Контроль технического персонала во время чекина на ивенте

Проводите ивенты с привлечением большого количества подрядчиков?
Не успеваете уследить за всеми при монтаже или в день самого события?

У нас есть решение!

Когда актуален контроль персонала?

Организаторам семинаров, бизнес-завтраков, мастер-классов и любых ивентов с небольшим количеством участников, проще контролировать своих коллег и подрядчиков. В то время как на крупных событиях, сложно уследить, чтобы не было казусов при монтаже, когда подрядчики путают и увозят оборудование друг друга, когда голодные грузчики подъедают уже готовые закуски для гостей или посторонние неожиданно оказываются в комнате организатора, где лежат личные и ценные вещи.

А если говорить про ивенты, куда приглашены высокопоставленные лица, то это еще больше ответственности для организатора, проконтролировать кто куда заходил и что заносил. Или потом вынес ))

Вы тоже сталкивались с подобным:

Точно на площадке сотрудники подрядчика?

Вы не можете знать в лицо каждого представителя подрядчика. А если это закрытый ивент где не должно быть посторонних, и Вы должны поручиться за каждого присутствующего грузчика перед заказчиком?
Подрядчик приехал не в свое время

Вы составили четкий график кто, когда и в какое время монтирует свой участок, а в итоге разброд и шатание, то никого, то полный зал. Предупредите подрядчика заранее, что его время строго отведено и в другое время вход в зону ему будет запрещен и это отобьёт охоту нарушать условия договора.
Подрядчик заходит не в свою зону

Это частое явление, когда посторонние люди попадают на кухню или в те помещения куда ограничен доступ администрацией помещения и его дали только вам как организатору. Поэтому если монтаж сцены происходит в основном зале, а приготовление булочек на кухне, то вовсе незачем подрядчикам путаться под ногами у друг друга и заходить не на свою территорию во избежание недоразумений.
Пропало что-то ценное, и не ясно кто был на площадке

К сожалению, как не старайся подбирать проверенных подрядчиков, казусы все равно случаются. Вы работаете с одними и теми же, и есть опыт рабочих взаимоотношений, но как не прискорбно, нельзя доверять людям на 100% и в случае пропажи какой-то мелочи, под подозрением может оказаться каждый и никому не хочется начинать эти неприятные разбирательства. А крайним окажется тот, кто не уследил. А еще хуже, если убытки лягут на плечи организатора.
Нет контроля количества сотрудников подрядчика

Вы рассчитываете на определенное количество людей, которые могут поместиться на площадке, чтобы им было комфортно работать, а каждый подрядчик перестраховывается и отправляет вдвое больше людей, которые порой просто мешают и создают толпу.
Посторонние в помещениях для спикеров и организаторов

У Вас как у организатора в любом случае есть какое-то служебное помещение где хранятся личные и даже ценные вещи сотрудников. На событии может быть отдельная комната для спикеров, где они могут оставить свои личные вещи или отдохнуть в перерыве, приготовиться к выступлению. Согласитесь, не самая лучшая ситуация, когда эта комната – проходной двор.

А ведь список далеко не полный...

Можно упростить задачу

Во избежание неприятных ситуаций, организатору просто необходима система контроля доступа технического персонала.
Она позволяет четко понимать количество людей, которым в это время позволено находиться на площадке, кто в какую зону может входить, а в какую ему нет доступа.
Освободите себя от рутины записывать всех пришедших и сверять их с паспортными данными.

Контроль технического персонала на площадке позволяет не только фиксировать факт, что человек пришел, но и в какое время он вышел, через какие входы/выходы, и какие еще зоны посещал во время своей работы.

Что мы предлагаем:

Разделение подрядчиков на группы

Создавайте отдельные группы подрядчиков (кейтеринг, декораторы, музыканты и пр.) с четким разграничением времени доступа на площадку; входов, через которые вход разрешен и разными цветами бейджей, для прохождения контроля охраны
Анкета для каждого сотрудника

Создайте анкету для каждого представителя подрядчика с его ФИО и всеми необходимыми данными, чтобы охрана могла сверить данные в базе с живым человеком, который просит его пропустить на площадку
Генерация бейджей для сотрудников подрядчика

После заполнения анкеты мы сгенерируем бейдж подрядчика с его ФИО, контактами, фото, кратким описанием обязанностей и QR кодом, по которому охрана сможет его зачекинить и проверить подлинность бейджа, а также разрешен доступ или нет
Отправка бейджей на почту, печать/выгрузка в файл

Сгенерированные бейджи Вы можете отправить на почту каждому сотруднику, с просьбой распечатать или показать со смартфона на входе. А также сразу распечатать все и выдавать им физический бейдж на входе, чтобы не нужно было его каждый раз искать
Сканирование бейджей на входе

Бейджи подрядчиков сканируются на входе и если он соответствует предъявителю, то ему ставится отметка о входе Check-in. При выходе с площадки, бейдж можно сканировать на выход и в анкету подрядчика занесется отметка Check-out
Контроль разрешенных организатором зон

Если локация поделена на зоны, то поделите и доступ подрядчиков к ним. Так одним подрядчикам будет разрешен в общую зону для монтажа конструкций, артистам в гримерки, а поварам на кухню, и не будет никакого хаоса и посторонних
Контроль входа в отведенное организатором время

Поделите время для работы подрядчиков, предупредите их об этом и пусть каждый приезжает в свое, чтобы избежать скопления на площадке. Или если подрядчики нужны Вам завтра, то укажите конкретный день для входа, зачем им приходить сегодня
Статистика входа/выхода с записью времени и номера входа

При сканировании бейджей на вход /выход мы записываем через какой вход это было сделано и в какое время. Если это перемещение по площадке в разных зонах, то все происходит точно также. Вы видите в какой период времени конкретный человек был на локации и в каком месте