi registrací, a jednak hosté neuvidí jejich shrbená záda.
Nestandardní místa
Jsou místa, kde pro zónu registrace téměř není prostor, nebo má podobu dlouhé chodby. K takovým místům je třeba hledat zvláštní přístup. Například pokud je registrace postavena do dlouhé řady a k stolu se přistupuje z boku, účastníci se nevědomky postaví do jedné fronty k prvnímu stolu.
Podobná situace nastane, pokud jsou 2–3 stoly od sebe vzdáleny. V tom případě potřebujete samostatného člověka, který bude hosty vítat a zvát je k volnému pultu. Protože někdy se stává, že první 2 stoly mají napilno, zatímco holky na posledních dvou se nudí.
Nebo je na některých místech možné počítat s variantou skenování u vchodu a odtud vzdáleného odeslání na tisk, a než host vyjde nahoru — čeká na něj už hostesska s hotovým vytištěným badgem. Lze to realizovat i na různých patrech, v 1. patře vítat hosty a skenovat vstupenku s odesláním na tisk a ve 2. už na ně čekají hotové badge.
