Formular Google sau serviciu specializat - Ce serviciu să alegi pentru înregistrarea participanților la un eveniment

Ce poate face un formular Google și cu ce poate fi comparat

Unde „se blochează” Google Forms: procesarea manuală a plăților

Înregistrarea Google la eveniment este convenabilă doar pentru colectarea informațiilor, comparativ cu alte metode manuale. După ce toate datele despre participant ajung în tabel, va trebui să lucrezi cu ele manual! Iar pentru asta ai nevoie de o persoană separată, care să monitorizeze adăugarea informațiilor în tabel și să proceseze toate potențialele înregistrări la eveniment. Dacă evenimentul este gratuit – aici e mai simplu – toți cei care s-au înregistrat ți-au lăsat datele lor și tu îi aștepți. Deși, așa cum arată experiența, dacă o persoană nu a plătit niciun ban pentru bilet, valoarea participării la eveniment pentru ea este scăzută și, cu mare probabilitate, nu va veni la eveniment. În cazul unui eveniment cu plată – formularul Google înregistrează participanții la eveniment, dar nu interacționează deloc cu ei. Trebuie să suni sau să scrii separat fiecărui participant, să confirmi primirea datelor lui și să îi trimiți datele pentru plată. Iar apoi să ceri confirmarea faptului plății chiar de la participant. De obicei se cere trimiterea unei capturi de ecran care confirmă plata, sau scrierea unui e-mail cu indicarea orei plății și a sumei, sau un apel telefonic. Sau organizatorul poate încerca să urmărească singur cine, unde și cât a plătit, iar cel mai interesant - pentru care participant. Pentru că plătitorul nu este întotdeauna egal cu participantul.

De ce ideea de a face înregistrarea convenabilă folosind formulare Google a ajuns într-un impas:

• Toate operațiunile de după colectarea datelor sunt manuale;
• Pentru evenimentele cu plată începe un lanț lung de e-mailuri și apeluri cu date de plată și confirmarea plăților;
• Efort de muncă ridicat și risc de pierdere a cererilor sau a plăților.

De ce este necesară automatizarea și „lanțul de facturare”

Dacă știi din timp punctele slabe, atunci înțelegi că formularul Google pentru înregistrarea la eveniment nu îți va permite să simplifici complet procesul de înregistrare. Pentru că nu îi va trimite datele de plată, nu va redirecționa singur participantul către pagina de plată, nu va primi banii de la el, și cu atât mai puțin nu îi va trimite biletul la eveniment. Dacă vrei să minimizezi rolul tău în acest proces, ca înregistrarea online a participanților să nu îți ocupe tot timpul, pentru că procesul de organizare a evenimentelor cere o dedicare totală din partea organizatorului și ocupă nu doar tot timpul de lucru, ci uneori chiar și timpul personal, atunci este mai bine să apelezi la serviciile unei platforme care să îți permită să automatizezi înregistrarea participanților. Astfel nu doar că economisești timp prețios, dar economisești și costurile legate de numărul de angajați care înainte procesau manual toate cererile: sortau înregistrările, trimiteau datele de plată, urmăreau plățile etc.

Reține:

• Automatizarea eliberează timpul organizatorului și reduce costurile de personal.

• Pentru asta ai nevoie de un lanț continuu:
  înregistrare → plată → bilet → comunicări suplimentare

Ce oferă un operator de ticketing comparativ cu Formularul Google

Folosind serviciile unui operator de ticketing, obții înregistrarea automată a participanților, primirea plăților pentru bilete și generarea lor, precum și un set suplimentar de funcții utile, în timp ce înregistrarea la eveniment prin Google - este lipsită de tot acest set. Toate acestea elimină prezența factorului uman. Nu îți mai bați capul cu cine și când s-a înregistrat, nu te mai gândești cum să obții plata de la el și apoi să o urmărești. Dacă o persoană a văzut reclama evenimentului și a vrut să meargă, a intrat pe site, s-a înregistrat și a cumpărat imediat biletul. Iar dacă nu are această posibilitate, până îl suni, până îi trimiți un e-mail cu datele de plată, fie se răzgândește, fie apar alte planuri pentru ziua respectivă. Pe lângă toate acestea, adesea organizatorii nu se gândesc că datele din tabel trebuie stocate undeva și trebuie urmărit accesul la ele al persoanelor terțe. Iar pentru că serviciul este public și gratuit, nu prea te poți baza pe protecția și securitatea lui. Dacă mai mulți angajați trebuie să aibă acces la fișier, apare din nou întrebarea siguranței datelor.

RegToEVENT este mai bun decât înregistrarea Google la eveniment, iar dacă organizatorii ar evalua cu adevărat costurile procesării formularelor Google completate, incluzând salariul unui angajat separat, asigurarea locului lui de muncă și taxele, și-ar da seama că acestea sunt destul de comparabile, și adesea chiar mai mari decât comisionul unui serviciu de înregistrare la evenimente.

Deci ce iese la final – Formularul Google „gratuit” necesită muncă manuală plătită.

În timp ce un serviciu cu comision este adesea mai ieftin decât costurile operaționale totale, iar în plus:

• Înregistrarea, plata și biletele se fac automat.
• Se reduce influența factorului uman și riscul scurgerii de date.
• Conversia este mai mare atunci când parcursul „a văzut – a cumpărat” nu este întrerupt.

Monetizare flexibilă și instrumente promoționale în RegToEVENT

Pe lângă setul de bază pentru înregistrare, serviciul RegToEVENT îți permite să trimiți e-mailuri suplimentare participanților, să configurezi flexibil prețurile biletelor, creșterea prețului în funcție de dată sau de numărul deja vândut. Poți aplica imediat tot felul de reduceri prin coduri promoționale, sau reduceri complexe în funcție de numărul de bilete dintr-o comandă.

Și acum gândește-te, poate Formularul Google pentru înregistrarea la evenimente să ofere așa ceva? Răspunsul este evident – nu. Nici măcar nu poate face o comandă pentru mai mulți participanți deodată, iar dacă cineva vrea să cumpere bilete deodată pentru sine și pentru colegi, cu siguranță nu va completa formularul, ci te va suna sau îți va scrie direct, distrăgând atenția angajatului tău și încercând să rezolve problema ocolind formularul. Iar acesta este timp și grijă din partea ta sau a colegilor tăi, pe care ar fi putut să îl folosească mai productiv.

Evidența plăților și regimul de acces la intrare – risc de erori

Înregistrarea Google la eveniment nu va marca automat în tabelul propriu plata înregistrării participantului, va trebui să faci asta singur, manual, sau să îl transferi într-un alt tabel. Astfel, va trebui să ții deja 2 tabele și să transferi înregistrările dintr-unul în altul, sperând în atenția ta, pentru a nu pierde pe nimeni.

Tabelul Google pentru înregistrarea participanților la eveniment nu va genera și nu le va trimite biletul, iar prin e-mailul pe care l-ai trimis manual, cu textul standard: „Mulțumim, vino…”, este foarte greu de controlat cine a venit până la urmă, dacă participantul a plătit sau nu, și dacă a venit singur sau sub același nume au trecut 5 persoane. Iar verificarea tuturor pe liste durează foarte mult și riști să aduni o coadă uriașă la intrare.

Cum rezolvă RegToEVENT controlul accesului

Înregistrarea participanților la evenimente cu ajutorul RegToEVENT te protejează de astfel de probleme. Serviciul generează imediat biletul participantului după înregistrare sau plată (în cazul unui eveniment cu plată), iar fiecare bilet are elemente de protecție care permit scanarea lui la intrare și nu permit reutilizarea sa.

Evenimente gratuite: când „gratuit” înseamnă mai multe posibilități

În plus, serviciul este gratuit pentru evenimentele gratuite, dar comparativ cu formularul Google, oferă mult mai multe funcții și are mult mai multe avantaje.

Hai să tragem o concluzie, este potrivit Google Form pentru înregistrarea participanților la evenimente:

• Formularul Google este potrivit pentru colectarea de bază a datelor, dar nu pentru o înregistrare completă și vânzarea biletelor.
• Aceeași persoană poate completa formularul de mai multe ori, în timp ce cu un serviciu de ticketing acest lucru se rezolvă ușor prin interzicerea contactelor duplicate.
• Pe pagină există un acord standard privind prelucrarea datelor de către Google însuși, dar organizatorul nu are posibilitatea de a adăuga propriile contracte publice, reguli, politici.
• Nu există verificarea validității câmpurilor, mai simplu spus, o persoană poate scrie în loc de numărul de telefon un set de caractere, iar formularul va accepta asta.
• La evenimentele cu plată, fără automatizare, cresc costurile, scade conversia și cresc cozile la intrare.
• După salvarea datelor unei persoane în tabel, organizatorul trebuie să ia legătura separat cu ea și să îi trimită datele pentru plata biletului.
• După plată, persoana trebuie să trimită o confirmare (captură de ecran, extras etc.) – acest lucru nu este întotdeauna convenabil.
• Dacă confirmarea plății nu a fost trimisă, organizatorul trebuie să găsească singur a cui este plata și să o coreleze cu înregistrările.
• Dacă pentru un singur nume există mai multe înregistrări și mai multe plăți, cum să înțelegi pentru cine urma să plătească și cine va veni în final la eveniment.
• După verificarea plății, persoanei trebuie să i se trimită confirmarea că plata a fost primită și poate veni. Aceasta este încă o pierdere de timp pentru trimiterea unui e-mail, sau, și mai rău – realizarea manuală a biletului.
• Participantul vine la eveniment fără bilet, iar hostess-ele au același tip de listă dintr-un formular Google uriaș, în care caută cu mâna și cu ochii cine stă în fața lor, pentru a marca faptul că a venit sau chiar pentru a înțelege dacă are dreptul de a intra în locație sau nu.
• Dacă i s-a făcut participantului un bilet și i s-a trimis un fel de bilet, este puțin probabil ca acest bilet să aibă elemente distinctive pentru a putea fi scanat rapid și a se înțelege că este autentic.

În timp ce RegToEVENT acoperă tot ciclul:

înregistrare → plată → bilet → comunicări → control acces

Conectează RegToEVENT, configurează tipurile de bilete și e-mailurile automate - și eliberează-ți timp pentru conținutul și atmosfera evenimentului tău