Check-in fără cozi: scanare bilet QR și ecuson în 5-7 secunde

Cel mai des, dimensiunea standard a ecusonului este de 100x150 mm, în orientare portret (verticală). Uneori organizatorii aleg 90x145 mm sau 105x120 mm. Totul este individual, la discreția și dorința Organizatorului.

Mai rar, dar se întâmplă și varianta peisaj (orizontală), sau alte dimensiuni nestandard. Dimensiunea optimă a stickerului pentru un ecuson standard cu datele participantului este 80x40 mm (78x40 mm). Corespunzător, pentru cele orizontale se potrivește 100x40 mm.

Această dimensiune este suficientă pentru a imprima datele necesare ale participantului, astfel încât fontul să se citească bine de la distanță, iar Organizatorului îi rămâne loc pentru logo și numele evenimentului, logo-urile sponsorilor și alte elemente, întrucât ecusonul participantului este un loc excelent pentru publicitate suplimentară a sponsorilor și partenerilor tăi. Și un element al materialelor distribuite, pe care participanții îl păstrează ca amintire de la eveniment.

Ecusonul la un eveniment este un instrument pentru networking-ul participanților. Astfel, participanților le este mult mai simplu să se cunoască între ei, atunci când la întâlnire văd imediat cum se numește persoana sau ce companie el reprezintă.

Uneori organizatorii imprimă pe ecusoane doar numele, dar este puțin informativ. Prenumele și numele de familie sunt deja o variantă care permite identificarea mai bună a persoanei. Iar un ecuson cu prenume, nume și companie este una dintre variantele cele mai răspândite și mai reușite pentru evenimentele de business. În afară de companie, se poate imprima și funcția participantului, ca informație suplimentară.

Comanda minimă - 2 puncte de înregistrare (3 - dacă este vorba despre deplasarea în alte orașe) Dar totul depinde de modul în care a fost realizată înregistrarea preliminară a participanților, cu ce intensitate vor veni aceștia, restricțiile de spațiu pe locație etc. Dacă ai trimis oaspeților tăi biletele după înregistrare (achiziție) și aceștia vor veni pe locație cu biletele - înregistrarea unui oaspete durează până la 10 secunde.

Din ce cauză crește timpul de înregistrare al unui oaspete? Dacă distribui oaspeților materiale, lipești brățara, trebuie să oferi oaspetelui căști pentru traducere sau telecomandă pentru vot și să îi notezi numărul, ca să poți găsi apoi cine nu a returnat echipamentul - adaugă în plus un timp suplimentar pentru toate aceste detalii, care par obișnuite.

Oaspeți fără bilete Dacă nu ai trimis bilete oaspeților și avem doar lista de oaspeți, iar căutarea se face manual - aceasta poate dura de la câteva secunde până la un minut. Totul depinde de cât de tare și clar a pronunțat oaspetele numele și prenumele, de zgomotul din sală - dacă hostess-a l-a auzit, și de cât de complicat este acest nume de familie )))

Amplasarea locației și obiceiurile audienței Un fapt important este amplasarea locației și modul de deplasare al oaspeților. Dacă locația este într-un loc convenabil, ușor accesibil cu maşina și cu transportul public - oaspeții vor veni în valuri uniforme. Dacă locația este departe sau are un nod de transport incomod - oaspeții vor veni în „porții” mici, pe măsură ce ajung. Iar dacă ai organizat transport centralizat al oaspeților cu autobuze - desigur, va fi un aflux mare, dar nu de durată în timpul zilei. Plus, dacă ai un eveniment recurent, deja cunoști particularitățile audienței tale. Există evenimente, unde oaspeții stau și așteaptă înregistrarea de la 7 dimineața, există evenimente unde toți vin în pauze - să prânzească ))), și există evenimente unde jumătate din oaspeți vor veni seara - la partea de banchet.

Ținând cont de toate aceste fapte, se poate estima că - un punct de înregistrare poate procesa de la 100 la 250 de persoane pe oră, în funcție de condițiile tale.

Toate lucrările preliminare de configurare a software-ului și echipamentului le facem din timp și le aducem la tine pe locație, deja complet gata, seturi care trebuie doar pornite. De aceea decidem noi înșine câți ingineri tehnici vor veni pe locație, de regulă acest lucru depinde de numărul punctelor de înregistrare și de condițiile de montaj. Poate fi 1 persoană, pot fi 2-3 În același timp, atragem atenția că nu punem la dispoziție proprii angajați pe post de hostess. Fie organizatorul se ocupă singur de găsirea persoanelor care vor lucra cu echipamentul și vor înregistra oaspeții, fie putem oferi contactele unor asistenți cu care am lucrat la alte evenimente, după semnarea contractului.

Sincer, nu cunoaștem care este limita serverelor noastre ) În practica reală, maximul înregistrat a fost de 7900 de vizitatori într-o zi. Dar din punct de vedere software și tehnic, nu avem obstacole pentru a lansa un stadion cu 80 000 de persoane.

Așa că, dacă ai un "eveniment de amploare cu 500 de vizitatori" nu trebuie să te îngrijorezi – este un eveniment standard obișnuit, iar după unele standarde, chiar mic )))

Da, este necesar, pentru o funcționare rapidă, corectă și cât mai sincronizată.

Dar se poate și fără el. (Este IMPORTANT să știi asta din timp)

Sistemul nostru funcționează și offline, asigurând înregistrarea neîntreruptă chiar și la deconectarea internetului. Datele se sincronizează automat după conectarea la rețea, astfel încât nu vei pierde niciun participant. Există momente care reduc universalitatea și siguranța în absența conexiunii, dar aici trebuie să decizi singur - să procuri internet, sau specificul evenimentului permite pauze în sincronizare.

Decidem noi înșine timpul de care avem nevoie pentru montaj. Acesta poate depinde de particularitățile locației, dar mai mult de cantitatea de echipament. Conform regulilor noastre interne: echipamentul trebuie să fie pregătit, iar hostess-ele instruite cu o jumătate de oră înainte de începerea înregistrării. Nu vom veni cu o seară înainte sau cu o zi-două înainte de eveniment, ca clientul „să fie mai liniștit"! A conecta echipamentul la priză nu este un proces care ar putea să nu meargă conform planului. Desigur, dacă ai priză ))) Dacă clientul are foarte-foarte mare nevoie și vrea să vadă că echipamentul nostru și noi în general suntem reali – el poate comanda și plăti un slot de timp suplimentar de check-in cu o zi înainte de eveniment.

Da, se poate. Avem un serviciu de configurare a software-ului nostru și atunci poți folosi propriul hardware. Dar reține că, în acest caz, nu ne asumăm responsabilitatea pentru starea fizică și funcționalitatea echipamentului tău! Acest serviciu poate fi prestat la distanță, fără deplasare pe locația clientului.

Putem scana aproape orice fel de bilete de la diverse servicii și module proprii pentru diverse CMS-uri. Cel puțin, nu am întâlnit până acum unele cu care să nu putem ))) Tot ce ne va fi necesar de la voi este exportul bazei de participanți cu datele care sunt încorporate în codurile QR sau Bar ale biletelor pe care le-au primit participanții voștri, și cu care vor veni pe locație. După aceasta vom putea importa baza voastră în sistemul nostru, astfel încât în timpul check-in-ului sistemul nostru să recunoască biletele externe drept „proprii”

Toți suntem oameni, și trebuie să fim pregătiți pentru cazuri de forță majoră. Nu greșește decât cel care nu face nimic. Dar ne pregătim mereu serios pentru evenimente și, pe cât posibil, luăm cu noi echipament de rezervă, și consumabile. Iar toate situațiile neprevăzute suntem pregătiți să le rezolvăm în cel mai scurt timp. Dar dacă blocarea punctului de înregistrare nu depinde de noi: pe locație a picat curentul, iar tu nu ne-ai avertizat și nu ai comandat de la noi un UPS, pe locație nu există internet, nimeni nu ne-a avertizat despre absența lui sau despre funcționarea instabilă, atunci nu putem răspunde pentru situații și greșeli care s-au produs nu din vina noastră. Dar ne vom gândi și posibil vom găsi variante de soluție, chiar dacă nu cele mai ideale, dar cel puțin unele posibile în situația dată. Și da - NU venim pe locație în stare de ebrietate alcoolică sau sub influența substanțelor.

Modul chioșc - modern, tehnologic, compact, frumos Este ajutorul tău indispensabil pentru înregistrare, dacă ai spațiu limitat pentru zona de înregistrare, sau audiența ta este introvertită și nu-i place să se împingă la coadă și să răspundă la întrebările hostess-elor, sau nu ai posibilitatea de a angaja mult personal pentru înregistrare, sau noi fizic nu putem veni în acea zi la evenimentul tău, întrucât avem deja alte comenzi. Obții un set compact pregătit pentru scanare și imprimare, și tot ce trebuie să faci este să-l conectezi la priză și la internet. Oaspeții își scanează singuri biletul, iar stickerul cu date, la un check-in cu succes, se imprimă automat. Setul se configurează complet pentru sarcinile tale, susține branding-ul și oferă chiar diverse teme de design pentru tipuri diferite de vizitatori.

Sigur că da! Sistemul nostru de check-in, în timp real, îți permite să urmărești înregistrările, fără să pleci din centrul tău de control. Poți urmări acest lucru chiar și de pe smartphone-ul tău, rezolvând alte probleme pe locație. Statistici complete despre numărul de intrări, cât nu s-a mai făcut check-in, cât a venit/nu a venit pentru un tip specific de bilet. Grafic și statistici ale afluxului de oameni în timp și altele.

Da, dar trebuie să înțelegi din timp cum este mai bine să organizezi asta pentru scenariul tău. Contul de hostess nu prevede adăugarea de persoane noi. Fiindcă evenimentele sunt diferite și hostess-ele, care merg la diverse evenimente și fac diverse cunoștințe acolo, ar putea, din bunătate, să adauge în bază pe câte cineva dintre cunoscuții lor. Iar tu, ca organizator, nu vrei să vezi această persoană în numărul oaspeților, sau evenimentul este chiar cu plată, deci se poate ajunge doar după achiziționarea biletului. De aceea, adăugarea de înregistrări noi se poate face doar din contul organizatorului sau al co-organizatorului! Dacă ai nevoie de adăugare mai rapidă - varianta ideală este să generezi din timp un cod QR care duce la formularul de înregistrare. Atunci oaspeții vor putea scana codul la stand și își vor completa datele. Iar mai apoi, în funcție de dacă este un eveniment gratuit și s-a permis adăugarea lui, sau este un eveniment cu plată și trebuie să plătească - se va putea imprima ecusonul pentru el.

Da, se poate. Se întâmplă des ca și adulți în toată firea să facă greșeli la scrierea denumirilor companiilor și funcțiilor lor și chiar a numelor ((( Dar la check-in, hostess-ele pot corecta cu ușurință asta. Chiar dacă s-a întâmplat ca o companie să cumpere bilete pentru angajați, iar în ziua evenimentului să trimită pe altcineva, înlocuirea datelor lui, ca Nicu să nu meargă cu un ecuson cu numele Cătălina - este simplu și facil.

Sigur că da! Sistemul nostru permite colectarea datelor suplimentare de care ai nevoie pe loc, exact la momentul potrivit. Fie că este vorba despre preferințe dietetice actuale, sau numărul căștilor pentru traducere simultană, toate acestea hostess-ele le pot nota în fișa oaspetelui. Iar tu vei analiza apoi datele obținute

Calculul fiecărui caz este individual.

Poate depinde de dimensiunile holului sau ale accesului către locație. De prezența internetului și de viteza lui. Este important de înțeles în cât timp vor veni toți oaspeții. Vor avea bilete pentru scanare rapidă, sau este căutare manuală. Oaspeții sunt străini sau nu. Categoriile de bilete separate se înregistrează separat sau toate deodată, ce se distribuie participanților la check-in și dacă trebuie înregistrat acest lucru etc. Câți voluntari ai disponibili, dacă pui 2 persoane la un punct de înregistrare - procesul se desfășoară de 1,5 - 2 ori mai rapid. Și încă multe alte nuanțe mici

Dar pentru înțelegere, confortabil, un punct este 150 de persoane pe oră. Cu o coadă mică, până la 200 pe/oră, dacă sunt puține hostess-e, se distribuie multe lucruri și oamenii sunt fără bilete - orientează-te la 100 pe/oră. Recordul nostru a fost 267 pe/oră - dar aceasta este o lucrare de-a dreptul virtuoasă, luând în calcul și notarea numărului telecomenzii pentru vot )))

1 - internet rapid (ideal dacă este o rețea Wi-Fi separată sau internet prin cablu pentru zona de înregistrare)

2 - pui câte 2 hostess-e la un punct. Una scanează biletul și pornește imprimarea, cealaltă pregătește ecusonul și lipește stickerul pe el. Prima, în acest moment, poate scoate sacul cu materiale distribuite, sau poate scana biletul următorului oaspete

Am avut situații în care dimineața clientul comanda check-in pentru un eveniment din aceeași seară. Dar este mereu o loterie - dacă avem capacitate liberă de echipament și oameni pentru voi. Optim este să faci comanda cu 2-3 luni înainte, ca să fixezi costul fără suprataxe și data pentru evenimentul tău. Iar cu câteva săptămâni înainte de eveniment să o ajustezi, la nevoie. Pentru comenzile urgente avem o suprataxă - vezi detalii în secțiunea Prețuri.

Doar serviciile care nu-și iubesc clienții sau cele făcute în grabă pot cere o asemenea imprudență! Când planurile oamenilor se schimbă și nu știu ce va fi mâine, aceștia pot întârzia achiziția biletului pentru evenimentul tău până în ultimul moment. Și adesea cumpără biletul chiar la punctul de înregistrare. Avem toate instrumentele moderne pentru a asigura acest proces. Și importul de liste noi (pe care organizatorul le uită des) se poate face chiar și în procesul de înregistrare

Desigur, tuturor le este familiară situația - evenimente în sală de conferințe. Ne poți comanda pentru orice sală din Kiev/Ucraina (cu excepția teritoriilor temporar ocupate) și din orașele mari ale zonei Schengen, pe care ai ales-o pentru desfășurarea evenimentului.

Dar în același timp, avem experiență de lucru: pe acoperișuri, în parcuri, pe câmp și chiar sub pământ - în metrou )))

Cerințele noastre sunt minime: O masă. Nu vom pune echipamentul pe jos. Mai bine precizează imediat dimensiunea setului laptop+imprimantă, dacă ai imaginat comode sau mese de cocktail! Plus nu uita de locul pentru ecusoane și materiale distribuite Priză. Cel puțin 1 - 220 V, lângă zona de înregistrare!!! Nu în clădirea vecină la 100 de metri distanță. Internet. Poate fi Wi-Fi, poate fi prin cablu (routerul îl aducem noi)

Dacă nu ai posibilitatea de a asigura alimentare 220V sau internet, și ne spui asta din timp - ne vom gândi cum se poate rezolva această problemă, dar nu garantăm.

Dacă check-in-ul tău este afară! OBLIGATORIU!!! Prezența umbrelelor sau a unui cort! Sub soarele puternic, scannerul va vedea doar reflexii pe ecrane, nu codurile QR din bilete. Iar toți cei aflați la punct vor face insolație și șoc termic și vor reclama condiții de muncă inadecvate. Sub soarele arzător nu vom instala echipamentul, dacă acesta nu este protejat în niciun fel de umbra copertinelor tale.

În sezonul rece, imprimanta nu va funcționa afară, întrucât imprimarea se face prin căldura capului de imprimare, iar pe frig acest lucru nu este realist. Pe ploaie de asemenea nu vom instala echipamentul... Nu mai există alte condiții speciale.