Kupóny v aplikaci pro akce ➤ RegToEvent ➤ evidence jídla, nápojů, parkování a merche

Hosté platí různě. Dostávají totéž. Marže uniká

Peníze na přilákání každého návštěvníka vynakládáte přibližně stejné. A hosté platí různě: někdo bere ekonom, někdo „Business“, někomu pro status stačí jen VIP. Přitom všichni přicházejí do jedné místnosti a dostávají téměř jeden produkt.

Prosecco zadarmo. Welcome drink pijí všichni bez rozdílu, ačkoli byl zahrnut do drahých tarifů.

Cizí parkování. Místa obsadili hosté ekonom vstupenek a VIP krouží kolem místa konání.

Merch v tašce. Titíž lidé přicházejí 2–3krát a odnášejí dárky, které by stačily pro všechny.

Řešení: kupónový systém v aplikaci pro networking

Každé kategorii vstupenky přiřadíte vlastní sadu elektronických kupónů. Host je vidí v aplikaci události, hostesska naskenuje QR, server okamžitě kupón odepíše. Žádná infrastruktura: stačí smartphone nebo tablet.

Nastavte kupóny v kabinetu

Funkční „gentlemanská sada“: 1 kupón na jídlo, 1 na parkování, 5 na prosecco, 1 na merch od sponzora. Svažte sady s tarify vstupenek za 10 minut.

Hosté dostávají kupóny automaticky

Koupil vstupenku „Business“, tedy v aplikaci už leží sada „Business“. Bez opakované registrace, tisku lístků a front na výdej.

Hostesska naskenuje, server počítá

Každé odepsání prochází centrálním serverem. V reálném čase vidíte, kdo použil kupóny, kolik je vydáno a co zbývá.

Diferenciace tarifů: jako u aerolinek

Všichni letí jedním letadlem, ale servis je různý. Na eventu je to stejné: ekonom dostává pouze přístup, „Business“ dostává kupóny na 5 sklenic prosecca, VIP projde do samostatné zóny s neomezenými nápoji.

Jasně regulujete objem služeb v každé cenové kategorii a zvyšujete marži bez růstu nákladů. Bonus: spokojení hosté s welcome drinkem zanechávají nejlepší recenze akce.

Případ 2

Parkování a místa bez infrastruktury

Místo konání nemá vestavěný catering, parkovacích míst je málo, a evidenci vést je třeba. Hostesska stojí u závory vedle ostrahy a podle kupónů pustí jen ty, kdo mají parkování v tarifu. Ostraha se nemusí zabývat detaily: jen se řídí příkazy.

Host

ukazuje kupón parkování v aplikaci

→

Hostesska

skenuje QR ze smartphonu

→

Server RegToEvent

odepíše kupón,
zaznamená v reportu

→

Závora

ostraha otevírá na příkaz

Plná digitální evidence: kdo použil kupóny a kolik propustek bylo vydáno.

Vyúčtování s parkovištěm předem nebo dodatečně, jak se dohodnete s místem konání.

Flexibilita: pokud je míst 100 a hostů 500+, parkování jde jen do drahého tarifu.

Transparentnost pro účastníky: při výběru tarifu je hned vidět, co je v ceně.

Případ 3

Externí stravování bez „lístečků z xeroxu“

Domluvíte se s kavárnou ve stejném obchodním centru nebo v sousedství. Váš pomocník stojí s tabletem a skenuje kupóny hostů. Papírové lístky jsou minulostí: skutečný případ, kdy hosté kopírovali lístky v copycentru téhož obchodního centra, je s elektronickými kupóny nemožný.

Nelze padělat: každý kupón prochází centrálním serverem a odepisuje se jednou.
Nelze předat do jiné aplikace nebo na screenshotu: kód je navázán na vstupenku hosta.
Vydává se okamžitě, bez tiskárny a zbytečného zdržování.
Transparentní vyúčtování se zařízením: zda host došel, nebo ne, je vidět podle skenování.

Kontrola výdeje merche: jeden kupón, jeden výdej

Drahý merch mizí jako první: trička, mikiny, termohrnky. Titíž lidé přicházejí 2–3krát a nabírají plné tašky, a hostitelé bez kontroly rozdají všechno do poloviny dne.

Kupón se rovná jednomu výdeji na hosta. Žádných „10 termohrnků, 10 bloků a 21 ponožek“ do jedněch rukou. Každý z 300 hostů dostane svůj dárek a sponzor uvidí poctivou statistiku rozdávání.

Problém → řešení: tahák organizátora

Pět typických situací, kdy elektronické kupóny na akci zacelí díru v rozpočtu a odstraní ruční evidenci služeb.

ProblémWelcome drink a raut se dostávají všem bez rozdílu, včetně ekonom vstupenek.

ŘešeníKupóny na nápoje a stravu jsou svázány s kategorií vstupenky. Není kupón, není sklenice.

ProblémParkovacích míst 100, hostů 500+, ostraha se nevyzná, koho pustit.

ŘešeníKupón na parkování jen v drahých tarifech. Hostesska skenuje u závory, ostraha otevírá na příkaz.

ProblémPapírové lístky na oběd se kopírují, vyúčtování s kavárnou se mění ve spor.

ŘešeníQR kupón se odepisuje centrálním serverem jednou. Počet skenování se rovná účtu zařízení.

ProblémMerch odnášejí v taškách, v polovině dne dárky nejsou, sponzor je nespokojen.

ŘešeníJeden kupón, jeden výdej na hosta. Zamítnutí opakovanému pokusu dává systém, a ne hostitel.

ProblémPo události není jasné, kolik služeb se skutečně vydalo a kam šel rozpočet.

ŘešeníPlná statistika pro každý kupón: kdo, kdy, kde použil. Report je hotový hned po eventu.

Otázky a odpovědi o kupónech v aplikaci

Shromáždili jsme 20 nejčastějších otázek organizátorů o kupónovém systému pro akce.

Co jsou kupóny v aplikaci události?

Jsou to elektronické lístky na služby eventu: stravování, nápoje, parkování, merch, přístup do zón. Host je dostává v mobilní aplikaci RegToEvent spolu se vstupenkou a personál je odepisuje naskenováním QR kódu.

Jak host získá své kupóny?

Automaticky. Koupil vstupenku určité kategorie a sada kupónů tohoto tarifu už leží v aplikaci. Opakovaná registrace, fronty na výdej a tisk lístků nejsou potřeba.

Musí si host instalovat samostatnou aplikaci pro kupóny?

Ne. Kupóny žijí ve stejné Event App, kde je program, networking, chaty a vstupenka hosta. Jeden vstup, všechny nástroje události na jednom místě.

Jaké vybavení je potřeba pro skenování?

Běžný smartphone nebo tablet u hostesky, pomocníka nebo zaměstnance partnerského zařízení. Speciální skenery, turnikety a pokladny nejsou potřeba.

Lze kupón padělat nebo zkopírovat?

Ne. Každý kupón prochází centrálním serverem a odepisuje se jednou. Screenshot, kopie nebo předání kódu do jiné aplikace nezabere: při opakovaném skenování systém ukáže, že kupón už byl použit.

Jak dlouho trvá nastavení kupónového systému?

Obvykle 10 až 30 minut. Vytvoříte typy kupónů, zadáte množství a svážete sady s kategoriemi vstupenek v kabinetu organizátora. Vývoj ani integrace nejsou potřeba.

Co je „gentlemanská sada“ kupónů?

Funkční propojení, které pokrývá základní potřeby většiny eventů: 1 kupón na jídlo, 1 na parkování, 5 na prosecco a 1 na merch od sponzora. Berte ji jako základ a upravte pro svůj formát.

Lze svázat různé sady kupónů s různými tarify?

Ano, to je hlavní scénář. Ekonom bez kupónů, „Business“ s nápoji a obědem, VIP s rozšířenou sadou nebo přístupem do samostatné zóny. Tak diferencujete tarify, jako aerolinky třídy služeb.

Lze vydat kupóny jednotlivým hostům ručně?

Ano. Řečníkům, partnerům, vítězům soutěží nebo VIP hostům lze kupóny připsat cíleně, nezávisle na kategorii jejich vstupenky.

Jak funguje kupón na parkování?

Hostesska stojí u závory vedle ostrahy a skenuje kupóny přijíždějících hostů. Je platný kupón, auto projede. Ostraha se nemusí zabývat detaily, jen se řídí příkazy.

Jak se vyúčtovat s externí kavárnou nebo parkovištěm?

Podle dat skenování: každé odepsání se zaznamená na serveru s uvedením času a místa výdeje. Počet odepsaných kupónů se rovná účtu partnera, není o čem se přít. Vyúčtování je možné předem nebo dodatečně.

Co dělat, když hostovi vybil telefon nebo nemá smartphone?

Personál s právy moderátora může najít hosta podle jména nebo čísla vstupenky a označit výdej služby ručně. Evidence přitom zůstává úplná.

Je vidět statistika používání kupónů?

Ano, v reálném čase: kolik kupónů je vydáno, kolik odepsáno, kdo a kdy je použil. Po události zůstává statistika dostupná pro reporty sponzorům a plánování příštích eventů.

Co se stane s nevyužitými kupóny?

Propadnou po skončení události a zobrazí se ve statistice. Jsou to vaše ušetřené porce, sklenice a dárky: vidíte skutečnou spotřebu a přesněji plánujete rozpočet příští akce.

Hodí se kupónový systém pro bezplatné události?

Ano. Kupóny fungují stejně pro placené i bezplatné registrace: například pro vydání každému hostu jednoho oběda a dárku na firemní akci nebo konferenci bez prodeje vstupenek.

Registrace neprobíhala přes RegToEvent. Lze použít kupóny?

Lze. Importujte databázi účastníků do systému a hosté automaticky získají přístup do aplikace a ke svým sadám kupónů.

Lze prodávat kupóny nebo dělat upgrade na místě?

Host může provést upgrade vstupenky do jiné kategorie přímo v aplikaci a získat odpovídající sadu kupónů. To je dodatečný výnos už v den události.

Jak přidat merch sponzora do kupónové mechaniky?

Vytvořte kupón „Merch od sponzora“ a zahrňte jej do potřebných tarifů. Sponzor získá poctivou statistiku výdeje: každý dárek došel k jedinečnému hostu, a neodešel v taškách do jedněch rukou.

Kolik stojí kupónový systém?

Kupóny jsou součástí možností mobilní aplikace události. Aktuální ceny najdete na stránce Tarify, a cena Event App závisí na počtu účastníků.

Čím začít se spuštěním kupónů na mé události?

Vytvořte událost v RegToEvent, zapněte mobilní aplikaci a nastavte sady kupónů pro své tarify. Pokud potřebujete pomoc, napište nám na Telegram: poradíme mechaniku pro váš formát.