Imprimarea ecusoanelor pe locație

Imprimarea ecusoanelor nominale chiar la eveniment accelerează procesul de înregistrare și vă scutește de bătăi de cap

Ecusoanele nominale sunt unul dintre atributele indispensabile ale unui eveniment de business. Astfel invitații dumneavoastră se pot cunoaște mult mai ușor și pot stabili contacte utile. Se vede imediat cine este în fața ta, dacă persoana respectivă te interesează pentru a începe o conversație sau nu.

Înainte toți organizatorii pregăteau cartonașe pentru ecusoane și scriau numele participanților cu markerul chiar la locație. De fapt, unii încă mai fac asta, dar metoda este destul de depășită. Pentru că un astfel de ecuson are un aspect foarte urât și poate chiar păta hainele invitatului, lăsând o urmă de marker.

Se pot imprima ecusoane nominale din timp, chiar la tipografie. Le dați macheta ecusonului, lista numelor participanților, și le personalizează direct la imprimare. Dar atunci veți avea la locație o harababură de cartonașe identice, și trebuie găsit doar 1 anume. Acest lucru încetinește mult procesul de înregistrare și crește gradul de nemulțumire al invitaților din cauza așteptării.

Sau se pot imprima stickere nominale chiar la locație. O astfel de variantă de înregistrare va fi mult mai comodă pentru dumneavoastră și mai confortabilă pentru invitații dumneavoastră. Înregistrarea durează câteva secunde și veți evita cozile, nemulțumirea, isteriile hostess-elor dumneavoastră, ecusoanele pierdute și persoanele fără bilet.

De ce este mai comod să imprimați ecusoanele nominale pe locație

Din timp

Machetele sunt date la imprimat din timp. Va trebui fie să închideți înregistrarea, fie cei care s-au înregistrat ultimii vor fi fără ecusoane frumoase
Trebuie petrecute câteva ore pentru a le sorta alfabetic pe toate
Este nevoie de mult spațiu pentru ecusoanele sortate
Hostess-ele și invitații caută de mai multe ori ecusonul potrivit, iar jumătate se pierd pur și simplu și se găsesc după eveniment
Înregistrarea unui participant poate dura 2 - 5 minute
Nu se poate înregistra un participant nou, i se va scrie ecusonul cu markerul sau pixul (((
Dacă participantul a făcut o greșeală la înregistrare și ecusonul a fost deja imprimat, va trebui să meargă toată ziua cu greșeala respectivă
Invitații necinstiți pot minți hostess-ele și pot cere 2-3 ecusoane pe același nume și pot introduce gratuit prietenii și colegii lor
Nu există o înțelegere exactă a câți oameni au vizitat evenimentul, întrucât o parte din ecusoane se vor pierde, o parte se vor elibera repetat

Pe loc

Se poate elibera ecusonul nominal chiar și celor care s-au înregistrat în ultima noapte sau chiar lângă punctul de check-in
Un stoc de machete identice pentru ecusoane, care nu trebuie sortate
Un stos ordonat de cartonașe
Stickerul nominal se imprimă pentru invitat chiar în momentul înregistrării și nimic nu se pierde și nu se încurcă
Înregistrarea unui participant durează 7 - 10 secunde
Se pot adăuga fără probleme toți participanții noi și le puteți imprima ecusoane de același tip ca și celorlalți invitați
Dacă participantul a făcut o greșeală, se pot face corecturi și se poate imprima un sticker corect cu datele sale
Sincronizare completă a bazei de date, și tuturor celor cărora li s-a imprimat ecusonul li se marchează intrarea, nu se poate intra din nou cu același bilet (înregistrare)
Statistici complete despre câți s-au înregistrat, cu marcaje exacte de timp pentru intrare

Cum organizați zona de înregistrare a invitaților și de imprimare a ecusoanelor pe locație

Trebuie să vă familiarizați din timp cum este spațiul unde se poate organiza zona de înregistrare, cât de mare este, câte mese, standuri încap acolo. Câte intrări/ieșiri sunt în această zonă și de unde vor veni invitații și dacă nu există varianta unor trecători întâmplători (de exemplu, foaierul unui hotel pe unde trec oaspeții). Trebuie luate în calcul nuanțele tehnice: iluminat, internet, rețea 220V, dacă există standuri fixe sau trebuie aduse ale dumneavoastră etc.

Câte puncte de înregistrare vor fi necesare

Există o serie de aspecte care influențează viteza de înregistrare a unui participant. Dar dacă nu ne aprofundăm în ele, în linii mari:

1 punct primește confortabil 100-130 de persoane pe oră. Deși de fapt cea mai mare parte a timpului se pierde pe salutare, scoaterea telefonului din geantă și căutarea biletului, întrebări despre unde este garderoba, unde este toaleta, iar chek-inul propriu-zis durează în jur de 7 secunde.
1 punct poate primi - 200 de persoane pe oră , dar în acest caz hostess-ele dumneavoastră vor alerga ca veverițele în roată. Sau un astfel de scenariu este posibil dacă, în afară de ecuson, nu mai eliberați nimic altceva invitaților
record – 260 de persoane pe oră. O astfel de înregistrare am realizat-o la Olimpiiskii, dar acolo era o persoană care le cerea invitaților să scoată biletele din timp, îi invita spre un stand liber ca să nu stea toți la coadă la aceeași masă, iar în general hostess-ele au lucrat foarte rapid și profesionist.

În plus, trebuie să înțelegeți câte categorii de bilete aveți la evenimentul dumneavoastră. Uneori organizatorii cer să fie separate pentru că la mese diferite se dau materiale diferite. Iar dacă printre biletele dumneavoastră sunt bilete VIP (un anumit segment premium), faceți neapărat pentru ei un stand separat, chiar dacă aceste persoane sunt puține! Altfel devalorizați tot sensul pachetului VIP.

HELP Desk

Este un stand separat lângă zona de înregistrare, unde NU eliberați ecusoane! Aici rezolvați toate întrebările participanților: cine nu este în liste, cine a venit, dar contabilitatea acestuia nu a achitat încă factura, de ce apare mesajul că „Participantul a mai intrat anterior”, cine a venit în locul colegului și așa mai departe.

Mai ales dacă la evenimentul dumneavoastră vor fi zone expoziționale ale sponsorilor - aceștia le place să aducă în ultima zi promotori și hostess-e la stand, care nu au fost declarate anterior în lista participanților. Dacă invitați la eveniment blogeri și celebrități cunoscuți, și aceștia vor aduce cu ei, cu siguranță, câțiva +1, +2, care le filmează conținut, se ocupă de imaginea celebrității, sau le duc lucrurile.

Hostess-ele obișnuite, pe care le-ați angajat pentru înregistrare, nu pot ști cine vine cu cine, cine este la stand, cine și-a plătit biletul, cine nu. Și nu pot lua decizii privind participarea unor persoane noi, și nu le pot adăuga în baza dumneavoastră. Din punct de vedere tehnic, acest lucru este făcut special, pentru a evita situațiile în care hostess-ele își invită prietenii la mese sau afterparty-uri gratuite.

Astfel de decizii, în situații neobișnuite, le poate lua doar organizatorul sau reprezentantul acestuia, care cunoaște toate nuanțele. De aceea, o masă separată HelP-Desk ajută la rezolvarea tuturor astfel de întrebări și îmbunătățește calitatea întregului proces de înregistrare.

Dimensiunile standului de înregistrare

Unele locații au standuri fixe. Și nu întotdeauna zona de înregistrare permite să vă faceți propriul stand separat, va trebui să folosiți cel deja existent. De aceea trebuie neapărat să cunoașteți dimensiunile și posibilitatea fizică de instalare a numărului dorit de puncte de înregistrare. Dacă vreți să comandați 8 puncte de înregistrare pentru numărul dumneavoastră de invitați, se poate ca fizic să încapă doar 5. Dar știind acest lucru din timp, se poate găsi o mecanică pentru a accelera procesul.

Alteori locațiile propun pur și simplu mese obișnuite cu fețe de masă, pe care le au din belșug. O astfel de variantă poate funcționa bine, și veți putea aduce mereu mai multe mese în caz de nevoie.

Se pot aduce propriile standuri și instala, dacă spațiul permite și știți de unde și ce anume puteți lua în chirie.

Standuri fixe

Verificați neapărat dimensiunile standului, și mai bine chiar măsurați totul singuri pe locație cu ruleta. Astfel veți înțelege exact câte echipamente puteți pune acolo și de ce fel, și câte persoane pot lucra efectiv acolo.

Standuri de înregistrare în chirie

Și aici este important să înțelegeți dimensiunea lor. Pentru că vizual organizatorul poate crede că pe o astfel de masă vor încăpea 2 seturi de echipamente, dar în realitate – doar 1,5. Și chiar dacă se unesc câte 2 mese, ideal încap 3 seturi, nu 4. Există, desigur, varianta de a lua laptopuri mai mici, sau de a pune imprimantele sus, dar este riscant, pentru că invitatul se poate apleca pe masă și imprimanta poate cădea.

Mese obișnuite pentru înregistrare

Cel mai des ele sunt disponibile la locație, și probabil vi se vor propune și fețe de masă. Dar puteți afla din timp cum sunt, și fie faceți fețe de masă proprii, brandate, fie simplu albe, elegante. Pentru a delimita zona de înregistrare.

Înălțimea standului

Este un factor important. Dacă aveți un stand înalt, cu două niveluri, nu trebuie să vă faceți griji legate de cablurile de conexiune ale echipamentelor - nu vor fi vizibile după bordură. Și, în general, nu are nicio importanță cum arată acest echipament. Hostess-ele vor putea lucra confortabil în picioare, întrucât computerul le va fi mai apropiat de nivelul ochilor.

Aici este un exemplu de soluție bună de stand, unde încape 1 set de echipamente. În spatele lui pot lucra comod 2 persoane, dacă e nevoie de accelerarea procesului de eliberare a ecusoanelor. Este înalt, iar toate echipamentele, cablurile, materialele, și chiar lucrurile personale ale hostess-elor, nu vor fi vizibile invitaților. Chiar dacă acolo este haos de ecusoane și șnururi - pentru invitat totul pare mereu frumos

Dar trebuie luate în calcul nu doar înălțimea, dar și adâncimea meselor, pentru că spațiul pe ele poate fi foarte puțin, și nu mai este unde să puneți nici laptopurile

În timp ce pe mesele obișnuite, deschise, sau pe standuri joase, deschise, este nevoie să aranjați cablurile cât mai compact, și se poate comanda brandingul echipamentelor, ca totul să fie acoperit cu logo-urile evenimentului, și să fie mai elegant.

La standurile joase este mai bine ca hostess-ele să lucreze șezând, în primul rând pentru că vor vedea mai bine baza de înregistrări, iar în al doilea rând, invitații nu le vor vedea spatele îndoit.

Locații nestandard

Există locații unde practic nu este loc pentru zona de înregistrare, sau ea reprezintă un coridor lung. Pentru astfel de locații trebuie căutată o abordare separată. De exemplu, dacă înregistrarea este aranjată pe o linie lungă, iar abordarea la masă se face din capăt, participanții se vor alinia inconștient într-o singură coadă la prima masă.

O situație similară va fi dacă aveți 2-3 mese amplasate la o anumită distanță. În acest caz aveți nevoie de o persoană separată, care să întâmpine invitații și să îi invite să se orienteze spre un stand liber. Pentru că uneori se întâmplă ca primele 2 mese să fie asaltate, în timp ce fetele de la ultimele 2 stau și se plictisesc.

Sau la unele locații se poate prevedea chiar varianta scanării la intrare și de acolo trimiterea la distanță pentru imprimare, iar în timp ce invitatul se ridică - acolo îl va aștepta deja hostess-a cu ecusonul deja pregătit și imprimat. Se poate realiza acest lucru chiar și pe etaje diferite, la etajul 1 se întâmpină invitații și se scanează biletul trimițându-l la imprimare, iar la etajul 2 îi așteaptă deja ecusoanele pregătite.

Controlul accesului și securitatea pe locație prin ecusoanele invitaților

La evenimentele mari există necesitatea controlului accesului, pentru siguranța tuturor celor prezenți. La evenimentele unde vor fi invitați de rang înalt (miniștri, deputați, președinți, diplomați etc.) chestiunile de securitate sunt tratate foarte strict. Pentru pază este important să înțeleagă dacă persoanele care trec pe locație sunt cu adevărat pe lista invitaților, cine sunt ele, ce introduc pe locație.

Dacă se verifică toate datele cu liste pe hârtie - este foarte lent și creează cozi imense la intrare. Soluția ideală pentru o astfel de situație este ecusonul QR.

Imprimarea ecusoanelor cu cod QR

Codurile pot fi de diferite tipuri. Și des organizatorii le folosesc pentru schimbul de contacte între participanți sau pentru adăugarea contactelor în aplicația mobilă, dacă organizatorul o folosește pentru eveniment.

Dar se poate adăuga un cod special, care va fi citit de pază, și care va deschide cardul complet de date al invitatului, pe care acesta l-a lăsat la înregistrare. Iar apoi se poate verifica cu documentul fizic.

Se poate adăuga din timp la înregistrări și fotografia persoanei, iar astfel aceasta va servi ca o confirmare suplimentară că este exact persoana respectivă.

Verificările ecusonului QR de către paza de stat

Des organizatorii, din bune intenții, sau poate nu, organizează câteva etape de control și verificare. Uneori aceasta este o cerință obligatorie din cauza statutului înalt al invitaților.

Participând constant la astfel de evenimente, putem afirma cu certitudine că mai întâi trebuie să fie standul de înregistrare și obținerea ecusonului de către persoană, iar apoi deja porțile de securitate, detectoarele de metale și controlul obiectelor personale.

Paza poate verifica cu ușurință datele invitatului de pe ecuson cu cele din pașaport, prin scanarea codului QR de pe ecuson sau de pe brățara inamovibilă.

A face verificarea documentelor și a lucrurilor înainte ca persoana să primească ecusonul nu este foarte rațional. În unele complexe mari, atât în Ucraina, cât și în străinătate, în clădire pot fi mai multe săli, în care se desfășoară simultan evenimente diferite. Și foarte des oamenii confundă etajele, corpurile, intrările, și vin nu la evenimentul lor. Dacă se face controlul înainte de înregistrare, este un inconvenient pentru persoanele „întâmplătoare”, care au venit unde nu trebuia, și o pierdere de resurse ale pazei dumneavoastră.

Reprezentanții pazei pot scana ecusoanele QR, pentru a se asigura că participantul este cu adevărat în bază, și pot vedea toate datele înregistrării sale, precum și le pot verifica cu documentul fizic al persoanei. Dacă este nevoie de verificarea periodică a invitaților deja în timpul deplasării pe locație - aceștia pot scana codul QR de pe ecuson pentru a vedea dacă este valid sau nu. Sau pot înregistra astfel intrarea/ieșirea invitatului dintr-o zonă separată.

Imprimarea ecusoanelor cu fotografie

Se poate încărca din timp la fiecare înregistrare a invitatului o fotografie, iar noi vă vom genera fișierul pentru imprimarea ecusoanelor la tipografie, cu datele invitatului, fotografia sa și codul QR pentru scanare.

Dar o astfel de variantă se potrivește bine pentru evenimente mici. Hostess-ele caută ecusonul persoanei potrivite printre cele deja pregătite și scanează codul înainte de a-l elibera persoanei, pentru a înregistra faptul check-in-ului pe locație. Iar apoi acest cod poate fi scanat și verificat cu datele reale de către pază.

A doua variantă - să faceți fotografia invitatului chiar pe loc și să imprimați ecusonul cu fotografia pe loc. Este o metodă mai eficientă din punct de vedere al veridicității datelor. Căci fotografiile care vă sunt trimise din timp pot fi de calitate nu foarte bună sau făcute cu mulți ani în urmă: de la nuntă, de pe pașaport la 16 ani, sau de pe plajă ))) Iar persoana care a venit astăzi la eveniment - nu se aseamănă foarte mult cu fotografia ei de acum 10 ani.

Dar trebuie luată în calcul viteza unei astfel de metode de imprimare și costul. Echipamentul pentru imprimarea ecusoanelor pe loc necesită mai mult spațiu, iar dacă sunteți limitați de dimensiunile standului de înregistrare, nu se pot instala mai multe puncte deodată. Trebuie instalate suplimentar camere și iluminare pentru fotografiere. Dacă pentru eliberarea unui ecuson cu sticker sunt necesare 7-10 secunde, aici trebuie făcută fotografia și imprimată complet întreaga machetă, ceea ce poate dura chiar mai mult de 1 minut per persoană.

Pentru evenimente cu câteva sute, mai ales mii de invitați, nu este cea mai bună variantă. Pe lângă asta, luați în calcul că grosimea unui astfel de ecuson va fi aproximativ cea a hârtiei foto. Așa că uneori prețul chestiunii nu justifică scopurile.

Ecusoane cu etichete NFC sau RFID

Putem plasa în interiorul ecusonului etichete radio NFC pentru controlul deplasării pe locație. La uși va fi nevoie și de instalarea suplimentară de „cititoare” pentru colectarea statisticilor de trecere.

Deși este o plăcere costisitoare, și merită comandată doar dacă înțelegeți cu adevărat ce mecanici de gamificare sau statistici veți folosi, nu doar de amuzament sau pentru că ați văzut asta undeva la un eveniment tare din străinătate.

Indiferent dacă aveți invitați de rang înalt și pază de stat, sau este un eveniment comercial și acolo intrarea se face pe bilete cumpărate - mereu la intrare trebuie să fie cineva care controlează prezența ecusonului, brățării etc. elemente distinctive. Este mai bine când este un bărbat solid, în costum, la el întrebările și reclamațiile sunt mai puține decât la fetele și băieții hostess. Iar sarcina persoanei este destul de simplă - să urmărească ca nimeni să nu intre fără ecuson. Astfel veți evita cu siguranță persoanele fără bilet.

Se poate organiza check-in-ul chiar și în cele mai neobișnuite zone - avem soluții pentru imprimarea mobilă a ecusoanelor. Terminale și tablete pentru pază și standuri de auto-service

Aspecte tehnice pe locație pentru imprimarea ecusoanelor

Internetul

Toate locațiile, MEREU spun că au o rețea wifi publică excelentă - paznicul se uită în fiecare noapte la filme pentru adulți în 8k… Dar în realitate - totul se schimbă la intrarea a 100+, apoi 500, apoi 900 de oameni pe locație…

Nu este clar de ce, având gigabaiți de internet mobil, toată lumea insistă să se conecteze la wifi-ul gratuit, dar exact asta se întâmplă mereu pe locație.

Avem un regim de lucru offline, dar acesta este deja depășit. Și în el se pierde tot avantajul și flexibilitatea procesului. Cea mai ideală variantă este check-in-ul dintr-o bază de date în cloud unde totul se sincronizează instant. Și nu veți avea situații în care invitații să încerce să vă păcălească venind cu același bilet la standuri diferite sau în momente diferite.

Cereți mereu o rețea wifi separată, dedicată, pentru înregistrare, sau mai bine - trageți un cablu UTP cu un canal separat pentru înregistrare.

Pur și simplu și acest aspect trebuie înțeles din timp, ca să reușiți să vă pregătiți. Se poate aduce chiar și starlink - dar despre asta trebuie să aflați nu în noaptea dinaintea evenimentului sau, mai bine, chiar dimineața la locație!

Alimentare 220

Echipamentul nostru nu necesită un regim special de conectare. Este suficientă o priză obișnuită de 220V. Restul ne descurcăm la fața locului.

Dacă pe locație nu există alimentare de rezervă, trebuie prevăzut și acest caz de forță majoră. În unele orașe putem asigura fără probleme și alimentare de rezervă

Imprimarea ecusoanelor pe bilete de la servicii terțe

Putem scana biletele de la orice alt serviciu și, la fel, pe baza lor putem imprima și elibera ecusoane invitaților dumneavoastră. Dacă ați vândut bilete prin: wayforpay, ticketbox, concert, karabas, ticketforevent, eventnet, gastroli, 2event și orice alte servicii - vă vom ajuta să realizați înregistrarea invitaților cu imprimarea ecusoanelor.

Nici nu va trebui să le retrimiteți biletele de tipul nostru, sau să le căutați pe toate manual în bază.

Persoana vine cu biletul pe care l-a primit după înregistrare, iar noi scanăm biletele „străine”, iar sistemul nostru le recunoaște ca fiind ale noastre. Viteza procesului va fi similară, și toate posibilitățile codurilor QR de pe ecusoane se păstrează.

Zona de înregistrare este fața evenimentului dumneavoastră!

Și este foarte important să organizați tot procesul comod, astfel încât participanții să se încarce cu pozitivitate imediat ce vin la dumneavoastră. Important este să prevedeți totul din timp și să luați în calcul toate nuanțele posibile.

Dacă vă pregătiți pentru eveniment din timp sau chiar v-ați amintit în ultimul moment - nu s-a pierdut nimic - contactați RegToEVENT și vă vom ajuta să vă faceți înregistrarea, confortabilă și rapidă.