Operator de bilete RegToEVENT – vânzare de bilete online și înregistrare a participanților

Ce este un operator de bilete?

Operatorul de bilete asigură înregistrarea participanților dumneavoastră, vânzarea biletelor dumneavoastră pentru evenimentul dumneavoastră, dar prin intermediul propriilor capacități tehnice.

La majoritatea organizatorilor, mai ales la începători, apare întrebarea: „Participanții, biletele, evenimentul – totul e al meu, atunci de ce să implic un contractor extern?” - și, într-un fel, au dreptate, dar totul depinde de sarcinile pe care organizatorul trebuie să le rezolve înainte de desfășurarea evenimentului. Căci există evenimente pentru 10 persoane, unde este într-adevăr suficient un caiet de matematică și comunicarea personală cu fiecare participant pentru înscriere și plată.

Dar dacă vorbim de un eveniment mai mare, unde nu se poate face fără chirierea unei săli și comunicare cu locația, chirie de mobilier, recuzită, catering, căutarea speakerilor și aprobarea temelor, atragerea sponsorilor și partenerilor, atunci este totuși mai bine ca partea tehnică de înregistrare și vânzare a biletelor să fie delegată unui contractor.

Evoluția serviciilor de bilete online

Evoluția vânzării online de bilete a generat tot mai multe denumiri, pentru practic același contractor: operator de bilete, serviciu de bilete, platformă de bilete, partener de bilete și serviciu de ticketing și cu cât te adâncești mai mult în toate acestea, cu atât mai multă confuzie apare. Căci toate acestea pur și simplu adăugau funcționalități și se succedau unele pe altele. Dacă cauți informații pe internet, poți găsi articole de doar 2-3 ani vechime, unde se descrie că operatorul de bilete răscumpără obligatoriu biletele dumneavoastră și apoi le revinde prin casă, sau serviciul de bilete nu vă va da baza de contacte, sau este nevoie de împărțit cotele pe numărul de bilete între partenerii de bilete. În opinia noastră, în realitatea actuală, totul evoluează atât de rapid, încât toate aceste granițe s-au ștears, și fiecare, fie el operator, platformă sau simplu serviciu, indiferent cum îl veți numi, trebuie să corespundă cerințelor și sarcinilor timpului dumneavoastră.

Vânzarea online de bilete astăzi

Odată, pentru a cumpăra un bilet la un concert sau un meci de fotbal era nevoie să stai la coadă în frig la casă, și să speri că vei prinde un bilet în rândul 45, iar acum achizițiile online au devenit atât de obișnuite, încât chiar și la astfel de evenimente clasice biletele se cumpără pe site, nu la casele sălilor. Despre evenimentele de business nici nu mai trebuie să vorbim, pentru că participantul trebuie să se înregistreze și să cumpere biletul din timp, nu să vină și să dea bani cash la punctul de check-in în ziua evenimentului.

Cum alegeți un serviciu de bilete pentru organizatori

Criteriile principale de alegere:

• simplitate și confort al sistemului;
• acces al organizatorului la baza de înregistrări 24/7;
• posibilitatea de a lucra simultan cu mai multe platforme;
• verificarea autenticității biletelor;
• condiții contractuale flexibile, fără legare strictă de un contractor;
• transparență în plăți.

Serviciul de bilete este creat în primul rând pentru organizatori, nu pentru participanți. Trebuie să fie comod, simplu de configurat și să vă permită să rezolvați numărul maxim de sarcini pe care le făceați manual și să economisiți timp. Nu poate fi un sistem super-complicat, în care va trebui să pierdeți o zi-două, sau chiar o săptămână până îl configurați complet.
Dumneavoastră, ca organizator, trebuie să aveți posibilitatea să vă configurați singur evenimentul și să controlați modificările lui pe parcurs. Trebuie să aveți acces permanent la baza de înregistrări. Dacă vi se spune că partenerul își asumă vânzarea biletelor, iar baza rămâne la el, dar veți primi banii din vânzare și participanți deja pregătiți pe locație – gândiți-vă dacă merită să lucrați cu un astfel de partener?..
Dacă vreți să testați vânzarea biletelor pe platforme diferite, trebuie să aveți această posibilitate. Nu recomandăm să alegeți un serviciu de ticketing care obligă (sau printre rânduri) organizatorii să semneze contracte de colaborare pe termen lung, pentru 1-2-3 ani, iar acesta este nevoit să lucreze doar cu un singur serviciu, până la penalități în caz de reziliere a contractului. Sau specifică o clauză conform căreia organizatorul nu are dreptul să lucreze în paralel cu altcineva.
O altă întrebare este cum intenționați să verificați autenticitatea biletelor participanților care au fost cumpărate de pe platforme diferite? Toate vor avea propriul aspect, toate ar putea avea propria aplicație de scanare, trebuie să luați în calcul imediat numărul vânzărilor de pe toate platformele simultan, și încă multe alte nuanțe, despre care poate nici nu vă gândiți la început.
Ca variantă: întrebați contractorii care au posibilitatea să unifice toate bazele într-una singură, pentru ca la verificarea autenticității biletelor să nu apară situații neplăcute la intrare, și să puteți face acest lucru dintr-o singură aplicație, chiar dacă biletele sunt diferite, în loc să trimiteți oamenii din coadă în coadă.

Funcții importante ale unui operator de bilete

1. Vânzarea biletelor și a serviciilor suplimentare

Serviciul de înregistrare online a participanților poate vinde nu doar bilete, dar și opțiuni suplimentare, precum masterclass-uri, cursuri, participare la petreceri și ceremonii de după eveniment. Nu trebuie să faceți asta separat, manual, și să vă pierdeți timpul. Dacă participanții văd imediat că pot achiziționa acest lucru, conversia la vânzarea acestor servicii suplimentare va fi mult mai mare.

2. Reduceri și coduri promoționale

În serviciile moderne se pot configura din timp orice scenarii de acordare a reducerilor. Codurile promoționale și reducerile sunt și ele o practică general acceptată. Dar organizatorii inventează des situații, complicate în opinia lor, unde reducerea depinde de numărul de bilete achiziționate sau de tipul lor. În serviciile moderne și acest lucru se poate configura din timp, fără să vă mai gândiți că vă vor suna cerând 20-50 de bilete și veți fi nevoiți să calculați manual suma și apoi cum să înregistrați și să emiteți biletele acestor persoane.

3. Notificări prin E-mail și SMS

Fiți atenți la posibilitățile serviciului de bilete de a trimite notificări participanților. Da, nu sunt acele notificări la care se gândesc mulți, către baza tuturor locuitorilor orașului, ci posibilitatea sistemului de a sorta automat baza de înregistrări și de a trimite mesaje participanților după un scenariu configurat de dumneavoastră. De exemplu, să reamintească tuturor celor care nu au plătit comanda în 3 zile că înregistrarea lor este salvată și așteaptă plata, sau invers, să trimită o notificare tuturor comenzilor plătite că evenimentul este deja mâine.

4. Analiză și marketing

Conectarea codurilor de analiză, imaginea completă asupra traficului și conversiilor. Platforma de bilete poate nu doar să vândă bilete, dar și să vă ajute în analiza traficului. Dacă abordați cu atenție lansarea reclamei pentru evenimentul dumneavoastră, ca marketerii dumneavoastră să aibă o imagine completă, nu doar a vizitelor pe site, dar și a acțiunilor de care aveți nevoie: înregistrări și achiziții.

5. Suport pentru evenimente online

Suport pentru evenimente digitale, transmisii protejate, acces la materiale. Creșterea bruscă a popularității evenimentelor online cere serviciilor de bilete să țină pasul cu vremurile. Așa că la alegerea contractorului pentru vânzări, verificați cine este dispus să vă ofere și conturi pentru vizionarea transmisiilor online, dacă aceste transmisii sunt protejate împotriva copierii, dacă este posibil accesul la fișiere statice, pe care le puteți plasa pentru participanți (cărți electronice, prezentări, înregistrări video).

6. Confort pentru participanți

• Înregistrare ușoară și rapidă;
• Primirea biletului prin e-mail, SMS sau contul personal;
• Posibilitatea de a schimba biletul sau de a cumpăra servicii suplimentare;
• Minim de întrebări și confort maxim.
• Înregistrare și achiziție simplă

Serviciul de vânzare a biletelor trebuie să fie comod pentru participant. Dacă la înregistrare și achiziție îi apar probleme, va închide pur și simplu site-ul și s-ar putea să nu mai revină deloc la finalizarea comenzii. Participantul trebuie să își primească biletul prin orice metodă: descărcare imediată pe site, primire prin email sau SMS, descărcare din contul personal etc. Cu cât are mai multe posibilități, cu atât mai puțin vă va deranja cu întrebări: „Unde este biletul meu?”. Și mai bine este când participanții pot, din conturile lor personale, să își schimbe singuri biletul pentru bilete de alte tipuri cu diferență de plată sau să cumpere servicii suplimentare propuse de organizator.

7. Suport în ziua evenimentului

• Suport pe locație în ziua evenimentului
• Scanarea biletelor și check-in rapid;
• Distribuirea ecusoanelor și a materialelor;
• Controlul accesului în zonele restricționate;
• Înregistrare completă a participanților la cheie.

Întrebați-vă dacă operatorul de bilete vă poate ajuta să realizați înregistrarea participanților pe locație în ziua evenimentului? Este posibil ca doar aplicația de scanare a biletelor să nu vă fie suficientă. La evenimente mari trebuie să distribuiți participanților ecusoane, materiale, să urmăriți accesul în zonele „restricționate”, sau zonele pe care participantul le poate vizita doar o dată în tot evenimentul. Varianta ideală este înregistrarea participanților „la cheie”, când contractorul nu doar v-a făcut înregistrarea preliminară pe site și a primit plățile pentru bilete, dar poate și organiza tehnic totul offline.

8. Securitatea datelor

Stocarea bazei de participanți și protecția datelor – una dintre sarcinile-cheie. Un operator de bilete de încredere lucrează transparent, ține cont de toate nuanțele juridice și asigură securitatea informației.

Întrebarea siguranței datelor. Da, este mereu foarte importantă, mai ales dacă este vorba de un eveniment unde vor fi prezenți manageri de nivel superior, conducători de companii, reprezentanți ai instituțiilor de stat etc. Dar gândiți-vă singuri – operatorul de bilete nu poate genera un bilet pentru o persoană inexistentă și să îl trimită în neant. Mai ales la înregistrarea participanților pe locație în ziua evenimentului va apărea întrebarea că trebuie să faci check-in acestei persoane și să îi dai ecusonul și tot ce se cuvine. Dar cum să o găsești, dacă datele ei nu sunt în bază? Da, aici rămâne să vă bazați pe încredere și pe buna-credință a contractorului. Dar nu trăiți în vid, puteți citi recenzii, întreba colegii care au avut experiență de lucru cu acest contractor, discuta verbal cu el toate aceste aspecte și temerile dumneavoastră, și verifica dacă este menționat, măcar ceva, în contractul dumneavoastră de colaborare. Un contractor de încredere va fi mereu interesat de o colaborare pe termen lung, nu de o vânzare unică de contacte străine.

9. Costul serviciilor și modalitatea de plată

Nu întotdeauna prețul mic este rău, iar cel mare – bun. Important este ce posibilități obțineți și cât de la timp vă plătește serviciul banii din vânzarea biletelor.

Costul serviciilor și modalitatea de retragere a fondurilor – este un alt factor important pentru alegerea serviciului de bilete. Aici cea mai sigură metodă este să citiți recenzii și să întrebați colegii! Nu întotdeauna un preț mic este suspect și rău, sau unul mare – bun. Întrebarea este ce obțineți pentru acest preț și dacă vi se vor returna banii din vânzarea biletelor dumneavoastră în termenele stabilite.

Promovarea evenimentului prin serviciul de bilete

Mulți organizatori consideră că serviciul de bilete trebuie să asigure promovarea evenimentului sau plasarea lui în cataloage și afișe. Și posibil chiar serviciile înseși încearcă exact asta pentru a convinge, spunându-i organizatorului câți oameni intră zilnic pe afișul lor și că exact de acolo va vinde toate biletele. Dar gândiți-vă singuri: câte vânzări vă va aduce plasarea pe un afiș pe care mai atârnă încă zece evenimente similare? Sau înțelege platforma cu adevărat esența și mesajul principal al evenimentului dumneavoastră, sau cunoaște portretul audienței dumneavoastră? Cel mai probabil ghiciți deja răspunsul. Atenția vizitatorului afișului este atât de dispersată, încât alegerea în favoarea evenimentului dumneavoastră va fi exact 1:10. Da, fără îndoială, acest lucru va adăuga notorietate, dar nu garantează vânzări. Iar reclama… Pe garduri se va afișa mai degrabă un concert al lui Madonna, decât anunțul conferinței dumneavoastră. Reclama online fără acces la conturile dumneavoastră de analiză, pe care cel mai probabil nu îl veți da contractorului, nu este nici ea foarte eficientă. Iar afișarea unui banner pur și simplu pentru toată lumea este ca și cu tunul după vrăbii.

Cum alegeți cel mai bun serviciu de bilete online

• Serviciul trebuie să evolueze și să adauge funcții noi;
• Setările trebuie să fie flexibile și comode;
• Condițiile de colaborare trebuie să permită lucrul în paralel cu alte servicii.

Dacă înțelegeți clar ce vreți de la un contractor, nu doar pur și simplu să vindeți bilete cumva, atunci ar trebui să alegeți nu un serviciu standard „la cutie”, ci acea platformă care evoluează și adaugă constant funcționalități noi, care vă va permite să modificați flexibil setările în funcție de tipul evenimentului dumneavoastră sau de preferințe.

Avantajele operatorului de bilete RegToEVENT

RegToEVENT – serviciu creat de organizatori pentru organizatori, de aceea știm exact ce probleme trebuie să rezolvați, și ce acțiuni să automatizați, pentru ca organizatorul să aibă mai mult timp pentru pregătirea de calitate a evenimentului:

• Înregistrarea participanților și încasarea plăților
• Bilete unice cu elemente de protecție
• Acces al organizatorului la bază și setări 24/7
• Cont comod și integrare simplă
• Configurarea diferitelor tipuri de bilete și vânzarea de servicii suplimentare
• Analiza traficului și notificări automate
• Coduri promoționale și sistem flexibil de reduceri
• Landing page pregătit pentru vânzarea biletelor
• Suport pentru transmisii online
• Confort pentru participanți
• Posibilitatea de upgrade a biletului
• Condiții transparente de plată
• Posibilitatea de a lucra în paralel cu alți contractori
• Check-in pe locație
• Statistici privind mișcarea participanților
• Reputație și recenzii

Dacă înțelegeți clar ce vreți de la un contractor, alegeți nu doar un serviciu „la cutie”, ci o platformă care evoluează și se adaptează flexibil la diferite tipuri de evenimente.

Vreți să testați funcționarea operatorului de bilete RegToEvent? Contactați-ne și obțineți o demonstrație a posibilităților.