Landing page pentru evenimentul dvs.
Creați propria sală unică
Exemple și șabloane
9 checklist-uri pentru planificarea evenimentului
Gratuit și fără redirecționări
Catalog de evenimente pentru site-ul dvs.
Gestionați cererile simplu și vizual
Timing, speakeri, votare
Creșteți numărul de lead-uri la expoziție
Țineți timpul prezentărilor sub control
Determinați câștigătorul concursului simplu și
vizual
Surse de vânzări/check-in/intrări
Publicați prezentările și fișierele pentru oaspeții dvs.
Păstrați arhivele în siguranță
Diplome automate pentru oaspeți
Organizezi evenimente cu implicarea multor contractori?
Nu ai timp să îi supraveghezi pe toți la montaj sau chiar în ziua evenimentului?
Avem o soluție!
Organizatorilor de seminarii, business breakfast-uri, workshop-uri și orice evenimente cu un număr mic de participanți le este mai simplu să își controleze colegii și contractorii. În schimb, la evenimentele mari este dificil să eviți situațiile neplăcute de la montaj, când contractorii confundă și își iau echipamentele unii altora, când hamalii flămânzi mănâncă din gustările deja pregătite pentru oaspeți sau persoane neautorizate ajung, fără să te aștepți, în camera organizatorului, unde se află lucruri personale și de valoare.
Iar dacă vorbim despre evenimente la care sunt invitate persoane cu funcții înalte, responsabilitatea organizatorului este și mai mare — trebuie să controleze cine a intrat unde și ce a adus cu el. Sau ce a scos apoi ))
Nu poți cunoaște din vedere fiecare reprezentant al contractorului. Iar dacă este un eveniment privat, unde nu ar trebui să existe persoane neautorizate, și trebuie să garantezi pentru fiecare hamal prezent în fața clientului?
Ai întocmit un grafic clar — cine, când și la ce oră își montează sectorul — dar în final e haos: fie nu e nimeni, fie sala e plină. Avertizează contractorul din timp că intervalul lui este strict stabilit și că, în afara acestuia, accesul în zonă îi va fi interzis — asta îi va tăia cheful să încalce condițiile contractului.
Este o situație frecventă în care persoane neautorizate ajung în bucătărie sau în încăperi al căror acces este limitat de administrația locației și acordat exclusiv ție, ca organizator. De aceea, dacă montarea scenei are loc în sala principală, iar prepararea produselor de patiserie în bucătărie, nu este deloc nevoie ca contractorii să se încurce unii pe alții și să intre pe teritoriul care nu le este alocat, pentru a evita neînțelegerile.
Din păcate, oricât te-ai strădui să alegi contractori de încredere, incidentele se mai întâmplă. Lucrezi de obicei cu aceiași parteneri și ai deja o relație de lucru bună, dar, oricât de neplăcut ar fi, nu poți avea încredere 100% în oameni, iar în cazul în care lipsește ceva mic, oricine poate deveni suspect și nimeni nu vrea să înceapă aceste discuții neplăcute. Iar vinovat va fi considerat cel care nu a supravegheat suficient. Și mai rău este dacă pierderile cad pe umerii organizatorului.
Te bazezi pe un anumit număr de persoane care încap pe locație, astfel încât să lucreze confortabil, dar fiecare contractor se asigură în plus și trimite de două ori mai mulți oameni, care uneori pur și simplu încurcă și creează aglomerație.
Ca organizator, ai în orice caz o încăpere de serviciu unde sunt păstrate lucrurile personale și chiar de valoare ale angajaților. La eveniment poate exista o cameră separată pentru speakeri, unde aceștia își pot lăsa lucrurile personale, se pot odihni în pauză sau se pot pregăti pentru prezentare. Recunoaște, nu este cea mai bună situație ca această cameră să fie loc de trecere pentru toată lumea.
Și lista nici pe departe nu este completă...
Pentru a evita situațiile neplăcute, organizatorul are nevoie de un sistem de control al accesului
pentru personalul tehnic.
Acesta îți permite să știi clar câte persoane au voie să se afle pe locație la un moment dat, cine
poate intra în care zonă și cui nu îi este permis accesul.
Scapă de rutina de a nota toate persoanele sosite și de a le verifica datele din buletin.
Controlul personalului tehnic pe locație permite nu doar înregistrarea faptului că o persoană a ajuns, ci și la ce oră a plecat, prin ce intrări/ieșiri și ce alte zone a vizitat în timpul activității sale.
Creează grupuri separate de contractori (catering, decoratori, muzicieni etc.) cu delimitare clară a intervalelor de acces pe locație, a intrărilor prin care este permis accesul și cu ecusoane de culori diferite, pentru trecerea controlului de securitate
Creează un formular pentru fiecare reprezentant al contractorului, cu numele complet și toate datele necesare, astfel încât personalul de securitate să poată verifica datele din baza de date cu persoana reală care cere să fie lăsată pe locație
După completarea formularului, generăm ecusonul contractorului cu numele complet, datele de contact, fotografia, o descriere scurtă a atribuțiilor și un cod QR, prin care securitatea îl poate face check-in și poate verifica autenticitatea ecusonului, precum și dacă accesul este permis sau nu
Ecusoanele generate pot fi trimise pe e-mail fiecărui angajat, cu rugămintea de a le printa sau de a le prezenta de pe smartphone la intrare. De asemenea, le poți printa pe toate din timp și le poți oferi ecusonul fizic la intrare, ca să nu fie nevoie să îl caute de fiecare dată
Ecusoanele contractorilor sunt scanate la intrare și, dacă corespund persoanei care le prezintă, i se aplică marca de intrare Check-in. La ieșirea de pe locație, ecusonul poate fi scanat pentru ieșire și în formularul contractorului se va înregistra marca Check-out
Dacă locația este împărțită în zone, împarte și accesul contractorilor la acestea. Astfel, unor contractori li se va permite accesul în zona comună pentru montarea structurilor, artiștilor în camerele de machiaj, iar bucătarilor în bucătărie, și nu va exista niciun haos sau persoane neautorizate
Împarte timpul de lucru al contractorilor, avertizează-i despre asta și lasă-i pe fiecare să vină în intervalul lui, pentru a evita aglomerarea pe locație. Sau, dacă ai nevoie de contractori mâine, indică ziua exactă pentru intrare — de ce să vină azi
La scanarea ecusoanelor pentru intrare/ieșire, înregistrăm prin ce intrare s-a făcut acest lucru și la ce oră. Dacă este vorba despre deplasarea pe locație între diferite zone, procesul este exact același. Vezi în ce interval de timp o anumită persoană a fost pe locație și în ce loc