Konzultace pro organizátory akcí

Cizí zkušenost je levnější než vlastní chyby. Pomůžeme spočítat rozpočet, sestavit tým a spustit prodej vstupenek bez ztrát.

Získat konzultaci Zobrazit případové studie

Konzultant RegToEvent pomáhá organizátorovi akce naplánovat event

Kdy se konzultace vyplatí nejrychleji

První akce

Zdá se, že organizace eventu je jednoduchý úkol. Ale čím blíže k datu, tím více detailů vyplouvá a každá chyba začátečníka stojí skutečné peníze z rozpočtu.

Rozpočet se rozjíždí

Dodavatelé říkají ceny, ale nemáte s čím je srovnat. Tiskárna žádá překročit rozpočet, pronájem vybavení zdražuje a není jasné, kde je norma a kde přeplatek.

Prodej vstupenek stojí

Do události měsíc a prodáno 15 % vstupenek. Panika nutí slepě vypouštět reklamní rozpočet, přestože problém častěji řeší cena, kanály a správný deadline.

Nový formát

Výstava, konference nebo hybridní událost, které jste ještě nedělali. Zde jsou cizí hrábě obzvlášť drahé a ověřené schéma ušetří týdny přípravy.

Cena chyby oproti ceně konzultace

Jediný chybný krok při přípravě události obvykle stojí víc než celé konzultace. Zde jsou typické ztráty začínajícího organizátora.

Nedostatek lidí v sále kvůli slabé propagaci

~ 2 400 €

Přeplatek dodavatelům

~ 1 500 €

Nouzové předělávky a polygrafie

~ 600 €

Zbytečné úvazky v týmu

~ 1 200 €

Konzultace RegToEvent

od 200 €

Čísla jsou orientační, pro typický offline event na 300 hostů v Evropě. Na konzultaci počítáme váš rozpočet podle reálných cen dodavatelů.

Případ 1. Zdroje a tým

Kolik lidí a hodin je potřeba na event: ručně proti automatizaci

Organizátor konference na 300 účastníků plánoval najmout tři pomocníky na registraci, vstupenky a rozesílky. Na konzultaci jsme spočítali pracovní náročnost ve dvou scénářích.

Proces

Vše ručně

S RegToEvent

Registrace a seznamy hostů

~ 40 hodin

~ 4 hodiny

Prodej a evidence vstupenek

~ 30 hodin

~ 3 hodiny

E-mailové a SMS připomínky

~ 20 hodin

~ 2 hodiny

Check-in v den akce

4 lidé u pultu

1 člověk se skenerem QR

Celkem na přípravu

~ 120 hodin a 3 dodatečné úvazky

~ 20 hodin, bez dodatečného najímání

Výsledek: rozpočet týmu se snížil přibližně o 1 200 €, a organizátor se místo tabulek věnoval programu a řečníkům. Čísla jsou orientační, na konzultaci počítáme pro váš formát.

Případ 2. Výstava

Jak zorganizovat výstavu a prodat stánky vystavovatelům

Organizátor první oborové výstavy nevěděl, kolik má stánek stát a kdy začít prodej. Měsíc před startem prodeje nebyl ani jeden vystavovatel.

Na konzultaci jsme sestavili funkční schéma prodeje stánků:

Tarifní mřížka: raná cena, standard a premium místa u vstupu a pódia
Kotvící vystavovatelé se slevou, jejichž jména prodávají ostatní stánky
Start prodeje 6–9 měsíců předem a plán zástavby ve schématu sálu
Sběr leadů na stáncích, aby se vystavovatelé vrátili příští rok

Výsledek: 80 % stánků prodáno 3 měsíce před otevřením, vystavovatelé si zarezervovali účast na příští rok.

Schéma organizace výstavy a prodeje stánků vystavovatelům

Plánování hybridní akce: offline sál a online přenos

Případ 3. Hybridní event

Jak správně udělat hybridní akci

Tým poprvé přidával online přenos k offline konferenci. Hlavní obava: zaplatit za streaming a dostat prázdný přenos se špatným zvukem a mlčícím chatem.

Co jsme společně nastavili na konzultaci:

Samostatný online tarif místo bezplatného odkazu, který znehodnocuje offline vstupenku
Zvuk z mixu místa konání do přenosu, a ne mikrofon kamery ze sálu
Moderátor online publika: otázky řečníkům, ankety, živý chat
Záznam přednášek jako samostatný produkt po události

Výsledek: online vstupenky přinesly přibližně 30 % dodatečného výnosu bez zvětšení sálu.

Co nejčastěji znepokojuje organizátory v Evropě

Případ 4. GDPR a data účastníků

Registrace hostů bez rizika pokut

Organizátor byznys fóra v EU se bál sbírat kontakty účastníků: zprávy o pokutách za porušení GDPR děsí víc než prázdný sál.

Na konzultaci jsme rozebrali, že v praxi stačí správně nastavený registrační formulář: výslovné souhlasy se zpracováním údajů a rozesíláním, upozornění na fotografování a natáčení, srozumitelné zásady uchovávání a mazání dat.

Bez přípravySběr kontaktů do společné tabulky, rozesílky bez souhlasu, riziko stížností a kontrol

Po konzultaciSouhlasy ve formuláři, data v jednom systému, export a smazání na požádání

Případ 5. Pozdní prodeje

Vstupenky se kupují v poslední týden. Je to normální?

V Evropě se až 40–60 % vstupenek na události kupuje v posledních dnech. Organizátor vidí tichý prodej měsíc předem, panikaří a slepě vypouští reklamní rozpočet.

Na konzultaci sestavujeme kalendář prodeje: raná cena s tvrdými deadliny, partnerské a referral prodeje, retargeting na ty, kdo otevřeli formulář, a rezervu v cash-flow plánu na zálohu místu konání.

Bez přípravyPanika měsíc předem, chaotická reklama, slevy do mínusu a výpadek peněžního toku

Po konzultaciPlán prodeje po týdnech, srozumitelné deadliny cen a klidné spuštění reklamy

Propagujte své akce na síti

Každý den se v našich městech konají desítky eventů a o pozornost návštěvníků je ještě třeba bojovat. Sestavili jsme úzce specializované marketingové oddělení pro naše klienty, proto máme rozsáhlé zkušenosti s nastavením a propagací právě událostí a konferencí.

RegToEvent nabízí plné spektrum konzultačních služeb pro pořádání všech druhů akcí: promo akcí, BTL, konferencí, prezentací a zahájení. Když se na nás obrátíte s konzultací, ušetříte čas na vypracování scénáře akce a výběr dodavatelů a výrazně snížíte náklady na přípravu.

Výpočet rozpočtu akce a nastavení reklamních kampaní pro event

Reklama na hlavních stránkách veřejných plakátů a tematických katalogů

Propagace akcí na sociálních sítích pro vaši cílovou skupinu

Kontextová a mediální reklama bez prolévání rozpočtu: FB pixel a Google konverze

E-mailové a SMS rozesílky jménem organizátora

Reklamou v mobilních aplikacích

Reklamou na YouTube

Na základě výsledků naší práce získáte

Za pouhých pár dní provedeme audit trhu a poradíme: jaký formát akce je pro vás lepší, kdo je vaše cílová skupina a kde ji hledat, kolik lidí se podaří shromáždit a jaký sál se k tomu hodí.

Návrh formátu akce

Seznam míst konání podle vašich požadavků

Seznam cateringů

Dodavatelé pronájmu vybavení, nábytku a rekvizit

Dodavatelé polygrafie, foto a video natáčení

Přibližný výpočet rozpočtu na akci

Pomůžeme vybrat dodavatele a řekneme, na jaké hrábě nešlápnout při práci s nimi. Podělíme se o fíglíky, které jsme odkoukali na jiných akcích: co se určitě bude publiku líbit a na co organizátoři zbytečně utrácejí peníze. To není organizace na klíč za obrovský rozpočet, ale startovní, nejdůležitější podpora pro vás jako začínajícího organizátora.

Časté otázky organizátorů

Jak zorganizovat akci bez zkušeností a čím začít?+

Začněte formátem, cílovou skupinou a realistickým rozpočtem. Na konzultaci za několik dní provedeme audit trhu, navrhneme formát, místa konání a dodavatele, a také plán etap přípravy se zónami odpovědnosti. Tak se první event spouští snáz a bez typických chyb začátečníka.

Kolik stojí konzultace k organizaci akce?+

Cena konzultace je několikanásobně nižší než cena jediné chyby v rozpočtu: přeplatek dodavateli, nedostatek lidí v sále nebo nouzové předělání polygrafie. To není organizace na klíč, ale cílená podpora: platíte za cizí zkušenosti a šetříte rozpočet a čas. Napište nám a spočítáme balíček pro váš úkol.

Jak vypočítat rozpočet akce a počet personálu?+

Počítáme od formátu a počtu hostů: pronájem, catering, technika, polygrafie, tým. Ukazujeme, které procesy se vyplatí automatizovat: registrace účastníků, prodej vstupenek, check-in, rozesílky. Automatizace snižuje pracovní náročnost 4–6krát a odstraňuje zbytečné úvazky z rozpočtu.

Jak prodávat stánky a přilákat vystavovatele na výstavu?+

Funguje propojení: tarifní mřížka stánků, kotvící vystavovatelé, start prodeje 6–9 měsíců předem a srozumitelný plán zástavby ve schématu sálu. Pomáháme zabalit nabídku pro vystavovatele a nastavit trychtýř prodeje stánků, včetně sběru leadů přímo na výstavě.

Jak uspořádat hybridní akci: offline a online současně?+

Hybridní event potřebuje samostatný online tarif, kvalitní zvuk z místa konání, moderaci online publika a zapojení: ankety, otázky řečníkům. Záznam přednášek po události se stává dodatečným produktem. Na konzultaci sestavujeme funkční schéma pro váš formát a rozpočet.