Pentru toate evenimentele care înregistrează participanți prin RegToEVENT se generează bilete cu
QR coduri. Fiecare astfel de cod conține date unice de
înregistrare ale participantului respectiv, iar situațiile în care mai multe bilete ar avea același
cod sunt excluse.
Fiecare astfel de bilet poate fi folosit o singură dată. Prin urmare, dacă ne imaginăm o situație în
care câțiva prieteni sau colegi au cumpărat un singur bilet pentru toți, l-au imprimat de mai multe
ori și au venit la ore diferite, sperând că organizatorul nu va observa – acest lucru nu se va putea
întâmpla. Pentru că la prima scanare a
biletului cu QR prin aplicație, participantului i se
atribuie o marcă de timp a intrării și a utilizării biletului, iar la o rescanare va apărea un
avertisment că biletul a fost deja folosit.
Pentru scanarea biletelor RegToEVENT nu este nevoie de o aplicație specială sau de un scaner
QR pentru bilete. Acest lucru se poate face cu camera foto
standard a oricărui smartphone, deoarece versiunile actuale de firmware, atât pentru Android, cât și
pentru iOS, au un scaner
QR de coduri încorporat. Pentru aceasta este suficient să
te autentifici în contul organizatorului sau printr-un cont creat special pentru cel care face
check-in-ul.
Dacă aveți nevoie de statistici privind timpul petrecut de un participant pe locație, sau trebuie să vă
asigurați că ecusonul participantului nu a fost predat altei persoane, puteți folosi codul QR de pe
ecuson. Astfel, la deplasarea participantului pe locație, puteți scana QR codul biletului atât la
intrare, cât și la ieșire. În acest fel veți ști că participantul a intrat pe locație și, după un timp,
a părăsit-o. Chiar dacă acesta revine încă o dată, la scanarea QR codului
biletului pe ecranul smartphone-ului vor apărea marcajele de timp ale check-in-ului și
check-out-ului, iar cel care face check-in-ul va putea vedea dacă
persoana a revenit după ce a plecat sau dacă se află încă pe locație, iar cineva i-a scos pur și simplu
ecusonul pentru a permite intrarea altei persoane.
Scanerul QR pentru bilete permite nu doar controlul
faptului de intrare pe locație, ci și urmărirea deplasărilor participanților pe întreaga
suprafață a evenimentului. De exemplu, aveți zone separate pentru care intrarea a fost plătită separat
(workshopuri, zona VIP etc). Toate acestea pot fi configurate flexibil și, la încercarea unui
participant de a intra într-o astfel de zonă, sistemul fie îi va permite accesul, fie va afișa un
avertisment că nu are acces în acea zonă.
Ceva similar se întâmplă și cu numărarea gradului de ocupare a sălilor la un moment dat. Nu întotdeauna
este clar de ce ar avea nevoie organizatorul de asta, dar dacă aveți efectiv sarcina de a calcula câte
persoane erau la ora 12:00 în sala «A», și câte în sala «B», acest lucru va fi la fel de clar dacă, la
intrarea tuturor participanților în săli, se
scanează QR codurile biletelor lor (ecusoanelor). Principalul lucru este să nu uitați
să le scanați la fel și la ieșire. )))
O problemă frecventă pentru mulți organizatori este masa participanților. Nici tichetele, nici accesul
pe bază de ecuson nu garantează că un participant va lua masa o singură dată. E bine dacă ați comandat
din timp catering cu rezervă, sau dacă este un bufet suedez unde nimeni nu numără porțiile, unii iau
mai puțin, alții mai mult și, per total, ajunge pentru toată lumea. Dar dacă masa este oferită sub
formă de lunch box-uri, strict în funcție de numărul de invitați, acest lucru poate fi controlat de
asemenea, scanând QR ecusoanele.
Scanarea QR biletelor de pe mai
multe dispozitive, indiferent de numărul lor, este sincronizată între ele. Astfel, întreaga bază de
date cu marcajele de intrare/ieșire se actualizează imediat, în timp real. Dacă pe locație nu există
internet, iar internetul mobil al smartphone-ului funcționează cu întreruperi, folosind
aplicația de scanare a
biletelor RegToEVENT – datele vor fi salvate și sincronizate imediat ce va
exista din nou o conexiune la internet.
De asemenea, puteți scana QR bilete pentru
contractori sau personalul tehnic. Generați și emiteți din timp tuturor contractorilor biletele lor cu
coduri QR, iar aceștia vin cu ele pe locație. Pentru contractori pot fi configurate nu doar intrările
prin care li se permite accesul, ci și durata șederii pe locație. Astfel, veți ști clar și veți putea
controla cine, când și în ce parte a locației s-a aflat, iar în situații neprevăzute va fi mai ușor să
clarificați cine este responsabil.
De asemenea, puteți comanda de la RegToEVENT un serviciu separat de scanare a biletelor QR cu
imprimare de ecusoane și puteți uita de cozile lungi la punctele de check-in.
