Una dintre principalele dureri ale organizatorului este înregistrarea online a participanților la evenimente. Întotdeauna se pune întrebarea cum să faci acest lucru. Poți folosi aplicații gratuite de tipul google docs, sisteme CRM plătite, poți încerca să îți scrii propriul CRM, care va îndeplini un set minim de funcții pentru înregistrarea participanților, sau totuși să apelezi la serviciile unei platforme de ticketing. Organizatorii se tem mereu să nu își piardă banii, de aceea mulți rezistă până în ultimul moment și preferă să meargă „pe o bicicletă fără roți” și să facă totul manual. Și astăzi mai apar frecvent anunțuri de evenimente în care înregistrarea prealabilă a participanților se face printr-un apel telefonic! Alții aleg o cale și mai complicată, nu folosesc înregistrarea online în avans, ci vând biletele chiar la fața locului. Și, s-ar părea că nu e nimic rău în această metodă, cu excepția faptului că nu știi niciodată numărul exact de oaspeți și nu poți calcula corect nici caracteristicile tehnice ale locației evenimentului, nici cantitatea de mâncare pentru oaspeți, și nici măcar numărul de ecusoane și materiale promoționale. Și, în plus, se va forma o coadă lungă de persoane care doresc să cumpere bilet în același timp, iar organizatorul, în panică, nu va putea rezolva această problemă, iar participanții se vor enerva și se vor certa atât cu reprezentanții organizatorului, cât și între ei. Înregistrarea prealabilă la eveniment ajută la evitarea multor surprize în organizare și economisește mult timp și energie pentru rezolvarea altor sarcini mai importante, și, crede-mă, economisește chiar și din buget. Organizatorul poate folosi soluții CRM proprii sau variantele standard plătite, dintre care sunt multe pe piață, dar acestea nu sunt capabile să rezolve toate sarcinile de care are nevoie organizatorul.
CRM-ul poate trimite participantului notificări cu numărul de card sau de cont pentru plată, dar aici se termină toate avantajele sale. Formularele google gratuite nici măcar nu fac atât, iar tu trebuie să trimiți manual fiecărui participant o scrisoare sau un SMS cu datele de plată. Apoi îți vin bani, de la cine? Trebuie să găsești manual în baza de date această persoană și să îi trimiți confirmarea plății. Dar dacă plătitorul și participantul sunt persoane diferite? Aici poți fie să le ceri participanților „trimite suma și ora plății”, „trimite ordinul de plată”, trimite mai știu eu ce. Fie să stai și să aștepți până când un participant nervos te sună singur să te întrebe de ce nu a primit nimic. Concluzie: înregistrarea online automată a participanților economisește timpul și bugetul tău pentru a nu mai fi nevoie să alocați un angajat separat, care să stea și să trimită tuturor scrisori cu datele de plată.
Și acum imaginează-ți că ai trimis datele de plată, banii au venit și ai găsit ale cui sunt - persoanei trebuie să îi trimiți biletul. Așa se va simți mai liniștită, că va ajunge cu siguranță la eveniment. Poți trimite tuturor un singur fișier colorat și să scrii acolo numele participantului, dar nu te vei proteja în niciun fel de cazurile de copiere a biletului. Și dacă evenimentul nu este pentru 10-20 de persoane, este nerealist să controlezi câți oameni au arătat la intrare aceeași imagine. Desigur, în bilet trebuie introduse niște elemente de protecție, iar cu asta platformele de ticketing se descurcă excelent. Ele generează bilete deja cu coduri de bare de protecție sau coduri QR, pentru ca biletul să nu poată fi falsificat. Concluzia 2: folosind serviciile unei platforme de ticketing, ai organizată la cheie înregistrarea online automată a participanților la eveniment, primirea instantanee a plăților de la participanți și trimiterea automată a biletelor cu toate elementele de protecție. Da, operatorului de bilete trebuie să îi plătești un comision, dar acei organizatori care se confruntă cu factorul uman în procesarea cererilor participanților, cu pierderea de timp, înțeleg că aceste costuri se amortizează încă de la mijlocul pregătirii evenimentului.
