Consultanță pentru organizatorii de evenimente

Experiența altora este mai ieftină decât propriile greșeli. Vă ajutăm să calculați bugetul, să formați echipa și să lansați vânzarea biletelor fără pierderi.

Obțineți o consultație Vedeți studiile de caz

Un consultant RegToEvent ajută organizatorul unui eveniment să își planifice evenimentul

Când consultația se amortizează cel mai rapid

Primul eveniment

Pare că organizarea unui eveniment este o sarcină simplă. Dar cu cât se apropie data, cu atât apar mai multe detalii, iar fiecare greșeală de începător costă bani reali din buget.

Bugetul se dilată

Furnizorii anunță prețuri, dar nu aveți cu ce să le comparați. Tipografia cere să depășiți bugetul, chiria echipamentelor se scumpește, și nu e clar unde e normal și unde e o plată în exces.

Vânzările de bilete stagnează

Mai este o lună până la eveniment, iar doar 15% din bilete sunt vândute. Panica vă împinge să cheltuiți bugetul de publicitate la întâmplare, deși de cele mai multe ori problema se rezolvă prin preț, canale și un termen-limită corect.

Un format nou

O expoziție, o conferință sau un eveniment hibrid pe care nu le-ați mai organizat. Aici greșelile altora sunt deosebit de costisitoare, iar o schemă verificată economisește săptămâni de pregătire.

Prețul greșelii versus prețul consultației

Un singur pas greșit în pregătirea evenimentului costă de obicei mai mult decât întreaga consultanță. Acestea sunt pierderile tipice ale unui organizator la început de drum.

Sală neumplută din cauza promovării slabe

~ 2 400 €

Plată în exces către furnizori

~ 1 500 €

Refaceri urgente și materiale tipărite

~ 600 €

Posturi inutile în echipă

~ 1 200 €

Consultație RegToEvent

de la 200 €

Cifrele sunt aproximative, pentru un eveniment offline tipic cu 300 de invitați în Europa. La consultație calculăm bugetul dumneavoastră pe baza prețurilor reale ale furnizorilor.

Studiu de caz 1. Resurse și echipă

Câți oameni și câte ore sunt necesare pentru un eveniment: manual versus automatizare

Organizatorul unei conferințe cu 300 de participanți planifica să angajeze trei asistenți pentru înregistrare, bilete și mesaje. La consultație am calculat efortul de lucru în două scenarii.

Proces

Totul manual

Cu RegToEvent

Înregistrare și liste de invitați

~ 40 de ore

~ 4 ore

Vânzarea și evidența biletelor

~ 30 de ore

~ 3 ore

Mementouri prin e-mail și SMS

~ 20 de ore

~ 2 ore

Check-in în ziua evenimentului

4 persoane la punctul de check-in

1 persoană cu scanner QR

Total pregătire

~ 120 de ore și 3 posturi suplimentare

~ 20 de ore, fără angajări suplimentare

Rezultat: bugetul echipei s-a redus cu aproximativ 1 200 €, iar organizatorul s-a putut ocupa de program și de speakeri, în loc de tabele. Cifrele sunt aproximative, la consultație calculăm în funcție de formatul dumneavoastră.

Studiu de caz 2. Expoziție

Cum se organizează o expoziție și cum se vând standuri expozanților

Organizatorul primei expoziții de profil nu știa cât ar trebui să coste un stand și când să înceapă vânzările. Cu o lună înainte de startul vânzărilor, nu exista niciun expozant.

La consultație am construit o schemă funcțională de vânzare a standurilor:

Grilă de tarife: preț de lansare, locuri standard și premium lângă intrare și scenă
Expozanți-ancoră cu discount, ale căror nume vând restul standurilor
Începerea vânzărilor cu 6-9 luni înainte și un plan de amenajare în schema sălii
Colectarea lead-urilor la standuri, pentru ca expozanții să revină anul următor

Rezultat: 80% din standuri vândute cu 3 luni înainte de deschidere, expozanții au rezervat participarea pentru anul următor.

Schema organizării unei expoziții și vânzării standurilor către expozanți

Planificarea unui eveniment hibrid: sală offline și transmisie online

Studiu de caz 3. Eveniment hibrid

Cum să organizezi corect un eveniment hibrid

Echipa adăuga pentru prima dată o transmisie online la o conferință offline. Cea mai mare frică: să plătească pentru streaming și să obțină un eter gol, cu sunet slab și un chat tăcut.

Ce am configurat împreună la consultație:

Un tarif online separat, în loc de un link gratuit care devalorizează biletul offline
Sunetul de la mixerul locației transmis direct, nu microfonul camerei din sală
Moderator pentru audiența online: întrebări pentru speakeri, sondaje, chat live
Înregistrarea prezentărilor ca produs separat după eveniment

Rezultat: biletele online au adus aproximativ 30% venituri suplimentare, fără a crește capacitatea sălii.

Ce îi preocupă cel mai des pe organizatorii din Europa

Studiu de caz 4. GDPR și datele participanților

Înregistrarea invitaților fără riscul de amenzi

Organizatorul unui forum de afaceri din UE se temea să colecteze contactele participanților: știrile despre amenzile pentru încălcarea GDPR sunt mai înspăimântătoare decât o sală goală.

La consultație am analizat că, în practică, este suficient un formular de înregistrare configurat corect: consimțăminte explicite pentru prelucrarea datelor și mesaje, avertisment privind fotografierea și filmarea, o politică clară de stocare și ștergere a datelor.

Fără pregătireColectarea contactelor într-un tabel comun, mesaje fără consimțământ, risc de plângeri și controale

După consultațieConsimțăminte în formular, date într-un singur sistem, export și ștergere la cerere

Studiu de caz 5. Vânzări târzii

Biletele se cumpără în ultima săptămână. Este normal?

În Europa, până la 40-60% din biletele pentru evenimente sunt cumpărate în ultimele zile. Organizatorul vede vânzări slabe cu o lună înainte, intră în panică și cheltuiește bugetul de publicitate la întâmplare.

La consultație construim un calendar de vânzări: prețuri de lansare cu termene-limită stricte, vânzări prin parteneri și recomandări, retargeting către cei care au deschis formularul și o rezervă în planul de trezorerie pentru avansul către locație.

Fără pregătirePanică cu o lună înainte, publicitate haotică, discounturi în pierdere și deficit de trezorerie

După consultațiePlan de vânzări pe săptămâni, termene-limită clare pentru prețuri și lansare calmă a publicității

Promovați-vă evenimentele online

În fiecare zi, în orașele noastre au loc zeci de evenimente, iar atenția vizitatorilor trebuie câștigată. Am format un departament de marketing specializat pentru clienții noștri, astfel încât avem o experiență vastă în configurarea și promovarea exact a evenimentelor și conferințelor.

RegToEvent oferă o gamă completă de servicii de consultanță pentru organizarea tuturor tipurilor de evenimente: promoții, BTL, conferințe, prezentări și lansări. Apelând la noi pentru o consultație, veți economisi timp la elaborarea scenariului evenimentului și la selectarea furnizorilor și veți reduce semnificativ costurile de pregătire.

Calculul bugetului evenimentului și configurarea campaniilor publicitare pentru eveniment

Publicitate pe paginile principale ale afișelor publice și ale cataloagelor tematice

Promovarea evenimentelor pe rețelele sociale, adaptată publicului dumneavoastră țintă

Publicitate contextuală și media fără pierderea bugetului: FB pixel și Google conversion

Mesaje prin e-mail și SMS în numele organizatorului

Publicitate în aplicații mobile

Publicitate pe YouTube

În urma colaborării noastre veți obține

În doar câteva zile realizăm un audit de piață și vă recomandăm: ce format de eveniment este cel mai potrivit pentru dumneavoastră, care este publicul dumneavoastră țintă și unde îl puteți găsi, câte persoane veți putea atrage și ce sală este potrivită pentru acest lucru.

Propunerea formatului evenimentului

Lista locațiilor conform cerințelor dumneavoastră

Lista serviciilor de catering

Furnizori pentru închirierea echipamentelor, mobilierului și recuzitei

Furnizori pentru materiale tipărite, foto și video

Estimarea bugetului pentru eveniment

Vă vom ajuta să alegeți furnizorii și vă vom spune ce capcane e bine să evitați atunci când lucrați cu ei. Vă vom împărtăși trucuri observate la alte evenimente: ce va plăcea cu siguranță publicului și pentru ce organizatorii cheltuiesc bani în van. Nu este o organizare la cheie cu un buget enorm, ci suportul inițial, cel mai important, pentru dumneavoastră ca organizator la început de drum.

Întrebări frecvente ale organizatorilor

Cum să organizezi un eveniment fără experiență și de unde să începi?+

Începeți cu formatul, publicul țintă și un buget realist. La consultație, în câteva zile realizăm un audit de piață, propunem formatul, locațiile și furnizorii, precum și un plan al etapelor de pregătire cu zone de responsabilitate. Astfel, primul eveniment este lansat mai simplu și fără greșelile tipice ale unui începător.

Cât costă o consultație pentru organizarea unui eveniment?+

Costul consultației este de câteva ori mai mic decât prețul unei singure greșeli din buget: o plată în exces către un furnizor, o sală neumplută sau o refacere urgentă a materialelor tipărite. Nu este o organizare la cheie, ci un suport punctual: plătiți pentru experiența altora și economisiți buget și timp. Scrieți-ne și vă calculăm un pachet adaptat nevoilor dumneavoastră.

Cum se calculează bugetul unui eveniment și numărul de persoane necesar?+

Calculăm în funcție de format și numărul de invitați: chirie, catering, echipamente tehnice, materiale tipărite, echipă. Vă arătăm ce procese este avantajos să automatizați: înregistrarea participanților, vânzarea biletelor, check-in-ul, mesajele. Automatizarea reduce timpul de lucru de 4-6 ori și elimină posturile inutile din buget.

Cum se vând standurile și cum se atrag expozanții la o expoziție?+

Funcționează combinația: o grilă de tarife pentru standuri, expozanți-ancoră, începerea vânzărilor cu 6-9 luni înainte și un plan clar de amenajare în schema sălii. Vă ajutăm să structurați oferta pentru expozanți și să configurați pâlnia de vânzare a standurilor, inclusiv colectarea lead-urilor chiar la expoziție.

Cum se organizează un eveniment hibrid: offline și online simultan?+

Un eveniment hibrid are nevoie de un tarif online separat, un sunet de calitate de la locație, moderarea audienței online și implicare: sondaje, întrebări pentru speakeri. Înregistrarea prezentărilor după eveniment devine un produs suplimentar. La consultație construim o schemă funcțională adaptată formatului și bugetului dumneavoastră.