Înregistrare la evenimente

Ce este înregistrarea online la evenimente

Înregistrarea la evenimente este primul pas către organizarea cu succes a unui eveniment. Chiar în etapa de înregistrare, participanții își lasă datele, aleg tipul de bilet (VIP, standard, econom etc.), plătesc participarea și primesc confirmarea. Pentru organizator, înregistrarea este un instrument esențial pentru colectarea informațiilor despre invitați, controlul prezenței și gestionarea vânzărilor de bilete. Astăzi, înregistrarea online a devenit un standard pentru orice eveniment - de la conferințe de afaceri până la concerte. Serviciile specializate, precum RegToEVENT, ajută la simplificarea procesului pentru organizatori și îl fac cât mai convenabil pentru participanți.

Tipuri de înregistrare la evenimente

În funcție de formatul evenimentului, organizatorul poate alege diferite variante de înregistrare:

• Înregistrare prealabilă - indiferent dacă evenimentul este plătit sau gratuit, toți invitații completează o cerere și se înregistrează înainte de eveniment. Astfel, organizatorul are o listă completă a invitaților și poate avea o imagine mai clară asupra a ce să se aștepte la planificarea evenimentului.

• Înregistrare la locul desfășurării evenimentului – toate anunțurile evenimentului invită participanții, dar nu există nicio înregistrare sau bilete. Toată lumea se înregistrează în momentul în care ajunge la locație. Astfel, organizatorul are o listă a celor care au fost cu siguranță la eveniment. Dar această metodă nu va oferi niciodată o imagine completă asupra numărului de persoane care se pot aștepta în ziua evenimentului.

• Înregistrare gratuită – potrivită pentru evenimente deschise: prezentări, festivaluri, evenimente online sau chiar conferințe. Totul depinde de obiectivul urmărit de organizator.

• Înregistrare plătită (cu vânzare de bilete) – se folosește pentru concerte, forumuri, conferințe, expoziții, evenimente sportive și culturale. Aici organizatorul are o înțelegere clară că toți cei care au achiziționat un bilet pentru eveniment vor veni cu siguranță. Conform statisticilor, procentul celor care au cumpărat un bilet și nu au venit la eveniment (în cazuri extreme au cerut rambursarea și anularea biletului) este între 1% și 5%. În timp ce la evenimentele gratuite, procentul de neprezentare a celor înregistrați anterior este de 30% - 50%.

• Înregistrare cu confirmarea participării – invitatul depune o cerere, iar organizatorul decide dacă îi confirmă participarea. Este solicitată la evenimentele închise sau VIP.

• Înregistrare hibridă – combinație de bilete gratuite și plătite, de exemplu: intrarea standard - gratuită, iar VIP - plătită. Sau bilete plătite și invitații gratuite care necesită confirmare.

Serviciul RegToEVENT susține toate aceste variante și permite, de asemenea, configurarea paginilor de înregistrare pentru diferite categorii de participanți.

De ce este mai bine să folosiți RegToEVENT pentru înregistrare

RegToEVENT este un sistem modern de bilete și o platformă pentru înregistrarea online la evenimente. Aceasta combină simplitatea configurării cu instrumente puternice pentru o personalizare flexibilă. Organizatorul poate combina diferite tipuri de bilete în cadrul evenimentului, poate configura flexibil formularul de înregistrare pentru evenimentul său și poate alege oricare dintre variantele de aspect vizual propuse pentru formular, pe care le poate integra pe site-ul propriu sau le poate folosi ca pagini independente.

Avantaje principale:

• Creare de formulare de înregistrare cu orice număr și tip de câmpuri – de la nume și telefon până la chestionare complexe pentru speakeri sau participanții la expoziții. Câmpuri de text, câmpuri cu răspunsuri predefinite (checkbox-uri, liste derulante etc.)

• Formulare diferite pentru tipuri diferite de bilete – puteți seta întrebări diferite pentru invitații VIP și participanții standard. De exemplu, invitaților VIP le puteți întreba dacă au nevoie de loc de parcare la locație, în timp ce pentru participanții online această întrebare din formular este complet inutilă.

• Peste 10 variante de design vizual pentru paginile de înregistrare – alegeți stilul care se potrivește brandului vostru. Puteți selecta un formular separat pentru fiecare tip de bilet, sau un bloc cu toate biletele deodată, o pagină cu un anunț extins sau o pagină direct cu programul și fluxul de publicații de știri de la organizator, un formular pas cu pas sau înregistrare printr-un bot de Telegram, fără a mai menționa schema cu alegerea locurilor sau widgetul cu sloturi de timp.

• Integrare ușoară pe site sau landing page – fiecare formular se integrează prin cod JS pe site-ul organizatorului, iar cu ajutorul CSS poate fi stilizat complet în funcție de designul site-ului. Iar chiar dacă organizatorul nu are un specialist sau abilitățile necesare pentru asta, formularul poate fi adăugat pur și simplu ca o trimitere printr-un link de pe un buton, fără cunoștințe tehnice complexe.

• Personalizare conform identității vizuale a evenimentului – formularul de înregistrare va avea logo-ul evenimentului și descrierea acestuia; organizatorul poate adăuga propriul fundal rezervat, poate alege culorile de brand pentru blocurile formularului sau poate personaliza formularul integrat pe propriul site.

• Constructor gratuit de landing page-uri pentru evenimente – dacă organizatorul nu are propriul site, iar paginile simple cu anunțuri nu sunt potrivite pentru că se dorește să se plaseze mai multe informații despre eveniment, speakeri, program, descrieri și diferite blocuri informaționale - puteți lansa site-ul evenimentului literalmente în câteva minute, folosind un șablon din constructorul de blocuri integrat sau creându-vă propriul site de la zero.

Cum să pregătiți înregistrarea: plan pas cu pas

Pentru ca înregistrarea să se desfășoare cât mai eficient, vă recomandăm să respectați un algoritm simplu:

• 1

  Determinați formatul evenimentului

  Va fi înregistrarea gratuită, plătită sau combinată, este necesară o moderare suplimentară a comenzilor sau nu. Sunt prevăzute bilete online etc.

• 2

  Adăugați variantele de bilete

  VIP, standard, econom etc.

• 3

  Întocmiți chestionarul pentru participanți

  Gândiți-vă la ce date sunt cu adevărat necesare: nume complet, contacte, companie, funcție.

• 4

  Configurați paginile de înregistrare

  Alegeți varianta pe care doriți să o folosiți, selectați propriul design, descrieri și alte setări necesare.

• 5

  Configurați integrarea cu site-ul

  Sau folosiți landing page-ul de la RegToEVENT.

• 6

  Lansați înregistrarea și testați

  Verificați cum funcționează formularul pentru diferite tipuri de bilete. Puteți schimba aspectul formularului pe parcurs, pentru a înțelege care este mai convenabil pentru potențialii participanți și oferă o conversie mai bună.

La ce să fiți atenți la întocmirea chestionarului participantului

Este important să nu supraîncărcați formularul cu întrebări: chestionarele lungi reduc conversia. Dacă există într-adevăr multe întrebări, este mai bine să folosiți liste derulante, checkbox-uri și variante de răspuns - astfel este mai rapid și mai convenabil pentru cel care îl completează. Rețineți câteva reguli de bază:

• Colectați doar datele importante, care vor fi cu adevărat folosite
• Evitați formularele prea lungi - acestea îi descurajează pe participanți.
• Adăugați câmpuri diferite pentru categorii diferite de bilete.
• Includeți câmpuri obligatorii (de exemplu, e-mail sau telefon, companie) și opționale (de exemplu, funcția, site-ul companiei sau cum ați aflat despre noi).

De ce trebuie colectate toate înregistrările, nu doar cele plătite

Uneori organizatorii fac greșeala de a salva datele doar pentru comenzile plătite. Dar este important să colectați toate înregistrările, chiar dacă nu sunt încă plătite:

• ajută la prognozarea numărului de participanți;
• simplifică comunicarea cu potențialii invitați;
• permite trimiterea de reamintiri despre eveniment celor care nu au plătit comanda și stimularea plății;
• oferă o bază de date pentru evenimentele viitoare.

Astfel, fiecare înregistrare este un contact care poate deveni clientul vostru fidel.

RegToEVENT – soluția ideală pentru înregistrarea la evenimente

Folosind RegToEVENT, obțineți:

• un sistem flexibil de înregistrare pentru orice nevoie;
• un serviciu fiabil pentru colectarea datelor și vânzarea biletelor;
• confort pentru invitați și organizatori;
• instrumente pregătite pentru branding și marketing.

Datorită acestui fapt, procesul de înregistrare devine nu doar o procedură tehnică, ci și o parte a imaginii de succes a evenimentului.

Vreți să configurați înregistrarea pentru evenimentul vostru chiar astăzi? Cu RegToEVENT este simplu: creați formularul, configurați biletele și primiți participanți în câteva minute.