Google formulář pro registraci na akci ➤ RegToEvent ➤ služba pro prodej vstupenek

Co umí Google Formulář a s čím jej lze srovnat

Google formulář pro registraci na akci často používají organizátoři událostí. Pokud jej srovnáváme s jinými, „prastarými“ metodami, tak ano – je to mnohem pohodlnější. Vždyť někteří organizátoři to dál dělají tak, že zapisují údaje účastníků po telefonu, a někteří se snaží v obrovském množství e-mailů vyhledat ty, ve kterých lidé žádají, aby je zaregistrovali. A to je velmi zdlouhavé a nepohodlné.

Registrace na akci přes Google, umožňuje organizátorovi vytvořit dotazník s potřebnou sadou polí. Přitom sám vybírá počet takových polí pro registraci a která z nich budou povinná a která ne. Odkaz na Google formulář se pak umístí na web a do oznámení. Protože adresa odkazu na Google formulář pro registraci účastníků je velmi dlouhá, zkracuje se, aby se nezahlcovaly texty oznámení události. Data z formuláře, který účastník vyplnil, se ukládají do tabulky a to je mnohem pohodlnější než rozluštit škrábanice sekretářky zapsané po sluchu po telefonu. Navíc po telefonu nebo e-mailem se najednou mnoho údajů nezeptáte, a tady účastník prostě musí vyplnit pole Google formulářů pro registraci na událost, jinak ho prostě nezaregistrují. Proto sám vyplní své správné jméno, e-mail, telefon i další údaje.

Co organizátor ve skutečnosti získává používáním Google Formulářů jako metody sběru leadů pro své události:

Flexibilní nastavení polí a jednoduchá publikace odkazu;
Všechny odpovědi se skládají do tabulky – pohodlné pro primární evidenci;
Ve srovnání s registrací po telefonu nebo sběrem žádostí v e-mailu či v messengerech je Google Formulář jednoznačně krok vpřed;

Ale to je jen nejzákladnější úroveň digitalizace, bez automatizace procesů. Takže tím možnosti Google Formulářů v podstatě končí…

Kde se Google Formulář „láme“: ruční zpracování plateb

Google registrace na akci je pohodlná jen sběrem informací, ve srovnání s jinými, ručními způsoby. Poté, co všechna data o účastníkovi padla do tabulky, s nimi budete muset pracovat ručně! A k tomu potřebujete samostatného člověka, který bude monitorovat přidávání informací v tabulce a zpracovávat všechny potenciální registrace na událost. Pokud je akce bezplatná – tady je to jednodušší – všichni, kdo se registrovali, vám zanechali své údaje a vy je čekáte. I když, jak ukazuje zkušenost, pokud člověk nezaplatil za vstupenku ani korunu, hodnota návštěvy události je pro něj nízká a s velkou pravděpodobností nepůjde. V případě placené události – google formulář registruje účastníky eventu, ale nijak s nimi neinteraguje. Musíte každému účastníkovi zvlášť zavolat nebo napsat, potvrdit přijetí jeho údajů a poslat mu platební údaje. A poté požadovat potvrzení skutečnosti platby od samotného účastníka. Obvykle žádají poslat screenshot potvrzující platbu, nebo napsat e-mail s uvedením času platby a částky, nebo zavolat zpět. Nebo se organizátor může sám nějak pokoušet vysledovat, kdo kam a kolik zaplatil, a to nejzajímavější – za jakého účastníka. Protože plátce není vždy účastník.

Proč se tedy myšlenka udělat registraci pohodlnou pomocí Google formulářů dostala do slepé uličky:

Všechny operace po sběru dat jsou ruční;
U placených událostí začíná dlouhý řetězec e-mailů a hovorů s platebními údaji a potvrzením plateb;
Vysoká pracovní náročnost a riziko ztráty žádostí nebo plateb.

Proč je potřeba automatizace a „fakturační řetězec“

Pokud předem znáte úzká místa, pak chápete, že google formulář pro registraci na událost vám neumožní plně zjednodušit proces registrace. Vždyť mu nepošle platební údaje, ani sám nepřesměruje účastníka na stránku s platbou, ani od něj nepřijme peníze, a tím méně mu pošle vstupenku na akci. Pokud chcete minimalizovat svou účast v tomto procesu, aby online registrace účastníků nezabírala veškerý čas, protože proces organizace událostí vyžaduje plné nasazení organizátora a zabírá nejen celý pracovní, ale někdy i osobní čas, pak je lepší využít služeb služby, která umožní automatizovat registraci účastníků. Tak nejen ušetříte drahocenný čas, ale i ušetříte náklady na počet zaměstnanců, kteří dříve zpracovávali všechny žádosti ručně: třídili registrace, posílali platební údaje, sledovali platby apod.

Pamatujte:

Automatizace uvolňuje čas organizátora a snižuje náklady na personál.
K tomu potřebujete nepřetržitý řetězec:
registrace → platba → vstupenka → dodatečná komunikace

Co dává vstupenkový operátor oproti Google Formuláři

Využitím služeb vstupenkového operátora získáváte automatickou registraci účastníků, příjem plateb za vstupenky a jejich samotnou generaci, a také dodatečnou sadu různých užitečných funkcí, zatímco registrace na akci přes Google - je celé této sady zbavena. To vše odstraňuje přítomnost lidského faktoru. Nepřemýšlíte o tom, kdo a kdy se zaregistroval, nepřemýšlíte o tom, jak od něj dosáhnout platby a pak ji sledovat. Pokud člověk viděl reklamu na událost a chtěl na ni jít, vstoupil na web, zaregistroval se a hned koupil vstupenku. A pokud takovou možnost nemá, tak než mu zavoláte, než pošlete e-mail s platebními údaji, už si to buď rozmyslí, nebo se u něj objeví jiné plány na ten den. Navíc organizátoři často nepřemýšlejí, že data z tabulky je třeba ještě někde uchovávat a hlídat přístup třetích osob k nim. A protože je služba veřejně dostupná a bezplatná, příliš spoléhat na její chráněnost a bezpečnost nelze. Pokud je třeba soubor zpřístupnit několika zaměstnancům, vzniká i tady otázka bezpečnosti dat.

RegToEVENT je lepší než Google registrace na akci, a kdyby organizátoři skutečně ocenili náklady na zpracování vyplněných google formulářů, zahrnuli tam mzdu samostatného zaměstnance, zajištění jeho pracoviště a daně, pochopili by, že jsou zcela srovnatelné, a často i vyšší než provize služby registrace na události.

Takže co z toho plyne – „Bezplatný“ Google Formulář vyžaduje placenou ruční práci.

Zatímco služba s provizí je často levnější než souhrnné provozní výdaje, a přitom:

Registrace, platba a vstupenky probíhají automaticky.
Snižuje se vliv lidského faktoru a úniky dat.
Konverze je vyšší, když se cesta „uviděl – koupil“ nepřerušuje.

Vytvořit svůj event

Flexibilní monetizace a promo nástroje v RegToEVENT

Kromě základní sady pro registraci služba RegToEVENT umožňuje dělat dodatečné rozesílky pro účastníky, flexibilně nastavovat ceny vstupenek, zvyšování ceny v závislosti na datu nebo počtu už prodaných. Lze hned uplatňovat všemožné slevy podle promokódů, nebo složité slevy podle počtu vstupenek v jedné objednávce.

A teď si představte, zda může Google formulář pro registraci na události poskytnout něco takového? Odpověď je zřejmá – ne. Nedokáže ani udělat objednávku na několik účastníků najednou, a pokud je zájemce, který chce koupit vstupenky hned sobě i kolegům, tak zjevně nebude vyplňovat formulář, ale hned vám bude volat nebo psát, odvádět vašeho zaměstnance a snažit se tuto otázku vyřešit v obchvatu formuláře. A to je čas a péče vás nebo vašich kolegů, které by mohli vynaložit produktivněji.

Evidence plateb a vstupní režim u vstupu – riziko chyb

Google registrace na event nenastaví automaticky ve své tabulce značku o platbě registrace účastníka, budete to muset dělat sami ručně nebo ho přenášet do jiné tabulky. Takže budete muset vést už 2 tabulky a přenášet registrace sem a tam, v naději na vlastní pozornost, abyste nikoho neztratili.

Google tabulka pro registraci účastníků akce, nevygeneruje ani neodešle jim vstupenku, a podle dopisu, který jste odeslali ručně, se standardním textem: „Děkujeme, přijďte…“ zkontrolovat, kdo nakonec přišel, zda zaplacený účastník nebo ne, a zda přišel sám nebo na jedno příjmení proklouzlo 5 lidí – je velmi složité. A srovnávat všechny podle seznamů – to je velmi zdlouhavé a riskujete vznik obrovské fronty u vstupu.

Jak RegToEVENT řeší kontrolu přístupu

Registrace účastníků na akce pomocí RegToEVENT vás před takovými problémy ochrání. Služba hned po registraci nebo platbě (v případě placené události) vygeneruje účastníkovi vstupenku a v každé jsou prvky ochrany, které umožňují vstupenku u vstupu naskenovat a nedovolují ji použít opakovaně.

Bezplatné akce: když „zdarma“ znamená více možností

Kromě toho je služba zdarma pro bezplatné události, ale ve srovnání s google formulářem dává mnohem více funkcí a má mnohem více výhod.

Shrňme, zda se Google Form hodí pro registraci účastníků na akce:

Google Formulář se hodí pro základní sběr dat, ale ne pro úplnou registraci a prodej vstupenek.
Tentýž člověk může formulář vyplnit mnohokrát, zatímco u vstupenkové služby se to snadno řeší zákazem duplicit kontaktů.
Na stránce je standardní souhlas se zpracováním dat samotným Googlem, ale organizátor nemá možnost přidat své veřejné smlouvy, pravidla, zásady.
Neexistuje kontrola validity formulářů, zhruba řečeno člověk může napsat ne telefonní číslo, ale sadu znaků, a formulář to propustí.
U placených událostí bez automatizace rostou náklady, klesá konverze a rostou fronty u vstupu.
Po uložení údajů o člověku do tabulky se musí organizátor s ním zvlášť spojit a poslat platební údaje pro zaplacení vstupenky.
Po zaplacení musí člověk poslat nějaké potvrzení (screenshot, výpis apod.) – to není vždy pohodlné.
Pokud potvrzení platby neposlali, organizátor musí sám najít, kde je čí platba, a přiřadit ji k registracím.
Pokud je na 1 jméno několik registrací a několik plateb, jak pochopit, za koho chtěl platit a kdo nakonec na event přijde.
Po ověření platby je třeba člověku poslat potvrzení, že platba byla přijata a může přijít. To je další ztráta času na odeslání dopisu, nebo ještě hůř – ruční vykreslení vstupenky.
Účastník přijde na událost bez vstupenky a hostesky mají stejný seznam obrovského google formuláře, kde rukama a očima hledají, kdo to před nimi stojí, aby označily, že přišel, nebo vůbec zjistily, zda má právo vstupu na lokaci.
Pokud účastníkovi dělali vstupenku a posílali nějakou vstupenku, sotva má tato vstupenka rozlišovací prvky, aby ji bylo možné rychle naskenovat a zjistit, že je pravá.