Případové studie RegToEvent bez příkras: skutečné příběhy organizátorů událostí

Byli šokováni: místo 8000 hostů výstavu navštěvuje jen 3000

K firmě RegToEVENT se obrátili organizátoři každoroční výstavy ukrajinských a mezinárodních firem zabývajících se výrobou a distribucí osiva zeleninových plodin, sadebního materiálu, techniky pro zpracování půdy, setí a sázení rostlin, a také souvisejících služeb a zboží.

Hlavní problémy:

• Organizátor používal vlastní dotazník, který byl přetížen otázkami, ale lidé v něm ne vždy uváděli věrohodné údaje.
• Není jasná představa o počtu zaregistrovaných, protože lidé často zanechávají několik žádostí na totéž jméno.
• Na místo přicházejí jak předem zaregistrovaní, tak nezaregistrovaní účastníci a na místě je třeba ztrácet mnoho času sběrem údajů o nových hostech
• Výstava je rozsáhlá, protože podle organizátora ji za 3 dny navštíví asi 8000 hostů, ale přitom jsou sponzoři a partneři nespokojeni s nízkou aktivitou hostů na jejich stáncích.
• Problematická je otázka registrace na místě, protože hosté chtějí získat jmenovku pro pohodlné seznamování s dalšími účastníky, a při takovém počtu lidí je to těžké zorganizovat. Používaly se karty, na které se jména hostů psala fixou.

Navrhovaná prvořadá řešení:

• Zjednodušit registrační formulář: nahradit část otázek hotovými rozbalovacími seznamy a zaškrtávacími políčky.
• Odstranit některé otázky, které pro organizátora vůbec nejsou důležité, protože tyto údaje po akci nijak nezpracovával
• Automatické získání unikátní vstupenky s QR kódem účastníkem na stránce platby, e-mailem a v SMS.
• Šablona vstupenky — transformer, která může ihned sloužit jako jmenovka účastníka.
• Skenování vstupenky pomocí smartphonu pro sběr podrobné statistiky návštěvnosti.

Výsledek spolupráce s RegToEVENT:

• 1. Podařilo se vyhnout přeplnění databáze zbytečnými duplicitami, protože účastníci hned dostali vstupenku a pochopili, že registrace proběhla úspěšně, a nepokoušeli se opakovat pokus znovu a znovu.
• 2. Všechny žádosti jsou shromážděny v CRM systému, kde je lze nejen prohlížet, ale i spravovat objednávky: třídit, vyhledávat, upravovat, mazat, přidávat, měnit stav, exportovat do Excelu. Kromě toho mohou s databází pracovat všichni členové týmu organizátorů současně.
• 3. Věrohodnost údajů se výrazně zvýšila, protože lidem se pohodlně vybírá varianta z nabízených (například o oborech činnosti, regionech působení apod.), a ne vymýšlet něco vlastního a psát dlouhé texty nebo tato pole přeskakovat.
• 4. Organizátorovi stačilo koupit silikonové kapsičky na badge se šňůrkou a vstupenky hostů již sloužily jako jmenovka s QR kódem pro výměnu kontaktů! A ne jako bezejmenná karta nebo karta vypsaná rukou manažerem.
• 5. QR kód umístěný na pultu, vedoucí na online formulář, umožnil rychle zaregistrovat hosty, kteří neprošli předběžnou registrací, a sebrat všechny potřebné údaje.
• 6. Skenování vstupenek u vstupu umožnilo zabránit průchodu lidí bez vstupenky a sebrat úplnou statistiku návštěvníků. A jaké bylo překvapení organizátorů, když se ukázalo, že je navštěvuje téměř třikrát méně lidí, než dříve předpokládali.

Jak se ukázalo, dříve se k počítání návštěvníků používaly klikery, stejné, jaké používají letušky v letadlech. Hostesky stály u vchodu a prostě mačkaly tlačítko, když kolem nich prošel host dovnitř prostoru. Přitom nikoho nenapadlo, že člověk mohl vyjít ven a vrátit se ještě jednou. Tedy kliknutí se provedlo pokaždé, když někdo vstoupil dovnitř. Tak se tvořil celkový počet. Ale ve skutečnosti bylo i online registrací mnohem méně, natož skutečně přítomných na místě.

S RegToEVENT se podařilo sebrat skutečnou statistiku, ušetřit čas na zpracování objednávek a ušetřit prostředky na přípravu další akce, protože byla jasná představa, kolik hostů může tentokrát přijít.

Nevěřili, že předem podle abecedy rozložené badge v takovém množství jsou cesta nikam, dokud nevyzkoušeli check-in od RegToEVENT

Hlavní problémy:

• Organizátor používá pro registraci GoogleForm, protože všechny žádosti pečlivě kontroluje organizační výbor před potvrzením účasti hosta.
• Poté, co ze seznamu všech zaregistrovaných vybrali a potvrdili ty, které je třeba pozvat, se sestaví jiný seznam a na jejich e-mailové adresy se odešle rozesílka e-mailů s potvrzením účasti.
• Na registračním pultu se vystavují cedulky s písmeny abecedy podle příjmení hostů, a k tomu je zapotřebí velký registrační pult, protože hostů je opravdu mnoho. Seznamy hostů se třídí podle abecedy, tisknou se na papír a poté se rozkládají na pultu podle písmen abecedy. Problém je v tom, že někdy lidé při registraci pletou pole „jméno“ a „příjmení“ a třídění seznamu při takovém množství řádků není vždy přesné a efektivní.
• Všechny badge se tisknou předem se jmény a příjmeními a v abecedním pořadí se rozkládají na registračních pultech. Ale hosté, kteří se na poslední chvíli rozhodli zaregistrovat na akci, zůstávají bez badge, protože ty už jsou předem vytištěny a v poslední noci je těžké vyrobit jmenovku. Pro ně se připravují prázdné karty, aby bylo možné vepsat jméno fixou.
• V den akce, navzdory pečlivému třídění a rozmístění všeho v abecedním pořadí, mají hosté potíže určit, do které fronty se mají postavit (podle kterého písmene), a většina z nich jen ukazuje e-maily s textem pozvánky, podle kterého je těžké člověka identifikovat.
• Hostesky dlouho listují seznamy ve snaze najít v nich člověka a pak stejně nekonečně dlouho přebírají karty hostů, aby tam našly potřebný badge. A když přijde člověk, který se předem neregistroval, ale chce se dostat na akci, vznikne skutečný kolaps.

Navrhovaná prvořadá řešení:

• elektronický formulář s ruční moderací pro sběr registrací a jejich následné potvrzení po kontrole
• automatické vytvoření a odeslání QR vstupenky po potvrzení
• check-in na místě s tiskem jmenovek-stickerů na badge

Výsledek spolupráce s RegToEVENT:

• 1. Díky použití online registračního formuláře RegToEVENT se podařilo vyhnout ztrátě zaregistrovaných hostů, protože dříve, když se všechny údaje sbíraly v Google formuláři a poté se ručně zpracovávaly a přenášely do jiného seznamu pro rozesílku, mnoho hostů se při takovém přenosu údajů ztratilo.
• 2. Potvrzení registrace probíhá na jedno kliknutí, což zjednodušuje postup — není třeba ručně kopírovat údaje do jiného seznamu, podle kterého se pak bude provádět rozesílka.
• 3. Ihned po potvrzení účasti jedním stisknutím tlačítka se hostovi automaticky vygeneruje a odešle e-mail s QR vstupenkou. Všechny vstupenky jsou unikátní a vylučují možnost průchodu několika lidí na jednu vstupenku.
• 4. Na registračním pultu nejsou potřeba cedulky s písmeny abecedy, není třeba třídit a tisknout seznamy hostů. Samotný pult se podařilo zmenšit na polovinu.
• 5. Host předloží svou vstupenku, hostesska ji naskenuje a hned se na obrazovce notebooku objeví jeho karta, která se vytiskne. Za několik sekund se vytiskne jmenovka-nálepka, která se nalepí na polotovar badge a vydá se hostovi spolu s rozdávanými materiály.
• 6. Hosté, kteří se zaregistrovali poslední den, dostanou badge stejně jako hosté, kteří se zaregistrovali dlouho před akcí, protože badge se tiskne na místě konání.
• 7. Hosté, kteří se předem nezaregistrovali a přišli na místo konání přímo v den akce, se mohou rychle zaregistrovat pomocí QR kódu na registračním pultu. Po vyplnění formuláře se jejich údaje okamžitě objeví v databázi, což umožňuje vytisknout jmenovku na badge.
• 8. Organizátor má statistiku v reálném čase o počtu návštěvníků a také možnost nahrát data do Excelu k dalšímu zpracování a sestavení přehledu přítomných.

Organizátor byl přesvědčen, že promokódy snižují zisk z prodeje vstupenek, a nemohl uvěřit, že komplexní slevy naopak umožní vydělat víc

Hlavní problémy:

• Nišová konference pro stomatology: na jedné straně je lékařů této specializace mnoho, a na druhé — akcí v tomto výklenku je také mnoho. Proto je naléhavá otázka naplnění sálu a prodeje potřebného počtu vstupenek.
• Organizátor zkoušel používat harmonogram zvyšování cen a promokódy na slevu, ale nepřineslo to požadovaný objem prodejů.

Navrhovaná prvořadá řešení:

• Komplexní slevy jako alternativa k běžným promokódům
• Prodej dodatečných možností ke vstupence

Výsledek spolupráce s RegToEVENT:

• 1. Organizátor začal používat komplexní slevy v závislosti na počtu zakoupených vstupenek: čím více vstupenek člověk koupí najednou — tím vyšší slevu na objednávku získá. Takové snížení ceny je pro organizátora docela přijatelné, protože v podstatě odpovídá slevě, která se poskytovala podle promokódů. Ale přitom takový podmínka získání slevy motivuje potenciálního účastníka koupit několik vstupenek najednou, což výrazně zvyšuje počet prodaných vstupenek a odpovídajícím způsobem počet účastníků. Lidé si sami hledají „společnost“ a tak pro organizátora přitahují další hosty.
• 2. Kromě harmonogramu cen podle data (čím blíže k akci, tím vyšší cena) se organizátor pokusil využít harmonogram zvyšování ceny v závislosti na počtu — každých 50 vstupenek se cena zvýšila. To motivovalo publikum neodkládat nákup na později, netáhnout to do posledního dne a koupit vstupenku před zvýšením, tedy pořídit ji tady a teď, protože nikdo neví, kolik vstupenek už je vykoupeno, a každý chce stihnout koupit vstupenku za nižší cenu.
• 3. Kromě hlavní části konference má organizátor naplánovanou gala večírek, jehož účast se platí zvlášť. Dříve se účastník po koupi vstupenky o této možnosti dozvěděl a rozhodoval se, zda se chce zúčastnit. Platba za večírek se provádila zvlášť a ne všichni hosté se rozhodli jít, když o tom přemýšleli. S pomocí RegToEVENT organizátor přidal večírek jako dodatečnou možnost ke vstupence a hosté ho mohli hned při registraci přidat k hlavní objednávce a koupit společně se vstupenkou. To výrazně zjednodušilo proces informování hostů a zvýšilo počet objednávek vstupenek právě na Gala večírek. Při impulzivním nákupu je totiž konverze vždy vyšší než po dlouhém přemýšlení.

Při prodeji vstupenek přímo v pokladnách aquaparku se u vstupu tvořily fronty a čekání zesilovalo nespokojenost s obsluhou

Hlavní problémy:

Aquapark v jednom z ukrajinských měst prodával vstupenky v pokladně podle příchodu návštěvníků. To vedlo k frontě nespokojených hostů, protože každému hostovi bylo třeba vysvětlovat rozdíl v tarifech, určovat, komu dětskou, komu dospělou vstupenku, jakou slevu dostane rodina s dětmi apod. Kromě toho pokladní nabízeli doprovodné služby: návštěvu sauny, masáže atd.

Dalším problémem je přeplněnost a nedostatek personálu. Bez ohledu na den v týdnu se někdy stávalo, že hostů bylo velmi mnoho, a obslužného personálu (uklízečky, pokladní, plavčíci) prostě nebylo dost.

Navrhovaná prvořadá řešení:

• Online formulář registrace a prodeje vstupenek pro automatizaci procesů.
• Vytvoření elektronických vstupenek s QR kódem pro výměnu za náramek v aquaparku
• Prodej dodatečných možností v podobě služeb masáží, sauny apod.

Výsledek spolupráce s RegToEVENT:

• 1. V systému RegToEVENT byly vytvořeny samostatné tarify: všední den/víkend, dětský/dospělý, rodinný. Permanentka atd., a také byly integrovány odpovídající formuláře pro nákup na webu aquaparku. S úplným popisem, co je to za vstupenku, pro koho je určena, ve které dny a hodiny ji lze využít. Každý návštěvník webu se tak mohl hned seznámit s dostupnými tarify a nekladl otázky v pokladně aquaparku.
• 2. Pro stimulaci takových prodejů aquapark stanovil cenu online vstupenky o 5 % nižší, než je cena vstupenky v pokladně — vždyť to ve skutečnosti umožnilo ušetřit prostředky na vybavení a údržbu fyzické pokladny, a také na mzdě pokladního.
• 3. Vedení aquaparku získalo jasnou představu o orientačním počtu návštěvníků na základě počtu zakoupených vstupenek, což umožnilo přitahovat dodatečné zaměstnance ve dnech velkého náporu lidí.
• 4. Fronty u vstupu se výrazně zkrátily, protože návštěvník nyní hned předložil vstupenku, kterou již předem zakoupil, byla naskenována a návštěvníkovi byl vydán odpovídající náramek.
• 5. Vstupenka je jednorázová, proto po naskenování nelze použít znovu. Dříve se totiž stávaly případy, kdy se hosté pokoušeli při převzetí náramku vstupenku schovat a použít ji opakovaně.

Než začal aplikaci používat, organizátor využíval různé služby: pro tvorbu mapy místa, pro seznamování hostů, pro sběr výsledků anket a hlasování. A také se neustále snažil vyhnout se předávání databáze účastníků partnerům, protože ti byli nespokojeni s výsledky sběru leadů.

Hlavní problémy:

Každoroční výstava, která sdružuje velké množství vystavovatelů a návštěvníků. Výstavní plocha vyčleněná každému partnerovi je dosti velká s ohledem na specifika produkce, proto zaměstnanci firmy-partnera na stánku fyzicky nemohou obsáhnout všechny návštěvníky, kteří ke stánku přistupují ze všech stran.

Partnerům je důležité sebrat maximální počet kontaktů návštěvníků, a protože jsou manažeři zaneprázdněni, část hostů prostě prohlédne produkci a odejde. Proto část nechce účast opakovat, protože náklady na výstavu převyšují konverzi z takové účasti

Navrhovaná prvořadá řešení:

• Automatizace registrace a prodeje vstupenek s vytvořením osobních kabinetů pro účastníky.
• Okamžité poskytnutí přístupu k aplikaci účastníkům, kteří zaplatili vstupenku.
• Poskytnutí funkcionality aplikace, která pomůže přilákat více partnerů a sponzorů, a také jim zajistit více možností pro účast a sběr kontaktních údajů hostů.

Výsledek spolupráce s RegToEVENT:

• 1. Pro registraci a prodej vstupenek začal organizátor používat službu RegToEVENT. Po úspěšné platbě se hostovi hned otevřel přístup do osobního kabinetu APP Networking. Zajistilo to plynulý přechod a přístup ke všem funkcím na základě jednotné registrace.
• 2. Každý účastník v aplikaci vyplňuje svůj profil: firma, pozice, zájmy, co na akci hledá, co nabízí ostatním. Zástupci partnera, kteří budou pracovat na stánku, také podrobně vyplnili své profily jako účastníci akce, aby byla komunikace produktivnější.
• 3. Díky tomu, že je při registraci zakázáno používání duplicitních objednávek na tytéž kontaktní údaje, se organizátorovi podařilo sebrat maximálně úplnou databázi návštěvníků, protože dříve firmy vykupovaly všechny vstupenky najednou na jednu a tutéž e-mailovou adresu.
• 4. V aplikaci byla vytvořena interaktivní mapa místa, na které je vyznačeno umístění všech stánků každého partnera. To výrazně zjednodušilo orientaci hostů na místě ve srovnání s papírovými mapami, které hosté neustále ztráceli.
• 5. Když uživatel v aplikaci na mapě klikne na konkrétní stánek, otevře se mu podrobnější karta s popisem partnera a profily jeho kontaktních osob. Účastník tak může hned napsat zástupci partnera a komunikovat formou korespondence, pokud není možnost setkat se osobně.
• 6. Pro každého partnera se vytváří samostatný QR kód, který umísťuje na svůj stánek. S ohledem na rozměry stánků ho někteří partneři umístili ze všech stran stánku. Pokud host přistoupil ke stánku a nechtěl komunikovat tady a teď, nebo byli všichni zástupci firmy-vystavovatele zaneprázdněni jinými rozhovory, host naskenoval QR kód a partnerovi zůstaly kontaktní údaje hosta, který ho naskenoval. Umožnilo to každému partnerovi sebrat maximální počet užitečných kontaktů všech, kdo přistoupili k jejich stánku.
• 7. Organizátor aktivoval sekci „Pracovní nabídky“, díky čemuž mohly firmy hledající zaměstnance umísťovat pracovní nabídky a uchazeči jim mohli odesílat své životopisy a také je zveřejňovat.
• 8. V newsfeedu se publikovala nejen oznámení o průběhu akce od organizátora, ale i informace o partnerech a sponzorech. A každý účastník mohl také zveřejnit něco svého. To také umožnilo všem stranám podílejícím se na akci aktivněji zveřejňovat informace o svých firmách, propagovat a nabízet své zboží a služby.
• 9. Další nástroje aplikace umožnily organizátorovi sebrat výsledky různých hlasování a anket, což bylo dříve problém, protože lidé nechtěli ochotně zanechávat odpovědi v papírových dotaznících. A anketu zpětně, po akci, už nikdo nechce absolvovat.

Rozesílka s odkazem na přenos vedla k tomu, že účastníci přeposílali odkaz dál komukoli

Hlavní problémy:

Organizátor pořádá sérii webinářů a dvakrát ročně velkou konferenci smíšeného formátu: offline hosté na místě a paralelní online přenos. Z důvodu úspory prostředků probíhá přenos na uzavřeném kanálu YouTube. Statistika zhlédnutí přitom ukazuje, že se připojují i cizí diváci, kteří přístup k přenosu nezaplatili. Vše kvůli tomu, že organizátor v předvečer akce rozesílá e-mail s odkazem na přenos těm, kdo koupili online přístup.

Navrhovaná prvořadá řešení:

• Automatické vytvoření osobních kabinetů pro účastníky při registraci.
• Poskytnutí přístupu k přenosu po zakoupení vstupenky.
• Odeslání účastníkům e-mailu se všemi instrukcemi ke sledování přenosů.
• Poskytnutí chráněného prostředí ke sledování organizátorovi, aby účastníci nemohli sdílet odkaz na video

Výsledek spolupráce s RegToEVENT:

• 1. Po registraci účastníků přes RegToEVENT se každému uživateli vytvoří osobní kabinet. A přístupy k němu (login, heslo) se odešlou na e-mail samostatným e-mailem
• 2. Při nastavení přenosu organizátor uvede, pro které typy vstupenek je dostupný. Ti účastníci, kteří koupili vstupenku bez přístupu k online sledování, tedy video sledovat nebudou moci.
• 3. Do příslušné sekce nastavení se přidá odkaz na video přenos z YouTube, ale účastníci přitom nevidí přímý odkaz a není nutné ho rozesílat v otevřené podobě.
• 4. V nastavení události může organizátor uvést různé texty potvrzení nákupu v závislosti na typu vstupenky. Proto když se pro offline účastníky podrobně popisuje, kdy začne registrace, kde je program apod., pro online účastníky organizátor uvede podrobnou instrukci: přenos bude účastník moci sledovat ve svém osobním kabinetu na RegToEVENT.
• 5. Po zaplacení vstupenky obdrží účastník e-mail s potvrzením a podrobnými instrukcemi a v den události mu bude dostupné tlačítko „Přenos“, po jehož stisknutí se otevře okno sledování v určený čas zahájení přenosu.
• 6. Kromě toho může organizátor brandovat okno přenosu, přidat pozadí, může tam přidat textový program přednášek a přijímat otázky od diváků do chatbota.
• 7. Navíc lze využít funkcionalitu virtuálních stánků pro partnery a sponzory: vytvořit pro každého z nich samostatné webové stránky, naplnit je informacemi o partnerovi, přidat jeho obrázky, kontakty apod.
• 8. Při sledování přenosu účastník otevře přenos ve svém kabinetu na RegToEVENT, ale nevidí přímý odkaz na YouTube a nemůže ho sdílet s ostatními. A i kdyby chtěl pořídit záznam obrazovky, bude se po videu neustále pohybovat vodoznak s kontakty majitele kabinetu. A pokud záznam zveřejní ve volném přístupu, hned bude jasné, kdo z účastníků to udělal.

Organizátor vymýšlel různé způsoby registrace, protože fyzicky umístit registrační pult na jedno místo nebylo možné

Hlavní problémy:

Obrátil se na nás organizátor, který potřeboval provést registraci hostů na místě s tiskem jmenovek na místě, ale vstupní zóna je natolik malá, že neumožňuje umístit tam plnohodnotné notebooky s tiskárnami.

Zároveň je třeba provádět registraci právě u vstupu na místo kvůli zvláštnostem samotného prostoru, aby se hosté neztráceli a na událost se nedostali cizí lidé.

Navrhovaná prvořadá řešení:

• Byly použity vzdálené tiskové body, které umožňovaly skenovat vstupenky na jednom místě a stickery tisknout automaticky na jiném.

Výsledek spolupráce s RegToEVENT:

• 1. U vstupu nebyly kvůli nedostatku místa ani stoly, ani speciální pulty, ani nic podobného. Dívky-hostesky vítaly hosty s běžnými tablety v rukou, díky čemuž nebyla potřeba žádná drátová spojení
• 2. Tabletem se skenovala vstupenka a hostovi se nastavila značka check-inu, což znemožnilo opakované použití vstupenky. Ve stejný okamžik se jmenovka-sticker účastníka automaticky odeslala k tisku na tiskárnu, která stála v jiné zóně. Tam mimochodem také nebylo mnoho místa, proto bylo pohodlné postavit pouze tiskárny.
• 3. Hostesky posílaly hosty dovnitř místa pro badge. A zatímco host stoupal po schodech, jeho badge už byl vytištěn. Jiné hostesky badge vydávaly a doprovázely hosta do šatny.
• 4. Veškerou statistiku viděl organizátor v reálném čase a i při takové rozptýlenosti hostů po místě měl jasnou představu, kolik hostů již dorazilo a kolik je ještě třeba čekat.

Čtyři prodejní platformy, čtyři formáty vstupenek a jeden vstup: jak sloučit databáze a nevytvořit chaos při registraci

Hlavní problémy:

• Organizátor doufal, že čím více služeb pro prodej vstupenek připojí, tím více vstupenek se mu podaří prodat. Proto se s otázkou prodeje obrátil rovnou na 4 ticket platformy.
• Nepřineslo to tak žádoucí výsledek z hlediska počtu prodejů, ale vedlo to k tomu, že jeho hosté měli fakticky v rukou vstupenky 4 druhů.
• Protože na události bylo třeba tyto vstupenky nějak skenovat, instalovat 4 aplikace na smartphony hostesek nebylo nejlepším řešením: mohlo by to zpomalit průchod hostů.
• Rozdělit hosty do 4 samostatných front také není nejlepší nápad: zpravidla se lidé příliš nedívají na to, co je napsáno na registračním pultu, a buď jdou tam, kde je fronta menší, nebo naopak se postaví do té největší. Jen ne tam, kam měli přijít se svým typem vstupenky.
• Kromě toho je to business událost, proto museli mít hosté jmenovky, a třídit je a rozkládat podle abecedy a podle typů vstupenek v závislosti na platformě, kde byla vstupenka prodána, proces ještě více komplikovalo.

Navrhovaná prvořadá řešení:

• Import dat ze všech databází služeb, přes které se prodávaly vstupenky na událost organizátora.
• „Check-in na klíč“ na místě.

Výsledek spolupráce s RegToEVENT:

• 1. Díky tomu, že se organizátor obrátil na RegToEVENT se službou check-inu, podařilo se sloučit všechny databáze ze 4 různých služeb do jedné.
• 2. Organizátor exportoval databáze z jiných služeb a importoval tato data do RegToEVENT.
• 3. Přitom nebylo nutné znovu generovat a rozesílat vstupenky od RegToEVENT, aby se hosté nepletli a aby mohl každý host přijít s tou vstupenkou, kterou koupil.
• 4. Na události byly postaveny běžné registrační body, ale byla provedena předběžná programová nastavení, aby vstupenky jiných služeb systém RegToEVENT vnímal jako své.
• 5. Hosté bez ohledu na typ vstupenky a službu, kde ji koupili, přistupovali k registračnímu pultu a ukazovali svou vstupenku. Hostesky skenovaly QR kódy na vstupenkách a ihned se automaticky tiskly stickery s údaji hosta. Díky tomu nebyly ani fronty, ani nedorozumění.

Když místní dodavatel check-inu není a organizátor je přesvědčen o spolehlivosti RegToEVENT

Hlavní problémy:

Organizátor chtěl objednat službu „check-in na klíč“, ale k naší velké lítosti jsme měli na toto datum mnoho objednávek, proto jsme fyzicky nemohli poskytnout plnohodnotnou výjezdní službu registrace.

Navrhovaná prvořadá řešení:

• Dohodli jsme se s organizátorem na pronájmu našeho vybavení s nastaveným softwarem pro check-in.

Výsledek spolupráce s RegToEVENT:

• 1. Byl nastaven software pro check-in a Check-in BOX v potřebném počtu.
• 2. Organizátor nahrál svůj seznam hostů, podle kterého byly vygenerovány elektronické vstupenky s QR kódy a rozeslány účastníkům.
• 3. V předvečer akce bylo veškeré vybavení zabaleno a odesláno organizátorovi kurýrní službou.
• 4. Organizátorovi stačilo jen zapojit vybavení do zásuvky a připojit svou Wi-Fi.
• 5. Hosté na místě skenovali vstupenky na obrazovce, po čemž se automaticky tiskl sticker s údaji hosta.

Případ, kdy je třeba řešit vše a hned a je možnost vyřešit všechny otázky jednou službou

Hlavní problémy:

Organizátor měl pouze stránku na Instagramu a pro příjem plateb za vstupenky používal akvizici, ale většinu objednávek přitom bylo nutné zpracovávat ručně. S účastníky se domlouvala cena, slevy, platební podmínky, protože někteří z nich chtěli platit bezhotovostně na fakturu.

A takový způsob registrace a prodeje byl pohodlný a přijatelný, dokud událost nezačala růst na několik set účastníků.

Navrhovaná prvořadá řešení:

• Zcela změnit přístup k registraci a prodeji
• Automatické generování bezhotovostních faktur k platbě
• Automatický výpočet ceny objednávek přes komplexní slevy
• Prodej dodatečných možností a příjem darů.
• Web pro efektivnější oznamování akce a analytika návštěvnosti

Výsledek spolupráce s RegToEVENT:

• 1. Registrace účastníků a prodej vstupenek byly nastaveny přes RegToEVENT.
• 2. Kromě obvyklé akvizice platebních karet mohl organizátor nastavit generování faktur pro bezhotovostní platbu, což snížilo počet dotazů od firem s žádostí o vystavení faktury. Každý účastník si při registraci sám vybíral, zda zaplatit kartou, nebo vygenerovat fakturu.
• 3. Organizátor nastavil různé varianty komplexních slev, takže cena objednávky se počítá automaticky v závislosti na počtu zadaných vstupenek. A organizátor nemusí ručně pro každý případ vypočítávat slevu pro kupujícího.
• 4. Kromě stránky na sociálních sítích mohl organizátor vytvořit plnohodnotný landing události, kde strukturovaně oznámil, co je to za událost, pro koho je, kdo jsou řečníci, jaký je program, co účastník získá, recenze a foto/video z minulých akcí
• 5. Protože měla událost charitativní charakter, hosté mohli zanechat dar hned při nákupu vstupenky. Ten, kdo dar při nákupu nezanechal, mohl tak při přání učinit později.
• 6. Účastníci mohli zakoupit videozáznamy konference a bylo to nabízeno rovnou jako dodatečná možnost ke vstupence. Díky tomu vzrostl počet prodejů videozáznamů ve srovnání s minulými událostmi, kde se záznamy nabízely ke koupi až po akci.
• 7. Díky vestavěnému CRM systému s Kanban deskou mohli všichni zaměstnanci organizátora pracovat s databází registrací společně a upustit od placení dodatečného softwaru, samostatného CRM.
• 8. Analytika zdrojů návštěvnosti umožnila šetřit a správně rozdělovat reklamní rozpočty.
• 9. Po zautomatizování mnoha procesů a efektivním plánování prodejů organizátor nerozšiřoval personál pro přípravu na akci, jak to obvykle dělal.
• 10. Bezplatné skenování vstupenek účastníků na místě smartphonem, bez dodatečného softwaru a vybavení.

Když se tým organizátorů zmenšil, databáze dodavatelů je již neaktuální a úkoly se hromadí jako sněhová koule, nakonec přijde pochopení: dělat vše ručně, „protože se to tak vždy dělalo“, není varianta

Hlavní problémy:

Válka, kurz měn skáče, úplná nejistota trhu. Část prověřených dodavatelů odjela do Evropy a prostě se nevrátila. Proto se na nás obrátil organizátor s problémem: lidí je málo, procesy nejsou vybudovány, prodej vstupenek a stánků pro partnery probíhá ručně. A je třeba to vše nějak zautomatizovat, aby stačily síly dotáhnout to do eventu a nevypadnout z trati.

Navrhovaná prvořadá řešení:

• Online registrace a platba vstupenek přímo na webu
• Expo planner pro partnery, aby se rychleji prodaly stánky
• Networking APP pro komunikaci návštěvníků a jako dodatečná hodnota pro partnery a sponzory

Výsledek spolupráce s RegToEVENT:

• 1. V první řadě jsme organizátorovi pomohli nastavit jeho událost pro prodej vstupenek a vložit formulář na jeho web. Registrace začaly přicházet, lidé vstupenku hned platí a není nutné, aby někdo ze zaměstnanců ručně přijímal a zpracovával žádosti, posílal platební údaje a účetní kontrolovala platby.
• 2. V rámci konzultačních služeb jsme doporučili upustit od přístupu, při kterém se cena vymýšlí na míru klientovi, a přejít na srozumitelné nabídky a transparentní ceny, což vzbuzuje větší důvěru. Proto byla vytvořena prezentace pro potenciální vystavovatele, partnery a sponzory s jasným popisem balíčků účasti a jejich ceny: co je v balíčcích, co lze dokoupit a co se platí zvlášť.
• 3. Do prezentace byl zabudován dynamický „Expo planner“, bezplatný modul od RegToEVENT, ve kterém lze vidět dostupnost volných ploch (jejich velikost, umístění a sousedství) a, což je nejdůležitější, ihned koupit tento stánek klidně ve 3 hodiny v noci bez telefonátů, pokud je potřeba typové řešení.
• 4. Samozřejmě ne všichni potenciální partneři hned koupili stánek, ale protože je v „Expo planneru“ běžný blok vstupenek, vedlejším efektem takové rozesílky nabídek se staly +67 prodaných vstupenek pro návštěvníky.
• 5. Organizátor se rozhodl použít aplikaci pro networking, proto se partnerům nabízela nejen zástavba fyzického stánku „na klíč“, ale i virtuální „smart-stánek“: samostatná stránka s informacemi o firmě a kontaktními osobami, zástupci vystavovatele. To dalo partnerům větší hodnotu, protože takový nástroj umožňuje komunikovat nejen s družnými hosty, ale i s introverty, kteří ke stánku prostě potichu přijdou, prohlédnou si ho, něco vyfotí a jdou dál. Při naskenování QR kódu na stánku se jim ihned odešle nabídka od partnera a manažerovi zůstanou kontakty člověka, který kód naskenoval, a komunikaci lze pokračovat v aplikaci.
• 6. Kromě toho může vystavovatel komunikovat nejen s hosty, kteří přišli k jeho stánku nebo na něm naskenovali kód, ale i s online účastníky, kteří koupili přístup k přenosu z konferenčního sálu. Virtuální stánek dává i jim takovou možnost: seznámit se s informacemi o partnerovi a spojit se s jeho zástupcem.
• 7. Protože registrace a platba nyní probíhaly automaticky, organizátor se zcela vzdal původní myšlenky najímat na událost obchodní oddělení formou outsourcingu, aby upřesňovalo údaje hostů a nabízelo jim zaplatit vstupenku. A s těmi, kdo se zaregistrovali a nezaplatili, si skvěle poradil jeden člověk. Navíc s funkcionalitou Kanban desky bylo strukturovat zpracování objednávek mnohem snazší než vést záznamy v bloku. A nemuselo se přemýšlet o koupi samostatného CRM systému.
• 8. V rámci výstavy obvykle probíhala sekce s přednáškami pro dražší kategorii. Historicky se pro ni vyčlenila malá zóna: podle slov organizátora z 3000 návštěvníků přicházelo do sálu s přednáškami asi 50 lidí. Po několika rozesílkách s tezemi řečníků (jen pro ty, kdo již měli běžnou vstupenku) jsme získali +117 upgradů vstupenek, které proběhly automaticky. Proto vždy dávejte lidem možnost vám doplatit a neleňte se nastavit upgrade.
• 9. No a samozřejmě výjezdní služba check-inu pomohla vyhnout se frontám u vstupu. Všichni hosté dostali své badge s QR kódy pro rychlou výměnu kontaktů v APP a organizátor získal jasnou statistiku: kolik hostů přišlo v každý ze dnů výstavy, kdo byl jen jeden den, kdo 2 a kdo všechny 3 dny, po které trvala.
• 10. Právě po této výstavě získal organizátor největší množství pozitivních recenzí a poděkování od partnerů, protože se jim podařilo sebrat skutečně kvalitní leady v dostatečném množství.

Hlavní závěr, který lze ze všeho řečeného učinit: když organizátor hned chápe, že jeho přístup šel „špatným směrem“, že je třeba operativně něco změnit, a hledá vhodná řešení, přináší to dobré výsledky a šetří nervy.
Když se organizátor ptá dodavatele na radu a naslouchá mu, je to nejcennější klient: spolupráce je budována na důvěře a obě strany pracují na společném výsledku.