Studii de caz RegToEvent fără înflorituri: povești reale ale organizatorilor de evenimente

Au fost șocați: în loc de 8000 de invitați, expoziția este vizitată de doar 3000

La compania RegToEVENT s-au adresat organizatorii unei expoziții anuale a companiilor ucrainene și internaționale, care se ocupă de producția și distribuția semințelor de culturi legumicole, a materialului de plantat, a tehnicii de prelucrare a solului, semănat și plantat, precum și a serviciilor și produselor conexe.

Principalele probleme:

• Organizatorul folosea propriul chestionar, care era încărcat cu întrebări, dar nu întotdeauna oamenii indicau date reale în el.
• Nu există o imagine clară a numărului de înregistrați, pentru că oamenii lasă adesea mai multe cereri pe același nume.
• Pe locație vin atât participanți înregistrați din timp, cât și neînregistrați, iar la fața locului trebuie să se piardă mult timp pentru colectarea datelor despre noii invitați
• Expoziția este de amploare, deoarece, potrivit organizatorului, în 3 zile este vizitată de aproximativ 8000 de invitați, dar în același timp sponsorii și partenerii sunt nemulțumiți de activitatea scăzută a invitaților la standurile lor.
• Problematică era și înregistrarea la fața locului, pentru că invitații vor un ecuson nominal pentru a face cunoștință comod cu alți participanți, iar la un asemenea număr de oameni este complicat să se organizeze acest lucru. Se foloseau carduri, pe care numele invitaților erau scrise cu markerul.

Soluțiile prioritare propuse:

• Simplificarea formularului de înregistrare: înlocuirea unei părți din întrebări cu liste derulante și casete de selectare pregătite.
• Eliminarea unor întrebări care nu sunt deloc importante pentru organizator, deoarece anterior acesta nu procesa în niciun fel aceste date după eveniment
• Obținerea automată de către participant a unui bilet unic cu cod QR pe pagina de plată, prin email și prin SMS.
• Un șablon de bilet-transformer, care poate servi imediat drept ecuson al participantului.
• Scanarea biletului cu ajutorul smartphone-ului pentru colectarea de statistici detaliate de vizitare.

Rezultatul colaborării cu RegToEVENT:

• 1. S-a reușit evitarea supraîncărcării bazei de date cu duplicate inutile, deoarece participanții primeau imediat biletul și înțelegeau că înregistrarea a avut succes, în loc să repete încercarea din nou și din nou.
• 2. Toate cererile sunt colectate într-un sistem CRM, unde pot fi nu doar vizualizate, ci și gestionate ca comenzi: sortate, căutate, editate, șterse, adăugate, modificat statusul, exportate în Excel. Mai mult, cu baza de date pot lucra simultan toți membrii echipei organizatorilor.
• 3. Corectitudinea datelor a crescut semnificativ, pentru că oamenilor le este comod să aleagă o variantă dintre cele propuse (de exemplu, despre domeniile de activitate, regiunile de prezență etc.), nu să inventeze ceva propriu și să scrie texte lungi sau să omită aceste câmpuri.
• 4. Organizatorului i-a fost suficient să achiziționeze buzunare din silicon pentru ecusoane cu șnur, iar biletele invitaților serveau deja drept ecuson nominal cu cod QR pentru schimb de contacte! Nu un card fără nume sau un card scris de mână de un manager.
• 5. Codul QR amplasat pe stand, care ducea la un formular online, a permis înregistrarea rapidă a invitaților care nu au trecut prin înregistrarea preliminară, și colectarea tuturor datelor necesare.
• 6. Scanarea biletelor la intrare a permis prevenirea trecerii persoanelor fără bilet și colectarea unei statistici complete a vizitatorilor. Și care a fost surpriza organizatorilor când s-a constatat că îi vizitează de aproape trei ori mai puțini oameni decât presupuneau anterior.

După cum s-a constatat, anterior pentru numărarea vizitatorilor se folosea un contor manual (clicker), la fel ca cele folosite de stewardese în avioane. Hostessele stăteau la intrare și pur și simplu apăsau pe buton când un invitat trecea pe lângă ele înăuntru. Dar la asta nimănui nu i-a trecut prin cap că persoana putea să iasă afară și să se întoarcă din nou. Adică clicul se producea de fiecare dată când cineva intra înăuntru. Așa se forma numărul total. Dar în realitate, chiar și înregistrările online erau mult mai puține, ca să nu mai vorbim de cei prezenți efectiv pe locație.

Cu RegToEVENT s-a reușit colectarea unei statistici reale, economisirea de timp la procesarea comenzilor și economisirea de fonduri pentru pregătirea următorului eveniment, întrucât exista o imagine clară despre cât de mulți invitați pot veni de această dată.

Nu credeau că a aranja din timp ecusoanele alfabetic, la un asemenea număr, este un drum fără ieșire, până când au încercat check-in-ul de la RegToEVENT

Principalele probleme:

• Organizatorul folosește pentru înregistrare GoogleForm, deoarece toate cererile sunt verificate cu atenție de comitetul de organizare înainte de confirmarea participării invitatului.
• După ce din lista tuturor înregistraților sunt selectați și confirmați cei care trebuie invitați, se întocmește o altă listă, și pe adresele lor de email se trimite o corespondență cu confirmarea participării.
• Pe standul de înregistrare sunt expuse tăblițe cu literele alfabetului, în funcție de numele invitaților, iar pentru aceasta este nevoie de un stand de înregistrare mare, pentru că invitații sunt cu adevărat mulți. Listele de invitați sunt sortate alfabetic, tipărite pe hârtie, după care sunt aranjate pe stand în funcție de literele alfabetului. Problema este că uneori, la înregistrare, oamenii confundă câmpurile „prenume” și „nume”, iar sortarea listei pentru un număr atât de mare de rânduri nu este întotdeauna precisă și eficientă.
• Toate ecusoanele se tipăresc din timp cu prenumele și numele și sunt aranjate alfabetic pe standurile de înregistrare. Dar invitații care s-au decis să se înregistreze la eveniment în ultimul moment rămân fără ecuson, deoarece acestea au fost deja tipărite din timp, iar în ultima noapte este dificil să faci un ecuson nominal. Pentru ei se pregătesc carduri goale, pentru a putea scrie numele cu markerul.
• În ziua evenimentului, în ciuda sortării minuțioase și a aranjării totul alfabetic, invitații au dificultăți să determine în care coadă să se pună (după care literă), și majoritatea dintre ei pur și simplu arată emailurile cu textul invitației, după care este dificil să identifici persoana.
• Hostessele răsfoiesc mult timp listele, încercând să găsească persoana în ele, iar apoi la fel de îndelung răsfoiesc cardurile invitaților, pentru a găsi ecusonul necesar. Iar când vine o persoană care nu s-a înregistrat în avans, dar dorește să ajungă la eveniment, se produce un colaps real.

Soluțiile prioritare propuse:

• formular electronic cu moderare manuală pentru colectarea înregistrărilor și confirmarea lor ulterioară după verificare
• crearea și trimiterea automată a biletului QR după confirmare
• check-in pe locație cu imprimarea stickerelor nominale pe ecusoane

Rezultatul colaborării cu RegToEVENT:

• 1. Datorită folosirii formularului online de înregistrare RegToEVENT, s-a reușit evitarea pierderii invitaților înregistrați, pentru că anterior, când toate datele se colectau într-un formular Google, iar apoi erau procesate manual și transferate într-o altă listă pentru corespondență, mulți invitați se perdeau la acest transfer de date.
• 2. Confirmarea înregistrării se face dintr-un click, ceea ce simplifică procedura - nu este nevoie să copiați manual datele în altă listă, după care se va face apoi corespondența.
• 3. Imediat după confirmarea participării, dintr-o apăsare de buton, invitatului i se generează automat și i se trimite un email cu biletul QR. Toate biletele sunt unice și exclud posibilitatea trecerii pe un singur bilet a mai multor persoane.
• 4. Pe standul de înregistrare nu mai sunt necesare tăblițe cu literele alfabetului, nu mai este nevoie de sortat și tipărit liste de invitați. Standul în sine a putut fi redus la jumătate.
• 5. Invitatul prezintă biletul său, hostesa îl scanează, și imediat pe ecranul laptopului apare cardul lui, care se trimite la imprimare. După câteva secunde se imprimă stickerul nominal, care se lipește pe cardul pregătit al ecusonului și se dă invitatului împreună cu materialele distribuite.
• 6. Invitații care s-au înregistrat în ultima zi primesc ecusonul la fel ca invitații care s-au înregistrat cu mult timp înainte de eveniment, pentru că ecusonul se imprimă chiar la locul desfășurării.
• 7. Invitații care nu s-au înregistrat în avans și au venit la locul desfășurării chiar în ziua evenimentului se pot înregistra rapid cu ajutorul codului QR de pe standul de înregistrare. După completarea formularului, datele lor apar instantaneu în baza de date, ceea ce permite tipărirea stickerului nominal pe ecuson.
• 8. Organizatorul are statistici în timp real despre numărul de vizitatori, precum și posibilitatea de a încărca datele în Excel pentru procesare ulterioară și întocmirea unui raport despre persoanele prezente.

Organizatorul era convins că codurile promoționale reduc profitul din vânzarea biletelor, și nu putea crede că reducerile complexe, dimpotrivă, vor permite să câștige mai mult

Principalele probleme:

• O conferință de nișă pentru stomatologi: pe de o parte, medici de această specialitate sunt mulți, iar pe de altă parte, evenimente în această nișă sunt de asemenea multe. De aceea se pune acut problema umplerii sălii și a vânzării numărului necesar de bilete.
• Organizatorul a încercat să aplice un grafic de creștere a prețurilor și coduri promoționale de reducere, dar acest lucru nu a adus volumul de vânzări dorit.

Soluțiile prioritare propuse:

• Reduceri complexe ca alternativă la codurile promoționale obișnuite
• Vânzarea de opțiuni suplimentare la bilet

Rezultatul colaborării cu RegToEVENT:

• 1. Organizatorul a început să aplice reduceri complexe în funcție de numărul de bilete achiziționate: cu cât mai multe bilete cumpără o persoană deodată - cu atât mai mare reducere primește la comandă. Această reducere de preț este destul de acceptabilă pentru organizator, pentru că, de fapt, corespunde reducerii oferite prin codurile promoționale. Dar în același timp, o astfel de condiție de obținere a reducerii stimulează participantul potențial să cumpere mai multe bilete deodată, ceea ce crește semnificativ numărul de bilete vândute și, respectiv, numărul de participanți. Oamenii își caută singuri o „companie” și astfel atrag și mai mulți invitați pentru organizator.
• 2. Pe lângă graficul de prețuri pe dată (cu cât mai apropiat de eveniment, cu atât mai mare prețul), organizatorul a încercat să folosească un grafic de creștere a costului în funcție de numărul vândut - la fiecare 50 de bilete prețul creștea. Acest lucru a stimulat audiența să nu întârzie achiziția, să nu tragă până în ultima zi, ci să cumpere biletul înainte de majorare, ci să îl achiziționeze aici și acum, pentru că nimeni nu știe cât de multe bilete au fost deja epuizate, și vrea să reușească să cumpere biletul la un preț mai mic.
• 3. Pe lângă partea principală a conferinței, organizatorul avea planificată o gală-petrecere, a cărei participare se plătea separat. Anterior, după cumpărarea biletului, participantul afla despre această posibilitate și decidea dacă vrea să participe. Plata pentru petrecere se făcea separat, și nu toți invitații se decideau să meargă, gândindu-se. Cu ajutorul RegToEVENT, organizatorul a adăugat petrecerea ca opțiune suplimentară la bilet, și invitații puteau să o adauge imediat la comanda principală la înregistrare și să o cumpere împreună cu biletul. Acest lucru a simplificat semnificativ procesul de informare a invitaților și a crescut numărul de comenzi de bilete anume la gala-petrecere. Pentru că la o achiziție impulsivă conversia este întotdeauna mai mare decât după o gândire îndelungată.

La vânzarea biletelor direct la casele aquaparcului de la intrare se adunau cozi, iar așteptarea intensifica nemulțumirea privind deservirea

Principalele probleme:

Un aquaparc dintr-un oraș ucrainean vindea bilete la casă, în funcție de sosirea vizitatorilor. Aceasta ducea la o coadă de invitați nemulțumiți, pentru că fiecărui invitat trebuia să i se explice diferența de tarife, să se determine cui îi corespunde bilet pentru copii, cui pentru adulți, ce reducere primește o familie cu copii etc. Pe lângă asta, casierii propuneau servicii conexe: vizitarea saunei, masaj etc.

O altă problemă - supraîncărcare și lipsă de personal. Independent de ziua săptămânii, existau zile când invitații erau foarte mulți, iar personalul de deservire (femei de curățenie, casieri, salvamari) pur și simplu nu era suficient.

Soluțiile prioritare propuse:

• Formular online de înregistrare și vânzare de bilete pentru automatizarea proceselor.
• Generarea de bilete electronice cu cod QR pentru schimb la brățară la aquaparc
• Vânzarea de opțiuni suplimentare sub formă de servicii de masaj, saună etc.

Rezultatul colaborării cu RegToEVENT:

• 1. În sistemul RegToEVENT au fost create tarife separate: zi de lucru/weekend, copii/adulți, familial. Abonament etc., precum și au fost integrate formularele corespunzătoare pentru achiziție pe site-ul aquaparcului. Cu o descriere completă a ceea ce este acest bilet, pentru cine este destinat, în ce zile și ore poate fi folosit. Astfel, fiecare vizitator al site-ului putea imediat să se familiarizeze cu tarifele disponibile și să nu mai pună întrebări la casa aquaparcului.
• 2. Pentru a stimula astfel de vânzări, aquaparcul a stabilit prețul biletului online cu 5% mai mic decât costul biletului la casă - pentru că practic acest lucru a permis economisirea fondurilor pe echipamentul și întreținerea casei fizice, precum și pe salariul casierului.
• 3. Administrația aquaparcului a obținut o imagine clară despre numărul aproximativ de vizitatori pe baza numărului de bilete achiziționate, ceea ce a permis atragerea de angajați suplimentari în zilele cu afluență mare de oameni.
• 4. Cozile de la intrare s-au redus semnificativ, pentru că acum vizitatorul prezenta imediat biletul pe care îl achiziționase deja din timp, era scanat și i se dădea vizitatorului brățara corespunzătoare.
• 5. Biletul este de unică folosință, așa că după scanare nu poate fi folosit din nou. Pentru că anterior existau cazuri când invitații încercau să ascundă biletul la primirea brățării și să îl folosească din nou.

Înainte de a începe să folosească aplicația, organizatorul folosea diverse servicii: pentru crearea hărții locației, pentru cunoștințe între invitați, pentru colectarea rezultatelor sondajelor și votărilor. Și de asemenea, se încerca constant evitarea transmiterii bazei de participanți partenerilor, pentru că aceștia erau nemulțumiți de rezultatele colectării de lead-uri.

Principalele probleme:

O expoziție anuală, care adună un număr mare de expozanți și vizitatori. Suprafața expozițională, alocată fiecărui partener, este destul de mare, ținând cont de specificul produselor, de aceea angajații companiei-partenere de la stand nu pot acoperi fizic toți vizitatorii care se apropie de stand din toate direcțiile.

Pentru parteneri este important să colecteze cât mai multe contacte de vizitatori, iar din cauza faptului că managerii sunt ocupați, o parte dintre invitați pur și simplu privesc produsele și pleacă. De aceea o parte nu vrea să participe din nou, pentru că cheltuielile pentru expoziție depășesc conversia din o astfel de participare

Soluțiile prioritare propuse:

• Automatizarea înregistrării și vânzării de bilete cu crearea de conturi personale pentru participanți.
• Furnizarea instantă a accesului la aplicație participanților care au plătit biletul.
• Oferirea unor funcționalități ale aplicației care vor ajuta la atragerea a mai mulți parteneri și sponsori, precum și la oferirea unor posibilități mai mari de participare și colectare a datelor de contact ale invitaților.

Rezultatul colaborării cu RegToEVENT:

• 1. Pentru înregistrare și vânzarea biletelor, organizatorul a început să folosească serviciul RegToEVENT. Respectiv, după plata cu succes, invitatului i se deschidea imediat accesul în contul personal al APP Networking. Aceasta a asigurat o tranziție fluidă și acces la toate funcțiile pe baza unei singure înregistrări.
• 2. Fiecare participant își completează profilul în aplicație: companie, funcție, interese, ce caută la eveniment, ce poate oferi altora. Respectiv, reprezentanții partenerului care vor lucra la stand și-au completat de asemenea detaliat profilurile ca participanți la eveniment, pentru ca comunicarea să fie mai productivă.
• 3. Datorită faptului că la înregistrare este interzisă folosirea de duplicate ale comenzilor pentru aceleași date de contact, organizatorul a reușit să colecteze o bază de vizitatori cât mai completă, pentru că anterior pe aceeași adresă de email a companiei se cumpărau toate biletele deodată.
• 4. În aplicație a fost creată o hartă interactivă a locației, pe care este marcată amplasarea tuturor standurilor fiecărui partener. Acest lucru a simplificat semnificativ orientarea invitaților pe locație, comparativ cu hărțile de hârtie, pe care invitații le pierdeau constant.
• 5. Când utilizatorul apasă în aplicație pe hartă pe un stand specific, i se deschide un card mai detaliat cu descrierea partenerului și profilurile persoanelor sale de contact. Respectiv, participantul poate imediat să scrie reprezentantului partenerului și să comunice în regim de corespondență, dacă nu există posibilitatea de a se întâlni personal.
• 6. Pentru fiecare partener se formează un cod QR separat, pe care îl amplasează pe standul lor. Ținând cont de dimensiunile standurilor, unii parteneri îl amplasau pe toate laturile standului. Dacă invitatul se apropia de stand și nu voia să comunice aici și acum, sau toți reprezentanții companiei-expozant erau ocupați cu alte discuții, invitatul scana codul QR, și partenerul rămânea cu datele de contact ale invitatului care l-a scanat. Acest lucru a permis fiecărui partener să colecteze un număr maxim de contacte utile ale tuturor celor care s-au apropiat de standul lor.
• 7. Organizatorul a activat secțiunea „Locuri de muncă”, prin care companiile care căutau angajați puteau posta joburi, iar candidații puteau să le trimită CV-urile lor și să le posteze.
• 8. În fluxul de știri se publicau nu doar anunțuri privind desfășurarea evenimentului din partea organizatorului, ci și informații despre parteneri și sponsori. Și fiecare participant putea de asemenea să publice ceva propriu. Acest lucru a permis de asemenea tuturor părților implicate în eveniment să prezinte mai activ informații despre companiile lor, să facă publicitate și să ofere produsele și serviciile lor.
• 9. Alte instrumente ale aplicației au permis organizatorului să colecteze rezultatele diverselor votări și sondaje, ceea ce anterior era o problemă, deoarece oamenii nu prea doreau să lase răspunsuri în chestionare pe hârtie. Iar un sondaj ulterior, după eveniment, nimeni nu mai vrea să îl facă.

Trimiterea unui email cu link-ul spre transmisie ducea la faptul că participanții redistribuiau link-ul mai departe la toată lumea

Principalele probleme:

Organizatorul realizează o serie de webinarii și de două ori pe an o conferință mare de format mixt: invitați offline pe locație și transmisie online în paralel. Pentru economisirea fondurilor, transmisia se face pe un canal YouTube închis. În același timp, statistica de vizionări indică faptul că se alătură și spectatori din exterior, care nu au plătit accesul la transmisie. Totul din cauza faptului că, în ziua premergătoare evenimentului, organizatorul trimite un email cu link-ul spre transmisie celor care au achiziționat accesul online.

Soluțiile prioritare propuse:

• Crearea automată de conturi personale pentru participanți la înregistrare.
• Oferirea accesului la transmisie după achiziționarea biletului.
• Trimiterea către participanți a unui email cu toate instrucțiunile privind vizionarea transmisiilor.
• Oferirea organizatorului a unui mediu de vizionare protejat, pentru ca participanții să nu poată distribui link-ul video

Rezultatul colaborării cu RegToEVENT:

• 1. După înregistrarea participanților prin RegToEVENT, fiecărui utilizator i se creează un cont personal. Iar accesurile la acesta (login, parolă) se trimit pe email printr-un mesaj separat
• 2. La configurarea transmisiei, organizatorul indică pentru care tipuri de bilete este disponibilă. Respectiv, participanții care au cumpărat un bilet fără acces la vizionarea online nu vor putea vedea videoclipul.
• 3. În secțiunea corespunzătoare de setări se adaugă link-ul spre transmisia video de pe YouTube, dar în același timp participanții nu văd link-ul direct, și nu este nevoie să îl trimiteți în formă deschisă.
• 4. În setările evenimentului, organizatorul poate specifica texte diferite de confirmare a achiziției în funcție de tipul biletului. De aceea, când pentru participanții offline se descrie detaliat când începe înregistrarea, unde este programul etc., pentru participanții online organizatorul scrie o instrucțiune detaliată: participantul va putea urmări transmisia în contul personal de pe RegToEVENT.
• 5. După plata biletului, participantul primește un email de confirmare cu instrucțiuni detaliate, iar în ziua evenimentului îi va fi disponibil butonul „Transmisie”, prin care se va deschide fereastra de vizionare la ora stabilită de start a transmisiei.
• 6. Pe lângă asta, organizatorul poate personaliza fereastra transmisiei, adăugând o imagine de fundal, poate adăuga acolo programul text al discursurilor și poate primi întrebări de la spectatori într-un chatbot.
• 7. Suplimentar se poate folosi funcționalitatea de standuri virtuale pentru parteneri și sponsori: crearea unor pagini web separate pentru fiecare dintre ei, completate cu informații despre partener, adăugându-i imagini, contacte etc.
• 8. În timpul vizionării transmisiei, participantul o deschide în contul său de pe RegToEVENT, dar nu vede link-ul direct spre YouTube și nu îl poate distribui altora. Și chiar dacă vrea să facă o înregistrare a ecranului, pe video se va deplasa constant un filigran cu contactele proprietarului contului. Iar dacă înregistrarea este pusă în acces liber, se va înțelege imediat care participant a făcut-o.

Organizatorul a inventat diverse modalități de înregistrare, pentru că era fizic impossibil de amplasat un stand de înregistrare într-un singur loc

Principalele probleme:

S-a adresat la noi un organizator care avea nevoie să realizeze înregistrarea invitaților pe locație cu imprimarea ecusoanelor nominale la fața locului, dar zona de intrare este atât de mică încât nu permite instalarea acolo a unor laptopuri complete cu imprimante.

În același timp, înregistrarea trebuie realizată exact la intrarea pe locație, din cauza specificului spațiului în sine, ca invitații să nu se rătăcească și la eveniment să nu ajungă persoane din exterior.

Soluțiile prioritare propuse:

• Au fost folosite puncte de imprimare la distanță, care permiteau scanarea biletelor într-un loc, iar tipărirea stickerelor - automat, în alt loc.

Rezultatul colaborării cu RegToEVENT:

• 1. La intrare, din cauza lipsei de spațiu, nu erau nici mese, nici standuri speciale, nici nimic asemănător. Hostessele întâmpinau invitații cu tablete obișnuite în mâini, datorită cărora nu au fost necesare conexiuni prin fir
• 2. Cu tableta se scana biletul, și invitatului i se marca check-in-ul, ceea ce făcea impossibilă folosirea repetată a biletului. În același moment, stickerul nominal al participantului se trimitea automat la imprimare pe imprimanta care se afla în altă zonă. Acolo, de altfel, spațiul era de asemenea puțin, de aceea era comod să se pună doar imprimantele.
• 3. Hostessele îndrumau invitații în interiorul locației după ecuson. Și în timp ce invitatul urca scările, ecusonul lui era deja imprimat. Alte hostese dădeau ecusonul și conduceau invitatul la garderobă.
• 4. Toate statisticile organizatorul le vedea în timp real și, chiar și cu o astfel de dispersare a invitaților pe locație, avea o imagine clară despre câți invitați au ajuns deja, și câți mai trebuie așteptați.

Patru platforme de vânzare, patru formate de bilete și o singură intrare: cum să unificați bazele fără a crea haos la înregistrare

Principalele probleme:

• Organizatorul spera că, cu cât conectează mai multe servicii de vânzare a biletelor, cu atât va vinde mai multe bilete. De aceea s-a adresat cu problema vânzării simultan la 4 platforme de bilete.
• Aceasta nu a dat rezultatul mult dorit privind numărul de vânzări, dar în același timp a dus la faptul că, practic, invitații lui aveau la ei bilete de 4 tipuri.
• Întrucât la eveniment aceste bilete trebuiau scanate cumva, instalarea a câte 4 aplicații pe smartphone-urile hostesselor nu era cea mai bună soluție: aceasta putea încetini trecerea invitaților.
• Nici împărțirea invitaților în 4 cozi separate nu era o idee mai bună: de regulă, oamenii nu se uită prea atent la ce este scris pe standul de înregistrare, și fie merg unde este coada mai mică, fie dimpotrivă se pun în cea mai mare. Doar nu unde ar trebui să se prezinte cu tipul lor de bilet.
• Mai mult, acesta este un eveniment de business, așa că invitații trebuiau să aibă ecusoane nominale, iar sortarea și aranjarea lor alfabetic și pe tipuri de bilet în funcție de platforma de pe care a fost vândut biletul complica procesul și mai mult.

Soluțiile prioritare propuse:

• Import de date din toate bazele serviciilor prin care s-a realizat vânzarea biletelor la evenimentul organizatorului.
• „Check-in la cheie” pe locație.

Rezultatul colaborării cu RegToEVENT:

• 1. Datorită faptului că organizatorul s-a adresat la RegToEVENT pentru serviciul de check-in, s-a reușit unificarea tuturor bazelor din 4 servicii diferite într-una singură.
• 2. Organizatorul a exportat bazele din celelalte servicii și a importat aceste date în RegToEVENT.
• 3. În același timp, nu a fost necesar să regenereze și să retrimită biletele de la RegToEVENT, ca să nu deruteze invitații și ca fiecare invitat să poată veni cu biletul pe care l-a achiziționat.
• 4. La eveniment au fost instalate puncte obișnuite de înregistrare, dar s-au făcut setări preliminare la nivel de software, ca biletele altor servicii să fie percepute de sistemul RegToEVENT ca fiind proprii.
• 5. Invitații, indiferent de tipul biletului și serviciul de la care l-au achiziționat, se apropiau de standul de înregistrare și își arătau biletul. Hostessele scanau codurile QR de pe bilete, și imediat se imprimau automat stickere cu datele invitatului. Datorită acestui lucru, nu au existat nici cozi, nici neînțelegeri.

Când nu există un contractor local pentru check-in, iar organizatorul are încredere în fiabilitatea RegToEVENT

Principalele probleme:

Organizatorul dorea să comande serviciul de „check-in la cheie”, dar, din păcate, aveam multe comenzi la această dată, de aceea nu am putut oferi fizic un serviciu complet de înregistrare la fața locului.

Soluțiile prioritare propuse:

• Ne-am înțeles cu organizatorul privind închirierea echipamentului nostru cu software configurat pentru check-in.

Rezultatul colaborării cu RegToEVENT:

• 1. A fost configurat software-ul pentru check-in și Check-in BOX în numărul necesar.
• 2. Organizatorul a încărcat propria listă de invitați, pe baza căreia au fost generate bilete electronice cu coduri QR și trimise participanților.
• 3. În ziua premergătoare evenimentului, tot echipamentul a fost împachetat și trimis organizatorului printr-un serviciu de curierat.
• 4. Organizatorului i-a rămas doar să conecteze echipamentul la priză și să conecteze propriul Wi-Fi.
• 5. Invitații de pe locație scanau biletele pe ecran, după care se imprima automat un sticker cu datele invitatului.

Acel caz în care trebuie rezolvat totul deodată, și există posibilitatea de a închide toate problemele cu un singur serviciu

Principalele probleme:

Organizatorul avea doar o pagină pe Instagram, iar pentru primirea plăților pentru bilete folosea un procesator de plăți, dar în același timp majoritatea comenzilor trebuiau procesate manual. Cu participanții se negociau prețul, reducerile, condițiile de plată, pentru că unii dintre ei voiau să plătească printr-un cont fără numerar.

Și această modalitate de înregistrare și vânzare era comodă și acceptabilă, până când evenimentul a început să se scaleze la câteva sute de participanți.

Soluțiile prioritare propuse:

• Schimbarea completă a abordării privind înregistrarea și vânzarea
• Generarea automată de facturi fără numerar pentru plată
• Calcularea automată a costului comenzilor prin reduceri complexe
• Vânzarea de opțiuni suplimentare și primirea de donații.
• Site pentru o anunțare mai eficientă a evenimentului și analitica traficului

Rezultatul colaborării cu RegToEVENT:

• 1. Înregistrarea participanților și vânzarea biletelor au fost configurate prin RegToEVENT.
• 2. Pe lângă procesatorul de plăți obișnuit, organizatorul a putut configura generarea de facturi pentru plata fără numerar, ceea ce a redus numărul de cereri din partea companiilor de a emite o factură. Fiecare participant, la înregistrare, alegea singur dacă plătește cu cardul sau generează o factură.
• 3. Organizatorul a configurat diverse variante de reduceri complexe, respectiv costul comenzii se calculează automat în funcție de numărul de bilete comandate. Și organizatorul nu mai trebuie să calculeze manual, pentru fiecare caz, reducerea pentru cumpărător.
• 4. Pe lângă pagina de pe rețelele sociale, organizatorul a putut crea un landing page complet al evenimentului, unde a anunțat structurat ce fel de eveniment este, pentru cine este, cine sunt speakerii, care este programul, ce va obține participantul, recenzii și foto/video din evenimentele trecute
• 5. Întrucât evenimentul avea caracter caritabil, invitații puteau lăsa o donație chiar la achiziționarea biletului. Cei care nu au lăsat o donație în momentul achiziției puteau, dacă doreau, să o facă mai târziu.
• 6. Participanții puteau achiziționa înregistrările video ale conferinței, și aceasta se propunea imediat ca opțiune suplimentară la bilet. Datorită acestui lucru, numărul de vânzări ale înregistrărilor video a crescut comparativ cu evenimentele trecute, unde înregistrările erau propuse la vânzare deja după eveniment.
• 7. Datorită sistemului CRM integrat cu tablă Kanban, toți angajații organizatorului au putut lucra împreună la baza de înregistrări și au putut renunța la plata unui software suplimentar, a unui CRM separat.
• 8. Analitica surselor de trafic a permis economisirea și distribuirea corectă a bugetelor publicitare.
• 9. După automatizarea multor procese și planificarea eficientă a vânzărilor, organizatorul nu a mai extins echipa de angajați pentru pregătirea evenimentului, așa cum făcea de obicei.
• 10. Scanare gratuită a biletelor participanților pe locație cu smartphone-ul, fără software sau echipament suplimentar.

Când echipa de organizatori s-a redus, baza de contractori nu mai este actuală, iar sarcinile se adună ca un bulgăre de zăpadă, vine în final înțelegerea: a face totul manual, „pentru că așa s-a făcut mereu”, nu este o opțiune

Principalele probleme:

Război, cursul valutar sare, incertitudine totală a pieței. O parte din contractorii verificați au plecat în Europa și pur și simplu nu s-au mai întors. De aceea s-a adresat la noi un organizator cu o problemă: oamenii nu sunt suficienți, procesele nu sunt structurate, vânzarea biletelor și a standurilor pentru parteneri se face manual. Și trebuie automatizat totul cumva, ca să reziste puterile până la eveniment și să nu abandoneze pe drum.

Soluțiile prioritare propuse:

• Înregistrare și plată online a biletelor direct pe site
• Expo Planner pentru parteneri, pentru a vinde mai rapid standurile
• Networking APP pentru comunicarea vizitatorilor și ca valoare suplimentară pentru parteneri și sponsori

Rezultatul colaborării cu RegToEVENT:

• 1. În primul rând, l-am ajutat pe organizator să configureze evenimentul său pentru vânzarea biletelor și să integreze formularul pe site-ul său. Înregistrările au început să vină, oamenii plătesc imediat biletul, și nu mai este nevoie ca vreun angajat să primească și să proceseze manual cererile, să trimită datele de plată, iar un contabil să verifice plățile.
• 2. În cadrul serviciilor de consultanță, i-am recomandat să renunțe la abordarea în care prețul este inventat pentru fiecare client, și să treacă la oferte clare și prețuri transparente, ceea ce inspiră mai multă încredere. De aceea a fost creată o prezentare pentru potențialii expozanți, parteneri și sponsori, cu o descriere clară a pachetelor de participare și a costului acestora: ce este inclus în pachete, ce se poate comanda suplimentar și ce se plătește separat.
• 3. În prezentare a fost integrat dinamic „Expo Planner”, un modul gratuit de la RegToEVENT, în care se poate vedea disponibilitatea suprafețelor libere (dimensiunea, amplasarea și vecinătatea lor) și, cel mai important, se poate cumpăra imediat acest stand chiar la 3 dimineața, fără telefoane, dacă e nevoie de o soluție tipizată.
• 4. Desigur, nu toți partenerii potențiali au cumpărat imediat un stand, dar întrucât în „Expo Planner” există un bloc obișnuit de bilete, efectul secundar al unei astfel de trimiteri de oferte a fost +67 de bilete vândute pentru vizitatori.
• 5. Organizatorul a decis să folosească aplicația de networking, de aceea partenerilor li se propunea nu doar construcția „la cheie” a standului fizic, ci și un „stand smart” virtual: o pagină separată cu informații despre companie și persoanele de contact, reprezentanții expozantului. Aceasta a dat partenerilor mai multă valoare, pentru că un astfel de instrument permite interacțiunea nu doar cu invitații sociabili, ci și cu introvertiții, care pur și simplu se apropie discret de stand, îl privesc, fotografiază ceva și merg mai departe. La scanarea codului QR de pe stand, li se trimite imediat o ofertă de la partener, iar managerul rămâne cu contactele persoanei care a scanat codul, iar comunicarea poate continua în aplicație.
• 6. Mai mult, expozantul poate interacționa nu doar cu invitații care s-au apropiat de standul lui sau au scanat pe el codul, ci și cu participanții online care au achiziționat acces la transmisia din sala de conferințe. Standul virtual le oferă și lor această posibilitate: să se familiarizeze cu informațiile despre partener și să contacteze reprezentantul acestuia.
• 7. Întrucât înregistrarea și plata se făceau acum automat, organizatorul a renunțat complet la ideea inițială de a angaja pentru eveniment un departament de vânzări externalizat, pentru a verifica datele invitaților și a le propune să plătească biletul. Iar cu cei care s-au înregistrat și nu au plătit s-a descurcat excelent o singură persoană. Mai mult, cu funcționalitatea tablei Kanban a fost mult mai simplu să structureze procesarea comenzilor decât să țină notițe într-un caiet. Și nu a mai trebuit să se gândească la achiziționarea unui sistem CRM separat.
• 8. În cadrul expoziției, de obicei se desfășura o secțiune cu discursuri pentru categoria mai scumpă. Istoric, pentru aceasta era alocată o zonă mică: potrivit organizatorului, din 3000 de vizitatori, în sala cu discursuri veneau doar circa 50 de persoane. Realizând câteva trimiteri cu tezele speakerilor (doar pentru cei care aveau deja bilet de intrare obișnuit), am obținut +117 upgrade-uri de bilete, care s-au realizat automat. De aceea, dați-le mereu oamenilor posibilitatea să plătească suplimentar și nu fiți leneși să configurați upgrade-ul.
• 9. Și desigur, serviciul de check-in la fața locului a ajutat la evitarea cozilor la intrare. Toți invitații au primit ecusoanele lor cu coduri QR pentru schimb rapid de contacte în APP, iar organizatorul a obținut o statistică clară: câți invitați au venit în fiecare dintre zilele expoziției, cine a fost doar o zi, cine 2, iar cine toate cele 3 zile, cât a durat ea.
• 10. Chiar după această expoziție, organizatorul a primit cel mai mare număr de recenzii pozitive și mulțumiri din partea partenerilor, întrucât au reușit să colecteze lead-uri cu adevărat de calitate, în număr suficient.

Concluzia principală care se poate trage din tot ce s-a spus: atunci când organizatorul înțelege imediat că abordarea lui a luat-o „într-o direcție greșită”, că trebuie schimbat rapid ceva, și caută soluții potrivite, acest lucru dă rezultate bune și îi cruță nervii.
Când organizatorul cere sfatul contractorului și îl ascultă, acesta este cel mai valoros client: colaborarea se construiește pe încredere, iar ambele părți lucrează pentru un rezultat comun.