Ce secțiuni poate avea un deviz, de exemplu:
Aceasta este o listă foarte aproximativă! Iar pentru evenimentul tău pot exista secțiuni complet
diferite. Poate că nu ai transmisie online sau nu este planificată o petrecere după eveniment. În schimb,
locația se află în afara orașului și trebuie inclus un transfer pentru invitați.
De aceea, pentru a întocmi corect devizul, începe prin a scrie tot ce consideri necesar. Apoi
structurează-l pe tipuri de cheltuieli și notează costul orientativ.
Bineînțeles, fiecare secțiune va avea propriile sale puncte.
De exemplu:
Secțiunea „Chirie spațiu”
Aici poate intra doar 1 punct - chiria, dar se poate și ca, în afară de spațiul propriu-zis, să nu
ți se ofere nimic altceva.
Ai nevoie de: scaune, proiector, ecran, clicker, microfoane, echipament de sunet, lumini, scenă
(podium sau flipchart).
Dacă locația nu oferă toate acestea, vor fi capitole separate de cheltuieli. Pentru că va trebui
să le găsești și să le închiriezi singur.
La locație s-ar putea să fie nevoie de pază, parcare pentru invitați – chiar dacă toate detaliile
enumerate mai sus sunt oferite de locațiile bune organizatorilor lor, parcarea și paza sunt de obicei doar
contra cost.
Uneori, la locație sunt alocate câteva locuri de parcare pentru evenimente, dar trebuie clarificat
câte. Poate doar 3-5, care vor fi ocupate de tine și colegii tăi.
Sau poate nu intenționezi să plătești parcarea invitaților, atunci nu o include în deviz, doar
avertizează-i pe invitați în anunțuri, pe site, în newslettere, că parcarea este cu plată.
Secțiunea „Speakeri”
Poți conveni cu speakerii să susțină prezentarea complet gratuit. Speakerul fie este interesat de
publicul tău, fie are alte beneficii din a susține o prezentare la evenimentul tău.
Dar deseori se întâmplă ca speakerul să fie o „vedetă” și să ceară onorariu pentru prezentarea sa.
Dacă este o vedetă la nivel local, poate cere să i se plătească transportul (din alt oraș, altă țară) și
cazarea. Iar unii chiar vin cu un rider întreg, unde precizează unde vor să stea, cum trebuie să fie
transferul și divertismentul.
Secțiunea „Petrecere”
Teoretic, poți economisi la acest capitol și să nu o organizezi.
Dar dacă suntem sinceri – mulți participanți cumpără biletul la conferință doar pentru ea )) Iar
alții reușesc chiar să vină abia la finalul evenimentului, doar ca să ajungă la after party.
Așa că depinde doar de tine dacă o organizezi sau nu. Dar dacă va include gustări și un program de
divertisment, atunci chiar și fără închirierea locației este un capitol de cheltuieli foarte mare. Și pentru
ea probabil va fi nevoie de un deviz separat, cu chirie, mâncare, aceleași servicii de fotografi, operatori,
muzicieni și artiști de diverse genuri.
Cheltuieli suplimentare
Mulți organizatori iau în calcul doar cheltuielile cu contractorii, fără să țină cont de salariul
propriilor angajați, de cheltuielile lor de transport (poate fi nevoie de taxi pentru a-i aduce/duce), fără să
țină cont de taxele care trebuie plătite din profitul obținut din vânzarea biletelor și a pachetelor de
sponsorizare. Comisioanele operatorului de bilete și ale procesatorului de plăți la vânzarea biletelor. Și
multe alte detalii.
Iar apoi, din cauza unor astfel de greșeli, se ajunge pe minus, deși inițial totul părea decent și
se părea chiar că s-a câștigat ceva.
Notează neapărat totul! Chiar și punctele care la prima vedere par ridicole. Mai bine să le
elimini ulterior sau să nu cheltuiești pe ele, decât să speri că nu se vor întâmpla.
Cum să înscrii sumele în devizul evenimentului?
Sună câteva locații și întreabă-le condițiile și prețurile.
Află condițiile de catering, dacă permit să vii cu propriul catering sau dacă trebuie comandat
doar de la locație. Dacă doar de la ei – ce prețuri au pe persoană.
Dacă poți aduce propriul catering – sună la firmele de catering și întreabă-le prețurile.
Similar pentru materiale tipărite, contractorii de închiriere echipamente și mobilier, artiști,
servicii de bilete.
La unii vei găsi prețuri publice pe site, iar pe alții va trebui să-i suni.
Da, va trebui să petreci timp, poate chiar o jumătate de zi sau o zi întreagă. Dar în schimb vei
putea stabili costul mediu al serviciilor de care ai nevoie.
Există cheltuieli cu cost fix (aceeași locație), există cheltuieli care se calculează pe persoană
- catering-ul.
Numărul de participanți pe care ai vrea să-i vezi în ziua evenimentului îl ai deja. Înmulțește
costul mesei, al materialelor și al altor cheltuieli „pe bucată” cu numărul de persoane și obții suma
totală.
Este mai bine să notezi în deviz prețul pe bucată și numărul de bucăți de care ai nevoie, iar cu o
formulă să înmulțești una cu cealaltă. Așa vei putea edita rapid devizul.
Apropo, există și poziții care, dimpotrivă, devin mai ieftine odată cu cantitatea. De exemplu,
materialele tipărite - cu cât mai multe bucăți în comandă, cu atât mai mic prețul pe bucată.
Câteva exemple despre ce poți economisi în deviz:
-
Caută servicii care permit automatizarea anumitor procese.
Vânzarea biletelor cu trimiterea datelor de plată printr-un e-mail este de domeniul trecutului! Nu
pierde timp și nu angaja oameni în plus în echipă pentru asta.
-
Nu umfla echipa.
Nu este chiar atât de multă muncă în pregătirea unui eveniment. 5 manageri de publicitate, 10
agenți de vânzări, o persoană separată care răspunde la telefon în birou, alta separat care răspunde la SMS -
nu ai nevoie de asta. Cu atât mai mult dacă pregătești un eveniment pentru 100-300 de participanți
-
Locația.
Trebuie să calculezi cu adevărat ce este mai ieftin – o locație care are deja tot inclusul în preț
sau un spațiu gol, unde aducerea mobilierului și echipamentului va costa mai puțin, deși e mai complicat.
-
Materiale tipărite.
Nu comanda materiale foarte scumpe dacă ai un buget limitat. Sau dacă evenimentul tău este modest,
cumpără pur și simplu carnețele și pixuri identice fără branding de la papetărie, oamenilor tot le va face
plăcere că li s-a oferit ceva. Sau comandă stickere cu logo-ul tău și lipește-le pe carnețele simple, va fi
mai ieftin decât să imprimi carnețele cu acest logo.
-
Speakeri.
Încearcă să găsești speakeri locali sau convinge-i că într-adevăr le este avantajos să susțină o
prezentare la tine și că de fapt ei ar trebui să te plătească pentru reclamă )))
Am avut speakeri din alte țări care chiar au vrut să vorbească la conferințele noastre și nici
măcar nu au cerut să li se ramburseze zborurile. Iar cândva o speakeriță din Europa și-a cumpărat singură
bilet de participant, pentru că credea că fără el nu va putea intra în sala de expoziție pentru participanți.
Banii i-au fost, bineînțeles, returnați, dar ne-a rămas un gust amar.
Într-adevăr, sunt multe variante de a economisi, învață să te descurci, să ceri reduceri, barter,
parteneriat, bilete în schimb, dacă există această posibilitate.
Iar la întocmirea devizului – mai întâi visează cu adevărat la ce ți-ai dori, apoi notează
prețurile reale și coboară cu picioarele pe pământ )))
Pe această pagină vei găsi exemple de devize pentru evenimentul tău. Dar ține minte că fiecare eveniment
are, oricum, propriul său specific.
Descarcă un exemplu de deviz
