Чекин без очередей: скан QR-билета и бейдж за 5-7 секунд

Чаще всего стандартный размер бейджа 100х150 мм, в книжной (вертикальной) ориентации. Иногда организаторы делают 90х145мм или 105х120мм. Все индивидуально на усмотрение и по желанию Организатора.

Реже, но случается альбомный (горизонтальный) вариант, или другие нестандартные размеры. Оптимальный размер наклейки на стандартный бейдж с данными участника 80х40 мм (78х40 мм). Соответственно для горизонтальных подойдет - 100х40 мм.

Этого размера достаточно для того, чтобы напечатать необходимые данные участника, при этом шрифт будет хорошо читаться на расстоянии и у Организатора остается место под логотип и название события, лого спонсоров и другие элементы, ведь бейдж участника это отличное место для дополнительной рекламы ваших спонсоров и партнеров. И элемент раздаточного материала, который хранят участники на память о событии.

Бейдж на событии это инструмент для нетворкинга участников. Участникам так гораздо проще знакомиться друг с другом когда при встрече они сразу видят как зовут человека или какую компанию он представляет.

Иногда организаторы печатают на бейджах только имена, но это малоинформативно. Имя и фамилия это уже тот вариант, который позволит лучше идентифицировать человека. А вот бейдж с именем, фамилией и компанией - это один из самых распространенных и наиболее удачных вариантов для бизнес событий. Кроме компании можно также печатать должность участника, как дополнительную информацию.

Минимальный заказ – 2 точки регистрации (3 – если речь идет про выезд в другие города) Но все зависит от того как была реализована предварительная регистрация участников, с какой интенсивностью они будут приходить, ограничение места на локации и т.д. Если вы отправляли своим гостям билеты после регистрации (покупки) и на локацию они придут с билетами – то регистрация одного гостя занимает до 10 секунд.

За счет чего растет время регистрации одного гостя? Если вы выдаете гостям раздаточные материалы, клеите браслет, нужно выдать гостю наушники для перевода или пульт для голосования и записать его номер, чтобы потом найти кто не сдал оборудование – добавьте еще плюс какое-то время на все такие казалось бы привычные мелочи.

Гости без билетов Если вы не отправляли гостям билеты и у нас есть только список гостей, а поиск происходит вручную – это может быть от нескольких секунд до минуты. Все зависит от того, насколько громко и четко гость произнес свои ФИО, от шума в зале – услышали ли его хостесс, ну и насколько заковыристая эта фамилия )))

Расположение локации и привычки аудитории Немаловажный факт расположение локации и способ доезда гостей. Если локация в удобном месте куда легко добраться на авто и на общественном транспорте - гости будут приходить равномерными наплывами. Если локация далеко или неудобная транспортная развязка – гости будут приходить небольшими “порциями” пока доедут. А если вы организовали централизованный подвоз гостей автобусами – само собой наплыв будет большой но не длительный в течении дня. Плюс, если у вас регулярное событие, то вы уже знаете особенности своей аудитории. Есть ивенты, где гости стоят ждут регистрацию с 7 утра, есть события где все приходят под перерывы – пообедать ))), а есть ивенты где половина гостей придет вечером – на банкетную часть.

Учитывая все эти факты можно усреднить что – 1 точка регистрации может пропустить от 100 до 250 человек за час, в зависимости от ваших условий.

Все предварительные работы по настройке ПО и оборудования мы делаем заранее и привозим к вам на локацию, уже полностью готовые комплекты, которые нужно включить. Поэтому мы самостоятельно определяем сколько технических инженеров приедут на локацию, как правило это зависит от количества точек регистрации и условий монтажа. Это может быть 1 человек, может быть 2-3 В тоже время, обращаем ваше внимание, что мы не предоставляем своих сотрудников в качестве хостесс. Или организатор сам занимается поиском людей, которые будут работать за оборудованием и регистрировать гостей, или мы можем поделиться контактами помогаек, с которыми работали на других ивентах, после подписания договора.

Если честно, мы не знаем какой предел у наших серверов ) На живой практике максимально заходило 7900 посетителей в один день. Но програмно и технически, у нас нет каких то преград, чтобы запустить стадион в 80 000 человек.

Поэтому если у вас "масштабное событие в 500 посетителей" можете не волноваться – это обычный стандартный ивент, а по некоторым меркам даже маленький )))

Да нужен, для быстрой, корректной и максимально синхронной работы.

Но можно и без него. (ВАЖНО это знать заранее)

Наша система работает и офлайн, обеспечивая бесперебойную регистрацию даже при отключении интернета. Данные автоматически синхронизируются после подключения к сети, так что вы не пропустите ни одного участника. Есть моменты, которые снижают универсальность и безопасность при отсутствии соединения, но тут вам нужно самим принять решение – раздобыть интернет, или специфика события позволяет допускать паузы в синхронизации.

Мы самостоятельно определяем время, которое нам понадобится на монтаж. Оно может зависеть от особенностей локации, но больше от кол-ва оборудования. По нашим внутренним правилам: оборудование должно быть готово, а хостесс проинструктированы за полчаса до начала регистрации. Мы не приедем с вечера или за день-два до ивента, чтобы заказчику “было спокойнее"! Включить оборудование в розетку это не те процессы, которые могут пойти не по плану. Если конечно она у вас есть ))) Если клиенту очень-очень надо и он хочет посмотреть что наше оборудование и мы в целом реальные – он может заказать и оплатить дополнительный слот времени чекина за день до ивента.

Да можно. У нас есть услуга настройки нашего софта и тогда вы можете использовать свое железо. Но обратите внимание, что при этом мы не несем ответственности за физическую исправность и работоспособность вашего оборудования! Эта услуга может быть оказана удаленно без выезда на локацию заказчика.

Мы умеем сканировать почти любые билеты разных сервисов и самописных модулей для разных CMS. По крайней мере пока не встречали тех, которые не смогли ))) Все что нам будет нужно от вас – выгрузка вашей базы участников с данными, которые зашиты в QR или Bar кодах билетов, которые получили ваши участники, и с которыми они придут на локацию. После этого мы сможем сделать импорт вашей базы в нашу систему, чтобы во время чекина наша система воспринимала сторонние билеты как “свои”

Все мы живые люди, и должны быть готовы к форс-мажорам. Не ошибается лишь тот – кто ничего не делает. Но мы всегда готовимся к ивентам серьезно, и по возможности берем с собой запасное оборудование, и расходные материалы. А все внештатные ситуации готовы решить в кратчайшие сроки. Но если простой стойки регистрации зависит не от нас: на локации пропал свет, а вы не предупреждали и не заказывали у нас ИБП, на локации нет интернета, нас никто не предупредил про его отсутствие или нестабильную работу, то мы не можем отвечать за ситуации и факапы, которые случились не по нашей вине. Но подумаем и возможно даже придумаем варианты решения, пусть даже не самые идеальные, но хоть какие-то возможные в сложившейся ситуации. И да – мы НЕ приезжаем на локацию в состоянии алкогольного или наркотического опьянения.

Режим киоска – современно, технологично, компактно, красиво Это ваш незаменимый помощник для регистрации, если у вас ограничено место под зону регистрации, или ваша аудитория интроверты и не любят толкаться в очереди и отвечать на вопросы хостесс, или нет возможности нанять много персонала на регистрацию, или мы физически не можем приехать в этот день на ваше событие, т.к. уже есть другие заказы. Вы получаете готовый компактный набор для сканирования и печати, и все что вам нужно включить его в розетку и подключить интернет. Гости самостоятельно сканируют свой билет, а стикер с данными, при успешном чекине, распечатывается автоматически. Комплект полностью настраивается под ваши задачи, поддерживает брендинг и даже предлагает различные темы оформления для разных типов посетителей.

Ещё бы! Наша система чекина, в режиме реального времени, позволяет вам следить за регистрациями, не выходя из своего центра управления. Вы можете наблюдать за этим даже со своего смартфона, решая другие вопросы на локации. Полная статистика количества входом, сколько еще не зачекинилось, сколько пришло/не пришло по конкретному типу билета. График и статистика наплыва людей по времени и др.

Да, но вы заранее должны понимать как это лучше устроить для вашего сценария. Учетная запись хостес не предусматривает добавление новых людей. Потому что события бывают разные и хостесс, которые ходят по разным ивентам и заводят там разные знакомства, могут по доброте душевной добавить в базу кого-то из своих знакомых. А вы, как организатор, не хотите видеть этого человека в числе гостей, или и вовсе событие платное, поэтому попасть можно только после покупки билета. Поэтому добавлять новые регистрации можно только из аккаунта организатора или соорганизатора! Если стоит задача добавлять быстрее – идеальный вариант заранее сгенерировать QR код, который ведет на форму регистрации. Тогда гости смогут на стойке отсканировать код и заполнить свои данные. А дальше уже в зависимости от того это бесплатный ивент и разрешили его добавить или это платный ивент и он должен оплатить – можно будет ему распечатать бейдж.

Да, можно. Часто бывает так, что даже взрослые дяди и тети делают ошибки в написании названий своих компаний и должностей и даже ФИО ((( Но при чекине, хостес легко могут это исправить. Даже если случилось так, что компания покупала билеты для сотрудников, а в день ивента отправили другого, то заменить его данные чтобы Коля не ходил с бейджем с именем Катя – легко и просто.

Конечно! Наша система позволяет собирать нужные вам дополнительные данные на месте, в самый нужный момент. Будь то актуальные диетические предпочтения или номер наушников для синхронного перевода, все это хостес могут записывать в карточку гостя. А вы потом проанализируете полученные данные

Расчет каждого случая индивидуален.

Он может зависеть от размеров хола или прохода на локацию. Наличие интернета и его скорости. Важно понимать в течении какого времени придут все гости. Будут у них билеты для быстрого сканирования, или это поиск вручную. Гости иностранцы или нет. Отдельные категории билетов регистрируются отдельно или все вместе, что выдавать участникам при чекине и надо ли это фиксировать и т.д. Сколько волонтеров у вас доступно, если ставить по 2 человека на стойку регистрации – процесс идет в 1,5 – 2 раза быстрее. И еще много мелких нюансов

Но для понимания комфортно одна точка это 150 человек за час. С небольшой очередью до 200 ч/час, если хостес мало, выдавать всего много и люди без билетов – ориентируйтесь на 100 ч/час. Наш рекорд был 267 ч/час – но это прям виртуозная работа, еще и с учетом записи номера пульта для голосования )))

1 – быстрый интернет (идеально если это отдельная сеть Wi-Fi или проводной интернет для зоны регистрации)

2 – ставите по 2 хостесс на точку. Одна сканирует билет и запускает печать, вторая готовит бейдж и клеит на него стикер. Первая в этот момент может доставать сумку с раздаточными материалами, или сканировать билет следующего гостя

У нас были кейсы когда утром клиент заказывал чекин на вечерний ивент того же дня. Но это всегда лотерея – есть ли у нас свободная емкость оборудования и людей под вас. Оптимально делать заказ за 2-3 месяца, чтобы зафиксировать стоимость без надбавок и дату за своим ивентом. А за пару недель до ивента корректировать его при необходимости. Для срочных заказов у нас есть наценка – детальнее смотрите в разделе Тарифы.

Только нелюбящие клиентов или на коленке сделанные сервисы могут просить о таком безрассудстве! Когда у людей меняются планы и они не знают что будет завтра, они могут откладывать покупку билета на ваш ивент до последнего. И нередко покупают билет уже на стойке регистрации. У нас есть все современные инструменты чтобы обеспечить этот процесс. А проводить импорт новых списков (про которые часто забывает организатор) можно даже в процессе регистрации

Конечно же всем привычна история - ивенты в конференц зале. Вы можете заказать нас в любой зал Киева/Украины (кроме временно оккупированных территорий) и крупных городов Шенгенской зоны, который вы выбрали для проведения мероприятия.

Но в тоже время, у нас есть опыт работы: на крышах, в парках, в поле и даже под землей - в метро )))

Требования у нас минимальны: Стол. Ведь не на пол же ставить оборудование. Лучше уточните сразу размер комплекта ноутбук+принтер, если нафантазировали тумбы или коктейльные столики! Плюс не забудьте про место для бейджей и раздатки Розетка. Хотя бы 1 -220 В, возле зоны регистрации!!! А не в соседнем здании через 100 метров. Интернет. Может быть Wi-Fi, может быть проводной (роутер мы возьмем свой)

Если у вас нет возможности обеспечить электропитание 220В или интернет, и вы говорите об этом заранее – мы подумаем как можно решить этот вопрос, но не гарантируем.

Если ваш чекин на улице! ОБЯЗАТЕЛЬНО!!! Наличие зонтов или тента! На ярком солнце сканер будет видеть только блики экранов, а не QR коды в билетах. А все кто стоит за стойкой получат солнечный ожог и тепловой удар и предъявят претензии о ненадлежащих условиях труда. Под палящее солнце мы не будем выставлять технику, если она никак не защищена тенью от ваших навесов.

В холодное время года принтер не будет работать на улице, т.к. печать происходит за счет температуры разогрева печатающей головки, а в мороз это не реально. Под дождь мы тоже технику не поставим … Больше никаких особых условий нет.